Como gerenciar o armazenamento do Dropbox da sua equipe

Os administradores da equipe têm acesso a ferramentas que ajudam a monitorar, controlar e otimizar o espaço de armazenamento da sua equipe no Dropbox.

O que utiliza o espaço de armazenamento da sua equipe?

Tudo que estiver no espaço compartilhado da sua equipe, como pastas da equipe, pastas compartilhadas da equipe e conteúdo armazenado nas pastas dos membros, utilizará o espaço de armazenamento disponível da sua equipe. As pastas se comportam de forma diferente dependendo da sua propriedade e associação.

Por exemplo:

• As pastas da equipe utilizam o espaço de armazenamento da equipe e não utilizam o limite de armazenamento do membro da equipe.
• As pastas compartilhadas externas usam o espaço de armazenamento da equipe se forem adicionadas ao Dropbox dela.
• As pastas compartilhadas de membros da equipe usam o espaço de armazenamento da equipe e o limite de armazenamento individual do membro.
• O conteúdo de replay e backup de membros usa o espaço de armazenamento da equipe e o limite de armazenamento individual do membro.

Saiba como as pastas compartilhadas afetam seu espaço de armazenamento.

Como ver o espaço de armazenamento que sua equipe está usando

Os administradores podem criar, visualizar e baixar relatórios de armazenamento da equipe que mostram como a equipe e os membros individuais usam o espaço de armazenamento.

Relatório de armazenamento da equipe

O relatório de armazenamento da equipe informa o que está usando o espaço de armazenamento da sua equipe, incluindo:

• Pastas da equipe e subpastas da equipe elegíveis
• Pastas privadas de membros (ativos, suspensos ou removidos)
• Pastas arquivadas e criadas por aplicativos
• Visualização de alto nível das pastas compartilhadas
• Uso do Dropbox Replay e do Backup (se aplicável)

Saiba como criar um relatório de armazenamento da equipe.
 

Relatório de pastas da equipe

O relatório das pastas da equipe fornece uma visão do que está consumindo o armazenamento da equipe dentro das pastas e subpastas da equipe, tanto as ativas quanto as arquivadas. Ele também fornece informações sobre quais membros da equipe e usuários externos têm acesso às pastas e as datas das últimas modificações.

Para acessar o relatório das pastas da equipe:

1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
3. Em Produtos, clique no menu suspenso ao lado de Dropbox.
4. Clique em Conteúdo.
5. Selecione Exportar relatório de pastas da equipe.
6. Aguarde a geração do arquivo CSV.
7. Abra o relatório na sua pasta Relatórios do Dropbox Business.
    

Relatório de pastas compartilhadas

Este relatório se concentra no armazenamento usado por pastas compartilhadas que contribuem para a sua cota, mas com detalhes mais completos de compartilhamento e acesso, incluindo:

• Quais membros da equipe têm pastas compartilhadas montadas (incluindo caminhos de montagem)
• Quais membros da equipe e usuários externos têm acesso às pastas
• Datas das últimas modificações
• Se uma pasta é interna, externa ou órfã

Para acessar o relatório das pastas compartilhadas:

1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
3. Em Produtos, clique no menu suspenso ao lado de Dropbox.
4. Clique em Conteúdo.
   
5. Clique em Exportar relatório das pastas compartilhadas.
6. Selecione Relatório de pastas compartilhadas entre as ações de relatório disponíveis.
7. Aguarde a geração do arquivo CSV.
8. Abra o relatório na sua pasta Relatórios do Dropbox Business.
    

Relatórios de membros

Os relatórios de membros mostram o que cada membro da equipe pode acessar e quanto espaço de armazenamento está usando.

Os relatórios disponíveis incluem:

• Relatório de dados de membros: mostra o uso, os limites e o acesso a arquivos de cada membro.
• Relatório de acesso de membros: mostra quais pastas cada membro pode acessar.

Esses relatórios podem ajudar a identificar excedentes de armazenamento ou padrões de acesso incomuns.

Detalhes do armazenamento

Na seção de Administração, em Informações de Armazenamento, é possível ver em tempo real uma visão geral detalhada do uso de armazenamento por pastas e por membros da equipe.

