Création d’un rapport sur les accès des membres

Les rapports sur les accès des membres peuvent aider les administrateurs à identifier des habitudes de stockage, par exemple en révélant les chemins d’accès auxquels chaque membre de l’équipe a accès. Un rapport est créé par membre de l’équipe.

Qui peut créer un rapport sur les accès du membre ?

Certains types d’administrateurs peuvent exporter des rapports sur les accès des membres au format CSV, directement depuis l’interface d’administration. Ces administrateurs sont les suivants : 

• Administrateurs d’équipe 
• Administrateurs des utilisateurs
• Administrateurs de rapports 
• Administrateurs de sécurité

Que contient un rapport sur les accès du membre ?

Le rapport sur les accès du membre comprend une colonne pour chacun des éléments suivants : 

• Chemin : il s’agit du chemin d’accès au dossier mentionné sur chaque ligne. Le niveau de détail du chemin dépend du type de dossier.
• Type de dossier : cette colonne décrit le type de dossier. Les types proposés sont les suivants :
  • Dossiers d’équipe : pour ce type de dossier, vous accédez uniquement au chemin racine.
  • Dossiers partagés : ce type de dossier peut appartenir à des membres de l’équipe ou à des personnes extérieures à l’équipe. Les dossiers partagés appartenant à des personnes extérieures à l’équipe ne figurent dans ce rapport que s’ils ont été ajoutés au compte Dropbox de votre équipe. Vous visualiserez alors la racine de premier niveau du dossier qui a été partagé.
  • Dossiers privés : il s’agit des espaces personnels des membres de l’équipe. Le chemin correspond au nom du membre de l’équipe.
• Interne ou externe : ce paramètre indique si le dossier appartient à un membre de l’équipe ou à une personne extérieure à l’équipe. Les dossiers appartenant à des personnes extérieures à l’équipe sont la propriété d’utilisateurs ne figurant pas dans votre équipe Dropbox.

• Propriétaire du dossier : cette colonne décrit à qui appartient le dossier mentionné sur cette ligne. 
  • Pour les dossiers privés, l’adresse e‑mail du membre de l’équipe à qui appartient le dossier s’affiche également. Le seul dossier renvoyé est le dossier privé du membre de l’équipe pour lequel vous générez le rapport. 
  • Les dossiers d’équipe et les dossiers partagés appartenant à des membres de l’équipe portent une mention signalant l’appartenance à l’équipe. 
  • Les dossiers partagés appartenant à des personnes extérieures à l’équipe mentionneront l’adresse e‑mail de la personne qui a partagé le dossier avec votre équipe. 
• Taille (en Mo) : il s’agit du volume de données contenues dans ce chemin.

Pourquoi les chiffres de stockage diffèrent-ils entre l’interface d’administration et les autres affichages ? Y a-t-il un décalage lorsque les rapports sont générés ?

Les paramètres de stockage peuvent varier selon les sections de l’interface d’administration en raison des intervalles de synchronisation et des temps de traitement des données. Par exemple, les rapports générés dans l’interface d’administration peuvent ne pas refléter les données en temps réel, ce qui entraîne des écarts temporaires.

Pour obtenir les informations de stockage les plus précises et les plus à jour :

• Actualisez régulièrement l’interface d’administration avant de générer des rapports.
• Attendez un certain temps après avoir effectué des modifications de données importantes (comme les téléchargements ou suppressions de fichiers volumineux) pour que le système mette à jour toutes les données de manière cohérente.

• Nombre de fichiers : cette colonne indique le nombre de fichiers contenus dans ce chemin. 

Création d’un rapport sur les accès des membres

Pour exporter les données d’accès du membre au format CSV :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration.
3. Cliquez sur Membres dans la barre latérale gauche. 
4. Cliquez sur l’icône représentant trois points (…) à côté d’un utilisateur individuel.
5. Cliquez sur Créer un rapport d’accès. 
6. Cliquez sur Commencer l’exportation.

Une fois le rapport généré, il apparaîtra dans votre dossier Dropbox intitulé « Rapports Dropbox sur les entreprises ». Il portera le nom « JJ-MM-AAAA/Nom du membre/Rapport détaillé des accès ». Personne d’autre n’y aura accès, à moins que vous ne décidiez de le partager. Vous recevrez également un e‑mail lorsqu’il sera prêt.