Cómo crear un informe Acceso de miembros

Los informes de acceso de los miembros permiten a los administradores identificar patrones relativos al almacenamiento de los miembros, ya que muestran a qué rutas tiene acceso cada persona del equipo. Este informe solo se puede crear de un miembro en particular.

¿Qué se incluye en un informe de acceso de un miembro?

El informe de acceso de los miembros incluye una columna para cada uno de los siguientes elementos:

• Ruta: la ruta de la carpeta de cada fila. El nivel de detalle que verás en la ruta variará en función del tipo de carpeta.
• Tipo de carpeta: esta columna describe el tipo de carpeta. Los diferentes tipos de carpetas son:
  • Carpetas del equipo: para estas carpetas, solo verás la ruta raíz de esa carpeta del equipo.
  • Carpetas compartidas: estas carpetas compartidas pueden ser de propiedad interna o externa. Las carpetas compartidas de propiedad externa solo se incluyen en el informe si se han añadido a la cuenta de Dropbox del equipo. Verás la raíz de primer nivel de la carpeta que se ha compartido.
  • Carpetas privadas: son los espacios personales de los miembros del equipo. La ruta será el nombre de cada miembro del equipo.
• Interna o externa: describe si la carpeta es de propiedad interna o externa. Las carpetas de propiedad externa pertenecen a personas ajenas al equipo de Dropbox.

• Propietario de la carpeta: esta columna describe quién es el propietario de la carpeta de esta fila. 
  • Las carpetas privadas mostrarán la dirección de correo electrónico del miembro del equipo que es el titular de cada carpeta. En este informe solo aparecerá la carpeta privada del miembro del equipo para el que has generado el informe.
  • En las carpetas del equipo y en las carpetas compartidas de propiedad interna se indica "Propiedad del equipo".
  • Las carpetas compartidas de terceras personas mostrarán la dirección de correo electrónico de la persona que las comparta con tu equipo.
• Tamaño (en MB): es la cantidad de datos contenidos en esa ruta.

¿Por qué difieren los números de almacenamiento entre la consola de administración y otras vistas? ¿Hay un desfase en la actualización de los informes?

Las métricas de almacenamiento pueden variar en diferentes secciones de la consola de administración debido a los intervalos de sincronización y los tiempos de procesamiento de datos. Por ejemplo, es posible que los informes generados en la consola de administración no reflejen datos en tiempo real, lo que puede generar discrepancias temporales.

Para obtener la información de almacenamiento más precisa y actualizada:

• Actualiza periódicamente la consola de administración antes de generar informes.
• Espera un poco después de realizar cambios importantes en los datos (como subir o eliminar archivos grandes) para que el sistema actualice todas las métricas de forma coherente.

• Número de archivos: esta columna te indica el número de archivos que contiene esta ruta.

Cómo crear un informe Acceso de miembros

Para exportar los datos de acceso de un miembro como archivo .csv:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración.
3. Haz clic en Miembros en la barra lateral izquierda.
4. Haz clic en “…” (tres puntos) junto a un usuario.
5. Haz clic en Crear informe de acceso.
6. Haz clic en Iniciar exportación.

Una vez generado el informe, aparecerá en la carpeta de Dropbox “Informes de Dropbox para empresas”. Se llamará “DD-MM-AAAA/Nombre del miembro/Informe de datos de acceso”. Nadie más podrá acceder a él, a menos que lo compartas. También recibirás un mensaje de correo electrónico cuando el informe esté listo.