Comment gérer l’espace de stockage Dropbox de votre équipe

Les administrateurs d’équipe ont accès à des outils qui permettent de surveiller, de contrôler et d’optimiser l’espace de stockage de leur équipe Dropbox.

Quels éléments sont pris en compte dans l’espace de stockage de votre équipe ?

Tout ce qui se trouve dans l’espace partagé de votre équipe, y compris les dossiers d’équipe, les dossiers partagés appartenant à l’équipe et le contenu stocké dans les dossiers des membres de votre équipe, sera pris en compte dans l’espace de stockage disponible de votre équipe. Les dossiers se comportent différemment selon leur propriétaire et leur appartenance. 

Par exemple :

• Les dossiers d’équipe utilisent l’espace de stockage de votre équipe et ne sont pas pris en compte dans la limite de stockage du membre de l’équipe.
• Les dossiers partagés externes utilisent l’espace de stockage de votre équipe s’ils sont ajoutés à la Dropbox de votre équipe.
• Les dossiers partagés appartenant à des membres utilisent l’espace de stockage de votre équipe et sont pris en compte dans la limite de stockage du membre individuel.
• Le contenu Replay et de sauvegarde appartenant à des membres utilise l’espace de stockage de votre équipe et est pris en compte dans la limite de stockage du membre individuel.

Découvrez de quelle manière les dossiers partagés affectent votre espace de stockage.

Comment voir l’espace de stockage utilisé par votre équipe 

Les administrateurs peuvent créer, consulter et télécharger des rapports qui montrent comment leur équipe dans son ensemble et ses membres de manière individuelle utilisent l’espace de stockage.

Rapports sur le stockage de l’équipe

Ce rapport vous indique les éléments qui utilisent l’espace de stockage de l’équipe, notamment :

• les dossiers et sous-dossiers d’équipe ;
• les dossiers partagés (internes et externes) ;
• les dossiers privés des membres (actifs, suspendus ou supprimés) ;
• les dossiers archivés et créés par l’application.

Découvrez comment créer un rapport de stockage d’équipe.

Rapports sur les membres

Les rapports sur les membres indiquent à quels éléments chaque membre de l’équipe peut accéder et l’espace de stockage que celui-ci utilise : 

• Rapport sur les données des membres : affiche l’utilisation, les limites et l’accès aux fichiers pour chaque utilisateur.
• Rapport sur l’accès des membres : affiche les dossiers auxquels chaque utilisateur peut accéder.

Ces rapports peuvent vous aider à identifier les dépassements ou les modèles d’accès inhabituels.



Détails de l’espace de stockage

La section Détails de l’espace de stockage du tableau de bord de l’interface d’administration vous donne un aperçu clair et en temps réel de la façon dont le stockage est utilisé dans les dossiers de votre équipe et au sein des membres de votre équipe.

Vous pouvez afficher l’utilisation de votre espace de stockage par dossier d’équipe, par heure et par membre :

• Dossiers d’équipe : consultez l’espace de stockage utilisé par chacun des dossiers de votre équipe. Le graphique interactif Dossiers d’équipe affiche les dossiers qui utilisent le plus d’espace de stockage et regroupe les autres sous Autre. Vous pouvez afficher tous les dossiers de votre équipe répertoriés à côté du graphique. Pour obtenir des informations plus détaillées sur l’espace de stockage utilisé par chaque dossier d’équipe, cliquez sur le nom du dossier dans le graphique ou dans la liste à côté.
• Historique d’utilisation : affichez l’espace de stockage total utilisé par votre équipe au fil du temps. Pour voir le nombre exact de téraoctets utilisés, le pourcentage de stockage utilisé, ainsi que la date et l’heure spécifiques pour ces données, passez le curseur sur la tendance Au fil du temps.
• Membre de l’équipe : consultez l’espace de stockage utilisé par chaque membre de votre équipe. La section Membre de l’équipe affiche les 10 membres de l’équipe utilisant le plus d’espace de stockage. Pour voir tous les membres de l’équipe, cliquez sur Voir tous les membres. Pour voir la quantité exacte de téraoctets utilisés par un membre de l’équipe, sa limite de stockage, ainsi que la date et l’heure spécifiques pour ces données, passez le curseur sur le nom du membre de l’équipe.

Comment gérer les limites de stockage

Les administrateurs d’équipe peuvent définir des limites de stockage personnalisées pour chaque membre de leur équipe. Ces limites s’appliquent uniquement aux dossiers d’un membre et permettent d’éviter les dépassements accidentels sans restreindre la collaboration.

