如何管理团队的 Dropbox 存储空间

哪些内容会计入团队的存储空间？

团队共享空间中的任何内容，包括团队文件夹、团队拥有的共享文件夹以及存储在团队成员文件夹中的内容，都会计入团队的可用存储空间。文件夹的运作方式各不相同，具体取决于其所有权和成员资格。

例如：

• 团队文件夹会占用团队的存储空间，但不计入团队成员的存储空间限额。
• 外部共享文件夹如果添加到团队的 Dropbox，则会占用团队的存储空间。
• 归团队成员所有的共享文件夹会占用团队的存储空间，同时计入各成员的存储空间限额。
• 归成员所有的 Replay 和备份内容会占用团队的存储空间，同时计入各成员的存储空间限额。

了解共享文件夹如何影响您的存储空间。

如何查看团队使用的存储空间

团队管理员可以通过两种方式深入了解团队或团队成员的存储空间使用情况：

• 存储空间资源管理器：管理员控制台的交互式版块，显示团队使用的存储空间以及内容所在位置。
• 存储空间报告：团队存储空间报告显示了团队文件夹、共享文件夹（内部和外部）以及个人文件夹占用的存储空间。

存储空间资源管理器

管理员控制台面板上的存储空间资源管理器提供了团队存储空间使用情况明细，包括：

• 团队成员文件夹：团队成员个人存储空间中拥有和存储的文件
• 团队文件夹：存储在团队文件夹中的文件
• 内部共享文件夹：由团队成员共享的文件夹
• 外部共享文件夹：由团队外部人员与您的团队共享的文件夹
• 孤立的共享文件夹：未指定所有者但仍占用团队存储空间的共享文件夹（例如，所有者已停用）。
• 已删除的成员：与已删除的团队成员相关联且仍占用团队存储空间的内容
• Replay：Dropbox Replay 使用的存储空间（仅对使用 Dropbox Replay 的团队显示）
• 其他：占用团队存储空间的任何其他内容

此交互式概览显示每个类别占用的存储空间，包括具体数值以及在团队已使用存储空间中所占的百分比。您可以点击具体类别，查看相关内容、所有者以及每个项目占用的存储空间。

您可以点击进入团队成员的文件夹和团队文件夹，浏览和管理子文件夹及团队内容。对于其他类别（例如内部共享文件夹），您仅可查看第一组文件夹。

您还可以直接在存储空间资源管理器中为团队文件夹和共享文件夹生成报告。

成员和文件夹存储空间报告

管理员可以创建、查看和下载报告，从而进一步了解团队和各个成员的存储空间使用情况。

详细了解如何为团队文件夹、共享文件夹和团队成员创建报告。

如何管理存储空间上限

团队管理员可以为单个团队成员设置自定义存储空间上限。这些上限仅适用于成员自己的文件夹，有助于防止意外超额使用，同时又不会限制协作。

每个用户的存储空间上限

• 仅适用于归该团队成员所有的文件夹。
• 不影响团队文件夹、共享文件夹和归团队外部人员所有的内容。
• 帮助管理员管理存储空间，而不必仅仅依赖单个共享团队存储空间池。

为所有团队成员设置自定义存储空间上限

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 单击左侧边栏中的管理员控制台。
3. 在产品下方，点击 Dropbox 左侧的下拉菜单。
4. 单击设置。
5. 在内容下，滚动至存储空间。
6. 将成员存储空间上限切换为开（继续同步）或开（停止同步）。
7. 使用每位成员的存储空间上限旁边的下拉菜单，输入自定义上限数值。
8. 单击保存。

了解如何为团队文件夹设置存储空间上限。

编辑团队成员的存储空间上限

团队管理员可以在成员选项卡中更新单个团队成员的存储空间上限。在开始之前，请确保在管理员控制台中将成员存储空间上限设置为开启（继续同步）或开启（停止同步）。

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 单击左侧边栏中的管理员控制台。
3. 单击成员。
4. 选择要更新上限的团队成员。
5. 在已使用的存储空间列中，点击 ☑。
6. 输入新的自定义上限。

您也可以直接在成员选项卡中选择团队成员，然后点击编辑存储空间上限，为成员更新存储空间上限。

如何优化团队的存储空间

存储空间清理

如果您的团队即将达到存储空间上限，请使用管理存储空间清理工具，查看存储空间使用情况，并识别节省存储空间的机会。

在管理存储空间清理工具中，您可以查看文件和文件夹，查看它们使用的存储空间，并在需要时采取措施。

如需管理存储空间清理工具：

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 在您要管理的文件夹旁边点按 ☑（更多选项）。
3. 点击更多。
4. 点击管理存储空间。
5. 按最大或最后活动筛选内容。
6. 将鼠标悬停在内容上以执行操作：
   • 要删除内容，请点击删除。
   • 要在新选项卡中打开内容，请点击 ☑（打开）。

了解如何恢复已删除的文件和文件夹。

管理已移除成员的存储空间

删除团队成员不会立即释放存储空间。除非将文件和备份移除，否则这些内容仍会保留。因此，我们建议您：

• 在删除之前转移用户内容的所有权。
• 永久删除已移除的私人内容和备份。

了解如何管理已被删除的团队成员的文件。

升级或添加更多存储空间

如果您的团队即将达到存储空间上限，管理员可以：

• 升级团队套餐。
• 购买额外的存储空间。

了解如何获得更多存储空间。

如何排除存储空间问题

要解决同步或硬盘存储空间问题，您可以使用：

• 选择性同步：选择要在本地同步的文件夹。
• “仅限在线”文件：仅将文件保存在云端。

了解如何解决硬盘存储空间问题。