如何在 Dropbox 中使用管理员控制台报告

如何查看用户在您的组织中执行的操作

管理员控制台中的团队活动报告记录了团队成员的活动以及他们进行这些活动的时间。管理员可以使用交互式实时面板，获得有关这些活动的详细分析数据。

活动

• 功能：
  • 提供整个 Dropbox 团队范围内所有操作的详细、可筛选日志。
  • 管理员可以按事件类型、团队成员和日期范围进行筛选，以调查特定事件或查看团队活动历史记录。

• 您能得到什么：
  • 可导出的 CSV 文件，保存在“Dropbox Business 报告”文件夹中。
    • 报告准备就绪后，您将收到电子邮件通知。
  • 每一行都包含日期、执行操作的成员、活动详细信息以及所涉及的内容。
  • 报告可以按时间段、用户、活动等进行筛选。

详细了解如何在管理员控制台中查看团队活动。

面板

• 功能：
  • 让管理员一目了然地了解团队状态，包括许可证使用情况、存储空间使用情况、安全性和账单状态。
  • 显示待处理的邀请和操作事项。
  • 通过面板为 Advanced 和 Enterprise 管理员提供外部共享摘要。

• 您能得到什么：
  • 在管理员控制台中提供交互式实时面板（非可下载报告）。
  • 通过下方专门的报告面板进行深入调查。

• 团队如何使用此功能：
  • 调查安全事件（例如，“谁访问过这个文件？”）
  • 跟踪可疑行为（大量下载、异常登录）
  • 支持合规审核（SOC 2、HIPAA 等）
  • 调试用户报告的问题

详细了解 Dropbox 团队面板。

如何查看谁在使用 Dropbox 以及他们如何使用 Dropbox

成员中的用户报告提供了每个团队成员使用 Dropbox 的详细情况，包括个人数据使用情况、访问信息和成员行为的分析。

成员数据报告

• 功能：
  • 提供所有团队成员的完整名单，以及他们的角色、状态、存储空间使用情况、所属群组和访问足迹
  • 有助于进行许可证审核、入职或离职审核，以及了解每位用户的存储空间使用情况。

• 您能得到什么：
  • 提供一个 CSV 文件，分行列出每个团队成员的信息，包括：
    • 名字、姓氏、电子邮件地址。
    • 角色（例如，团队管理员、合规管理员、成员）。
    • 状态（有效、已邀请、已删除、已停用）。
    • 存储使用量 (MB)、存储空间上限和加入/邀请日期。
    • 所属的公司管理群组和用户管理群组。
    • 双因素身份验证状态。
    • 成员可以访问的数据量。
    • 可访问的文件总数、个人文件数、团队根文件夹数以及外部/内部共享文件夹数。

• 团队如何使用此功能：
  • 执行许可证审核
  • 进行入职和离职审核
  • 了解每位用户的数据使用情况

详细了解如何创建成员数据报告。

成员访问权限报告

• 功能：
  • 针对单个团队成员运行，显示其有权访问的每个文件夹路径，包括团队文件夹、内部/外部共享文件夹以及私人存储空间。
  • 帮助管理员识别访问权限过度授予的情况，调查存储空间模式，简化离职员工事务。

• 您能得到什么：
  • 提供一个 CSV 文件，分行列出每个文件夹的信息，包括：
    • 路径、文件夹类型（团队文件夹、共享文件夹、私人文件夹）
    • 内部与外部所有权
    • 文件夹所有者（电子邮件地址或“团队所有”）
    • 文件大小 (MB) 和数量

• 团队如何使用此功能：
  • 识别用户存储空间的模式
  • 了解个人用户可以访问哪些内容

了解如何创建成员访问权限报告。

域名洞察报告

• 功能：
  • 向管理员显示其已验证公司域名中存在的个人 Dropbox 帐户数量。
    • 注意：此功能仅适用于 Dropbox Enterprise。

• 您能得到什么：
  • 控制台内视图，显示每个已验证域名的个人（非托管）Dropbox 帐户数量。与帐户获取工作流程配合使用，以迁移或移除这些帐户。

• 团队如何使用此功能：
  • 支持帐户获取。
  • 帮助您的组织将所有 Dropbox 使用情况整合到一个托管团队下。

详细了解域名详情和帐户获取。

如何查看团队的 Dropbox 使用情况

内容中的团队存储空间报告会显示团队行为明细，帮助您了解存储空间使用情况并管理配额。

团队存储空间使用情况报告

• 功能：
  • 按文件夹整理内容明细，显示具体是哪些内容消耗了团队的存储空间配额。

• 您能得到什么：
  • 提供一个 CSV 文件，分行列出每个文件夹的信息，包括：
    • 路径和文件夹类型（团队文件夹、团队子文件夹、受限文件夹、共享文件夹、私人内容、已停用的私人内容、应用沙盒文件夹、已存档的团队文件夹、已移除的私人内容）。
    • 文件夹所有者。
    • 文件大小 (MB) 和数量。

