Jak korzystać z raportów w konsoli administratora Dropbox

Konsola administratora Dropbox zapewnia klientom korzystającym z Dropbox dla zespołów kompleksowy zestaw raportów do monitorowania aktywności zespołu, zarządzania miejscem do przechowywania danych, egzekwowania zasad bezpieczeństwa i pomocy w zapewnianiu zgodności z przepisami. 

Jak sprawdzić, co robią użytkownicy w Twojej organizacji

Raport Aktywność zespołu w konsoli administratora rejestruje, jakie działania podejmują członkowie zespołu i kiedy to robią. Administratorzy mogą uzyskać szczegółowe analizy dotyczące tych działań za pomocą interaktywnego pulpitu, który wyświetla dane w czasie rzeczywistym. 

Akcje

• Co obejmuje raport: 
  • Zawiera szczegółowy dziennik wszystkich działań podjętych przez Twój zespół Dropbox, który można filtrować. 
  • Umożliwia administratorom filtrowanie według typu zdarzenia, członka zespołu i zakresu dat w celu zbadania określonych incydentów lub przejrzenia historii aktywności zespołu.

• Co otrzymasz:
  • Plik CSV możliwy do wyeksportowania zapisany w folderze „Raporty Dropbox Business”. 
    • Gdy raport będzie gotowy, otrzymasz wiadomość e-mail z powiadomieniem.
  • Każdy wiersz zawiera datę, oznaczenie członka zespołu, który wykonał działanie, szczegóły dotyczące aktywności i powiązaną zawartość.
  • Raport można filtrować według przedziału czasu, użytkownika, aktywności i innych kryteriów.

Więcej informacji o tym, jak wyświetlić aktywność zespołu w konsoli administratora.

Pulpit 

• Co oferuje pulpit: 
  • Zapewnia administratorom szybki przegląd stanu zespołu, w tym wykorzystanie licencji, wykorzystanie miejsca, stan bezpieczeństwa i status płatności. 
  • Wskazuje oczekujące zaproszenia i zadania do wykonania. 
  • Zapewnia administratorom korzystającym z taryf Advanced i Enterprise podsumowanie dotyczące udostępniania na zewnątrz.

• Co otrzymasz:
  • Interaktywny pulpit w czasie rzeczywistym w konsoli administratora (nie jest to raport do pobrania).
  • Jest to punkt wyjścia do dokładniejszej analizy za pomocą raportów specjalnych opisanych poniżej.

• Do czego wykorzystują go zespoły:    
  • do badania incydentów związanych z bezpieczeństwem (na przykład „Kto uzyskał dostęp do tego pliku?”);
  • do śledzenia podejrzanych zachowań (masowe pobieranie, nietypowe logowania);
  • do wykonywania audytów zgodności (SOC 2, HIPAA itp.);
  • do debugowania problemów zgłoszonych przez użytkowników.

Więcej informacji na temat pulpitu zespołu w Dropbox.

Jak sprawdzić, kto i w jaki sposób korzysta z Dropbox

Raporty dotyczące użytkowników w sekcji Członkowie zawierają zestawienie sposobu, w jaki poszczególni członkowie zespołu korzystają z Dropbox. Zawierają one analizę wykorzystania danych przez poszczególnych użytkowników, informacje o dostępie oraz dane dotyczące zachowań członków. 

Raport zawierający dane dotyczące członków

• Co obejmuje raport: 
  • Zawiera pełną listę wszystkich członków zespołu wraz z ich rolą, statusem, wykorzystaniem dostępnego miejsca, członkostwem w grupach i śladem dostępowym. 
  • Pomaga w audytach licencyjnych, przeglądach wdrażania lub usuwania członków zespołu oraz w zrozumieniu sposobu wykorzystania miejsca przez poszczególnych użytkowników.

• Co otrzymasz:
  • Plik CSV, w którym na każdego członka zespołu przypada jeden wiersz. Plik zawiera:
    • imię, nazwisko, adres e-mail;
    • rolę (na przykład administrator zespołu, administrator ds. zgodności, członek);
    • status (aktywny, zaproszony, usunięty, zawieszony);
    • wykorzystanie miejsca do przechowywania plików (w MB), limit miejsca i daty dołączenia/zaproszenia;
    • członkostwo w grupach zarządzanych przez firmę i zarządzanych przez użytkowników;
    • status uwierzytelniania dwuetapowego;
    • ilość danych, do których członek ma dostęp;
    • łączną liczbę dostępnych plików, liczbę plików osobistych, liczbę głównych folderów zespołu oraz liczbę folderów udostępnionych wewnętrznie i na zewnątrz.

