Så här använder du rapporter i adminkonsolen i Dropbox

Dropbox adminkonsol ger kunder av Dropbox för team en omfattande uppsättning rapporter för att övervaka teamaktivitet, hantera lagring, upprätthålla säkerhetspolicyer och hjälpa till att upprätthålla efterlevnad. 

Så ser du vad användare gör i din organisation

Teamets aktivitetsrapport i adminkonsolen registrerar vad dina medlemmar gör och när de gör det. Administratörer kan få detaljerade insikter om dessa aktiviteter med hjälp av den interaktiva kontrollpanelen i realtid.

Aktivitet

• Vad den gör:
  • Ger en detaljerad, filtrerbar logg över alla åtgärder som vidtagits i ditt Dropbox-team.
  • Gör det möjligt för administratörer att filtrera efter händelsetyp, teammedlem och datumintervall för att undersöka specifika incidenter eller granska teamets aktivitetshistorik.

• Det här får du:
  • En exporterbar CSV-fil som sparas i mappen ”Dropbox Business-rapporter”.
    • Ett e-postmeddelande skickas när rapporten är klar.
  • Varje rad innehåller datum, medlemmen som vidtog åtgärden, aktivitetsinformation och det berörda materialet.
  • Rapporten kan filtreras efter tidsperiod, användare, aktivitet och mycket mer.

Läs mer om hur du visar teamaktivitet i adminkonsolen.

Adminpanelen

• Vad den gör:
  • Ger administratörer en översikt över teamets hälsa, inklusive licensanvändning, lagringsförbrukning, säkerhet och faktureringsstatus.
  • Visar väntande inbjudningar och åtgärdsobjekt.
  • Ger Advanced- och Enterprise-administratörer en sammanfattning av extern delning på kontrollpanelen.

• Det här får du:
  • En interaktiv kontrollpanel i realtid i adminkonsolen (inte en nerladdningsbar rapport).
  • En startplatta för djupare undersökning via de dedikerade rapporterna nedan.

• Så här använder team den:
  • Undersöker säkerhetsincidenter (till exempel ”Vem fick åtkomst till den här filen?”)
  • Spårar misstänkt beteende (massnedladdningar, ovanliga inloggningar)
  • Stödjer efterlevnadsgranskningar (SOC 2, HIPAA osv.)
  • Felsöker problem som rapporterats av användare

Läs mer om Dropbox-teamkontrollpanelen.

Så ser du vem som använder Dropbox och hur de använder det

Användarrapporter i Medlemmar ger en uppdelning av hur varje teammedlem använder Dropbox. De ger analys av individuell dataanvändning, åtkomstinformation och medlemsbeteende. 

Medlemsdatarapport

• Vad den gör: 
  • Ger en fullständig lista över varje teammedlem tillsammans med deras roll, status, lagringsanvändning, gruppmedlemskap och åtkomstfotavtryck. 
  • Hjälper till med licensgranskningar, onboarding- eller offboarding-granskningar och att förstå lagringsförbrukning per användare.

• Det här får du:
  • En CSV-fil med en rad per teammedlem, inklusive:
    • Förnamn, efternamn, mejladress.
    • Roll (till exempel teamadministratör, efterlevnadsadministratör, medlem).
    • Status (aktiv, inbjuden, raderad, avstängd).
    • Lagringsanvändning (i MB), utrymmesgräns och datum för anslutning/inbjudan.
    • Företagshanterade och användarhanterade gruppmedlemskap.
    • Status för tvåfaktorsautentisering.
    • Datavolym som medlemmen har åtkomst till.
    • Totalt antal åtkomliga filer, antal personliga filer, antal rotteammappar och antal externa/interna delade mappar.

• Så här använder team den:
  • Utför licensgranskningar
  • Genomför onboarding- och offboarding-granskningar
  • Förstår dataanvändning per användare

Läs mer om hur du skapar en medlemsdatarapport.

Medlemsåtkomstsrapport

• Vad den gör:
  • Körs mot en enskild teammedlem för att visa varje mappväg som hen har åtkomst till, inklusive teammappar, interna/externa delade mappar och hens privata utrymme.
  • Hjälper administratörer att identifiera överdrivna åtkomstbehörigheter, undersöka lagringsmönster och stödja avregistrering.

• Det här får du:
  • En CSV-fil med en rad per mapp, inklusive:
    • Sökväg, mapptyp (teammapp, delad mapp, privat mapp)
    • Internt jämfört med externt ägarskap
    • Mappägare (e-post eller ”Ägs av teamet”)
    • Storlek (i MB) och antal filer

• Så här använder team den:
  • Identifiera mönster med användarlagringsutrymme
  • Förstå vad enskilda användare har åtkomst till

Läs om hur du skapar en medlemsåtkomstsrapport.

Domäninsiktsrapport

• Vad den gör:
  • Visar administratörer hur många personliga Dropbox-konton som finns på deras verifierade företagsdomän.
    • Obs! Detta är en funktion som endast finns i Dropbox Enterprise.

• Det här får du:
  • En vy i konsolen som visar antalet personliga (icke-hanterade) Dropbox-konton per verifierad domän. Den kombineras med arbetsflödet för kontotillägg för att flytta eller ta bort dessa konton.

• Så här använder team den:
  • Stöd för kontotillägg.
  • Hjälp din organisation att konsolidera all Dropbox-användning under ett enda hanterat team.

Läs mer om domäninsikter och kontotillägg.

