Création d’un rapport sur le stockage de l’équipe

Les rapports sur le stockage de l’équipe aident à comprendre quels contenus utilisent le quota de stockage de votre équipe. Ce rapport indique la quantité d’informations contenues dans :

• Dossiers d’équipe
• Dossiers partagés (au sein de l’équipe ou à l’extérieur de l’équipe)
• Dossiers privés

Qui peut créer un rapport sur le stockage de l’équipe ?

Les administrateurs suivants peuvent générer ce type de rapport : 

• Administrateurs d’équipe 
• Administrateurs des utilisateurs
• Administrateurs de rapports 
• Administrateurs de sécurité

Que contient un rapport sur le stockage de l’équipe ?

Le rapport sur le stockage de l’équipe inclut une ligne pour chaque dossier. Il indique les éléments suivants : 

• Chemin d’accès : il s’agit du chemin d’accès au dossier mentionné sur chaque ligne. Le niveau de détail varie selon le type de dossier.
• Type de dossier : cette colonne décrit les différents types de dossiers :
  • Dossiers d’équipe : il s’agit des dossiers figurant dans l’espace d’équipe. Seul le chemin racine d’un dossier d’équipe est visible.
  • Sous-dossiers d’équipe : il s’agit des sous-dossiers appartenant à un dossier d’équipe spécifique qui sont partagés avec un groupe différent de personnes.
  • Dossiers restreints : il s’agit des dossiers dont vous avez restreint l’accès à certaines personnes.
  • Dossiers partagés : ces dossiers partagés peuvent appartenir à des personnes faisant ou non partie de l’équipe. Ceux appartenant à des personnes extérieures à l’équipe ne figurent dans ce rapport que s’ils ont été ajoutés au compte Dropbox de votre équipe. Si un dossier appartenant à une personne extérieure à l’équipe n’a pas été ajouté au compte Dropbox de votre équipe, il n’est pas décompté de votre espace de stockage et il n’est pas inclus dans ce rapport. Vous visualisez la racine de premier niveau du dossier qui a été partagé. 
    • Remarque : les sous-dossiers d’un dossier d’équipe partagé sont indiqués chacun sur une ligne. Cela signifie que ces dossiers et leurs contenus ne figurent pas sur la ligne du rapport mentionnant le dossier d’équipe racine. La taille totale d’un dossier d’équipe comprend tout ce qui est contenu dans ce dossier et dans l’ensemble de ses sous-dossiers partagés.
  • Contenu privé : il s’agit des espaces personnels des membres de votre équipe. Le chemin d’accès correspond au nom du membre de l’équipe concerné. Ce contenu englobe tous les fichiers que les membres ont ajoutés à leur espace personnel ainsi que tout stockage Dropbox Backup, s’ils ont activé cette fonctionnalité.
  • Contenu privé suspendu : il s’agit des espaces privés qui appartiennent à des membres de l’équipe dont le compte a été suspendu.
  • Dossiers du sandbox des applications : il s’agit de dossiers qui ont été créés par des intégrations tierces ou à l’aide de l’API Dropbox.
  • Dossiers d’équipe archivés : il s’agit des dossiers qui ont été archivés, mais qui sont toujours décomptés de votre espace de stockage. 
  • Contenu privé supprimé : il s’agit des dossiers privés des membres supprimés dont le stockage n’a pas encore été transféré à un autre membre de l’équipe. Ces contenus sont encore décomptés de l’espace de stockage de votre équipe.
• Taille (en Mo) : il s’agit du volume des données contenues dans ce chemin. Si vous additionnez le volume de chaque ligne de ce dossier, vous obtenez le volume total du quota de stockage actuellement utilisé.
• Propriétaire du dossier : cette colonne décrit à qui appartient le dossier mentionné sur cette ligne. 
  • Pour les dossiers privés, elle indique l’adresse e‑mail du membre de l’équipe. Le rapport n’affiche que le dossier privé du membre pour lequel vous générez le rapport. 
  • Pour les dossiers d’équipe, une mention signalant l’appartenance à l’équipe s’affiche.
  • Cette mention s’affiche également pour les dossiers partagés se trouvant dans des dossiers d’équipe. 
  • Pour les dossiers partagés appartenant à des personnes extérieures à l’équipe, le rapport mentionne l’adresse e‑mail de la personne qui a partagé le dossier avec votre équipe. 
• Nombre de fichiers : cette colonne indique le nombre de fichiers contenus dans ce chemin. 

Création d’un rapport sur le stockage de l’équipe

Pour exporter les données de stockage de l’équipe au format CSV directement depuis l’interface d’administration :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration.
3. Cliquez sur le menu déroulant à côté de Dropbox, sous Produits.
4. Cliquez sur Contenu dans la barre latérale de gauche.
5. Cliquez sur Exporter le rapport de stockage à droite. 
6. Cliquez sur Commencer l’exportation.

Une fois généré, le rapport apparaîtra dans votre dossier Dropbox intitulé « Rapports Dropbox Business ». Il sera nommé « AAAA-MM-JJ/Nom de l’équipe /Rapport de stockage de l’équipe ». Personne d’autre ne pourra y accéder, sauf si vous décidez de le partager. Vous recevez également un e-mail lorsque le rapport est prêt.
 

Pourquoi les chiffres de stockage diffèrent-ils entre l’interface d’administration et les autres affichages ? Y a-t-il un décalage lorsque les rapports sont générés ?

Les paramètres de stockage peuvent varier selon les sections de l’interface d’administration en raison des intervalles de synchronisation et des temps de traitement des données. Par exemple, les rapports générés dans l’interface d’administration peuvent ne pas refléter les données en temps réel, ce qui entraîne des écarts temporaires.

Pour obtenir les informations de stockage les plus précises et les plus à jour :

• Actualisez régulièrement l’interface d’administration avant de générer des rapports.
• Attendez un certain temps après avoir effectué des modifications de données importantes (comme les téléchargements ou suppressions de fichiers volumineux) pour que le système mette à jour toutes les données de manière cohérente.