Comment gérer l’espace de stockage Dropbox de votre équipe

Quels éléments sont pris en compte dans l’espace de stockage de votre équipe ?

Tout ce qui se trouve dans l’espace partagé de votre équipe, y compris les dossiers d’équipe, les dossiers partagés appartenant à l’équipe et le contenu stocké dans les dossiers des membres de votre équipe, est pris en compte dans l’espace de stockage disponible de votre équipe. Les dossiers se comportent différemment selon leur propriétaire et leur appartenance.

Par exemple :

• Les dossiers d’équipe utilisent l’espace de stockage de votre équipe et ne sont pas pris en compte dans la limite de stockage du membre de l’équipe.
• Les dossiers partagés externes utilisent l’espace de stockage de votre équipe s’ils sont ajoutés à la Dropbox de votre équipe.
• Les dossiers partagés appartenant à des membres de l’équipe utilisent l’espace de stockage de votre équipe et sont pris en compte dans la limite de stockage du membre individuel.
• Le contenu Replay et de sauvegarde appartenant à des membres utilise l’espace de stockage de votre équipe et est pris en compte dans la limite de stockage du membre individuel.

Découvrez de quelle manière les dossiers partagés affectent votre espace de stockage.

Afficher l’espace de stockage utilisé par votre équipe

Les administrateurs d’équipe peuvent obtenir de deux manières des informations sur la façon dont leurs équipes ou les membres de leurs équipes utilisent leur espace de stockage :

• L’explorateur de stockage : une section interactive de l’interface d’administration, qui indique l’espace de stockage utilisé par votre équipe et l’emplacement du contenu.
• Rapports sur le stockage : les rapports sur le stockage de l’équipe indiquent quel espace de stockage est utilisé par les dossiers d’équipe, les dossiers partagés (internes et externes) et les dossiers personnels.

Explorateur de stockage

L’explorateur de stockage sur le tableau de bord de votre interface d’administration fournit une répartition de l’utilisation de l’espace de stockage de votre équipe, notamment :

• Dossiers des membres de l’équipe : fichiers appartenant aux membres de l’équipe et stockés dans leur espace personnel  
• Dossiers d’équipe : fichiers stockés dans les dossiers d’équipe
• Dossiers partagés au sein de l’équipe : dossiers partagés par des membres de votre équipe
• Dossiers partagés en dehors de l’équipe : dossiers partagés avec votre équipe par des personnes extérieures à votre équipe 
• Dossiers partagés rendus orphelins : dossiers partagés sans propriétaire attribué, qui utilisent toujours l’espace de stockage de votre équipe (par exemple, le propriétaire a été désactivé).
• Membres supprimés : contenu associé à des membres de l’équipe supprimés, qui utilise encore l’espace de stockage de votre équipe
• Replay : espace de stockage utilisé par Dropbox Replay (il n’apparaît que pour les équipes qui utilisent Dropbox Replay)
• Autre : tout autre contenu contribuant à l’utilisation de l’espace de stockage de votre équipe

Cet aperçu interactif indique l’espace de stockage utilisé par chaque catégorie, sous la forme d’une quantité et d’un pourcentage de l’espace de stockage utilisé par l’équipe. Vous pouvez cliquer sur des catégories spécifiques pour afficher le contenu associé, qui en est propriétaire et l’espace de stockage utilisé par chaque élément.

Cela vous permet de cliquer sur les dossiers des membres de l’équipe et les dossiers d’équipe pour explorer et gérer les sous-dossiers et le contenu d’équipe. D’autres catégories, telles que les dossiers partagés au sein de l’équipe, vous permettent de voir uniquement le premier ensemble de dossiers. 

Vous pouvez également générer un rapport pour les dossiers d’équipe et les dossiers partagés directement à partir de l’explorateur de stockage.

Rapports sur l’espace de stockage des membres et des dossiers

Les administrateurs peuvent créer, consulter et télécharger des rapports pour en savoir plus sur la façon dont leur équipe et chacun de ses membres utilisent l’espace de stockage.

En savoir plus sur la création de rapports pour les dossiers d’équipe, les dossiers partagés et les membres de l’équipe.

Comment gérer les limites de stockage

Les administrateurs d’équipe peuvent définir des limites de stockage personnalisées pour chaque membre de leur équipe. Ces limites s’appliquent uniquement aux dossiers d’un membre et permettent d’éviter les dépassements accidentels sans restreindre la collaboration.

