Как создать отчет о данных участника
В этой статье описывается функция, доступная администраторам некоторых типов в аккаунтах Dropbox Business и Business Plus.
Отчеты о данных участников отображают объем информации, к которой имеет доступ каждый участник рабочей группы, а также объем используемого им места. Отчет содержит список с одной строкой для каждого участника рабочей группы.
Кто может создать отчет о данных участника?
Генерировать этот тип отчета могут указанные ниже администраторы.
- Администраторы рабочей группы
- Администраторы аккаунтов пользователей
- Администраторы по отчетам
- Администраторы по безопасности
Что входит в отчет о данных участника?
Отчет о данных участника предусматривает столбец для каждого из указанных ниже типов информации.
- Имя
- Фамилия
- Адрес эл. почты
- Роль: если пользователь является администратором, то в этом столбце будет отображаться его конкретная роль администратора, например, «Администратор по соответствию требованиям». Если пользователь не является администратором, будет отображаться «Участник».
- Статус: различают следующие статусы: активный, приглашенный, удаленный или приостановленный пользователь.
- Использование (в МБ): информация обновляется каждые 8 часов; в этом столбце указывается, сколько места занимают данные участника, в том числе личные файлы, резервные копии и папки, принадлежащие сторонним рабочим группам.
- Обратите внимание: если сложить данные всех участников, получившаяся сумма может не совпадать с общим объемом занимаемого места. Если несколько пользователей добавляют в свою личную папку одну и ту же внешнюю папку, такая папка учитывается при подсчете места в аккаунте только один раз, но отображается в отчете в столбце об использовании для каждого участника.
- Ограничение места: это ограничение места, предоставленного участнику администратором рабочей группы.
- Дата присоединения:здесь указывается дата присоединения участника к рабочей группе.
- Дата приглашения: здесь указывается дата, когда участник был приглашен. Она отображается, только если приглашение еще не принято.
- Группы, управляемые компанией: здесь указаны все управляемые компанией группы, в которых состоит участник.
- Группы, управляемые пользователями: здесь указаны все управляемые пользователями группы, в которых состоит участник.
- Двухэтапная проверка: здесь указывается, является ли двухэтапная проверка обязательной.
- Объем данных, к которым есть доступ у участника: здесь отображается общий объем данных, к которым есть доступ у участника. Эта цифра не показывает, сколько места занимают данные участника в аккаунте.
- Общее количество файлов, к которым есть доступ у участника: здесь указывается общее количество файлов (учитываются как файлы в рабочей группе, так и файлы сторонних пользователей), к которым у участника есть доступ.
- Количество личных файлов у участника: здесь указывается количество файлов в личной папке участника.
- Количество корневых папок рабочей группы, к которым есть доступ у участника: здесь указывается количество корневых папок рабочей группы, к которым есть доступ у участника.
- Количество общих папок, принадлежащих пользователям не из рабочей группы, к которым есть доступ у участника: здесь указывается количество общих принадлежащих сторонним пользователям или другим рабочим группам папок, к которым есть доступ у участника.
- Количество общих папок, принадлежащих пользователям из рабочей группы, к которым есть доступ у участника: здесь указывается количество общих папок, принадлежащих рабочей группе, к которым есть доступ у участника.
Обратите внимание:отчет может содержать дополнительные показатели в зависимости от конкретных настроек рабочей группы.
Как создать отчет о данных участника:
Чтобы экспортировать данные участника в виде файла .csv, выполните указанные ниже действия.
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите на вкладку Участники на левой боковой панели.
- Нажмите … (многоточие) и Другие действия.
- Нажмите Экспортировать данные участников.
- Нажмите Начать экспорт.
После создания отчет появится в папке Dropbox под названием «Отчеты Dropbox Business». Он будет иметь имя «ГГГГ-ММ-ДД/название рабочей группы/данные участника». Никто другой не сможет получить к нему доступ, если только вы сами не поделитесь им. Кроме того, вы получите сообщение по электронной почте, когда отчет будет готов.
Обратите внимание: формирование отчета для больших рабочих групп может занять некоторое время. Если по истечении часа вы не получите отчет, попробуйте сгенерировать его повторно.
