Comment gérer l’espace de stockage Dropbox de votre équipe

Les administrateurs d’équipe peuvent accéder à une gamme d’outils et de fonctionnalités qui leur permettent de surveiller, de contrôler et d’optimiser l’espace de stockage de leur équipe Dropbox.  

Quels éléments sont pris en compte dans l’espace de stockage de votre équipe ?

Tout ce qui se trouve dans l’espace partagé de votre équipe, y compris les dossiers d’équipe, les dossiers partagés appartenant à l’équipe et le contenu stocké dans les dossiers des membres de votre équipe, sera pris en compte dans l’espace de stockage disponible de votre équipe. Les dossiers se comportent différemment selon leur propriétaire et leur appartenance. 

Par exemple :

• Les dossiers d’équipe utilisent l’espace de stockage de votre équipe et ne sont pas pris en compte dans la limite de stockage du membre de l’équipe.
• Les dossiers partagés externes utilisent l’espace de stockage de votre équipe s’ils sont ajoutés à la Dropbox de votre équipe.
• Les dossiers partagés appartenant à des membres utilisent l’espace de stockage de votre équipe et sont pris en compte dans la limite de stockage du membre individuel.
• Le contenu Replay et de sauvegarde appartenant à des membres utilise l’espace de stockage de votre équipe et est pris en compte dans la limite de stockage du membre individuel.

Découvrez de quelle manière les dossiers partagés affectent votre espace de stockage.

Comment voir l’espace de stockage utilisé par votre équipe 

Les administrateurs peuvent créer, consulter et télécharger des rapports qui montrent comment leur équipe dans son ensemble et ses membres de manière individuelle utilisent l’espace de stockage.

Rapports sur le stockage de l’équipe

Ce rapport vous indique les éléments qui utilisent l’espace de stockage de l’équipe, notamment :

• les dossiers et sous-dossiers d’équipe ;
• les dossiers partagés (internes et externes) ;
• les dossiers privés des membres (actifs, suspendus ou supprimés) ;
• les dossiers archivés et créés par l’application.

Découvrez comment créer un rapport de stockage pour une équipe.


Rapports sur les membres 

Découvrez à quels éléments chaque membre de l’équipe peut accéder et l’espace de stockage que celui-ci utilise : 

• Rapport sur les données des membres : affiche l’utilisation, les limites et l’accès aux fichiers pour chaque utilisateur
• Rapport sur l’accès des membres : affiche les dossiers auxquels chaque utilisateur peut accéder

Ces rapports peuvent vous aider à analyser les dépassements ou les types d’accès inhabituels.


Tendances de stockage

Vous pouvez obtenir un aperçu clair et en temps réel de la façon dont les membres de votre équipe utilisent leur espace de stockage. Dans la section Tendances de stockage du tableau de bord de l’interface d’administration, vous pouvez :

• Voir l’espace de stockage total utilisé par votre équipe au fil du temps. 
• Consulter l’espace de stockage utilisé par chaque membre de votre équipe.
  • Remarque : la section Tendances de stockage affiche les 10 principaux membres de l’équipe par utilisation du stockage. Pour voir tous les membres de l’équipe, cliquez sur Voir tous les membres.
• Repérez rapidement qui utilise le plus d’espace de stockage et qui est proche de sa limite.

Comment gérer les limites de stockage

Les administrateurs d’équipe peuvent définir des limites de stockage individuelles pour les membres afin d’éviter les dépassements accidentels. Découvrez comment limiter l’espace de stockage accessible à un membre de l’équipe Dropbox.

Comment optimiser l’espace de stockage pour votre équipe

Nettoyage de l’espace de stockage

Si votre équipe approche de sa limite de stockage, vous pouvez utiliser l’outil de nettoyage inclus dans Gérer l’espace de stockage. Vous obtiendrez un aperçu de l’utilisation de cet espace et des recommandations sur la façon d’économiser de l’espace de stockage.

À partir de l’outil de nettoyage inclus dans Gérer l’espace de stockage, vous pouvez afficher les fichiers et les dossiers, voir l’espace de stockage qu’ils utilisent et prendre des mesures si nécessaire :

1. Cliquez sur ☑ (plus d’options) à côté du dossier que vous souhaitez gérer.
2. Cliquez sur Plus.
3. Cliquez sur Gérer l’espace de stockage.
4. Filtrez le contenu par Plus volumineux ou Dernière activité.
5. Passez le curseur sur le contenu sur lequel vous souhaitez prendre des mesures :
   • Pour supprimer le contenu, cliquez sur Supprimer.
   • Pour ouvrir le contenu dans un nouvel onglet, cliquez sur ☑ (ouvrir).

Découvrez comment récupérer des fichiers et des dossiers supprimés.

Gérer l’espace de stockage des membres qui ont quitté l’équipe

La suppression d’utilisateurs ne libère pas instantanément de l’espace. Les fichiers et les sauvegardes sont conservés à moins d’être supprimés. Il est donc recommandé de : 

• Transférer la propriété du contenu utilisateur avant sa suppression
• Supprimer définitivement le contenu privé et les sauvegardes supprimés

Découvrez comment gérer les fichiers des membres supprimés de l’équipe.

Passer à un forfait supérieur ou ajouter de l’espace de stockage

Si vous approchez de la limite pour votre équipe, les administrateurs peuvent :

• Passer à un forfait supérieur
• Acheter de l’espace de stockage supplémentaire

Découvrez comment obtenir plus d’espace de stockage.

Comment résoudre les problèmes d’espace de stockage 

Pour résoudre les problèmes de synchronisation ou d’espace sur le disque dur, vous pouvez utiliser les options suivantes :

• Synchronisation sélective : choisissez quels dossiers synchroniser de manière locale
• Fichiers en ligne : conservez les fichiers uniquement dans le cloud

Découvrez comment résoudre les problèmes d’espace sur le disque dur.