Comment gérer l’espace de stockage Dropbox de votre équipe

Les administrateurs d’équipe ont accès à des outils qui permettent de surveiller, de contrôler et d’optimiser l’espace de stockage de leur équipe Dropbox.

Quels éléments sont pris en compte dans l’espace de stockage de votre équipe ?

Tout ce qui se trouve dans l’espace partagé de votre équipe, y compris les dossiers d’équipe, les dossiers partagés appartenant à l’équipe et le contenu stocké dans les dossiers des membres de votre équipe, est pris en compte dans l’espace de stockage disponible de votre équipe. Les dossiers se comportent différemment selon leur propriétaire et leur appartenance.

Par exemple :

• Les dossiers d’équipe utilisent l’espace de stockage de votre équipe et ne sont pas pris en compte dans la limite de stockage du membre de l’équipe.
• Les dossiers partagés externes utilisent l’espace de stockage de votre équipe s’ils sont ajoutés à la Dropbox de votre équipe.
• Les dossiers partagés appartenant à des membres de l’équipe utilisent l’espace de stockage de votre équipe et sont pris en compte dans la limite de stockage du membre individuel.
• Le contenu Replay et de sauvegarde appartenant à des membres utilise l’espace de stockage de votre équipe et est pris en compte dans la limite de stockage du membre individuel.

Découvrez de quelle manière les dossiers partagés affectent votre espace de stockage.

Afficher l’espace de stockage utilisé par votre équipe

Les administrateurs peuvent créer, consulter et télécharger des rapports sur l’espace de stockage de l’équipe, qui indiquent comment leur équipe et chacun de ses membres utilisent l’espace de stockage.

Rapport sur l’espace de stockage de l’équipe

Le rapport sur l’espace de stockage de l’équipe vous indique les éléments qui utilisent l’espace de stockage de votre équipe, notamment :

• Les dossiers d’équipe et les sous-dossiers d’équipe éligibles
• les dossiers privés des membres (actifs, suspendus ou supprimés) ;
• les dossiers archivés et créés par l’application.
• Vue d’ensemble des dossiers partagés
• Utilisation de Dropbox Replay et de la sauvegarde (le cas échéant)

Découvrez comment créer un rapport de stockage d’équipe.
 

Rapport sur les dossiers d’équipe

Le rapport sur les dossiers d’équipe offre une vue d’ensemble des éléments qui occupent de l’espace de stockage au sein des dossiers et sous-dossiers de l’équipe, qu’ils soient actifs ou archivés. Il fournit également des informations sur les membres de l’équipe et les utilisateurs externes qui disposent d’un accès aux dossiers, ainsi que sur la ou les dates de dernière modification.

Pour accéder au rapport sur les dossiers d’équipe :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
3. Sous Produits, cliquez sur le menu déroulant à côté de Dropbox.
4. Cliquez sur Contenu.
5. Sélectionnez Exporter le rapport sur les dossiers d’équipe.
6. Une fois le fichier CSV généré,
7. ouvrez le rapport à partir de votre dossier Rapports Dropbox Business.
    

Rapport sur les dossiers partagés

Ce rapport porte sur l’espace de stockage utilisé par les dossiers partagés qui sont pris en compte dans votre quota et fournit des informations plus détaillées sur le partage et l’accès, notamment :

• Les membres de l’équipe disposant de dossiers partagés montés sur leur appareil (avec leur chemin de montage)
• Les membres de l’équipe et les utilisateurs externes disposant d’un accès aux dossiers
• La ou les dates de dernière modification
• Si un dossier est interne, externe ou orphelin

Pour accéder au rapport sur les dossiers partagés :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
3. Sous Produits, cliquez sur le menu déroulant à côté de Dropbox.
4. Cliquez sur Contenu.
   
5. Cliquez sur Exporter le rapport sur les dossiers partagés.
6. Sélectionnez Rapport sur les dossiers partagés parmi les actions disponibles.
7. Une fois le fichier CSV généré,
8. Ouvrez le rapport à partir de votre dossier Rapports Dropbox Business.
    

Rapports sur les membres

Les rapports sur les membres indiquent à quels éléments chaque membre de l’équipe peut accéder et l’espace de stockage que celui-ci utilise.

Les rapports disponibles sont les suivants :

• Rapport sur les données des membres : affiche l’utilisation, les limites et l’accès aux fichiers pour chaque membre.
• Rapport sur l’accès des membres : affiche les dossiers auxquels chaque membre peut accéder.

Ces rapports peuvent vous aider à identifier les dépassements de l’espace de stockage ou les modèles d’accès inhabituels.

Détails de l’espace de stockage

La section Détails de l’espace de stockage du tableau de bord de l’interface d’administration affiche un aperçu en temps réel de la façon dont le stockage est utilisé dans les dossiers de votre équipe et au sein des membres de votre équipe.

