如何管理团队的 Dropbox 存储空间

哪些内容会计入团队的存储空间？

团队共享空间中的任何内容，包括团队文件夹、团队拥有的共享文件夹以及存储在团队成员文件夹中的内容，都将计入团队的可用存储空间。文件夹的运作方式各不相同，具体取决于其所有权和成员资格。

例如：

• 团队文件夹会占用团队的存储空间，但不计入团队成员的存储空间限额。
• 外部共享文件夹如果添加到团队的 Dropbox，则会占用团队的存储空间。
• 归成员所有的共享文件夹会占用团队的存储空间，同时计入各成员的存储空间限额。
• 归成员所有的 Replay 和备份内容会占用团队的存储空间，同时计入各成员的存储空间限额。

了解共享文件夹如何影响您的存储空间。

如何查看团队使用的存储空间

管理员可以创建、查看和下载报告，以了解团队和各个成员的存储空间使用情况。

团队存储空间报告

此报告会告诉您哪些内容占用了团队存储空间，包括：

• 团队文件夹和子文件夹
• 共享文件夹（内部和外部）
• （有效、已停用或已移除）成员的私人文件夹
• 已存档和应用程序创建的文件夹

了解如何创建团队存储空间报告。

成员报告

成员报告显示了每个团队成员可以访问哪些内容，以及他们使用的存储空间：

• 成员数据报告：显示每个用户的使用情况、上限和文件访问权限。
• 成员访问权限报告：显示每个用户可以访问的文件夹。

这些报告可以帮助识别超额使用情况或异常访问模式。



存储空间详情

管理员控制台面板的存储空间详情板块为您提供了清晰的实时概览，可以查看团队文件夹和团队成员的存储空间使用情况。

您可以按团队文件夹、时间和成员查看存储使用情况：

• 团队文件夹：查看每个团队文件夹使用的存储空间。团队文件夹交互式图表显示了使用最多存储空间的文件夹，其余文件夹归入其他。您可以在图表旁边查看所有团队文件夹的列表。如需详细了解每个团队文件夹使用的存储空间，请在图表上或旁边列表中点击文件夹名称。
• 使用历史记录：查看团队在一段时间内使用的总存储空间。要查看使用的精确 TB 值、使用的存储空间百分比以及该数据的具体日期和时间，请将鼠标悬停在动态趋势上。
• 团队成员：查看团队每位成员使用的存储空间。团队成员板块显示了存储空间使用量排名前 10 的团队成员，要查看所有团队成员，请点击查看所有成员。要查看团队成员使用的精确 TB 值、其存储空间上限以及该数据的具体日期和时间，请将鼠标悬停在团队成员的姓名上。

如何管理存储空间上限

团队管理员可以为单个团队成员设置自定义存储空间上限。这些上限仅适用于成员自己的文件夹，有助于防止意外超额使用，同时又不会限制协作。

每个用户的存储空间上限

• 仅适用于归该团队成员所有的文件夹。
• 不影响团队文件夹、共享文件夹和归团队外部人员所有的内容。
• 帮助管理员管理存储空间，而不必仅仅依赖单个共享团队存储空间池。

为所有团队成员设置自定义存储空间上限

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 单击左侧边栏中的管理员控制台。
3. 在产品下方，点击 Dropbox 左侧的下拉菜单。
4. 单击设置。
5. 在内容下，滚动至存储空间。
6. 将成员存储空间上限切换为开（继续同步）或开（停止同步）。
7. 使用每位成员的存储空间上限旁边的下拉菜单，输入自定义上限数值。
8. 单击保存。

在“成员”选项卡中编辑团队成员的存储空间上限

团队管理员可以在成员选项卡中更新单个团队成员的存储空间上限。在开始之前，请确保在管理员控制台中将成员存储空间上限设置为开启（继续同步）或开启（停止同步）。

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 单击左侧边栏中的管理员控制台。
3. 点击成员
4. 选择要更新上限的团队成员。
5. 在已使用的存储空间列中，点击 ☑。
6. 输入新的自定义上限。

您也可以直接在成员选项卡中选择团队成员，然后点击编辑存储空间上限，为成员更新存储空间上限。

如何优化团队的存储空间

存储空间清理

如果您的团队即将达到存储空间上限，您可以使用管理存储空间清理工具，查看存储空间使用情况概览，并了解有关节省存储空间的建议。

在管理存储空间清理工具中，您可以查看文件和文件夹，查看它们使用的存储空间，并在需要时采取措施：

1. 在您要管理的文件夹旁边点按 ☑（更多选项）。
2. 点击更多。
3. 点击管理存储空间。
4. 按最大或最后活动筛选内容。
5. 将鼠标悬停在您要执行操作的内容上：
   • 要删除内容，请点击删除。
   • 要在新选项卡中打开内容，请点击 ☑（打开）。

了解如何恢复已删除的文件和文件夹。

管理离职成员的存储空间

删除用户不会立即释放空间。除非将文件和备份移除，否则这些内容仍会保留。因此，我们建议您：

• 在删除之前转移用户内容的所有权。
• 永久删除已移除的私人内容和备份。

了解如何管理已被删除的团队成员的文件。

升级或添加更多存储空间

如果您的团队即将达到存储空间上限，管理员可以：

• 升级团队套餐。
• 购买额外的存储空间。

了解如何获得更多存储空间。

如何解决存储空间问题

要解决同步或硬盘存储空间问题，您可以使用：

• 选择性同步：选择要在本地同步的文件夹。
• “仅限在线”文件：仅将文件保存在云端。

了解如何解决硬盘存储空间问题。