So verwenden Sie Berichte der Verwaltungskonsole in Dropbox

Die Dropbox-Verwaltungskonsole bietet Kunden von Dropbox für Teams eine umfassende Reihe von Berichten, um Teamaktivitäten zu überwachen, Speicherplatz zu verwalten, Sicherheitsrichtlinien durchzusetzen und die Compliance zu unterstützen. 

So sehen Sie, was Nutzer in Ihrem Unternehmen tun

Der Aktivitätsbericht Ihres Teams in der Verwaltungskonsole zeichnet auf, was Ihre Mitglieder tun und wann sie es tun. Admins können mithilfe des interaktiven Echtzeit-Dashboardsdetaillierte Einblicke in diese Aktivitäten erhalten. 

Aktivität

• Was es bietet: 
  • Es stellt ein detailliertes, filterbares Protokoll aller Aktionen bereit, die in Ihrem Dropbox-Team durchgeführt wurden. 
  • Es ermöglicht Admins, nach Ereignistyp, Teammitglied und Datumsbereich zu filtern, um bestimmte Vorfälle zu untersuchen oder den Aktivitätsverlauf des Teams zu überprüfen.

• Das erhalten Sie:
  • eine exportierbare CSV-Datei, die im Ordner „Berichte für Dropbox Business“ gespeichert wird, 
    • eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn der Bericht fertig ist.
  • Jede Zeile enthält das Datum, das Mitglied, das die Aktion ausgeführt hat, die Aktivitätsdetails und den betreffenden Inhalt.
  • Der Bericht kann nach Zeitraum, Nutzer, Aktivität und mehr gefiltert werden.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Teamaktivitäten in der Verwaltungskonsole anzeigen können.

Dashboard 

• Was es bietet: 
  • Admins erhalten einen Überblick über den Status des Teams, einschließlich Lizenznutzung, Speichernutzung, Sicherheit und Abrechnungsstatus. 
  • Es zeigt offene Einladungen und zu erledigende Aufgaben an. 
  • Admins von Advanced- und Enterprise-Abos erhalten eine Übersicht über externe Freigaben im Dashboard.

• Das erhalten Sie:
  • Es bietet ein interaktives Echtzeit-Dashboard in der Verwaltungskonsole (kein herunterladbarer Bericht).
  • Es ist ein Ausgangspunkt für tiefergehende Recherchen anhand der unten aufgeführten Berichte.

• So verwenden Teams es:    
  • Untersuchung von Sicherheitsvorfällen (z. B. „Wer hat auf diese Datei zugegriffen?“),
  • Verfolgung von verdächtigem Verhalten (Massen-Downloads, ungewöhnliche Anmeldungen),
  • Unterstützung von Compliance-Audits (SOC 2, HIPAA usw.),
  • Debuggen von Problemen, die von Nutzern gemeldet wurden.

Erfahren Sie mehr über das Dropbox-Team-Dashboard.

So sehen Sie, wer Dropbox verwendet und wie die einzelnen Personen Dropbox verwenden

Nutzerberichte in Mitglieder bieten eine Aufschlüsselung, wie jedes Teammitglied Dropbox verwendet. Sie bieten eine Analyse der individuellen Datennutzung, der Zugriffsinformationen und des Verhaltens der Mitglieder. 

Bericht über Mitgliedsdaten

• Was er bietet: 
  • Er liefert eine vollständige Liste aller Teammitglieder mit ihrer Rolle, ihrem Status, ihrer Speichernutzung, ihren Gruppenmitgliedschaften und ihrem Zugriffsverhalten. 
  • Er hilft bei Lizenz-Audits, Onboarding- oder Offboarding-Überprüfungen und beim Verständnis der Speichernutzung pro Nutzer.

