Cómo crear un informe de almacenamiento del equipo

Los informes de almacenamiento del equipo ayudan a los equipos a entender cómo se distribuye el contenido que ocupa su espacio disponible de almacenamiento. Estos informes muestran cuánta información se guarda en:

• Las carpetas de equipo
• Las carpetas compartidas (internas o externas)
• Carpeta privada

¿Quién puede crear un informe de almacenamiento del equipo?

Los siguientes administradores pueden generar este tipo de informe: 

• Administradores de equipo 
• Administradores de gestión de usuarios
• Administradores de informes 
• Los administradores de seguridad

¿Qué incluye un informe de almacenamiento del equipo?

El informe de almacenamiento del equipo incluye una única fila para cada carpeta. Muestra los siguientes elementos: 

• Ruta: esta es la ruta de acceso de la carpeta en cada fila. El nivel de detalle que verás en la ruta variará según el tipo de carpeta.
• Tipo de carpeta: esta columna describe el tipo de carpeta. Los diferentes tipos de carpetas son:
  • Carpetas de equipo: para las carpetas de equipo, solo verás la ruta raíz de esa carpeta de equipo.
  • Carpetas compartidas: estas carpetas compartidas pueden ser de propiedad interna o externa. Las carpetas compartidas de propiedad externa solo se incluyen en este informe si se han añadido a la cuenta de Dropbox de tu equipo. Si no se ha añadido una carpeta de propiedad externa a la cuenta de Dropbox de tu equipo, no se descuenta de tu almacenamiento y no se incluye en este informe. Verás la raíz de nivel superior de la carpeta que se compartió. 
    • Nota: cada subcarpeta dentro de una carpeta de equipo que se ha compartido tiene su propia fila. Esto significa que esas carpetas y el contenido que contienen no están en la fila de carpetas del equipo raíz del informe. Si sumas el tamaño de la carpeta de equipo y el tamaño de todas tus subcarpetas compartidas, el total representa la cantidad total de datos contenidos en esa carpeta de equipo.
  • Carpetas privadas: estos son los espacios personales de los miembros de tu equipo. La ruta tendrá el nombre del miembro del equipo. Esto incluirá todos los archivos que hayan agregado a su espacio personal e incluido cualquier almacenamiento de Dropbox Backup si han habilitado esa función.
  • Carpetas de espacio aislado de aplicaciones: estas son carpetas creadas por integraciones de terceros o mediante la API de Dropbox.
  • Carpetas del equipo archivadas: son carpetas que se han archivado, pero que siguen contando a efectos de almacenamiento. 
  • Carpetas privadas eliminadas: estas son carpetas privadas de miembros eliminados cuyo almacenamiento aún no se ha transferido a otro miembro del equipo. Este contenido aún cuenta para el almacenamiento de tu equipo.
• Tamaño (en MB): esta es la cantidad de datos contenidos en esta ruta. Si sumas cada fila de esta carpeta, obtendrás la cantidad total de la cuota de almacenamiento que se está utilizando actualmente.
• Propietario de la carpeta: esta columna describe quién es el propietario de la carpeta de esta fila. 
  • En el caso de las carpetas privadas, se mostrará la dirección de correo electrónico del miembro del equipo. Lo único que aparecerá en el informe será la carpeta privada del miembro del equipo sobre el cual hayas creado el informe. 
  • Para las carpetas del equipo, se mostrará "Propiedad del equipo".
  • En cuanto a las carpetas compartidas que estén dentro de carpetas del equipo, también se mostrará “Propiedad del equipo”. 
  • Respecto a las carpetas compartidas que sean externas al equipo, se mostrará la dirección de correo electrónico de la persona que haya compartido la carpeta con el equipo. 
• Número de archivos: esta columna proporciona el número de archivos que se incluyen en esta ruta de acceso. 

Cómo crear un informe de almacenamiento del equipo

Para exportar los datos de almacenamiento del equipo como archivo .csv directamente desde la Consola de administración:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración.
3. Haz clic en Contenido. 
4. Haz clic en Exportar almacenamiento del equipo en el lateral derecho. 
5. Haz clic en Iniciar exportación.

Una vez generado el informe, aparecerá en la carpeta de Dropbox “Informes de Dropbox para empresas”. Se llamará “DD-MM-AAAA/Nombre del equipo/Informe del almacenamiento del equipo”. Nadie más podrá acceder a él, a menos que lo compartas. También recibirás un mensaje de correo electrónico cuando el informe esté listo.