• 团队如何使用此功能：
  • 查看对存储空间优化至关重要的信息。
  • 了解存储空间使用情况和团队配额分析。
  • 收集数据，为存储空间管理和数据清理举措提供支持。

了解如何创建团队存储空间报告。

团队文件夹报告

• 功能：
  • 显示团队文件夹和子文件夹（包括有效文件夹和已存档的文件夹）中占用存储空间的内容。
  • 帮助管理员了解谁有权访问团队文件夹，以及上次修改这些文件夹的时间。
• 您能得到什么：
  • 一个 CSV 文件，分行列出每个团队文件夹或子文件夹的信息，包括：
    • 文件夹路径
    • 文件夹类型，包括文件夹是否已存档
    • 已使用存储空间
    • 拥有访问权限的团队成员和外部人员
    • 上次修改日期
• 团队如何使用此功能：
  • 识别占用容量最多的团队文件夹。
  • 查看谁有权访问团队文件夹。
  • 查找仍在占用存储空间的已存档文件夹。
  • 为存储空间清理措施提供支持。

了解如何创建团队文件夹报告。

共享文件夹报告

• 功能：
  • 显示受存储限额约束的共享文件夹所占用的存储空间。
  • 提供内部和外部共享文件夹的详细共享信息。
• 您能得到什么：
  • 一个 CSV 文件，分行列出每个共享文件夹的信息，包括：
    • 文件夹路径
    • 文件夹类型，包括文件夹是内部、外部还是孤立文件夹
    • 文件夹所有者。
    • 已使用存储空间
    • 已装载文件夹的团队成员
    • 拥有访问权限的团队成员和外部人员
    • 上次修改日期
• 团队如何使用此功能：
  • 识别占用存储空间最多的共享文件夹。
  • 查看外部共享和文件夹所有权。
  • 查找孤立的共享文件夹。
  • 审核整个组织的文件夹访问权限。

了解如何创建共享文件夹报告。

如何查看正在共享的数据

共享和外部访问报告分析了在组织外共享的内容，帮助您监控共享情况并管理风险。

外部共享报告

• 功能：
  • 提供全面视图，涵盖与组织外部人员共享的所有文件、文件夹和共享链接。
  • 生成有针对性的子报告，涵盖未受保护的链接（无密码）以及超过三个月且无到期日和独立浏览量的链接。这可用于数据治理和减少外部暴露。

• 您能得到什么：
  • 提供一个 CSV 文件，其中包含：
    • 项目类型、名称和文件路径。
    • 共享内容的人员、时间和对象。
    • 访问权限级别（编辑、仅查看）和共享方式（链接或直接共享）。
    • 接收者域名。
    • 密码保护、到期日和下载设置。
    • 上次活动类型和日期。
    • 访问内容的人员。
  • 报告子类型，包括：
    • 所有共享链接和所有通过电子邮件共享的内容。
    • 创建超过 3 个月且无到期日的链接的独立浏览量。
    • 无密码链接的独立浏览量。

• 团队如何使用此功能：
  • 监控公司数据的外部暴露情况。
  • 识别有风险的共享行为。
  • 执行安全审核和审计。
  • 了解用户的外部共享模式。

了解如何监控 Dropbox 团队的共享活动。

如何检查您的环境是否安全

安全和合规报告可帮助您管理个人身份信息 (PII)，并帮助满足组织的监管和合规要求。

数据分类报告

• 功能：
  • 自动扫描团队文件，查找个人信息（信用卡号、护照号、银行账户号、社会保障号和其他特定于地区的 PII）。
  • 生成所有已标记文件的报告。

• 您能得到什么：
  • 提供一个 CSV 文件，列出所有被标记为包含个人信息的文件，包括：
    • 文件名、文件类型和文件 ID。
    • 文件位置。
    • 检测到的个人信息类型。
    • 外部共享状态。
    • 共享方式、发起人、接收人和日期。

• 团队如何使用此功能：
  • 帮助确保符合公司和政府的数据相关规定。
  • 在与外部共享机密文件时提供实时 DLP 提醒。

详细了解 Dropbox 数据分类。

报告摘要指南