• Das erhalten Sie:
  • Eine CSV-Datei mit einer Zeile pro Teammitglied, einschließlich:
    • Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse,
    • Rolle (z. B. Team-Admin, Compliance-Admin, Mitglied),
    • Status (aktiv, eingeladen, gelöscht, gesperrt),
    • Speichernutzung (in MB), Speicherplatzlimit und Beitritts-/Einladungsdaten,
    • Mitgliedschaften in unternehmensverwalteten und nutzerverwalteten Gruppen,
    • Status der Zwei-Faktor-Authentifizierung,
    • Datenmenge, auf die das Mitglied Zugriff hat,
    • Gesamtzahl der zugänglichen Dateien, Anzahl der persönlichen Dateien, Anzahl der Stamm-Ordner des Teams und Anzahl der extern/intern freigegebenen Ordner.

• So verwenden Teams ihn: 
  • Durchführung von Lizenz-Audits 
  • Durchführung von Onboarding- und Offboarding-Überprüfungen 
  • Verständnis der Datennutzung pro Nutzer

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie einen Bericht über Mitgliedsdaten erstellen.

Mitglieder-Zugriffsbericht

• Was es bietet: 
  • Er listet für jedes einzelne Teammitglied alle Ordnerpfade auf, auf die es Zugriff hat, darunter Team-Ordner, intern/extern freigegebener Ordner und sein privater Bereich. 
  • Er hilft Admins, übermäßige Zugriffsberechtigungen zu erkennen, Speichermuster zu untersuchen und das Offboarding zu unterstützen.

• Das erhalten Sie:
  • Eine CSV-Datei mit einer Zeile pro Ordner, einschließlich:
    • Pfad, Ordnertyp (Team-Ordner, freigegebener Ordner, privater Ordner),
    • internes vs. externes Eigentumsrecht,
    • Ordnerbesitzer (E-Mail-Adresse oder „Im Besitz des Teams“),
    • Größe (in MB) und Anzahl der Dateien.

• So verwenden Teams ihn: 
  • Erkennen Sie Muster im Speicherverhalten der Nutzer. 
  • Verstehen Sie, worauf Einzelnutzer zugreifen können.

Erfahren Sie, wie Sie einen Mitglieder-Zugriffsbericht erstellen.

Domain-Analysedatenbericht

• Was es bietet: 
  • Dieser zeigt Admins, wie viele private Dropbox-Konten auf ihrer verifizierten Unternehmensdomain vorhanden sind. 
    • Hinweis: Diese Funktion ist nur für Dropbox Enterprise verfügbar.

• Das erhalten Sie:
  • Eine Ansicht in der Konsole, die die Anzahl der privaten (nicht verwalteten) Dropbox-Konten pro verifizierter Domain anzeigt. Sie wird mit dem Workflow zur Kontoerfassung kombiniert, um diese Konten zu migrieren oder zu entfernen.

• So verwenden Teams ihn: 
  • Unterstützung der Kontoerfassung
  • Helfen Sie Ihrem Unternehmen, die gesamte Dropbox-Nutzung in einem einzigen verwalteten Team zu konsolidieren.

Erfahren Sie mehr über Domain-Analyse und Kontoerfassung.

So sehen Sie, wie Ihr Team Dropbox verwendet 

Teamspeicherberichte in Inhalt schlüsseln das Teamverhalten auf, um Ihnen zu helfen, die Speicherplatznutzung zu verstehen und Kontingente zu verwalten. 

Bericht über die Teamspeicherplatznutzung

• Was es bietet: 
  • Dieser schlüsselt genau auf, welche Inhalte das Speicherkontingent Ihres Teams belegen, organisiert nach Ordnern. 

• Das erhalten Sie:
  • Eine CSV-Datei mit einer Zeile pro Ordner, einschließlich:
    • Pfad und Ordnertyp (Team-Ordner, Team-Unterordner, eingeschränkter Ordner, freigegebener Ordner, privater Inhalt, gesperrter privater Inhalt, App-Sandbox-Ordner, archivierter Team-Ordner, entfernter privater Inhalt).
    • Ordner-Eigentümer
    • Größe (in MB) und Anzahl der Dateien

• So verwenden Teams ihn: 
  • Greifen Sie auf Informationen zu, die für die Speicheroptimierung unerlässlich sind. 
  • Er ermöglicht das Verständnis der Speicherplatznutzung und die Analyse des Teamkontingents.
  • Sammeln Sie Daten, um die Speicherverwaltung und Maßnahmen zur Datenbereinigung zu unterstützen.

