Sådan opretter du en rapport over medlemsdata

Rapporter over medlemsdata viser, hvor mange oplysninger det enkelte teammedlem har adgang til, og hvor meget lagerplads medlemmet bruger. Rapporten indeholder en liste med en række for hvert teammedlem. 

Hvem kan oprette en rapport over medlemsdata?

Følgende typer administratorer kan generere denne type rapport: 

• Teamadministratorer 
• Brugeradministratorer
• Rapportadministratorer 
• Sikkerhedsadministratorer

Hvad indeholder en rapport over medlemsdata?

Rapporten over medlemsdata indeholder en kolonne for hver af følgende:

• Fornavn
• Efternavn
• E-mailadresse
• Rolle: Hvis brugeren er administrator, vises vedkommendes administratorrolle, f.eks. “Administrator for regler og standarder”. Hvis vedkommende ikke er administrator, står der “Medlem”.
• Status: De forskellige statusser er Aktiv, Inviteret, Slettet eller Suspenderet.
• Forbrug (i MB): Denne værdi opdateres hver 8. time og viser, hvor mange data et medlem bruger, herunder private filer, sikkerhedskopier og mapper, der er tilføjet fra eksterne teams.
  • Bemærk! Når tallene for hvert medlem lægges sammen, giver det muligvis ikke den samlede lagermængde. Hvis flere medlemmer føjer den samme eksterne mappe til deres private mappe, tælles den eksterne mappe kun én gang i forhold til lagerpladsen, men i rapporten vises den som anvendt plads for det enkelte medlem.
• Pladsbegrænsning: Dette er den lagerplads, som det enkelte medlem er tildelt af teamadministratoren.
• Tilmeldingsdato:  Den dato, hvor medlemmet blev tilmeldt teamet.
• Invitationsdato: Den dato, hvor medlemmet oprindeligt blev inviteret. Vises kun, hvis invitationen ikke er accepteret endnu.
• Virksomhedsadministrerede grupper: Viser alle de grupper, som medlemmet er medlem af, og som administreres af organisationen.
• Brugerstyrede grupper: Viser de grupper, som medlemmet er medlem af, og som administreres af medlemmer.
• Totrinsbekræftelse: Viser, om totrinsbekræftelse er påkrævet eller ej.
• Samlet lagerplads, som medlemmet har adgang til: Viser den samlede mængde data, som medlemmet har adgang til. Dette er ikke det samme som brugerens forbrug af data.
• Det samlede antal filer, som medlemmet har adgang til: Viser det samlede antal filer, som medlemmet har adgang til fra interne og eksterne kilder.
• Antal personlige filer, som medlemmet har: Det antal filer, som medlemmet har i sin private mappe.
• Antal teammapper på øverste niveau, som medlemmet har adgang til: Det antal mapper på øverste niveau, som medlemmet har adgang til.
• Antal eksternt ejede, delte mapper, som medlemmet har adgang til: Det antal delte mapper fra eksterne teams eller brugere, som medlemmet har adgang til.
• Antal internt delte mapper, som brugeren har adgang til: Det antal internt delte mapper, som medlemmet har adgang til.

Sådan opretter du en rapport over medlemsdata:

Sådan eksporterer du medlemsdata til en .csv-fil:

1. Log på dropbox.com med dit administratorlogon.
2. Vælg Administratorpanel.
3. Klik på Medlemmer i venstre sidepanel.
4. Klik på “…” (tre prikker) Flere valgmuligheder. 
5. Klik på Eksportér medlemsdata.
6. Klik på Start eksport.

Når rapporten er genereret, vises den i din Dropbox-mappe med navnet “Dropbox Business-rapporter”. Rapporten hedder “ÅÅÅÅ-MM-DD/Teamnavn/Medlemsdata”. Det er kun dig, der har adgang til rapporten, medmindre du deler den med andre. Du modtager en e-mail, når rapporten er klar.