Skapa en medlemsdatarapport

Medlemsdatarapporter visar hur mycket information varje enskild teammedlem har åtkomst till samt hur mycket lagringsutrymme de använder. Rapporten innehåller en lista med en rad för varje teammedlem. 

Vem kan skapa en medlemsdatarapport?

Följande administratörer kan generera denna typ av rapport: 

• Teamadministratörer 
• Administratör för användarhantering
• Rapporterande administratörer 
• Säkerhetsadministratörer

Vad ingår i en medlemsdatarapport?

Medlemsdatarapporten innehåller en kolumn för vart och ett av följande:

• Förnamn
• Efternamn
• E-postadress
• Roll: Om personen är en administratör så visar kolumnen deras administratörsroll, till exempel ”Efterlevnadsadministratör”. Om hen inte är en administratör så visas ”Medlem”.
• Status: De olika statusarna är aktiv, inbjuden, borttagen eller inaktiverad.
• Användning (i MB): Uppdateras var 8:e timme och visar mängden data som en medlem använder, inklusive personliga filer, säkerhetskopieringsanvändning och mappar som de har lagt till från externa team.
  • Obs! När antalet för varje medlem adderas kanske det inte motsvarar den totala mängden lagringsutrymme som används. Om flera medlemmar lägger till samma externa mapp till sin personliga mapp så räknas den externa mappen endast en gång i lagringsutrymmet, men visas i varje medlems använda data i rapporten.
• Lagringsutrymmesgräns: Lagringsutrymmets gräns som medlemmen beviljats av teamadministratören.
• Anslutningsdatum: Det datum då medlemmen gick med i teamet.
• Inbjudningsdatum: Det datum som medlemmen först bjöds in. Detta syns endast om inbjudan fortfarande väntar.
• Företagshanterade grupper: En lista visas med alla grupper som medlemmen är med i och som hanteras av organisationen.
• Användarhanterade grupper: En lista visas med alla grupper som medlemmen är med i och som hanteras av medlemmar.
• Tvåstegsverifiering: Om det krävs eller inte.
• Datavolym som medlemmen har åtkomst till: Visar den totala mängden data som medlemmen har åtkomst till. Det representerar inte deras dataanvändning.
• Totala antalet filer som medlemmen har åtkomst till: Det totala antalet filer som medlemmen har åtkomst till via interna och externa källor.
• Antalet personliga filer som en medlem har: Antalet filer som en medlem har i sin personliga mapp.
• Antalet rotteammappar som medlemmen har åtkomst till: Antalet rotteammappar som medlemmen har åtkomst till.
• Antalet externt delade mappar som medlemmen har åtkomst till: Antalet delade mappar från externa team eller användare som medlemmen har åtkomst till.
• Antalet internt delade mappar som medlemmen har åtkomst till: Antalet internt delade mappar som medlemmen har åtkomst till.

Så skapar du en medlemsdatarapport:

Exportera medlemsdata som en .csv-fil:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen.
3. Klicka på Medlemmar i sidomenyn till vänster.
4. Klicka på ”...” (ellips) och sedan Fler alternativ. 
5. Klicka på Exportera medlemsdata.
6. Klicka på Starta export.

När den har skapats visas rapporten i Dropbox-mappen som heter ”Dropbox företagsrapporter”. Den heter ”ÅÅÅÅ-MM-DD/Teamnamn/Medlemsdata”. Ingen annan har åtkomst till den om du inte delar den med dem. Du får även ett mejl när rapporten är klar.