Création d’un rapport de données sur les membres

Les rapports de données sur les membres indiquent la quantité d’informations auxquelles chaque membre de l’équipe a accès et l’espace de stockage utilisé par chacun d’eux. Ils comprennent une liste dont chaque ligne répertorie toutes les données d’un même membre. 

Qui peut créer un rapport de données sur les membres ?

Les administrateurs suivants peuvent générer ce type de rapport : 

• Administrateurs d’équipe 
• Administrateurs des utilisateurs
• Administrateurs de rapports 
• Administrateurs de sécurité

Que contient un rapport de données sur les membres ?

Le rapport de données sur les membres comprend une colonne pour chacun des éléments suivants :

• Prénom
• Nom
• Adresse e-mail
• Rôle : si la personne est un administrateur, cette colonne mentionne son rôle précis en tant qu’administrateur, par exemple « Administrateur de conformité ». Si elle n’intervient pas en tant qu’un administrateur, elle comporte la mention « Membre ».
• État : les différents états sont Actif, Invité, Supprimé ou Suspendu.
• Espace utilisé (en Mo) : cet élément est mis à jour toutes les 8 heures et indique la quantité de données utilisées par un membre. Ces données englobent notamment les fichiers personnels, l’espace utilisé par les sauvegardes et les dossiers ajoutés depuis des équipes externes.
  • Remarque : il se peut qu’en additionnant ces volumes pour chaque membre de l’équipe, la somme ne soit pas égale à l’espace de stockage total. Si plusieurs membres ajoutent un même dossier externe à leur dossier personnel, ce dossier externe n’est décompté qu’une seule fois de l’espace de stockage. Cependant, il apparaît dans le rapport, dans les données utilisées de chaque membre.
• Limite d’espace : il s’agit de la limite d’espace de stockage accordée au membre par son administrateur d’équipe.
• Date d’inscription : date à laquelle le membre a rejoint l’équipe.
• Date d’invitation : date à laquelle le membre a été invité à l’origine. Cet élément apparaît uniquement si l’invitation est toujours en attente.
• Groupes gérés par l’entreprise : cet élément répertorie tous les groupes gérés par l’organisation auxquels le membre appartient.
• Groupes gérés par les utilisateurs : cet élément répertorie les groupes gérés par des membres auxquels le membre appartient.
• Validation en deux étapes : indique si elle est ou non obligatoire.
• Volume de données auquel le membre a accès : cet élément indique la quantité totale de données auxquelles le membre a accès. Cette valeur ne représente pas l’utilisation des données.
• Nombre total de fichiers auxquels le membre a accès : nombre total de fichiers auxquels le membre a accès à partir de sources internes et externes.
• Nombre de fichiers personnels du membre : nombre de fichiers contenus dans le dossier personnel du membre.
• Nombre de dossiers d’équipe racines auquel le membre a accès : nombre de dossiers d’équipe racines auxquels le membre a accès.
• Nombre de dossiers partagés externes auxquels le membre a accès : nombre de dossiers partagés provenant d’équipes ou d’utilisateurs externes auxquels le membre a accès.
• Nombre de dossiers partagés en interne auxquels le membre a accès : nombre de dossiers partagés en interne auxquels le membre a accès.

Création d’un rapport de données sur les membres

Pour exporter les données des membres au format CSV :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration.
3. Cliquez sur Membres dans la barre latérale gauche.
4. Cliquez sur l’icône représentant trois points (…) Autres options. 
5. Cliquez sur Exporter les données.
6. Cliquez sur Commencer l’exportation.

Une fois le rapport généré, il apparaîtra dans votre dossier Dropbox intitulé « Rapports Dropbox sur les entreprises ». Il portera le nom « JJ-MM-AAAA/Nom de l’équipe/Données des membres ». Personne d’autre n’y aura accès, à moins que vous ne décidiez de le partager. Vous recevez également un e‑mail lorsqu’il sera prêt.