如何建立重複檔案報告

透過 Dropbox 重複檔案報告，管理員可偵測正佔用團隊可用儲存空間的重複檔案。

系統會掃描對所有計入工作團隊可用儲存空間的資料夾，生成一份可匯出的 CSV 報告，讓您辨識出任何不必要的重複檔案。您可以在管理員主控台中存取此報告，進一步查看重複內容的位置、擁有者、建立日期和大小等資訊。

重複檔案的常見原因

造成重複檔案最常見的原因如下：

• 刻意複製：團隊成員為了方便起見，將共享資源複製到自己的專案資料夾中。
• 同步衝突複本：當兩位使用者同時編輯共享文件時，Dropbox 會產生該文件的兩個版本。
• 提交的副本：傳送給客戶或合作夥伴的檔案會儲存在工作專案資料夾和另一個專屬的提交資料夾中。

如何在 dropbox.com 上找到團隊的重複檔案

若要建立重複檔案報告，您需要有管理員主控台的存取權限：

1. 使用您的管理員憑證登入 dropbox.com。
2. 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
3. 在 [產品] 下方，按一下 [Dropbox] 左側的下拉式選單。
4. 按一下 [內容]。
5. 點選 [匯出重複檔案報告]
6. 點選 [開始報告]。

生成的報告會儲存在名為「Dropbox Business 報告」(Dropbox Business Reports) 的資料夾中。報告準備就緒後，您會收到一封電子郵件。

重複檔案報告中包含哪些內容？

重複檔案報告會針對每個重複檔案提供以下資訊：

• 完整檔案路徑：重複檔案的位置。
• 檔案 ID：重複檔案的唯一識別碼。
• 重複群組編號：檔案所屬的群組編號。相同檔案的重複副本會放到同一個群組。
• 原始檔案：根據檔案建立日期，顯示該檔案是否為最早的版本。
• 擁有者：擁有重複檔案的團隊成員身分。
• 大小 (MB)：檔案佔用的儲存空間。
• 修改日期：檔案上次修改的時間。
• 建立日期：檔案建立的時間。