Limites de stockage par utilisateur

• S’appliquent uniquement aux dossiers appartenant à ce membre de l’équipe.
• N’affecte pas les dossiers d’équipe, les dossiers partagés ou le contenu appartenant à des personnes extérieures à l’équipe.
• Aidez les administrateurs à gérer le stockage sans dépendre uniquement d’un seul pool de stockage d’équipe partagé.

Définir une limite de stockage personnalisée pour l’ensemble des membres de l’équipe

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
3. Sous Produits, cliquez sur le menu déroulant à côté de Dropbox.
4. Cliquez sur Paramètres.
5. Sous Contenu, faites défiler la page jusqu’à Espace de stockage.
6. Faites basculer la limite de stockage des membres sur Activé (continuer la synchronisation) ou Activé (arrêter la synchronisation).
7. Saisissez une valeur limite personnalisée à l’aide du menu déroulant à côté de Limite de stockage par membre.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Découvrez comment définir des limites de stockage pour les dossiers d’équipe.

Modifier une limite de stockage pour un membre de l’équipe

Les administrateurs d’équipe peuvent mettre à jour les limites de stockage d’un membre de l’équipe à partir de l’onglet Membres. Avant de commencer, assurez-vous que l’option Limite de stockage des membres est définie sur Activé (continuer la synchronisation)ou Activé (arrêter la synchronisation) dans l’interface d’administration.

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
3. Cliquez sur Membres.
4. Sélectionnez le membre de l’équipe que vous souhaitez mettre à jour.
5. Dans la colonne Espace de stockage utilisé, cliquez sur ☑ (modifier).
6. Saisissez une nouvelle limite personnalisée.

Vous pouvez également mettre à jour la limite de stockage d’un membre en sélectionnant le membre de l’équipe directement dans l’onglet Membres et en cliquant sur Modifier la limite d’espace.

Comment optimiser l’espace de stockage pour votre équipe

Nettoyage de l’espace de stockage

Si votre équipe approche de sa limite de stockage, utilisez l’outil de nettoyage inclus dans Gérer l’espace de stockage pour examiner l’utilisation de cet espace et identifier les possibilités d’économiser de l’espace de stockage.

À partir de l’outil de nettoyage inclus dans Gérer l’espace de stockage, vous pouvez afficher les fichiers et les dossiers, voir l’espace de stockage qu’ils utilisent et prendre des mesures si nécessaire.

Pour gérer le nettoyage de l’espace de stockage :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur ☑ (plus d’options) à côté du dossier que vous souhaitez gérer.
3. Cliquez sur Plus.
4. Cliquez sur Gérer l’espace de stockage.
5. Filtrez le contenu par Plus volumineux ou Dernière activité.
6. Passez le curseur sur le contenu pour prendre des mesures :
   • Pour supprimer le contenu, cliquez sur Supprimer.
   • Pour ouvrir le contenu dans un nouvel onglet, cliquez sur ☑ (ouvrir).

Découvrez comment récupérer des fichiers et des dossiers supprimés.

Gérer l’espace de stockage des membres supprimés

La suppression de membres de l’équipe ne libère pas instantanément de l’espace. Les fichiers et les sauvegardes sont conservés à moins d’être supprimés. Il est donc recommandé d’effectuer les actions suivantes :

• Transférer la propriété du contenu utilisateur avant sa suppression.
• Supprimer définitivement le contenu privé et les sauvegardes supprimés.

Découvrez comment gérer les fichiers des membres supprimés de l’équipe.

Passer à un forfait supérieur ou ajouter de l’espace de stockage

Si la limite de stockage de votre équipe est presque atteinte, les administrateurs peuvent :

• Passer à un forfait d’équipe supérieur.
• Acheter de l’espace de stockage supplémentaire.

Découvrez comment obtenir plus d’espace de stockage.

Résoudre les problèmes d’espace de stockage

Pour résoudre les problèmes de synchronisation ou d’espace sur le disque dur, vous pouvez utiliser les options suivantes :

• Synchronisation sélective : choisissez quels dossiers synchroniser de manière locale.
• Fichiers en ligne : conservez les fichiers uniquement dans le cloud.

Découvrez comment résoudre les problèmes d’espace sur le disque dur.