如何開始使用團隊協作空間

升級至 Dropbox 工作團隊方案之後,您的工作團隊就能共享團隊協作空間。您的所有團隊成員都能存取這個團隊協作空間,每個人看到的資料夾架構也都相同。如果您是管理員,歡迎瞭解如何為團隊管理團隊協作空間。

這篇文章的區段:

什麼是團隊協作空間?

團隊協作空間為 Dropbox 工作團隊帳戶的所有成員共享。所有團隊成員看到的團隊協作空間內容和架構都一樣。

團隊協作空間內的資料夾分成兩種:

  • 團隊資料夾:團隊資料夾內的每個資料夾或檔案,都可以跟不同身分的人共享。您可以選擇允許其他人瀏覽或編輯團隊資料夾內的檔案,或封鎖相關存取權限。
  • 團隊成員資料夾:團隊成員資料夾是您專屬的空間,在預設狀態下不會與其他團隊成員共享。不過,您可以選擇與工作團隊的其他成員分享團隊成員資料夾中的檔案。

團隊協作空間範例

假設您叫史美玲,在名為「亨通公司」的組織中擔任設計部門員工,最近加入了工作團隊的 Dropbox Business 帳戶。

您會在自己的 Dropbox 帳戶中,看到一個叫「亨通公司」的團隊協作空間。在上面按一下,就可以看到幾個資料夾:

  • 史美玲:這是您的團隊成員資料夾。
  • 設計:這個資料夾內有設計專案的相關檔案和資料夾。您可以存取及瀏覽這個資料夾內的所有檔案。這是您可以存取的團隊資料夾。
  • 行銷:「行銷」資料夾為藍色資料夾,上面顯示一個帶有對角線的圓圈。如果您嘗試開啟「行銷」,會看到以下錯誤訊息:無法存取資料夾「行銷」。這是您無法存取的團隊資料夾。

如何在團隊協作空間中共享

所有團隊成員都可以存取團隊協作空間,但這不表示所有團隊成員都有權存取所有內容。每位成員在團隊協作空間中,可能擁有不同的資料夾權限:

  • 可以編輯:成員可以瀏覽、編輯該資料夾的內容,也能管理這些內容的存取權限
  • 可以瀏覽:成員可以瀏覽該資料夾的內容
  • 無法存取:成員無法瀏覽該資料夾的內容

預設狀態下,只要擁有該資料夾的編輯權限,也就有權編輯這個資料夾底下的所有資料夾。舉例來說,如果您可以編輯「設計」這個資料夾,也就表示您可以編輯「設計」資料夾裡的所有資料夾 (除非子資料夾特別限制了存取權限)。

如要共享資料夾,您也可以選擇編輯或瀏覽權限、按一下 [複製連結],然後在目標位置貼上並分享。

團隊成員收到編輯連結後,就可以將資料夾新增至自己的 Dropbox 帳戶並協作內容。如果將編輯連結傳給團隊外部人員,對方需先請求並獲得權限,才能將資料夾新增至自己的 Dropbox 帳戶並協作內容。

請注意:當您變更團隊協作空間的共享資料夾時,您所作的變更會反映在所有團隊成員的帳戶中。

重要注意事項:如果您授權外部合作夥伴存取團隊資料夾/團隊成員資料夾中的檔案或資料夾,對方就可以自行建立連結並分享給別人,因此建議您只與信任的人共享檔案或資料夾。

在團隊資料夾中共享

如果您有團隊資料夾的編輯權限,就可以在該資料夾及其子資料夾中新增或移除人員。方法如下:

  1. 登入 dropbox.com。
  2. 前往您想要新增或移除人員的資料夾。
  3. 將滑鼠移至資料夾名稱上方,並按一下共享圖示 (帶有向上箭頭的矩形)。
    • 如要新增人員,請在文字方塊中輸入使用者/群組的名稱或電子郵件地址。新增成員並選定存取權限層級後,按一下 [共享資料夾]
    • 如要移除人員,請按一下 [存取對象],然後找到您要移除的對象,按一下對方名稱旁邊的下拉式選單,並選取 [移除]

