Cómo crear un informe de almacenamiento del equipo

Los informes de almacenamiento ayudan a los equipos a comprender qué contenido está ocupando el espacio disponible. El informe muestra cuánta información se guarda en:

• Las carpetas de equipo
• Las carpetas compartidas (internas o externas)
• Carpeta privada

¿Quién puede crear un informe de almacenamiento del equipo?

Los siguientes administradores pueden generar este tipo de informe: 

• Administradores de equipo 
• Administradores de gestión de usuarios
• Administradores de informes 
• Los administradores de seguridad

¿Qué incluye un informe de almacenamiento del equipo?

El informe de almacenamiento del equipo incluye una única fila para cada carpeta. Muestra los siguientes elementos: 

• Ruta: esta es la ruta de acceso de la carpeta en cada fila. El nivel de detalle que verás variará según el tipo de carpeta.
• Tipo de carpeta: esta columna describe los distintos tipos de carpeta:
  • Carpetas del equipo: son carpetas incluidas en el espacio del equipo. Solo verás la ruta raíz de una carpeta del equipo.
  • Subcarpetas del equipo: son las subcarpetas que pertenecen a una carpeta del equipo específica y que se comparten con un grupo diferente de personas.
  • Carpetas restringidas: son las carpetas cuyo acceso has restringido a personas específicas.
  • Carpetas compartidas: estas carpetas compartidas pueden ser de propiedad interna o externa. Las carpetas compartidas de propiedad externa solo se incluyen en este informe si se han añadido a la cuenta de Dropbox de tu equipo. Si no se ha añadido una carpeta de propiedad externa a la cuenta de Dropbox de tu equipo, no se descuenta de tu almacenamiento y no se incluye. Verás la raíz de primer nivel de la carpeta que se compartió. 
    • Nota: cada subcarpeta dentro de una carpeta del equipo compartida tiene su propia fila. Esto significa que esas carpetas y su contenido no están en la fila de la carpeta del equipo raíz en el informe. El tamaño total de una carpeta del equipo incluye todo lo que contiene esa carpeta y todas sus subcarpetas compartidas.
  • Contenido privado: son los espacios personales de los miembros de tu equipo. La ruta tendrá el nombre del miembro del equipo. Esto incluye todos los archivos que hayan añadido a su espacio personal y cualquier almacenamiento de Dropbox Backup si han habilitado esa función.
  • Contenido privado suspendido: estos espacios privados pertenecen a miembros del equipo suspendidos.
  • Carpetas de espacio aislado de aplicaciones: estas son carpetas creadas por integraciones de terceros o mediante la API de Dropbox.
  • Carpetas del equipo archivadas: son carpetas que se han archivado, pero que siguen contando a efectos de almacenamiento. 
  • Contenido privado eliminado: son carpetas privadas que pertenecen a miembros eliminados cuyo almacenamiento aún no se ha transferido a otro miembro del equipo. Este contenido aún cuenta para el almacenamiento de tu equipo.
• Tamaño (en MB): esta es la cantidad de datos contenidos en esta ruta. Si sumas cada fila de esta carpeta, obtendrás la cantidad total del espacio de almacenamiento que se está utilizando actualmente.
• Propietario de la carpeta: esta columna describe quién es el propietario de la carpeta de esta fila. 
  • En el caso de las carpetas privadas, se mostrará la dirección de correo electrónico del miembro del equipo. El informe solo muestra la carpeta privada del miembro para el que has ejecutado el informe. 
  • Para las carpetas del equipo, se muestra "Propiedad del equipo".
  • Para las carpetas compartidas que están dentro de carpetas del equipo, también se muestra “Propiedad del equipo”. 
  • Para las carpetas compartidas que sean externas al equipo, se muestra la dirección de correo electrónico de la persona que haya compartido la carpeta con tu equipo. 
• Número de archivos: esta columna muestra el número de archivos que se incluyen en esta ruta de acceso. 

Cómo crear un informe de almacenamiento del equipo

Para exportar los datos de almacenamiento del equipo como archivo .csv directamente desde la Consola de administración:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración.
3. En Productos, haz clic en el menú desplegable junto a Dropbox.
4. Haz clic en Contenido en la barra lateral izquierda.
5. Haz clic en Exportar informe de almacenamiento en el lado derecho. 
6. Haz clic en Iniciar exportación.

Una vez generado, el informe aparecerá en la carpeta de Dropbox titulada "Informes de Dropbox Business". Se llamará "AAAA-MM-DD/Nombre del equipo/Informe de almacenamiento del equipo". Nadie más podrá acceder a ella, a menos que la compartas con ellos. También recibirás un correo electrónico cuando el informe esté listo.
 

¿Por qué difieren los números de almacenamiento entre la consola de administración y otras vistas? ¿Hay un desfase en la actualización de los informes?

Las métricas de almacenamiento pueden variar en diferentes secciones de la consola de administración debido a los intervalos de sincronización y los tiempos de procesamiento de datos. Por ejemplo, es posible que los informes generados en la consola de administración no reflejen datos en tiempo real, lo que puede generar discrepancias temporales.

Para obtener la información de almacenamiento más precisa y actualizada:

• Actualiza periódicamente la consola de administración antes de generar informes.
• Espera un poco después de realizar cambios importantes en los datos (como subir o eliminar archivos grandes) para que el sistema actualice todas las métricas de forma coherente.