Så skapar du en teamlagringsrapport

Teamlagringsrapporter visar vilket material som tar upp teamets lagringskvot. Det inkluderar lagringsutrymme som används av:

• Teammappar
• Delade mappar (interna eller externa)
• Privata mappar

Vem kan skapa en teamlagringsrapport?

Följande administratörer kan skapa den här typen av rapport:

• Teamadministratörer
• Administratör för användarhantering
• Rapporteringsadministratörer
• Säkerhetsadministratörer
• Supportadministratörer
• Efterlevnadsadministratörer
   

Vad ingår i en teamlagringsrapport?

Teamets lagringsrapport innehåller en enda rad för varje mapp. Den visar:

• Sökväg: Mappens plats. Hur mycket information som visas beror på mappens typ.
• Mapptyp: Beskriver de olika typerna av mappar. Exempel är:
  • Teammappar: Rotmappar i ditt teamutrymme.
  • Teamundermappar: Undermappar i en teammapp, delade med en annan grupp.
  • Begränsade mappar: Mappar som är begränsade till specifika personer.
  • Delade mappar: Interna eller externa delade mappar.
    • Externt ägda delade mappar visas bara om de läggs till i teamets Dropbox-konto. Om en externt ägd mapp inte har lagts till i teamets Dropbox-konto räknas den inte in i lagringsutrymmet och inkluderas inte. Du ser den översta rotmappen för den mapp som delades.
    • Mappar listas som rader i lagringsrapporten om de har unika delningsbehörigheter. Om en undermapps åtkomstlista har ändrats från dess överordnade mapp kommer den undermappen att visas som en egen rad i rapporten, och den överordnade mappens siffror kommer inte att inkludera den.
  • Privat material: En teammedlems personliga utrymme, inklusive Dropbox Backup om det är aktiverat.
  • Suspenderat privat innehåll: Privata utrymmen som tillhör suspenderade teammedlemmar.
  • App-sandboxmappar: Skapade av tredjepartsintegrationer eller Dropbox API.
  • Arkiverade teammappar: Arkiverade men räknas fortfarande mot lagringsutrymmet.
  • Borttaget privat material: Från borttagna medlemmar vars lagring ännu inte har överförts till en annan teammedlem. Detta material räknas fortfarande in i teamets lagringsutrymme.
• Storlek (i MB): De data som lagras i den här sökvägen.
  • Obs! Om en undermapps åtkomstlista har ändrats från dess överordnade mapp kommer den undermappen att visas som en egen rad i rapporten, och den överordnade mappens siffror kommer inte att inkludera den.
• Mappägare: Vem som äger mappen: 
  • Privata mappar visar medlemmens e-postadress.
  • Teammappar visas som Ägs av teamet.
  • Delade mappar som finns i teammappar visas också som Ägs av teamet.
  • Delade mappar som är externa för teamet visar delarens mejladress.
• Antal filer: Antalet filer som lagras i den här sökvägen.

Så skapar du en teamlagringsrapport

Så här exporterar du teamlagringsdata som en .csv-fil från adminkonsolen:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen.
3. Under Produkter klickar du på rullgardinsmenyn till vänster om Dropbox.
4. Klicka på Innehåll.
5. Klicka på Exportera rapport om lagringsutrymme.
6. Klicka på Starta export.

Rapporten visas i din Dropbox-mapp med titeln Dropbox Business-rapporter. Den kommer att heta ”ÅÅÅÅ-MM-DD/Teamnamn/Teamlagringsrapport”. Ingen annan kommer att kunna komma åt den, om du inte delar den med dem. Du får även ett mejl när rapporten är klar.
 

Rapport om teamets lagringsutrymme jämfört med rapport om teammappar

Rapporten om teamets lagringsutrymme ger en detaljerad översikt på mappnivå över lagringsanvändningen, inklusive sökväg, mapptyp, ägare, storlek och antal filer. 

Rapporten om teammappar ger en översikt över vad som förbrukar teamlagringsutrymme i teammapparna och undermapparna – både aktiva och arkiverade. Den ger också insikter om vilka teammedlemmar och externa användare som har åtkomst till mappar och när de senast ändrades.

Hur du kommer åt rapporten om teammappar

Så här exporterar du rapporten om teammappar:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen.
3. Under Produkter klickar du på rullgardinsmenyn till vänster om Dropbox.
4. Klicka på Innehåll.
5. Klicka på Exportera rapport om teammappar.
6. Klicka på Starta export.

Rapporten visas i din Dropbox-mapp med titeln Dropbox Business-rapporter. Den kommer att heta ”ÅÅÅÅ-MM-DD/Teamnamn/Teammappsrapport”. Ingen annan kommer att kunna komma åt den, om du inte delar den med dem. Du får även ett mejl när rapporten är klar.

Varför lagringsnummer kan skilja sig åt

Lagringsvärden kan variera mellan olika delar av adminkonsolen på grund av synkroniseringsintervall och databehandlingstider. Till exempel kanske rapporter som genereras i adminkonsolen inte återspeglar realtidsdata, vilket leder till tillfälliga avvikelser.