Création d’un rapport sur le stockage de l’équipe

Les rapports sur le stockage de l’équipe montrent quels contenus utilisent le quota de stockage de votre équipe. Il comprend l’espace de stockage utilisé par :

• Dossiers d’équipe
• Dossiers partagés (au sein de l’équipe ou à l’extérieur de l’équipe)
• Dossiers privés

Qui peut créer un rapport sur le stockage de l’équipe ?

Les administrateurs suivants peuvent créer ce type de rapport :

• Administrateurs de l’équipe
• Administrateurs des utilisateurs
• Administrateurs de rapports
• Administrateurs de sécurité
• Administrateurs d'assistance
• Administrateurs de conformité
   

Que contient un rapport sur le stockage de l’équipe ?

Le rapport de stockage de l’équipe comprend une ligne pour chaque dossier. Il indique les informations suivantes :

• Chemin d’accès : l’emplacement du dossier. Le niveau de détail affiché dépend du type de dossier.
• Type de dossier : décrit les différents types de dossiers. Quelques exemples :
  • Dossiers d’équipe : dossiers racines dans votre espace d’équipe.
  • Sous-dossiers d’équipe : sous-dossiers dans un dossier d’équipe, partagés avec un autre groupe.
  • Dossiers restreints : dossiers limités à des personnes spécifiques.
  • Dossiers partagés : dossiers partagés appartenant à des utilisateurs internes ou externes.
    • Les dossiers partagés appartenant à des utilisateurs externes n’apparaissent que s’ils sont ajoutés au compte Dropbox de votre équipe. Si un dossier appartenant à un utilisateur externe n’a pas été ajouté au compte Dropbox de votre équipe, il n’est pas pris en compte dans votre espace de stockage et n’est pas inclus. Vous verrez l’élément racine de premier niveau du dossier qui a été partagé.
    • Les dossiers sont répertoriés sous forme de lignes dans le rapport de stockage s’ils disposent d’autorisations de partage uniques. Si la liste d’accès d’un sous-dossier a été modifiée par rapport à son dossier parent, ce sous-dossier apparaîtra sur une ligne distincte dans le rapport et ne sera pas inclus dans les chiffres du dossier parent.
  • Contenu privé : l’espace personnel d’un membre de l’équipe, y compris Dropbox Backup si cette fonctionnalité est activée.
  • Contenu privé suspendu : espaces privés appartenant à des membres de l’équipe suspendus.
  • Dossiers sandbox d’application : créés par des intégrations tierces ou par l’API Dropbox.
  • Dossiers d’équipe archivés : archivés, mais toujours pris en compte dans le stockage.
  • Contenu privé supprimé : provenant de membres supprimés dont l’espace de stockage n’a pas encore été transféré à un autre membre de l’équipe. Ce contenu est tout de même pris en compte dans l’espace de stockage de votre équipe.
• Taille (en Mo) : les données stockées dans ce chemin d’accès.
  • Remarque : si la liste d’accès d’un sous-dossier diffère de celle de son dossier parent, ce sous-dossier apparaîtra sur une ligne distincte dans le rapport, et les chiffres relatifs au dossier parent ne l’incluront pas.
• Propriétaire du dossier : la personne qui est propriétaire du dossier : 
  • Les dossiers privés affichent l’adresse e-mail du membre.
  • Les dossiers d’équipe affichent Appartenant à l’équipe.
  • Les dossiers partagés qui se trouvent au sein des dossiers d’équipe affichent également Appartenant à l’équipe.
  • Les dossiers partagés qui sont externes à l’équipe affichent l’adresse e-mail de la personne qui les a partagés.
• Nombre de fichiers : le nombre de fichiers stockés dans ce chemin daccès.

Création d’un rapport sur le stockage de l’équipe

Pour exporter les données de stockage de l’équipe au format .csv depuis l’interface d’administration :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration.
3. Sous Produits, cliquez sur le menu déroulant à gauche de Dropbox.
4. Cliquez sur Contenu.
5. Cliquez sur Exporter le rapport de stockage.
6. Cliquez sur Commencer l’exportation.

Le rapport apparaîtra dans votre dossier Dropbox intitulé Rapports Dropbox Business. Il sera nommé « AAAA-MM-JJ/Nom de l’équipe/Rapport sur le stockage de l’équipe ». Personne d’autre ne pourra y accéder, sauf si vous décidez de le partager. Vous recevrez également un e-mail lorsque le rapport sera prêt.
 

Rapport sur l’espace de stockage de l’équipe et rapport sur les dossiers d’équipe

Le rapport sur l’espace de stockage de l’équipe offre une vue détaillée de l’utilisation de l’espace de stockage au niveau des dossiers, notamment le chemin d’accès, le type de dossier, le propriétaire, la taille et le nombre de fichiers. 

Le rapport sur les dossiers d’équipe offre une vue d’ensemble des éléments qui occupent de l’espace de stockage au sein des dossiers et sous-dossiers de l’équipe, qu’ils soient actifs ou archivés. Il fournit également des informations sur les membres de l’équipe et les utilisateurs externes qui disposent d’un accès aux dossiers, ainsi que sur la date de dernière modification.

Comment accéder au rapport sur les dossiers d’équipe ?

Pour exporter le rapport sur les dossiers d’équipe :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration.
3. Sous Produits, cliquez sur le menu déroulant à gauche de Dropbox.
4. Cliquez sur Contenu.
5. Cliquez sur Exporter le rapport sur les dossiers d’équipe.
6. Cliquez sur Commencer l’exportation.

Le rapport apparaîtra dans votre dossier Dropbox intitulé Rapports Dropbox Business. Il sera nommé « AAAA-MM-JJ/Nom de l’équipe/Rapport sur les dossiers de l’équipe ». Personne d’autre ne pourra y accéder, sauf si vous décidez de le partager. Vous recevrez également un e-mail lorsque le rapport sera prêt.

Pourquoi les chiffres liés au stockage peuvent différer

Les paramètres de stockage peuvent varier selon les sections de l’interface d’administration en raison des intervalles de synchronisation et des temps de traitement des données. Par exemple, les rapports générés dans l’interface d’administration peuvent ne pas refléter les données en temps réel, ce qui entraîne des écarts temporaires.