Vous pouvez afficher l’utilisation de votre espace de stockage par :

• Dossiers d’équipe : consultez l’espace de stockage utilisé par chacun des dossiers de votre équipe. Le graphique interactif affiche les dossiers qui utilisent le plus d’espace de stockage et regroupe les autres sous Autre. Vous pouvez afficher tous les dossiers de votre équipe répertoriés à côté du graphique. Pour obtenir des informations plus détaillées sur l’espace de stockage utilisé par chaque dossier d’équipe, cliquez sur le nom du dossier dans le graphique ou dans la liste à côté.
• Historique d’utilisation : consultez l’espace de stockage total utilisé par votre équipe au fil du temps. Pour voir le nombre exact de téraoctets utilisés, le pourcentage de stockage utilisé, ainsi que la date et l’heure spécifiques pour ces données, passez le curseur sur la tendance Au fil du temps.
• Membre de l’équipe : consultez l’espace de stockage utilisé par chaque membre de votre équipe. La section Membre de l’équipe affiche les 10 membres de l’équipe utilisant le plus d’espace de stockage. Cliquez sur Voir tous les membres pour afficher tous les membres de votre équipe. Pour voir la quantité exacte de téraoctets utilisés par un membre de l’équipe, sa limite de stockage, ainsi que la date et l’heure spécifiques pour ces données, passez le curseur sur le nom du membre de l’équipe.

Comment gérer les limites de stockage

Les administrateurs d’équipe peuvent définir des limites de stockage personnalisées pour chaque membre de leur équipe. Ces limites s’appliquent uniquement aux dossiers d’un membre et permettent d’éviter les dépassements accidentels sans restreindre la collaboration.

Limites de stockage par utilisateur

• S’appliquent uniquement aux dossiers appartenant à ce membre de l’équipe.
• N’affecte pas les dossiers d’équipe, les dossiers partagés ou le contenu appartenant à des personnes extérieures à l’équipe.
• Aidez les administrateurs à gérer le stockage sans dépendre uniquement d’un seul pool de stockage d’équipe partagé.

Définir une limite de stockage personnalisée pour l’ensemble des membres de l’équipe

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
3. Sous Produits, cliquez sur le menu déroulant à côté de Dropbox.
4. Cliquez sur Paramètres.
5. Sous Contenu, faites défiler la page jusqu’à Espace de stockage.
6. Faites basculer la limite de stockage des membres sur Activé (continuer la synchronisation) ou Activé (arrêter la synchronisation).
7. Saisissez une valeur limite personnalisée à l’aide du menu déroulant à côté de Limite de stockage par membre.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Découvrez comment définir des limites de stockage pour les dossiers d’équipe.

Modifier une limite de stockage pour un membre de l’équipe

Les administrateurs d’équipe peuvent mettre à jour les limites de stockage d’un membre de l’équipe à partir de l’onglet Membres. Avant de commencer, assurez-vous que l’option Limite de stockage des membres est définie sur Activé (continuer la synchronisation)ou Activé (arrêter la synchronisation) dans l’interface d’administration.

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
3. Cliquez sur Membres.
4. Sélectionnez le membre de l’équipe que vous souhaitez mettre à jour.
5. Dans la colonne Espace de stockage utilisé, cliquez sur ☑ (modifier).
6. Saisissez une nouvelle limite personnalisée.

Vous pouvez également mettre à jour la limite de stockage d’un membre en sélectionnant le membre de l’équipe directement dans l’onglet Membres et en cliquant sur Modifier la limite d’espace.

Découvrez comment limiter l’espace de stockage accessible à un membre de l’équipe Dropbox.

Comment optimiser l’espace de stockage pour votre équipe

Nettoyage de l’espace de stockage

Si votre équipe approche de sa limite de stockage, utilisez l’outil de nettoyage inclus dans Gérer l’espace de stockage pour examiner l’utilisation de cet espace et identifier les possibilités d’économiser de l’espace de stockage.

À partir de l’outil de nettoyage inclus dans Gérer l’espace de stockage, vous pouvez afficher les fichiers et les dossiers, voir l’espace de stockage qu’ils utilisent et prendre des mesures si nécessaire.

Pour gérer le nettoyage de l’espace de stockage :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur ☑ (plus d’options) à côté du dossier que vous souhaitez gérer.
3. Cliquez sur Plus.
4. Cliquez sur Gérer l’espace de stockage.
5. Filtrez le contenu par Plus volumineux ou Dernière activité.
6. Passez le curseur sur le contenu pour prendre des mesures :
   • Pour supprimer le contenu, cliquez sur Supprimer.
   • Pour ouvrir le contenu dans un nouvel onglet, cliquez sur ☑ (ouvrir).

Découvrez comment récupérer des fichiers et des dossiers supprimés.

Gérer l’espace de stockage des membres supprimés

La suppression de membres de l’équipe ne libère pas instantanément de l’espace. Les fichiers et les sauvegardes sont conservés à moins d’être supprimés. Il est donc recommandé d’effectuer les actions suivantes :

• Transférer la propriété du contenu utilisateur avant sa suppression.
• Supprimer définitivement le contenu privé et les sauvegardes supprimés.

Découvrez comment gérer les fichiers des membres supprimés de l’équipe.

Passer à un forfait supérieur ou ajouter de l’espace de stockage

Si la limite de stockage de votre équipe est presque atteinte, les administrateurs peuvent :

• Passer à un forfait d’équipe supérieur.
• Acheter de l’espace de stockage supplémentaire.

Découvrez comment obtenir plus d’espace de stockage.

Résoudre les problèmes d’espace de stockage

Pour résoudre les problèmes de synchronisation ou d’espace sur le disque dur, vous pouvez utiliser les options suivantes :

• Synchronisation sélective : choisissez quels dossiers synchroniser de manière locale.
• Fichiers en ligne : conservez les fichiers uniquement dans le cloud.

Découvrez comment résoudre les problèmes d’espace sur le disque dur.