如何開始使用團隊協作空間

已更新 Nov 24, 2023

什麼是團隊協作空間？

Dropbox 團隊帳戶的所有成員都能存取團隊協作空間，團隊協作空間中存放著團隊帳戶成員的個人資料夾和團隊資料夾，且所有成員看到的結構都一樣。

頂層指的是包含所有子資料夾的第一組資料夾。您在 dropbox.com 上登入帳戶後，頂層資料夾會顯示在「所有檔案」區塊中，所有團隊成員都會在這裡看到頂層團隊資料夾和自己的個人資料夾。管理員可以控管有權編輯頂層團隊資料夾的對象。瞭解如何建立頂層團隊資料夾。

資料夾分成兩種。

工作團隊資料夾

個人資料夾

請注意：Dropbox 團隊帳戶的管理員可以藉由以成員身分登入功能，查看您個人資料夾中的檔案。

瞭解個人與團隊資料夾

假設您叫史美玲，在名為「亨通公司」的組織中擔任設計部門員工，最近加入了工作團隊的 Dropbox 帳戶。

您會在自己的 Dropbox 帳戶中看到多個資料夾：

「史美玲」：這是您的個人資料夾。除非您與他人分享，否則只有您可以存取自己的個人資料夾內容。
「設計」：這個資料夾內有設計專案的相關檔案和資料夾。您可以存取及瀏覽這個資料夾內的所有檔案，這是您有權存取的團隊資料夾。您看不到自己沒有存取權限的團隊資料夾。
「行銷」：這是「設計」資料夾內的子資料夾，顯示為帶有圓形內含對角線的藍色資料夾。如果您嘗試開啟「行銷」，會看到以下錯誤訊息：無法存取資料夾「行銷」。這表示您沒有這個子資料夾的存取權限。

並非所有團隊成員都預設擁有所有內容的存取權限，管理員可以為團隊成員設定不同的團隊資料夾使用權限：

預設狀態下，只要擁有該資料夾的編輯權限，也就有權編輯這個資料夾底下的所有子資料夾。舉例來說，如果您可以編輯「設計」這個資料夾，也就表示您可以編輯「設計」資料夾裡的所有子資料夾 (除非子資料夾特別限制了存取權限)。

如要共享資料夾，您也可以選擇編輯或瀏覽權限、按一下 [複製連結]，然後在目標位置貼上並分享。

團隊成員收到編輯連結後，就可以將資料夾新增至自己的 Dropbox 帳戶並協作內容。如果將編輯連結傳給團隊外部人員，對方需先請求並獲得權限，才能將資料夾新增至自己的 Dropbox 帳戶並協作內容。

請注意：

當您變更其他人也有權存取的資料夾時，您所作的變更會反映在這些人的帳戶中。
如果您授權外部合作夥伴存取團隊資料夾/團隊成員資料夾中的檔案或資料夾，對方就可以自行建立連結並分享給別人，因此建議您只與信任的人共享檔案或資料夾。進一步瞭解管理員如何控管工作團隊的連結分享設定。

Dropbox 將改用更新版分享連結架構，未來會根據內容而非使用者建立連結。此更新將改變連結的建立和分享方式。新版連結的 URL 中會包含「rlkey」參數，方便您辨別。上述操作不適用於新版連結，差異之處如下：

如果您擁有檔案或資料夾的編輯權限，可以刪除任何為該檔案或資料夾建立的分享連結。
擁有唯讀權限的使用者只能建立唯讀連結，不過擁有編輯權限的使用者可以在資料尚未有相關連結的情況下，選擇建立編輯連結或唯讀連結。
唯讀連結和編輯連結不同，您無法將唯讀連結變更為編輯連結，反之亦然。
如果您透過連結與外部合作夥伴共享檔案或資料夾，對方就可以使用該連結將檔案或資料夾分享給其他外部人員。對方無法自行建立分享連結，因為每個檔案或資料夾只能擁有一個編輯連結和一個瀏覽連結，供所有人員使用。

如果檔案或資料夾位於個人資料夾中

檔案或資料夾的擁有者可以直接在自己的個人資料夾中操作，分享給團隊中的群組或個人。分享個人資料夾中的檔案或資料夾時，系統只會分享您選定的檔案或資料夾。除非您選擇分享更多項目，否則個人資料夾的其他內容絕不會與別人共享。

您可以：

請注意：您分享資料夾的對象會收到資料夾邀請，通知對方該資料夾會新增到對方的個人資料夾，還是指定的團隊資料夾。

請注意：

您必須是資料夾或檔案的擁有者，並擁有目的地資料夾的編輯權限，才能移動資料。
如要將檔案或資料夾移到頂層團隊資料夾，您需有頂層資料夾的編輯權限。若您是管理員，歡迎瞭解如何授予團隊成員編輯權限。
如果您是以使用相同電子郵件地址的現有 Dropbox 個人帳戶加入 Dropbox 團隊帳戶，系統會把您個人帳戶中的所有現有檔案放到您的個人資料夾中。您可以依照上述說明操作，把要與工作團隊共享的內容都移到團隊資料夾中。

如果檔案或資料夾位於團隊資料夾中

您可以：

請注意：團隊資料夾不能移到個人資料夾，但是您可以複製團隊資料夾並貼到自己的個人資料夾。此外，管理員可以授予或撤回團隊資料夾的存取權限。

如要複製團隊資料夾中的檔案或資料夾並貼到自己的個人資料夾，請依照以下步驟操作：

請注意：

複製團隊資料夾時，會複製該資料夾的內容，但不會複製資料夾的使用權限。
- 如果您把團隊資料夾貼到您有權編輯的另一個團隊資料夾，該資料夾會套用新位置的使用權限設定。
  - 舉例來說，「新標誌設計」這個資料夾原本只有品牌組的一小群人可以存取。您複製了「新標誌設計」資料夾，並貼到整個團隊都能存取的「行銷」資料夾中，如此一來，您團隊上的所有人都能存取「行銷」資料夾中的「新標誌設計」資料夾複本。