Så ser du hur ditt team använder Dropbox 

Teamlagringsrapporter i Material visar teamets beteende i detalj för att hjälpa dig att förstå lagringsanvändningen och hantera kvoter.

Rapport om teamets användning av lagringsutrymme

• Vad den gör:
  • Bryter ner exakt vilket material som förbrukar teamets lagringskvot, organiserat efter mapp.

• Det här får du:
  • En CSV-fil med en rad per mapp, inklusive:
    • Sökväg och mapptyp (teammapp, teamundermapp, begränsad mapp, delad mapp, privat material, avstängt privat material, appens sandlådemapp, arkiverad teammapp, borttaget privat material).
    • Mappägare.
    • Storlek (i MB) och antal filer.

• Så här använder team den:
  • Få åtkomst till information som är viktig för lagringsoptimering.
  • Förstå användning av lagringsutrymme och analys av teamkvoter.
  • Samla in data för att stödja initiativ för lagringshantering och datarensning.

Läs om hur du skapar en rapport om teamets lagringsutrymme.

Rapport om teammappar   

• Vad den gör:
  • Visar vad som använder lagringsutrymme i teamets mappar och undermappar, inklusive aktiva och arkiverade mappar.
  • Hjälper administratörer att förstå vem som har åtkomst till teammappar och när de senast ändrades.
• Det här får du:
  • En CSV-fil med en rad per teammapp eller undermapp, inklusive:
    • Mappsökväg
    • Mapptyp, inklusive om mappen är arkiverad
    • Använt lagringsutrymme
    • Teammedlemmar och externa personer som har åtkomst
    • Senast ändrat datum
• Så här använder team den:
  • Identifiera de största teammapparna.
  • Granska vem som har åtkomst till teammappar.
  • Hitta arkiverade mappar som fortfarande använder lagringsutrymme.
  • Stöd initiativ för lagringsrensning.

Läs om hur du skapar en rapport om teammappar.

Rapport delade mappar

• Vad den gör:
  • Visar lagringsutrymme som används av delade mappar som räknas mot teamets lagringskvot.
  • Ger detaljerad delningsinformation för interna och externa delade mappar.
• Det här får du:
  • En CSV-fil med en rad per delad mapp, inklusive:
    • Mappsökväg
    • Mapptyp, inklusive om mappen är intern, extern eller övergiven
    • Mappägare
    • Använt lagringsutrymme
    • Teammedlemmar med mappen monterad
    • Teammedlemmar och externa personer som har åtkomst
    • Senast ändrat datum
• Så här använder team den:
  • Identifiera delade mappar som använder mest lagringsutrymme.
  • Granska extern delning och mappägarskap.
  • Hitta övergivna delade mappar.
  • Granska mappåtkomst i hela organisationen.

Läs om hur du skapar en rapport om delade mappar.

Så ser du vilka data som delas

Delningsrapporter och rapporter om extern åtkomst analyserar vad som delas utanför din organisation för att ge dig överblick och hjälpa dig att hantera risker.

Extern delningsrapport

• Vad den gör:
  • Ger en omfattande vy över alla filer, mappar och delade länkar som har delats med personer utanför din organisation.
  • Genererar riktade delrapporter för oskyddade länkar (utan lösenord) och länkar som är över tre månader gamla utan utgångsdatum och unika visningar. Det här kan användas för datastyrning och för att minska extern exponering.

• Det här får du:
  • En CSV-fil som innehåller:
    • Objekttyp, namn och filsökväg.
    • Vem som delade materialet, när de delade det och med vem.
    • Åtkomstnivå (redigering, endast visning) och delningsmetod (länk eller direkt delning).
    • Mottagarens domän.
    • Lösenordsskydd, utgångsdatum och nerladdningsinställningar.
    • Typ av senaste aktivitet och datum.
    • Vem som fick åtkomst till materialet.
  • Rapportundertyper som inkluderar:
    • Alla delade länkar och allt material som delas via e-post.
    • Unika visningar av länkar utan utgångsdatum, skapade för över 3 månader sedan.
    • Unika visningar av länkar utan lösenord.

• Så här använder team den:
  • Övervaka extern exponering av företagsdata.
  • Identifiera riskfyllt delningsbeteende.
  • Utför säkerhetsgranskningar och revisioner.
  • Förstå dina användares externa delningsmönster.

Läs om hur du övervakar Dropbox-teamdelningsaktiviteten.

Så här kontrollerar du om din miljö är säker 

Säkerhets- och efterlevnadsrapporter hjälper dig att hantera personlig information (PII) och att uppfylla din organisations krav på regler och efterlevnad.  

Dataklassificeringsrapport

• Vad den gör:
  • Skannar automatiskt teamfiler för personlig information (kreditkortsnummer, passnummer, bankkontonummer, personnummer och annan regionspecifik PII).
  • Skapar en rapport över alla flaggade filer.

• Det här får du:
  • En CSV-fil som listar varje fil som flaggats som innehållande personlig information, inklusive:
    • Filnamn, filtyp och fil-ID.
    • Filplats.
    • Typ av personlig information som upptäcktes.
    • Status för extern delning.
    • Delningsmetod, avsändare, mottagare och datum.

• Så här använder team den:
  • Stöder efterlevnad av företags- och myndighetsbestämmelser gällande data.
  • Driver DLP-varningar i realtid när klassificerade filer delas externt.

Läs mer om Dropbox-dataklassificering.

Guide för rapportsammanfattning