Como gerenciar o armazenamento do Dropbox da sua equipe

O que utiliza o espaço de armazenamento da sua equipe?

Tudo que estiver no espaço compartilhado da sua equipe, como pastas da equipe, pastas compartilhadas da equipe e conteúdo armazenado nas pastas dos membros, utilizará o espaço de armazenamento disponível da sua equipe. As pastas se comportam de forma diferente dependendo da sua propriedade e associação.

Por exemplo:

• As pastas da equipe utilizam o espaço de armazenamento da equipe e não utilizam o limite de armazenamento do membro da equipe.
• As pastas compartilhadas externas usam o espaço de armazenamento da equipe se forem adicionadas ao Dropbox dela.
• As pastas compartilhadas de membros da equipe usam o espaço de armazenamento da equipe e o limite de armazenamento individual do membro.
• O conteúdo de replay e backup de membros usa o espaço de armazenamento da equipe e o limite de armazenamento individual do membro.

Saiba como as pastas compartilhadas afetam seu espaço de armazenamento.

Como ver o espaço de armazenamento que sua equipe está usando

Os administradores de equipe podem obter estatísticas sobre como as suas equipes ou membros usam o espaço de armazenamento de duas maneiras:

• O explorador de armazenamento: uma parte interativa da seção de Administração que mostra o espaço de armazenamento usado pela equipe e a localização do conteúdo.
• Relatórios de armazenamento: mostram o espaço de armazenamento usado pelas pastas da equipe, pastas compartilhadas (internas e externas) e pastas pessoais.

Explorador de armazenamento

O explorador de armazenamento no painel da seção de Administração oferece um detalhamento do uso do espaço de armazenamento da equipe, incluindo:

• Pastas de membros da equipe: arquivos pertencentes aos membros da equipe e armazenados no espaço pessoal deles.  
• Pastas da equipe: arquivos armazenados em pastas da equipe.
• Pastas compartilhadas internamente: pastas compartilhadas por membros da sua equipe.
• Pastas compartilhadas externamente: pastas compartilhadas com a sua equipe por pessoas que não pertencem à ela. 
• Pastas compartilhadas órfãs: pastas compartilhadas sem um proprietário atribuído que ainda usam o espaço de armazenamento da equipe (por exemplo, o proprietário está desativado).
• Membros excluídos: conteúdo associado a membros da equipe excluídos que ainda usa o espaço de armazenamento da equipe
• Replay: espaço de armazenamento usado pelo Dropbox Replay (aparece apenas para equipes que usam o Dropbox Replay)
• Outros: qualquer outro conteúdo que contribua para o uso de armazenamento da sua equipe.

Esta visão geral interativa mostra quanto espaço de armazenamento cada categoria usa, em quantidade e porcentagem do espaço de armazenamento usado pela equipe. Você pode clicar em categorias específicas para ver o conteúdo associado, quem é o proprietário e quanto espaço de armazenamento cada item usa.

Ele permite que você clique nas pastas dos membros da equipe e nas pastas da equipe para explorar e gerenciar subpastas e conteúdo da equipe. Outras categorias, como pastas compartilhadas internamente, permitem que você veja apenas o primeiro conjunto de pastas. 

Você também pode gerar um relatório para pastas da equipe e pastas compartilhadas diretamente no explorador de armazenamento.

Relatórios de armazenamento sobre membros e pastas

Os administradores podem criar, visualizar e baixar relatórios para saber mais sobre como a equipe e os membros individuais usam o armazenamento.

Saiba mais sobre como criar relatórios para pastas da equipe, pastas compartilhadas e membros da equipe.

Como gerenciar os limites de armazenamento

Os administradores de equipe podem definir limites de armazenamento personalizados para membros individuais da equipe. Esses limites se aplicam apenas às pastas de cada membro e ajudam a evitar excessos acidentais, sem restringir a colaboração.

Limites de armazenamento por usuário

• Aplicam-se apenas às pastas de propriedade desse membro da equipe.
• Não afeta as pastas da equipe, pastas compartilhadas ou conteúdo de propriedade externa à equipe.
• Ajude os administradores a gerenciar o armazenamento sem depender apenas de um único pool de armazenamento compartilhado da equipe.

Defina um limite de armazenamento personalizado para todos os membros da equipe

1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
3. Em Produtos, clique no menu suspenso ao lado de Dropbox.
4. Clique em Configurações.
5. Em Conteúdo, role a tela até Armazenamento.
6. Coloque a opção Limite de armazenamento do membro na posição Ativado (continuar a sincronização) ou Ativado (interromper sincronização).
7. Insira um valor de limite personalizado em gigabytes usando o menu suspenso ao lado de Limite de armazenamento por membro.
8. Clique em Salvar.

Saiba como definir limites de armazenamento para pastas da equipe.

Edite um limite de armazenamento para um membro da equipe

Os administradores de equipe podem atualizar os limites de armazenamento de um membro individual da equipe na aba Membros. Antes de começar, verifique se o Limite de armazenamento do membro está definido como Ativado (continuar a sincronização) ou Ativado (interromper sincronização) na seção de Administração.

1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
3. Clique em Membros.
4. Selecione o membro da equipe que você quer atualizar.
5. Na coluna Armazenamento usado, clique em ☑ (editar).
6. Insira um novo limite personalizado.

Você também pode atualizar os limites de armazenamento de um membro da equipe, basta selecioná-lo diretamente na aba Membros e clicar em Editar limite de espaço.

Como otimizar o espaço de armazenamento para a sua equipe

Limpeza de armazenamento

Se a sua equipe estiver se aproximando do limite de armazenamento, use a ferramenta de limpeza Gerenciar armazenamento para analisar o uso do armazenamento e identificar oportunidades de economizar espaço.

Na ferramenta de limpeza Gerenciar armazenamento, você pode visualizar arquivos e pastas, ver quanto de armazenamento ocupam e tomar as medidas necessárias.

Para gerenciar a limpeza de armazenamento:

1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Ao lado da pasta que deseja gerenciar, clique em ☑ (mais opções).
3. Clique em Mais.
4. Clique em Gerenciar armazenamento.
5. Filtre o conteúdo por Maior ou Última atividade.
6. Passe o mouse sobre o conteúdo para gerenciar:
   • Para excluir o conteúdo, clique em Excluir.
   • Para abrir o conteúdo em uma nova aba, clique em ☑ (abrir).

Saiba como recuperar arquivos e pastas excluídos.

Gerenciar armazenamento de membros removidos

Excluir membros da equipe não liberará espaço imediatamente. Os arquivos e backups não são excluídos, a menos que sejam removidos, por isso, recomendamos:

• Transferir a propriedade do conteúdo do usuário antes de excluí-lo.
• Excluir permanentemente conteúdo privado e backups cancelados.

Saiba como gerenciar arquivos de membros da equipe excluídos.

Faça upgrade ou adicione mais espaço de armazenamento

Se a sua equipe estiver próxima do limite de armazenamento, os administradores podem:

• Fazer upgrade do plano da equipe.
• Espaço de armazenamento adicional.

Saiba como obter mais espaço de armazenamento.

Como solucionar problemas de espaço de armazenamento 

Para resolver problemas de sincronização ou de espaço no disco rígido, você pode usar:

• Sincronização seletiva: escolha quais pastas são sincronizadas localmente.
• Arquivos somente on-line: mantenha os arquivos apenas na nuvem.

Saiba como solucionar problemas de espaço no disco rígido.