Création d’un rapport sur le stockage de l’équipe

Les rapports sur le stockage de l’équipe aident à comprendre quels contenus utilisent le quota de stockage de votre équipe. Ce rapport indique la quantité d’informations contenue dans les :

• Dossiers d'équipe
• Dossiers partagés (au sein de l’équipe ou à l’extérieur de l’équipe)
• Dossiers privés

Qui peut créer un rapport sur le stockage de l’équipe ?

Les administrateurs suivants peuvent générer ce type de rapport : 

• Administrateurs d’équipe 
• Administrateurs des utilisateurs
• Administrateurs de rapports 
• Administrateurs de sécurité

Que contient un rapport sur le stockage de l’équipe ?

Le rapport sur le stockage de l’équipe inclut une ligne pour chaque dossier. Il indique les éléments suivants : 

• Chemin : il s’agit du chemin d’accès au dossier mentionné sur chaque ligne. Le niveau de détail du chemin dépend du type de dossier.
• Type de dossier : cette colonne décrit le type de dossier. Les types proposés sont les suivants :
  • Dossiers d’équipe : vous avez uniquement accès au chemin racine du dossier d’équipe.
  • Dossiers partagés : ils peuvent appartenir à des personnes faisant ou non partie de l’équipe. Les dossiers partagés appartenant à des personnes extérieures à l’équipe ne figurent dans ce rapport que s’ils ont été ajoutés au compte Dropbox de votre équipe. Si un dossier appartenant à une personne extérieure à l’équipe n’a pas été ajouté au compte Dropbox de votre équipe, il n’est pas décompté de votre espace de stockage et ne figure pas dans ce rapport. Vous visualisez la racine de premier niveau du dossier qui a été partagé. 
    • Remarque : les sous-dossiers d’un dossier d’équipe qui ont été partagés sont mentionnés chacun sur une ligne. Cela signifie que ces dossiers et leurs contenus ne figurent pas sur la ligne du rapport mentionnant le dossier d’équipe racine. Si vous additionnez la taille du dossier d’équipe et de tous ses sous-dossiers partagés, le total équivaut au volume total des données contenues dans ce dossier d’équipe.
  • Dossiers privés : il s’agit des espaces personnels des membres de votre équipe. Le chemin de chacun de ces dossiers correspond au nom du membre de l’équipe auquel il appartient. Ils englobent tous les fichiers que les membres ont ajoutés à leur espace personnel ainsi que tout espace de stockage de Dropbox Backup, si cette fonctionnalité est activée.
  • Dossiers du sandbox des applications : il s’agit des dossiers qui ont été créés par des intégrations tierces ou à l’aide de l’API Dropbox.
  • Dossiers d’équipe archivés : il s’agit des dossiers qui ont été archivés, mais qui sont toujours décomptés de votre espace de stockage. 
  • Dossiers privés supprimés : il s’agit des dossiers privés des membres supprimés dont la capacité de stockage n’a pas encore été transférée à un autre membre de l’équipe. Ces contenus sont encore décomptés de l’espace de stockage de votre équipe.
• Taille (en Mo) : il s’agit du volume de données contenues dans ce chemin. Si vous additionnez le volume de chaque ligne de ce dossier, vous obtenez le volume total du quota de stockage actuellement utilisé.
• Propriétaire du dossier : cette colonne décrit à qui appartient le dossier mentionné sur cette ligne. 
  • Pour les dossiers privés, elle mentionne l’adresse e‑mail du membre de l’équipe. Le seul dossier renvoyé est le dossier privé du membre pour lequel vous générez le rapport. 
  • Une mention signalant l’appartenance à l’équipe s’affiche pour les dossiers d’équipe.
  • Cette mention s’affiche également pour les dossiers partagés se trouvant dans des dossiers d’équipe. 
  • Pour les dossiers partagés appartenant à des personnes extérieures à l’équipe, le rapport mentionne l’adresse e‑mail de la personne qui a partagé le dossier avec votre équipe. 
• Nombre de fichiers : cette colonne indique le nombre de fichiers contenus dans ce chemin. 

Création d’un rapport sur le stockage de l’équipe

Pour exporter les données de stockage de l’équipe au format CSV directement depuis l’interface d’administration :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration.
3. Cliquez sur Contenu. 
4. Cliquez sur Exporter l’espace de stockage de l’équipe à droite. 
5. Cliquez sur Commencer l’exportation.

Une fois le rapport généré, il apparaîtra dans votre dossier Dropbox intitulé « Rapports Dropbox sur les entreprises ». Il portera le nom « JJ-MM-AAAA/Nom de l’équipe/Rapport sur le stockage de l’équipe ». Personne d’autre n’y aura accès, à moins que vous ne décidiez de le partager. Vous recevrez également un e‑mail lorsqu’il sera prêt.