Så skapar du en teamlagringsrapport

Vem kan skapa en teamlagringsrapport?

Följande administratörer kan generera denna typ av rapport: 

• Teamadministratörer 
• Administratör för användarhantering
• Rapporterande administratörer 
• Säkerhetsadministratörer

Vad ingår i en teamlagringsrapport?

Teamlagringsrapporten innehåller en enda rad för varje mapp. Den visar: 

• Sökväg: Det här är sökvägen till mappen i varje rad. Detaljnivån du ser varierar beroende på mapptyp.
• Mapptyp: Den här kolumnen beskriver olika typer av mappar:
  • Teammappar: Du ser bara rotsökvägen för en teammapp.
  • Delade mappar: Dessa delade mappar kan ägas internt eller externt. Externt ägda delade mappar ingår endast i den här rapporten om de har lagts till i teamets Dropbox-konto. Om en externt ägd mapp inte har lagts till i teamets Dropbox-konto räknas den inte in i lagringsutrymmet och ingår inte. Du ser roten på den högsta nivån i mappen som delades. 
    • Obs! Varje undermapp i en delad teammapp har sin egen rad. Det innebär att mapparna och deras innehåll inte finns i raden för rotteammappen i rapporten. En teammapps totala storlek inkluderar allt som finns i den mappen och alla dess delade undermappar.
  • Privat material: Det här är dina teammedlemmars personliga lagringsutrymmen. Sökvägen är teammedlemmens namn. Det inkluderar alla filer som de har lagt till i sitt personliga lagringsutrymme och lagringsutrymme från Dropbox Backup, om de har aktiverat den funktionen.
  • Avstängd privat material: Dessa privata lagringsutrymmen tillhör avstängda teammedlemmar.
  • Mappar för appar i begränsat läge: Dessa mappar har skapats av tredjepartsintegrationer eller med hjälp av Dropbox API.
  • Arkiverade teammappar: Dessa mappar har arkiverats men som fortfarande räknas in i ditt lagringsutrymme. 
  • Borttaget privat material: Dessa privata mappar tillhör raderade medlem vars lagringsutrymme ännu inte har överförts till en annan teammedlem. Det här materialet räknas fortfarande in i teamets lagringsutrymme.
• Storlek (i MB): Det här är mängden data som finns i den här sökvägen. Om du lägger till varje rad i den här mappen får du storleken på hela lagringsutrymmet som används för närvarande.
• Mappägare: Den här kolumnen beskriver vem som äger mappen i den här raden. 
  • För privata mappar visas teammedlemmens mejladress. Rapporten visar endast den privata mappen för medlemmen du har kört rapporten för. 
  • För teammappar visas ”Ägs av teamet”.
  • För delade mappar som finns i teammappar visas även ”Ägs av teamet”. 
  • För delade mappar som är externa för teamet visas mejladressen till personen som delade mappen med teamet. 
• Antal filer: Den här kolumnen visar antalet filer som finns i den här sökvägen. 

Så skapar du en teamlagringsrapport

Så här exporterar du teamlagringsdata som en .csv-fil direkt från adminkonsolen:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen.
3. Klicka på Material på den vänstra sidomenyn.
4. Klicka på Exportera lagringsrapport till höger. 
5. Klicka på Starta export.

När den har skapats visas rapporten i Dropbox-mappen som heter ”Dropbox Business-rapporter”. Det kommer att heta ”DD-MM-ÅÅÅÅ/Teamnamn/Teamlagringsrapport”. Ingen annan har åtkomst till den om du inte delar den. Du får även ett mejl när rapporten är klar.