• Do czego wykorzystują go zespoły: 
  • do przeprowadzania audytów licencyjnych; 
  • do przeprowadzania przeglądów wdrażania i usuwania członków zespołu; 
  • do uzyskania informacji na temat wykorzystania miejsca przez poszczególnych użytkowników.

Więcej informacji o tym, jak utworzyć raport zawierający dane dotyczące członków.

Raport dotyczący dostępu członków

• Co obejmuje raport: 
  • Jest generowany dla pojedynczego członka zespołu i pokazuje każdą ścieżkę folderu, do której ma on dostęp, w tym foldery zespołu, wewnętrzne/zewnętrzne foldery udostępnione i jego prywatną przestrzeń. 
  • Pomaga administratorom identyfikować nadmierne uprawnienia dostępu, badać schematy w zakresie przechowywania danych i wspierać proces usuwania pracowników.

• Co otrzymasz:
  • Plik CSV, w którym na każdy folder przypada jeden wiersz. Plik zawiera:
    • ścieżkę, typ folderu (folder zespołu, folder udostępniony, folder prywatny);
    • oznaczenie własności wewnętrznej lub zewnętrznej;
    • oznaczenie właściciela folderu (adres e-mail lub oznaczenie „Własność zespołu”);
    • rozmiar (w MB) i liczbę plików.

• Do czego wykorzystują go zespoły: 
  • Dostrzegaj powtarzające się schematy w zakresie wykorzystania miejsca przez użytkownika 
  • Dowiedz się, do czego mają dostęp poszczególni użytkownicy

Dowiedz się, jak utworzyć raport dotyczący dostępu członków.

Raport zawierający analizy dotyczące domeny

• Co obejmuje raport: 
  • Wskazuje administratorom, ile osobistych kont Dropbox istnieje w ich zweryfikowanej domenie firmowej. 
    • Uwaga: ta funkcja jest dostępna tylko w taryfie Dropbox Enterprise.

• Co otrzymasz:
  • Widok w konsoli przedstawiający liczbę osobistych (niezarządzanych) kont Dropbox przypadających na zweryfikowaną domenę. Jest on połączony z procesem przechwytywania kont w celu ich migracji lub usunięcia.

• Do czego wykorzystują go zespoły: 
  • Pomoc w przechwytywaniu kont
  • Pomóż swojej organizacji skonsolidować całe wykorzystanie miejsca w Dropbox w ramach jednego zarządzanego zespołu.

Więcej informacji na temat analiz dotyczących domeny i przechwytywania kont.

Jak sprawdzić, w jaki sposób Twój zespół korzysta z Dropbox 

Raporty dotyczące wykorzystania zespołowego miejsca do przechowywania plików w sekcji Zawartość zawierają szczegółowe informacje na temat zachowań członków zespołu, które pomogą Ci uzyskać wgląd w sposób wykorzystania miejsca i zarządzać limitami. 

Raport dotyczący wykorzystania zespołowego miejsca do przechowywania plików

• Co obejmuje raport: 
  • Przedstawia dokładny podział wg folderów tego, przez jaką zawartość wykorzystywane są limity miejsca zespołu. 

• Co otrzymasz:
  • Plik CSV, w którym na każdy folder przypada jeden wiersz. Plik zawiera:
    • Wskazuje ścieżkę i typ folderu (folder zespołu, podfolder zespołu, folder z ograniczonym dostępem, folder udostępniony, zawartość prywatna, zawieszona zawartość prywatna, folder piaskownicy aplikacji, zarchiwizowany folder zespołu, usunięta zawartość prywatna).
    • Wskazuje właściciela folderu.
    • Wskazuje rozmiar (w MB) i liczbę plików.

