Slik oppretter du rapporter om medlemsdata

Rapporter om medlemsdata viser hvor mye informasjon hvert teammedlem har tilgang til, samt hvor mye lagringsplass hver person bruker. Rapporten består av en liste med én rad for hvert teammedlem. 

Hvem kan opprette rapporter om medlemsdata?

Følgende administratorer kan generere denne typen rapport: 

• Teamadministratorer 
• Administratorer for brukerbehandling
• Rapporteringsadministratorer 
• Sikkerhetsadministratorer

Hva består en rapport om medlemsdata av?

Medlemsdatarapporten har en kolonne for hvert av følgende:

• Fornavn
• Etternavn
• E-postadresse
• Rolle: Hvis personen er administrator, viser denne kolonnen hvilken administratorrolle vedkommende har, for eksempel «Samsvarsadministrator». Hvis vedkommende ikke er administrator, står det «Medlem».
• Status: De forskjellige statusene er «aktiv», «invitert», «slettet» eller «suspendert».
• Bruk (i MB): Dette oppdateres hver 8. time og viser hvor mye data et medlem bruker, inkludert personlige filer, sikkerhetskopier og mapper som er lagt til fra eksterne team.
  • Obs! Den sammenlagte databruken for alle medlemmer samsvarer kanskje ikke med brukt lagringsplass totalt. Hvis flere medlemmer legger til den samme eksterne mappen i sin personlige mappe, tas den med i beregningen av hvert medlems databruk, mens den for totalt brukt lagringsplass kun telles én gang.
• Plassbegrensning: Dette er lagringsplassen medlemmet har fått av teamadministratoren.
• Registreringsdato: Datoen da medlemmet ble med i teamet.
• Invitasjonsdato: Datoen da medlemmet opprinnelig ble invitert. Dette vises kun hvis invitasjonen ikke er besvart.
• Bedriftsstyrte grupper: Dette viser alle gruppene som medlemmet er med i, og som administreres av organisasjonen.
• Brukerstyrte grupper: Dette viser gruppene som medlemmet er med i, og som administreres av medlemmer.
• To-trinns verifisering: Om det er påkrevd eller ikke.
• Hvor mye data medlemmet har tilgang til: Dette viser den totale mengden data som medlemmet har tilgang til. Dette er ikke medlemmets databruk.
• Totalt antall filer medlemmet har tilgang til: Det totale antallet filer som medlemmet har tilgang til på tvers av interne og eksterne kilder.
• Antall personlige filer medlemmet har: Antall filer som medlemmet har i sin personlige mappe.
• Antall rot-teammapper medlemmet har tilgang til: Antall rot-teammapper som medlemmet har tilgang til.
• Antall eksternt delte mapper medlemmet har tilgang til: Antall delte mapper fra eksterne team eller brukere som medlemmet har tilgang til.
• Antall internt delte mapper medlemmet har tilgang til: Antall mapper som er delt internt, som medlemmet har tilgang til.

Slik oppretter du rapporter om medlemsdata:

For å eksportere medlemsdata som en .csv-fil:

1. Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
2. Klikk på Administratorverktøy.
3. Klikk på Medlemmer i venstre sidestolpe.
4. Klikk “…” (ellipsis) Flere alternativer. 
5. Klikk eksportere medlem data.
6. Klikk Start eksportere.

Når rapporten er generert, vises den i Dropbox-mappen din med tittelen «Rapporter for Dropbox Business». Den får navnet «DD/MM/ÅÅÅÅ/Teamnavn/Medlemsdata». Ingen andre har tilgang til rapporten, med mindre du deler den med noen. Du får en e-post når rapporten er klar.