So erstellen Sie einen Bericht über doppelte Dateien

Mit dem Bericht über doppelte Dateien von Dropbox können Admins doppelte Dateien erkennen, die den verfügbaren Speicherplatz eines Teams belegen. 

Der exportierbare CSV-Bericht basiert auf einer Durchsuchung aller Ordner, die zum verfügbaren Speicherplatz Ihres Teams zählen, sodass Sie unerwünschte Duplikate erkennen können. Er ist in der Verwaltungskonsole verfügbar und bietet eine Aufschlüsselung doppelter Inhalte nach Speicherort, Eigentümer, Erstellungsdatum und Größe. 

Häufige Gründe für doppelte Dateien

Doppelte Dateien werden am häufigsten durch Folgendes verursacht:

• Absichtliche Kopien: Teammitglieder kopieren geteilte Ressourcen aus Gründen der Bequemlichkeit in ihre eigenen Projektordner.
• Kopien aufgrund von Synchronisierungskonflikten: Dropbox erstellt zwei Versionen eines freigegebenen Dokuments, wenn zwei Benutzer es gleichzeitig bearbeiten.
• Kopien für die Übergabe: Dateien, die an Kunden oder Partner gesendet werden, werden sowohl im Projektordner als auch in einem separaten Übergabeordner gespeichert.

So finden Sie die doppelten Dateien Ihres Teams auf dropbox.com

Um einen Bericht über doppelte Dateien zu erstellen, benötigen Sie Zugriff auf die Verwaltungskonsole:

1. Melden Sie sich bei dropbox.com mit Ihren Admin-Anmeldedaten an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie unter Produkte auf das Drop-down-Menü links neben Dropbox.
4. Klicken Sie auf Inhalte.
5. Klicken Sie auf Bericht über doppelte Dateien exportieren.
6. Klicken Sie auf Bericht starten.

Der erstellte Bericht wird in einem Ordner mit dem Namen „Berichte für Dropbox Business“ gespeichert. Sie erhalten eine E-Mail, wenn der Bericht fertig ist. 

Was enthält der Bericht über doppelte Dateien?

Der Bericht über doppelte Dateien enthält die folgenden Informationen zu jeder doppelten Datei: 

• Vollständiger Dateipfad: Der Speicherort der doppelten Datei.
• Datei-ID: Die eindeutige Kennung für eine doppelte Datei. 
• Duplikat-Gruppennummer: Die nummerierte Gruppe, zu der die Datei gehört. Doppelte Kopien derselben Datei werden in derselben Gruppe zusammengefasst.
• Originaldatei: Ob es sich um die älteste Version der Datei handelt, basierend auf dem Erstellungsdatum der Datei. 
• Eigentümer: Das Teammitglied, dem die doppelte Datei gehört.  
• Größe (MB): Wie viel Speicherplatz die Datei belegt. 
• Änderungsdatum: Wann eine Datei zuletzt geändert wurde.
• Erstellungsdatum: Wann eine Datei erstellt wurde.