您可以在共享視窗看到能存取資料夾的使用者名單,以及各自對應的使用權限。團隊成員或群組名稱旁邊,會標示擁有者可以編輯可以瀏覽

舉例來說,設計團隊可以在團隊協作空間中建立「設計」資料夾,只開放設計部門群組的人員存取。接著,設計團隊可以邀請其他人員加入「設計」資料夾內的資料夾。

備註:藍色資料夾上若顯示帶有對角線的圓圈,即為您無法存取的存取受限資料夾。如果您嘗試開啟這些資料夾,就會看到錯誤訊息:無法存取資料夾「資料夾名稱」

在團隊成員資料夾中共享

您可以利用共享資料夾分享連結功能,分享團隊成員資料夾中的檔案和資料夾。您可以決定要讓哪些使用者存取共享的內容。

如果有人邀請您加入團隊協作空間以外的資料夾,您可以把這個資料夾新增到自己的團隊成員資料夾。收到資料夾邀請時,邀請上會顯示您可以將資料夾儲存到什麼位置:可能是團隊成員資料夾或團隊資料夾。新增資料夾後,您就可以在自己的 Dropbox 帳戶中存取其中的所有內容。

請注意:分享團隊成員資料夾中的檔案或資料夾時,系統只會分享您選定的檔案或資料夾。除非您選擇分享更多項目,否則團隊成員資料夾的其他內容一律不會與其他人共享。

如果您是以現有的 Dropbox 個人帳戶加入 Dropbox 工作團隊帳戶,系統會把您個人帳戶中的所有現有檔案放到團隊成員資料夾中。您可以把要與工作團隊共享的內容都移動到團隊資料夾中。

如何將檔案和資料夾移入團隊協作空間

只要符合以下條件,您就能把共享資料夾移入團隊協作空間:

1) 您有欲移動之資料夾的編輯權限。確認步驟如下:

  1. 登入 dropbox.com。
  2. 前往您想要移動的資料夾。
  3. 將滑鼠移至資料夾名稱上方,並按一下共享圖示 (帶有向上箭頭的矩形)。
  4. 按一下 [存取對象]
  5. 檢查您的名稱或群組右邊是否顯示可以編輯

 

2) [管理存取權限] 設定已設為 [資料夾成員]。確認步驟如下:

  1. 登入 dropbox.com。
  2. 前往您想要移動的資料夾。
  3. 將滑鼠移至資料夾名稱上方,並按一下共享圖示 (帶有向上箭頭的矩形)。
  4. 按一下工具圖示。
  5. 檢查 [管理存取權限] 旁邊的下拉式選單是否為 [資料夾成員]。

 

3) 資料夾的擁有者屬於和您相同的工作團隊。

請注意:您如果沒有目的地母資料夾的編輯權限,就無法移入資料夾。

如何將檔案和資料夾移出團隊協作空間

只要符合以下條件,您就能把共享資料夾移出團隊協作空間:

  • 資料夾中沒有巢狀共享資料夾。
  • 資料夾和其內部資料夾未設為僅限受邀者。
  • 您有母資料夾的編輯權限。
  • 您有資料夾的編輯權限。
  • [管理存取權限] 設定設為可以編輯的團隊成員
  • 外部共享設定設為 [開啟 (任何人)]

請注意:您如果沒有目的地母資料夾的編輯權限,就無法移入資料夾。

如何在團隊協作空間中複製資料夾

在團隊協作空間中複製資料夾時,會複製該資料夾的內容,但不會複製資料夾的使用權限。如果您把資料夾貼到團隊協作空間中您可以編輯的位置,資料夾的使用權限會跟新位置的設定相同。

舉例來說,「新標誌設計」這個資料夾原本只有品牌組的一小群人可以存取。您複製了「新標誌設計」資料夾,並貼上到整個團隊都能存取的「行銷」資料夾中。最後,您團隊上的所有人都能存取位在「行銷」資料夾的「新標誌設計」資料夾複本。

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