Création d’un rapport sur les accès des membres

Les rapports sur les accès des membres peuvent aider les administrateurs à identifier des habitudes de stockage, par exemple en révélant les chemins d’accès auxquels chaque membre de l’équipe a accès. Un rapport est créé par membre de l’équipe.

Qui peut créer un rapport sur les accès du membre ?

Certains types d’administrateurs peuvent exporter des rapports sur les accès des membres au format CSV, directement depuis l’interface d’administration. Ces administrateurs sont les suivants : 

• Administrateurs d’équipe 
• Administrateurs des utilisateurs
• Administrateurs de rapports 
• Administrateurs de sécurité

Que contient un rapport sur les accès du membre ?

Le rapport sur les accès du membre comprend une colonne pour chacun des éléments suivants : 

• Chemin : il s’agit du chemin d’accès au dossier mentionné sur chaque ligne. Le niveau de détail du chemin dépend du type de dossier.
• Type de dossier : cette colonne décrit le type de dossier. Les types proposés sont les suivants :
  • Dossiers d’équipe : pour ce type de dossier, vous accédez uniquement au chemin racine.
  • Dossiers partagés : ce type de dossier peut appartenir à des membres de l’équipe ou à des personnes extérieures à l’équipe. Les dossiers partagés appartenant à des personnes extérieures à l’équipe ne figurent dans ce rapport que s’ils ont été ajoutés au compte Dropbox de votre équipe. Vous visualiserez alors la racine de premier niveau du dossier qui a été partagé.
  • Dossiers privés : il s’agit des espaces personnels des membres de l’équipe. Le chemin correspond au nom du membre de l’équipe.
• Interne ou externe : ce paramètre indique si le dossier appartient à un membre de l’équipe ou à une personne extérieure à l’équipe. Les dossiers appartenant à des personnes extérieures à l’équipe sont la propriété d’utilisateurs ne figurant pas dans votre équipe Dropbox.
  • Remarque : en sélectionnant Non pour filtrer les résultats, vous obtiendrez une liste de tous les dossiers partagés appartenant à des personnes extérieures à l’équipe.
• Propriétaire du dossier : cette colonne décrit à qui appartient le dossier mentionné sur cette ligne. 
  • Pour les dossiers privés, l’adresse e‑mail du membre de l’équipe à qui appartient le dossier s’affiche également. Le seul dossier renvoyé est le dossier privé du membre de l’équipe pour lequel vous générez le rapport. 
  • Les dossiers d’équipe et les dossiers partagés appartenant à des membres de l’équipe portent une mention signalant l’appartenance à l’équipe. 
  • Les dossiers partagés appartenant à des personnes extérieures à l’équipe mentionneront l’adresse e‑mail de la personne qui a partagé le dossier avec votre équipe. 
• Taille (en Mo) : il s’agit du volume de données contenues dans ce chemin. 
  • Note : étant donné que ce rapport mentionne les contenus auxquels le membre a accès, ces volumes de données ne s’ajoutent pas au quota de stockage de l’équipe qu’il utilise.
• Nombre de fichiers : cette colonne indique le nombre de fichiers contenus dans ce chemin. 

Création d’un rapport sur les accès des membres

Pour exporter les données d’accès du membre au format CSV :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration.
3. Cliquez sur Membres dans la barre latérale gauche. 
4. Cliquez sur l’icône représentant une roue dentée à côté d’un utilisateur individuel.
5. Cliquez sur Créer un rapport sur les accès. 

Une fois le rapport généré, il apparaîtra dans votre dossier Dropbox intitulé « Rapports Dropbox sur les entreprises ». Il portera le nom « JJ-MM-AAAA/Nom du membre/Rapport détaillé des accès ». Personne d’autre n’y aura accès, à moins que vous ne décidiez de le partager. Vous recevrez également un e‑mail lorsqu’il sera prêt.

Remarque : pour les grandes équipes, la génération du rapport peut prendre un certain temps. Si vous ne l’avez toujours pas reçu au bout d’une heure, veuillez essayer de le créer à nouveau.