Einen Zugriffsbericht für ein Mitglied erstellen

Zugriffsberichte für Mitglieder zeigen, auf welche Pfade einzelne Teammitglieder Zugriff haben. Dadurch können Admins im Speicher der Teammitglieder bestimmte Muster erkennen. Dieser Bericht wird für ein einzelnes Mitglied erstellt.

Wer kann einen Zugriffsbericht für ein Mitglied erstellen?

Admins mit bestimmten Rollen können Zugriffsberichte für Mitglieder als .csv-Datei direkt aus der Verwaltungskonsole exportieren. Admins mit den folgenden Rollen können diese Art von Bericht erstellen: 

• Team-Admins 
• Nutzer-Admins
• Berichts-Admins 
• Sicherheits-Admins

Was ist im Zugriffsbericht für ein Mitglied enthalten?

Der Zugriffsbericht für ein Mitglied enthält jeweils eine Spalte für jedes der folgenden Elemente: 

• Pfad: Jede Zeile enthält den Pfad eines Ordners. Der Genauigkeitsgrad des Pfades variiert je nach Ordnertyp.
• Ordnertyp: Diese Spalte nennt den Ordnertyp. Es gibt folgende Arten von Ordnern:
  • Team-Ordner – Bei Team-Ordnern sehen Sie nur den Stammpfad des Team-Ordners.
  • Freigegebene Ordner – Diese Ordner können Teammitgliedern oder externen Personen gehören. Freigegebene Ordner mit externen Eigentümern werden nur in diesen Bericht aufgenommen, wenn sie dem Dropbox-Konto Ihres Teams hinzugefügt wurden. Sie sehen das Stammverzeichnis der höchsten Ebene des freigegebenen Ordners.
  • Private Ordner – Dies sind die persönlichen Bereiche Ihrer Teammitglieder. Der Pfad entspricht dem Namen des Teammitglieds.
• Intern oder extern: Hier wird gezeigt, ob der Ordner einer internen oder externen Person gehört. Externe Ordner gehören einer Person außerhalb Ihres Dropbox-Teams.

• Eigentümer des Ordners: In dieser Spalte wird angegeben, wem der Ordner aus dieser Zeile gehört. 
  • In privaten Ordnern wird die E-Mail-Adresse des Teammitglieds angezeigt, dem der Ordner gehört. Der einzige private Ordner, der in diesem Bericht angezeigt wird, ist der private Ordner des Teammitglieds, für das Sie den Bericht erstellt haben. 
  • Team-Ordner und freigegebene Ordner, die Teammitgliedern gehören, werden als „Eigentum des Teams“ angezeigt. 
  • In freigegebenen Ordnern, die externen Personen gehören, wird die E-Mail-Adresse der Person angezeigt, die den Ordner für Ihr Team freigegeben hat. 
• Größe (in MB): Hier steht die in diesem Pfad enthaltene Datenmenge.

Warum unterscheiden sich die Speicherzahlen zwischen der Verwaltungskonsole und anderen Ansichten? Gibt es eine Verzögerung bei der Berichterstattung?

Speicherplatz-Metriken können in verschiedenen Abschnitten der Verwaltungskonsole aufgrund von Synchronisationsintervallen und Datenverarbeitungszeiten variieren. Beispielsweise spiegeln in der Verwaltungskonsole generierte Berichte möglicherweise keine Echtzeitdaten wider, was zu vorübergehenden Abweichungen führt.

So erhalten Sie die genauesten und aktuellsten Speicherinformationen:

• Aktualisieren Sie die Verwaltungskonsole regelmäßig, bevor Sie Berichte erstellen.
• Warten Sie nach wesentlichen Datenänderungen (wie dem Hochladen oder Löschen großer Dateien) einige Zeit, damit das System alle Metriken einheitlich aktualisieren kann.

• Anzahl der Dateien: Diese Spalte gibt die Anzahl der Dateien an, die in diesem Pfad enthalten sind. 

Einen Zugriffsbericht für ein Mitglied erstellen

So exportieren Sie die Zugriffsdaten eines Mitglieds als .csv-Datei:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Mitglieder . 
4. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (…) neben einem bestimmten Nutzer.
5. Klicken Sie auf Zugriffsbericht erstellen. 
6. Klicken Sie auf Export starten.

Der Bericht wird erstellt und in Ihrem Dropbox-Ordner „Berichte für die geschäftliche Dropbox“ gespeichert. Der Name lautet „TT-MM-JJJJ/Name des Mitglieds/Detailbericht zum Zugriff“. Nur Sie können auf den Bericht zugreifen, es sei denn, Sie teilen ihn mit anderen Personen. Sobald der Bericht bereitsteht, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.