Como criar um relatório de arquivos duplicados

O relatório de arquivos duplicados do Dropbox permite que os administradores detectem arquivos duplicados que estão utilizando o espaço de armazenamento disponível de uma equipe. 

O relatório exportável em CSV baseia-se em uma varredura de todas as pastas que consomem o espaço de armazenamento disponível da sua equipe, o que permite identificar cópias indesejadas. Ele pode ser acessado na seção de Administração para fornecer um detalhamento do conteúdo duplicado por local, proprietário, data de criação e tamanho. 

Motivos comuns para a existência de arquivos duplicados

Os arquivos duplicados ocorrem mais comumente devido a:

• Cópias intencionais: os membros da equipe copiam recursos compartilhados para suas próprias pastas de projeto por conveniência.
• Cópias conflitantes de sincronização: o Dropbox gera duas versões de um documento compartilhado quando dois usuários o editam ao mesmo tempo.
• Cópias de entrega: os arquivos enviados a clientes ou parceiros são armazenados tanto na pasta do projeto de trabalho quanto em uma pasta de entrega separada.

Como encontrar os arquivos duplicados da sua equipe em dropbox.com

Para criar um relatório de arquivos duplicados, você precisará de acesso à seção de Administração:

1. Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
3. Em Produtos, clique no menu suspenso à esquerda de Dropbox.
4. Clique em Conteúdo.
5. Clique em Exportar relatório de arquivos duplicados
6. Clique em Iniciar relatório.

O relatório gerado é salvo em uma pasta chamada “Relatórios do Dropbox Business”. Você receberá um e-mail quando o relatório estiver pronto. 

O que consta no relatório de arquivos duplicados?

O relatório de arquivos duplicados fornece as seguintes informações para cada arquivo duplicado: 

• Caminho completo do arquivo: a localização do arquivo duplicado.
• ID do arquivo: o identificador exclusivo de um arquivo duplicado. 
• Número do grupo duplicado: o grupo numerado ao qual o arquivo pertence. As cópias duplicadas do mesmo arquivo são organizadas no mesmo grupo.
• Arquivo original: se é a versão mais antiga do arquivo, com base na data de criação do arquivo. 
• Proprietário: o membro da equipe que é proprietário do arquivo duplicado.  
• Tamanho (MB): quanto espaço de armazenamento o arquivo está usando. 
• Data de modificação: quando um arquivo foi modificado pela última vez.
• Data de criação: quando um arquivo foi criado.