Você pode ver o uso do armazenamento por:

• Pastas da equipe: veja o armazenamento usado por cada uma das pastas da sua equipe. O gráfico interativo mostra as pastas que usam mais espaço de armazenamento e agrupa o restante em Outros. Você pode visualizar todas as pastas da equipe listadas ao lado do gráfico. Para obter informações mais detalhadas sobre o armazenamento usado por cada pasta da equipe, clique no nome da pasta no gráfico ou na lista ao lado dela.
• Histórico de uso: veja o total de armazenamento usado pela sua equipe ao longo do tempo. Para ver a quantidade exata de TB e a porcentagem de armazenamento usadas, e a data e hora específicas desses dados, passe o mouse sobre a tendência Ao longo do tempo.
• Membro da equipe: veja o armazenamento usado por cada membro da sua equipe. A seção Membro da equipe exibe os 10 membros com maior uso de armazenamento. Clique em Ver todos os membros para ver todos os membros da sua equipe. Para ver a quantidade exata de TB que um membro da equipe está usando, o limite de armazenamento e a data e hora específicas desses dados, passe o mouse sobre o nome do membro da equipe.

Como gerenciar os limites de armazenamento

Os administradores de equipe podem definir limites de armazenamento personalizados para membros individuais da equipe. Esses limites se aplicam apenas às pastas de cada membro e ajudam a evitar excessos acidentais, sem restringir a colaboração.

Limites de armazenamento por usuário

• Aplicam-se apenas às pastas de propriedade desse membro da equipe.
• Não afeta as pastas da equipe, pastas compartilhadas ou conteúdo de propriedade externa à equipe.
• Ajude os administradores a gerenciar o armazenamento sem depender apenas de um único pool de armazenamento compartilhado da equipe.

Defina um limite de armazenamento personalizado para todos os membros da equipe

1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
3. Em Produtos, clique no menu suspenso ao lado de Dropbox.
4. Clique em Configurações.
5. Em Conteúdo, role a tela até Armazenamento.
6. Coloque a opção Limite de armazenamento do membro na posição Ativado (continuar a sincronização) ou Ativado (interromper sincronização).
7. Insira um valor de limite personalizado em gigabytes usando o menu suspenso ao lado de Limite de armazenamento por membro.
8. Clique em Salvar.

Saiba como definir limites de armazenamento para pastas da equipe.

Edite um limite de armazenamento para um membro da equipe

Os administradores de equipe podem atualizar os limites de armazenamento de um membro individual da equipe na aba Membros. Antes de começar, verifique se o Limite de armazenamento do membro está definido como Ativado (continuar a sincronização) ou Ativado (interromper sincronização) na seção de Administração.

1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
3. Clique em Membros.
4. Selecione o membro da equipe que você quer atualizar.
5. Na coluna Armazenamento usado, clique em ☑ (editar).
6. Insira um novo limite personalizado.

Você também pode atualizar os limites de armazenamento de um membro da equipe, basta selecioná-lo diretamente na aba Membros e clicar em Editar limite de espaço.

Saiba como limitar o espaço de armazenamento que um membro da equipe no Dropbox pode usar.

Como otimizar o espaço de armazenamento para a sua equipe

Limpeza de armazenamento

Se a sua equipe estiver se aproximando do limite de armazenamento, use a ferramenta de limpeza Gerenciar armazenamento para analisar o uso do armazenamento e identificar oportunidades de economizar espaço.

Na ferramenta de limpeza Gerenciar armazenamento, você pode visualizar arquivos e pastas, ver quanto de armazenamento ocupam e tomar as medidas necessárias.

Para gerenciar a limpeza de armazenamento:

1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Ao lado da pasta que deseja gerenciar, clique em ☑ (mais opções).
3. Clique em Mais.
4. Clique em Gerenciar armazenamento.
5. Filtre o conteúdo por Maior ou Última atividade.
6. Passe o mouse sobre o conteúdo para gerenciar:
   • Para excluir o conteúdo, clique em Excluir.
   • Para abrir o conteúdo em uma nova aba, clique em ☑ (abrir).

Saiba como recuperar arquivos e pastas excluídos.

Gerenciar armazenamento de membros removidos

Excluir membros da equipe não liberará espaço imediatamente. Os arquivos e backups não são excluídos, a menos que sejam removidos, por isso, recomendamos:

• Transferir a propriedade do conteúdo do usuário antes de excluí-lo.
• Excluir permanentemente conteúdo privado e backups cancelados.

Saiba como gerenciar arquivos de membros da equipe excluídos.

Faça upgrade ou adicione mais espaço de armazenamento

Se a sua equipe estiver próxima do limite de armazenamento, os administradores podem:

• Fazer upgrade do plano da equipe.
• Espaço de armazenamento adicional.

Saiba como obter mais espaço de armazenamento.

Como solucionar problemas de espaço de armazenamento 

Para resolver problemas de sincronização ou de espaço no disco rígido, você pode usar:

• Sincronização seletiva: escolha quais pastas são sincronizadas localmente.
• Arquivos somente on-line: mantenha os arquivos apenas na nuvem.

Saiba como solucionar problemas de espaço no disco rígido.