Erfahren Sie, wie Sie einen Bericht über den Team-Speicher erstellen.

So sehen Sie, welche Daten freigegeben werden

Freigabe- und externe Zugriffsberichte analysieren, was außerhalb Ihres Unternehmens freigegeben wird, um Ihnen einen Überblick zu geben und Ihnen beim Risikomanagement zu helfen. 

Bericht über extern geteilte Inhalte

• Was er bietet: 
  • Er bietet einen umfassenden Überblick über alle Dateien, Ordner und geteilten Links, die mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens geteilt wurden. 
  • Er erstellt gezielte Unterberichte für ungeschützte Links (ohne Passwort) und Links, die älter als drei Monate sind, ohne Ablaufdatum und mit eindeutigen Aufrufen. Dies kann für die Data Governance und die Reduzierung der externen Exposition verwendet werden.

• Das erhalten Sie:
  • Eine CSV-Datei, die Folgendes enthält:
    • Inhaltstyp, Name und Dateipfad,
    • wer den Inhalt wann und mit wem geteilt hat,
    • Zugriffsebene (Bearbeiten, Lesezugriff) und Freigabemethode (Link oder direktes Teilen),
    • Empfänger-Domain,
    • Passwortschutz, Gültigkeitsdauer und Download-Einstellungen,
    • Art und Datum der letzten Aktivität,
    • wer auf den Inhalt zugegriffen hat.
  • Berichtsuntertypen, die Folgendes umfassen:
    • alle geteilten Links und alle Inhalte, die per E-Mail geteilt werden,
    • eindeutige Aufrufe von Links ohne Ablaufdatum, die vor mehr als 3 Monaten erstellt wurden,
    • eindeutige Aufrufe von Links ohne Passwort.

• So verwenden Teams ihn: 
  • Überwachen Sie die externe Offenlegung von Unternehmensdaten.
  • Identifizieren Sie riskantes Freigabeverhalten.
  • Führen Sie Sicherheitsüberprüfungen und -audits durch.
  • Verstehen Sie die externen Freigabemuster Ihrer Nutzer.

Erfahren Sie, wie Sie die Freigabe-Aktivitäten von Dropbox-Teams überwachen.

So überprüfen Sie, ob Ihre Umgebung sicher ist 

Sicherheits- und Compliance-Berichte helfen Ihnen, persönlich identifizierende Informationen (PII) zu verwalten und die Richtlinien- und Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.  

Datenklassifizierungsbericht 

• Was er bietet: 
  • Er durchsucht Team-Dateien automatisch nach personenbezogenen Daten (Kreditkartendaten, Reisepassnummern, Bankkontonummern, Sozialversicherungsnummern und andere regionsspezifische PII).
  • Er erstellt einen Bericht über alle gekennzeichneten Dateien. 

• Das erhalten Sie:
  • Eine CSV-Datei, in der jede Datei aufgeführt ist, die als Datei mit personenbezogenen Daten gekennzeichnet wurde, einschließlich:
    • Dateiname, Dateityp und Datei-ID,
    • Dateispeicherort,
    • Art der gefundenen personenbezogenen Daten,
    • Status der externen Freigabe,
    • Freigabemethode, Urheber, Empfänger und Termine.

• So verwenden Teams ihn: 
  • Unterstützt die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und staatlichen Datenschutzvorschriften.
  • Ermöglicht DLP-Warnmeldungen in Echtzeit, wenn klassifizierte Dateien extern freigegeben werden.

Erfahren Sie mehr über die Dropbox-Datenklassifizierung.

Leitfaden zur Berichtszusammenfassung