Limites de stockage par utilisateur

• S’appliquent uniquement aux dossiers appartenant à ce membre de l’équipe.
• N’affecte pas les dossiers d’équipe, les dossiers partagés ou le contenu appartenant à des personnes extérieures à l’équipe.
• Aidez les administrateurs à gérer le stockage sans dépendre uniquement d’un seul pool de stockage d’équipe partagé.

Définir une limite d’espace de stockage personnalisée pour l’ensemble des membres de l’équipe

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
3. Sous Produits, cliquez sur le menu déroulant à côté de Dropbox.
4. Cliquez sur Paramètres.
5. Sous Contenu, faites défiler la page jusqu’à Espace de stockage.
6. Faites basculer la limite de stockage des membres sur Activé (continuer la synchronisation) ou Activé (arrêter la synchronisation).
7. Saisissez une valeur limite personnalisée à l’aide du menu déroulant à côté de Limite de stockage par membre.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier la limite de stockage d’un membre de l’équipe à partir de l’onglet Membres

Les administrateurs d’équipe peuvent mettre à jour les limites de stockage d’un membre de l’équipe à partir de l’onglet Membres. Avant de commencer, assurez-vous que l’option Limite de stockage des membres est définie sur Activé (continuer la synchronisation)ou Activé (arrêter la synchronisation) dans l’interface d’administration.

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
3. Cliquez sur Membres.
4. Sélectionnez le membre de l’équipe que vous souhaitez mettre à jour.
5. Dans la colonne Espace de stockage utilisé, cliquez sur ☑ (modifier).
6. Saisissez une nouvelle limite personnalisée.

Vous pouvez également mettre à jour les limites de stockage d’un membre en sélectionnant le membre de l’équipe directement dans l’onglet Membres et en cliquant sur Modifier la limite d’espace.

Découvrez comment limiter l’espace de stockage accessible à un membre de l’équipe Dropbox.

Comment optimiser l’espace de stockage pour votre équipe

Nettoyage de l’espace de stockage

Si votre équipe approche de sa limite de stockage, vous pouvez utiliser l’outil de nettoyage inclus dans Gérer l’espace de stockage. Vous obtiendrez un aperçu de l’utilisation de cet espace et des recommandations sur la façon d’économiser de l’espace de stockage.

À partir de l’outil de nettoyage inclus dans Gérer l’espace de stockage, vous pouvez afficher les fichiers et les dossiers, voir l’espace de stockage qu’ils utilisent et prendre des mesures si nécessaire :

1. Cliquez sur ☑ (plus d’options) à côté du dossier que vous souhaitez gérer.
2. Cliquez sur Plus.
3. Cliquez sur Gérer l’espace de stockage.
4. Filtrez le contenu par Plus volumineux ou Dernière activité.
5. Passez le curseur sur le contenu sur lequel vous souhaitez prendre des mesures :
   • Pour supprimer le contenu, cliquez sur Supprimer.
   • Pour ouvrir le contenu dans un nouvel onglet, cliquez sur ☑ (ouvrir).

Découvrez comment récupérer des fichiers et des dossiers supprimés.

Gérer l’espace de stockage des membres qui ont quitté l’équipe

La suppression d’utilisateurs ne libère pas instantanément de l’espace. Les fichiers et les sauvegardes sont conservés à moins d’être supprimés. Il est donc recommandé d’effectuer les actions suivantes :

• Transférer la propriété du contenu utilisateur avant sa suppression.
• Supprimer définitivement le contenu privé et les sauvegardes supprimés.

Découvrez comment gérer les fichiers des membres supprimés de l’équipe.

Passer à un forfait supérieur ou ajouter de l’espace de stockage

Si vous approchez de la limite pour votre équipe, les administrateurs peuvent :

• Passer à un forfait d’équipe supérieur.
• Acheter de l’espace de stockage supplémentaire.

Découvrez comment obtenir plus d’espace de stockage.

Comment résoudre les problèmes d’espace de stockage 

Pour résoudre les problèmes de synchronisation ou d’espace sur le disque dur, vous pouvez utiliser les options suivantes :

• Synchronisation sélective : choisissez quels dossiers synchroniser de manière locale.
• Fichiers en ligne : conservez les fichiers uniquement dans le cloud.

Découvrez comment résoudre les problèmes d’espace sur le disque dur.