Zo maak je een rapport over dubbele bestanden aan

Met het Dropbox-rapport over dubbele bestanden kunnen beheerders dubbele bestanden detecteren die de beschikbare opslagruimte van een team gebruiken. 

Het exporteerbare CSV-rapport is gebaseerd op een scan van alle mappen die meetellen voor de beschikbare opslagruimte van je team, zodat je eventuele ongewenste duplicaten kunt identificeren. Het rapport is toegankelijk in de beheerconsole en geeft een overzicht van dubbel materiaal op locatie, eigenaar, aanmaakdatum en grootte. 

Veelvoorkomende redenen voor dubbele bestanden

Dubbele bestanden worden meestal veroorzaakt door:

• Opzettelijke kopieën: teamleden kopiëren voor het gemak gedeelde bronnen naar hun eigen projectmappen.
• Conflicterende kopieën door synchronisatie: Dropbox genereert twee versies van een gedeeld document wanneer twee gebruikers het tegelijkertijd bewerken.
• Kopieën voor levering: bestanden die naar klanten of partners worden verzonden, worden zowel in de werkprojectmap als in een aparte leveringsmap opgeslagen.

Zo vind je de dubbele bestanden van je team op dropbox.com

Om een rapport over dubbele bestanden aan te maken, heb je toegang tot de beheerconsole nodig:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
3. Klik onder Producten op de vervolgkeuzelijst links van Dropbox.
4. Klik op Inhoud.
5. Klik op Rapport over dubbele bestanden exporteren.
6. Klik op Rapport starten.

Het gegenereerde rapport wordt opgeslagen in een map met de naam 'Dropbox Business-rapporten'. Je ontvangt een e-mail wanneer het rapport klaar is. 

Wat staat er in het rapport over dubbele bestanden?

Het rapport over dubbele bestanden bevat de volgende informatie voor elk dubbel bestand: 

• Volledige bestandslocatie: de locatie van het dubbele bestand.
• Bestands-ID: de unieke ID van een dubbel bestand. 
• Groepsnummer van duplicaat: De genummerde groep waartoe het bestand behoort. Dubbele kopieën van hetzelfde bestand worden in dezelfde groep ondergebracht.
• Origineel bestand: of het de oudste versie van het bestand is, op basis van de aanmaakdatum van het bestand. 
• Eigenaar: het teamlid dat eigenaar is van het dubbele bestand.  
• Grootte (MB): hoeveel opslagruimte het bestand gebruikt. 
• Wijzigingsdatum: wanneer een bestand voor het laatst is gewijzigd.
• Aanmaakdatum: wanneer een bestand is aangemaakt.