• Do czego wykorzystują go zespoły: 
  • Uzyskaj dostęp do informacji niezbędnych do optymalizacji wykorzystania miejsca. 
  • Uzyskaj wgląd w sposób wykorzystania miejsca i analizę w zakresie wykorzystania limitów przez zespół.
  • Zbieraj dane, aby usprawnić zarządzanie miejscem i działania w zakresie czyszczenia danych.

Dowiedz się, jak utworzyć raport dotyczący wykorzystania zespołowego miejsca do przechowywania danych.

Jak sprawdzić, jakie dane są udostępniane

Raporty w zakresie udostępniania i dostępu zewnętrznego zawierają analizę dotyczącą tego, co jest udostępniane poza Twoją organizacją, aby zapewnić Ci nadzór i pomóc w zarządzaniu ryzykiem. 

Raport z udostępniania zewnętrznego

• Co obejmuje raport: 
  • Zapewniają kompleksowy widok wszystkich plików, folderów i łączy, które zostały udostępnione osobom spoza Twojej organizacji. 
  • Generuje ukierunkowane raporty dotyczące niezabezpieczonych łączy (bez hasła) oraz łączy, które mają ponad trzy miesiące, nie mają daty wygaśnięcia i nie mają unikalnych wyświetleń. Można to wykorzystać do zarządzania danymi i ograniczenia narażenia na naruszenia zewnętrzne.

• Co otrzymasz:
  • Plik CSV zawierający:
    • typ pozycji, nazwę i ścieżkę pliku;
    • określenie, kto udostępnił zawartość, kiedy i komu;
    • poziom dostępu (edytowanie, tylko wyświetlanie) i sposób udostępnienia (łącze lub udostępnienie bezpośrednie);
    • domenę odbiorcy;
    • ochronę hasłem, datę wygaśnięcia i ustawienia pobierania;
    • typ i datę ostatniej aktywności;
    • określenie, kto uzyskał dostęp do zawartości.
  • podtypy raportów, które obejmują:
    • wszystkie udostępnione łącza i całą zawartość udostępnioną za pomocą wiadomości e-mail;
    • unikalne wyświetlenia łączy bez daty wygaśnięcia, utworzonych ponad 3 miesiące temu;
    • unikalne wyświetlenia łączy bez hasła.

• Do czego wykorzystują go zespoły: 
  • Monitoruj udostępnianie danych firmowych na zewnątrz.
  • Wykrywaj ryzykowne zachowania związane z udostępnianiem.
  • Przeprowadzaj przeglądy i audyty bezpieczeństwa.
  • Poznaj powtarzające się schematy w zakresie udostępniania na zewnątrz przez Twoich użytkowników.

Dowiedz się, jak monitorować aktywność członków zespołu w Dropbox związaną z udostępnianiem.

Jak sprawdzić, czy Twoje środowisko jest bezpieczne 

Raporty dotyczące bezpieczeństwa i zgodności pomagają zarządzać danymi osobowymi (informacjami umożliwiającymi identyfikację) oraz spełniać wymogi prawne i wymagania dotyczące zgodności obowiązujące w Twojej organizacji.  

Raport dotyczący klasyfikacji danych 

• Co oferuje raport: 
  • Automatycznie skanuje pliki zespołu w poszukiwaniu danych osobowych (numerów kart kredytowych, numerów paszportów, numerów kont bankowych, numerów ubezpieczenia społecznego i innych danych osobowych specyficznych dla danego regionu).
  • Tworzy raport dotyczący wszystkich plików oznaczonych jako zawierające takie dane. 

• Co otrzymasz:
  • Plik CSV zawierający listę wszystkich plików oznaczonych jako zawierające dane osobowe. Plik zawiera:
    • nazwę pliku, typ pliku i identyfikator pliku;
    • lokalizację pliku;
    • typ wykrytych danych osobowych;
    • status udostępniania na zewnątrz;
    • sposób udostępnienia, osobę udostępniającą, odbiorcę i daty.

• Do czego wykorzystują go zespoły: 
  • Obsługuje zgodność z przepisami korporacyjnymi i rządowymi w zakresie ochrony danych.
  • Generuje alerty DLP w czasie rzeczywistym, gdy zastrzeżone pliki są udostępniane na zewnątrz.

Więcej informacji na temat klasyfikacji danych w Dropbox.

Podsumowujący przewodnik po raportach