Sådan opretter du en rapport over teamets lagerplads

Rapporter om teamets lagerplads hjælper teams med at få overblik over, hvilket indhold der optager teamets lagerpladskvote. Rapporten viser, hvor mange oplysninger der opbevares i:

• Teammapper
• Delte mapper (interne eller eksterne)
• Private mapper

Hvem kan oprette rapporten over teamets forbrug af lagerplads?

Følgende typer administratorer kan generere denne type rapport: 

• Teamadministratorer 
• Brugeradministratorer
• Rapportadministratorer 
• Sikkerhedsadministratorer

Hvad indeholder en rapport over teamets forbrug af lagerplads?

Rapporten over teamets forbrug af lagerplads indeholder en række for hver mappe. Den viser følgende: 

• Sti: Dette er stien til mappen på hver række. Det viste detaljeniveau afhænger af mappetypen.
• Mappetype: I denne kolonne beskrives de forskellige mappetyper.
  • Teammapper: Dette er mapper, som er inkluderet i teamområdet. Du kan kun se rodstien til en teammappe.
  • Teamundermapper: Disse er undermapper, der tilhører en specifik teammappe, og som deles med en anden gruppe mennesker.
  • Begrænsede mapper: Dette er de mapper, hvis adgang du har begrænset til bestemte personer.
  • Delte mapper: Disse delte mapper kan være ejet internt eller eksternt. Mapper, der ejes eksternt, er kun med i rapporten, hvis de er føjet til teamets Dropbox-konto. Hvis en eksternt ejet mappe ikke er føjet til teamets Dropbox-konto, tæller den ikke med i forbruget af lagerplads, og den vil ikke være inkluderet. Du kan se rodmappen på øverste niveau for den delte mappe. 
    • Bemærk! Der er en separat række for hver undermappe i en delt teammappe. Det betyder, at disse mapper og deres indhold ikke findes i rækken med rodteammappen i rapporten. En teammappes samlede størrelse omfatter alt, hvad der findes i mappen og alle dens delte undermapper.
  • Privat indhold: Dette er dine teammedlemmers private områder. Stien vil være teammedlemmets navn. Dette omfatter alle de filer, de har føjet til deres private område, samt lagerplads fra Dropbox Backup, hvis de har aktiveret den funktion.
  • Suspenderet privat indhold: Disse private pladser tilhører suspenderede teammedlemmer.
  • Mapper til appsandkasse: Disse mapper er oprettet af integrationer fra tredjeparter eller ved hjælp af Dropbox API.
  • Arkiverede teammapper: Disse mapper er arkiveret, men medregnes stadig i din anvendte lagerplads. 
  • Fjernet privat indhold: Disse private mapper tilhører slettede teammedlemmer, hvis lagerplads endnu ikke er overført til et andet teammedlem. Dette indhold medregnes også i teamets anvendte lagerplads.
• Størrelse (i MB): Dette er den mængde data, der findes på denne sti. Hvis du lægger rækkerne i denne mappe sammen, giver det den samlede mængde data, der aktuelt anvendes.
• Mappens ejer: I denne kolonne beskrives det, hvem der ejer mappen i denne række. 
  • For private mapper viser den teammedlemmets e-mailadresse. Rapporten viser kun den private mappe for det teammedlem, du kører rapporten for. 
  • For teammapper viser den “Ejes af teamet”.
  • For delte mapper i teammapper viser den også “Ejes af teamet”. 
  • For delte mapper, som er eksterne i forhold til teamet, viser den e-mailadressen for den bruger, der delte mappen med dit team. 
• Antal filer: Denne kolonne viser, hvor mange filer der findes på denne sti. 

Sådan opretter du en rapport over teamets lagerplads

Sådan eksporterer du data om teamets lagerplads til en .csv-fil direkte fra administratorpanelet:

1. Log på dropbox.com med dit administratorlogon.
2. Klik på Administratorpanelet.
3. Klik på rullelisten ud for Dropbox under Produkter.
4. Klik på Indhold i venstre sidepanel.
5. Klik på Eksportér rapport over lagerplads i højre side. 
6. Klik på Start eksport.

Når rapporten er genereret, vises den i din Dropbox-mappe med titlen "Dropbox Business-rapporter". Den bliver navngivet "ÅÅÅÅ-MM-DD/Teamnavn/Rapport om teamlagerplads". Der er ingen andre, som har adgang til den, medmindre du deler den med dem. Du modtager også en e-mail, når rapporten er klar.
 

Hvorfor afviger tallene for lagerplads mellem administratorpanelet og andre visninger? Forekommer det, at oplysningerne bliver tilgængelige på forskellige tidspunkter?

Lagerpladsdata kan variere på tværs af forskellige afsnit i administratorpanelet på grund af synkroniseringsintervaller og databehandlingstider. Rapporter, der genereres i administratorpanelet, viser f.eks. muligvis ikke data i realtid, hvilket kan medføre midlertidige afvigelser.

Sådan får du de mest nøjagtige og ajour oplysninger om lagerplads:

• Opdater administratorpanelet regelmæssigt, før du genererer rapporter.
• Giv systemet tid til at opdatere alle data på en ensartet måde efter væsentlige dataændringer (såsom upload eller sletning af store filer).