Cómo crear un informe de almacenamiento del equipo

Los informes de almacenamiento muestran qué contenido está ocupando el espacio disponible de tu equipo. Incluye el almacenamiento utilizado por:

• Las carpetas de equipo
• Las carpetas compartidas (internas o externas)
• Carpeta privada

¿Quién puede crear un informe de almacenamiento del equipo?

Los siguientes administradores pueden crear este tipo de informe:

• Administradores de equipo
• Administradores de gestión de usuarios
• Los administradores de informes
• Los administradores de seguridad
• Administradores de apoyo
• Administradores de cumplimiento
   

¿Qué incluye un informe de almacenamiento del equipo?

El informe de almacenamiento del equipo tiene una sola fila para cada carpeta e incluye lo siguiente:

• Ruta: la ubicación de la carpeta. La cantidad de detalles que se muestra depende del tipo de carpeta.
• Tipo de carpeta: describe los diferentes tipos de carpetas. Por ejemplo:
  • Carpetas del equipo: las carpetas principales del espacio de tu equipo.
  • Subcarpetas del equipo: subcarpetas que se encuentran dentro de una carpeta del equipo y se comparten con otro grupo.
  • Carpetas restringidas: carpetas limitadas a personas específicas.
  • Carpetas compartidas: carpetas compartidas internas o externas.
    • Las carpetas compartidas de propiedad externa solo aparecen si se añaden a la cuenta de Dropbox de tu equipo. De lo contrario, no aparecerá y no ocupará el espacio de almacenamiento de tu equipo. Verás la carpeta raíz de primer nivel correspondiente a la carpeta que se haya compartido.
    • Cada carpeta corresponde a una fila en el informe de almacenamiento si tiene permisos de uso compartido únicos. Si la lista de acceso de una subcarpeta ha cambiado con respecto a la de su carpeta superior, esa subcarpeta corresponderá a una línea independiente en el informe y no se incluirá en las cifras de la carpeta superior.
  • Contenido privado: el espacio personal de un miembro del equipo, incluido Dropbox Backup, si está habilitado.
  • Contenido privado suspendido: espacios privados que pertenecen a miembros del equipo suspendidos.
  • Carpetas de zonas protegidas de aplicaciones: las que se han creado mediante integraciones de terceros o la API de Dropbox.
  • Carpetas de equipo archivadas: estas carpetas ocupan espacio de almacenamiento.
  • Contenido privado eliminado: es el contenido de miembros que se han eliminado cuyo almacenamiento aún no se ha transferido a otra persona del equipo. Se tiene en cuenta para el almacenamiento de tu equipo.
• Tamaño (en MB): los datos almacenados en esta ruta.
  • Nota: Si la lista de acceso de una subcarpeta ha cambiado con respecto a la de su carpeta superior, esa subcarpeta corresponderá a una línea independiente en el informe y no se incluirá en las cifras de la carpeta superior.
• Propietario de la carpeta: quién es el titular de la carpeta. 
  • Las carpetas privadas muestran la dirección de correo electrónico del miembro correspondiente.
  • En las carpetas del equipo se indica Propiedad del equipo.
  • Las carpetas compartidas que están dentro de las carpetas del equipo también se muestran como Propiedad del equipo.
  • Las carpetas compartidas que no pertenecen al equipo muestran la dirección de correo electrónico de la persona que las comparte.
• Número de archivos: el número de archivos que se almacenan en esta ruta.

Cómo crear un informe de almacenamiento del equipo

Para exportar los datos de almacenamiento del equipo en formato .csv desde la Consola de administración:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración.
3. En Productos, haz clic en el menú desplegable a la izquierda de Dropbox. 
4. Haz clic en Contenido.
5. Haz clic en Exportar informe de almacenamiento.
6. Haz clic en Iniciar exportación.

El informe aparecerá en la carpeta de Dropbox titulada Informes de Dropbox Business. Se llamará "AAAA-MM-DD/Nombre del equipo/Informe de almacenamiento del equipo". Nadie más podrá acceder a él, a menos que lo compartas. Además, recibirás un correo electrónico cuando el informe esté listo.
 

Comparación del informe de almacenamiento del equipo y el informe de las carpetas del equipo

El informe de almacenamiento del equipo ofrece una vista detallada por carpeta del uso del almacenamiento, incluyendo la ruta, el tipo de carpeta, el propietario, el tamaño y el número de archivos. 

El informe de las carpetas del equipo muestra qué está consumiendo el almacenamiento dentro de las carpetas y subcarpetas del equipo, tanto las activas como las archivadas. También proporciona información sobre qué miembros del equipo y usuarios externos tienen acceso a las carpetas y cuándo se modificaron por última vez.

Cómo acceder al informe de las carpetas del equipo

Para exportar el informe de las carpetas del equipo:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración.
3. En Productos, haz clic en el menú desplegable a la izquierda de Dropbox. 
4. Haz clic en Contenido.
5. Haz clic en Exportar el informe de las carpetas del equipo.
6. Haz clic en Iniciar exportación.

El informe aparecerá en la carpeta de Dropbox titulada Informes de Dropbox Business. Se llamará "AAAA-MM-DD/Nombre del equipo/Informe de carpetas del equipo". Nadie más podrá acceder a él, a menos que lo compartas. Además, recibirás un correo electrónico cuando el informe esté listo.

Por qué a veces varían las cifras relativas al almacenamiento

Las métricas de almacenamiento pueden variar en diferentes secciones de la consola de administración debido a los intervalos de sincronización y los tiempos de procesamiento de datos. Por ejemplo, es posible que los informes generados en la consola de administración no reflejen datos en tiempo real, lo que puede generar discrepancias temporales.