Een rapport met ledengegevens maken

Rapporten met ledengegevens bevatten de hoeveelheid informatie waartoe elk individueel teamlid toegang heeft, en de hoeveelheid opslagruimte die ieder lid gebruikt. Het rapport bevat een lijst met één rij voor elk teamlid. 

Wie kan rapporten met ledengegevens genereren?

De volgende beheerders kunnen dit type rapport genereren: 

• Teambeheerders 
• Beheerders van gebruikersbeheer
• Rapportagebeheerders 
• Beveiligingsbeheerders

Wat staat er in een rapport met ledengegevens?

Het rapport met ledengegevens bevat een kolom voor elk van de volgende zaken:

• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Rol: als de persoon een beheerder is, wordt in deze kolom diens specifieke beheerdersrol weergegeven, zoals 'Compliance-beheerder'. Als de persoon geen beheerder is, staat hier 'Lid'.
• Status: de verschillende statussen zijn 'actief', 'uitgenodigd', 'verwijderd' of 'geschorst'.
• Gebruik (in MB): Het gebruik wordt elke 8 uur bijgewerkt en toont de hoeveelheid gegevens die een lid gebruikt, waaronder persoonlijke bestanden, back-up gebruik en mappen die iemand heeft toegevoegd vanuit externe teams.
  • Opmerking: De som van alle gebruikshoeveelheden die leden tot hun beschikking hebben, is mogelijk niet gelijk aan de totale opslagruimte. Als meerdere leden dezelfde externe map toevoegen aan hun persoonlijke map, neemt de externe map namelijk slechts één keer opslagruimte in. Het gebruik ervan wordt echter in de gebruiksgegevens van elk lid in dit rapport weergegeven.
• Opslagruimtelimiet: dit is de opslaglimiet die het lid heeft gekregen van de teambeheerder.
• Lidmaatschapsdatum: De datum waarop iemand lid is geworden van het team.
• Uitnodigingsdatum: De datum waarop het lid voor het eerst is uitgenodigd. Dit wordt alleen vermeld als de uitnodiging nog in behandeling is.
• Door het bedrijf beheerde groepen: Hier worden alle groepen vermeld waarvan het lid deel uitmaakt en die door de organisatie worden beheerd.
• Door gebruikers beheerde groepen: Hier worden de groepen vermeld waarvan het lid deel uitmaakt en die door leden worden beheerd.
• Tweestapsverificatie: Hier wordt vermeld of dit verplicht is of niet.
• Gegevensvolume waartoe het lid toegang heeft: Dit toont de totale hoeveelheid gegevens waartoe het lid toegang heeft. Dat is iets anders dan de hoeveelheid gegevens die het lid gebruikt.
• Totaal aantal bestanden waartoe het lid toegang heeft: Het totale aantal bestanden waartoe het lid toegang heeft via interne en externe bronnen.
• Aantal persoonlijke bestanden van het lid: Het aantal bestanden dat het lid in diens persoonlijke map heeft.
• Aantal hoofdmappen van de teams waartoe het lid toegang heeft: Het aantal hoofdmappen van de teams waartoe het lid toegang heeft.
• Aantal externe gedeelde mappen waartoe het lid toegang heeft: het aantal gedeelde mappen van externe teams of gebruikers waartoe het lid toegang heeft.
• Aantal intern gedeelde mappen waartoe het lid toegang heeft: Het aantal intern gedeelde mappen waartoe het lid toegang heeft.

Je maakt als volgt een rapport met ledengegevens:

Ledengegevens exporteren als .csv- bestand:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Leden in de linkerzijbalk.
4. Klik op '…' (drie horizontale puntjes) Meer opties. 
5. Klik op Gegevens van leden exporteren.
6. Klik op Exporteren starten.

Nadat het rapport is gegenereerd, verschijnt het in je Dropbox-map met de naam 'Dropbox voor bedrijven-rapporten'. De naam van het rapport heeft de volgende indeling: "DD-MM-JJJJ/Teamnaam/Ledengegevens". Niemand anders heeft er toegang toe, tenzij je het rapport deelt. Je ontvangt ook een e-mail zodra het rapport klaar staat.