Cómo crear un informe Acceso de miembros
La información que contiene este artículo se aplica a determinados tipos de administradores de planes de Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus y Enterprise.
Los informes de acceso de los miembros permiten a los administradores identificar patrones relativos al almacenamiento de los miembros, ya que muestran a qué rutas tiene acceso cada persona del equipo. Este informe solo se puede crear de un miembro en particular.
¿Quién puede crear un informe de acceso de un miembro?
Algunos tipos de administradores pueden exportar informes de acceso de los miembros como archivos .csv directamente desde la Consola de administración. Los siguientes administradores pueden generar este tipo de informe:
- Administradores de equipo
- Administradores de gestión de usuarios
- Administradores de informes
- Los administradores de seguridad
¿Qué se incluye en un informe de acceso de un miembro?
Los informes de datos de miembros incluyen columnas con estos elementos:
- Ruta: la ruta de la carpeta de cada fila. El nivel de detalle que verás en la ruta variará en función del tipo de carpeta.
- Tipo de carpeta: esta columna describe el tipo de carpeta. Los diferentes tipos de carpetas son:
- Carpetas del equipo: para estas carpetas, solo verás la ruta raíz de esa carpeta del equipo.
- Carpetas compartidas: estas carpetas compartidas pueden ser de propiedad interna o externa. Las carpetas compartidas de propiedad externa solo se incluyen en el informe si se han añadido a la cuenta de Dropbox del equipo. Verás la raíz de primer nivel de la carpeta que se ha compartido.
- Carpetas privadas: son los espacios personales de los miembros del equipo. La ruta será el nombre de cada miembro del equipo.
- Interna o externa: describe si la carpeta es de propiedad interna o externa. Las carpetas de propiedad externa pertenecen a personas ajenas al equipo de Dropbox.
Nota: si aplicas el filtro “No”, obtendrás una lista de todas las carpetas compartidas de propiedad externa.
- Propietario de la carpeta: esta columna describe quién es el propietario de la carpeta de esta fila.
- En el caso de las carpetas privadas, se mostrará la dirección de correo electrónico del miembro del equipo propietario de dicha carpeta. Lo único que aparecerá en el informe será la carpeta privada del miembro del equipo sobre el cual hayas creado el informe.
- Las carpetas del equipo y las carpetas compartidas de propiedad interna se muestran como “Propiedad del equipo”.
- En el caso de las carpetas compartidas de propiedad externa, se mostrará la dirección de correo electrónico de la persona que haya compartido la carpeta con el equipo.
- Tamaño (en MB): es la cantidad de datos contenidos en esa ruta.
¿Por qué difieren los números de almacenamiento entre la consola de administración y otras vistas? ¿Hay un desfase en la actualización de los informes?
Las métricas de almacenamiento pueden variar en diferentes secciones de la consola de administración debido a los intervalos de sincronización y los tiempos de procesamiento de datos. Por ejemplo, es posible que los informes generados en la consola de administración no reflejen datos en tiempo real, lo que puede generar discrepancias temporales.
Para obtener la información de almacenamiento más precisa y actualizada:
- Actualiza periódicamente la consola de administración antes de generar informes.
- Espera un poco después de realizar cambios importantes en los datos (como subir o eliminar archivos grandes) para que el sistema actualice todas las métricas de forma coherente.
Nota: como este informe describe a qué tiene acceso un miembro en concreto, esos datos no se suman al total del espacio disponible de almacenamiento del equipo utilizado por ese usuario.
- Número de archivos: esta columna proporciona el número de archivos que se incluyen en esta ruta de acceso.
Cómo crear un informe Acceso de miembros
Para exportar los datos de acceso de un miembro como archivo .csv:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Miembros en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en “…” (tres puntos) junto a un usuario.
- Haz clic en Crear informe de acceso.
- Haz clic en Iniciar exportación.
Una vez generado el informe, aparecerá en la carpeta de Dropbox “Informes de Dropbox para empresas”. Se llamará “DD-MM-AAAA/Nombre del miembro/Informe de datos de acceso”. Nadie más podrá acceder a él, a menos que lo compartas. También recibirás un mensaje de correo electrónico cuando el informe esté listo.
Nota: Para equipos grandes, puede llevar algún tiempo generar el informe. Si no recibes un informe después de una hora, puedes volver a generar el informe.
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