如何開始使用團隊協作空間

已更新 Apr 18, 2024
套用 Dropbox 工作團隊方案的相關更新後,Dropbox 團隊帳戶的所有成員都能共享團隊協作空間。如果您是管理員,歡迎瞭解如何為團隊管理團隊協作空間。

什麼是團隊協作空間?

Dropbox 團隊帳戶的所有成員都能存取團隊協作空間,團隊協作空間中存放著團隊帳戶成員的個人資料夾和團隊資料夾,且所有成員看到的結構都一樣。

什麼是頂層?

頂層指的是包含所有子資料夾的第一組資料夾。您在 dropbox.com 上登入帳戶後,頂層資料夾會顯示在「所有檔案」區塊中,所有團隊成員都會在這裡看到頂層團隊資料夾和自己的個人資料夾。管理員可以控管有權編輯頂層團隊資料夾的對象。瞭解如何建立頂層團隊資料夾。

團隊資料夾和個人資料夾有什麼不同?

資料夾分成兩種。

工作團隊資料夾

  • 每個人預設都可建立團隊資料夾,不過管理員可以管理此項使用權限
  • 團隊資料夾可以與整個團隊、特定群組或特定的對象共享。
  • 團隊資料夾內的每個檔案或子資料夾,都可以跟不同身分的人共享。
  • 管理員可以選擇允許其他人瀏覽或編輯團隊資料夾內的檔案,或封鎖相關存取權限。
  • 擁有編輯權限的團隊成員可以在團隊資料夾內建立子資料夾。

個人資料夾

  • 個人資料夾是您的專屬非公開空間,不過您可以選擇與其他團隊成員分享個人資料夾中的檔案。
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請注意:Dropbox 團隊帳戶的管理員可以藉由以成員身分登入功能,查看您個人資料夾中的檔案。

瞭解個人與團隊資料夾

假設您叫史美玲,在名為「亨通公司」的組織中擔任設計部門員工,最近加入了工作團隊的 Dropbox 帳戶。

您會在自己的 Dropbox 帳戶中看到多個資料夾:

  • 「史美玲」:這是您的個人資料夾。除非您與他人分享,否則只有您可以存取自己的個人資料夾內容。
  • 「設計」:這個資料夾內有設計專案的相關檔案和資料夾。您可以存取及瀏覽這個資料夾內的所有檔案,這是您有權存取的團隊資料夾。您看不到自己沒有存取權限的團隊資料夾。
  • 「行銷」:這是「設計」資料夾內的子資料夾,顯示為帶有圓形內含對角線的藍色資料夾。如果您嘗試開啟「行銷」,會看到以下錯誤訊息:無法存取資料夾「行銷」。這表示您沒有這個子資料夾的存取權限。

誰可以存取團隊資料夾?

並非所有團隊成員都預設擁有所有內容的存取權限,管理員可以為團隊成員設定不同的團隊資料夾使用權限:

  • 可以編輯:成員可以瀏覽、編輯該資料夾的內容,也能管理這些內容的存取權限。
  • 可以瀏覽:成員可以瀏覽該資料夾的內容。
  • 無法存取:成員無法瀏覽該資料夾的內容。

預設狀態下,只要擁有該資料夾的編輯權限,也就有權編輯這個資料夾底下的所有子資料夾。舉例來說,如果您可以編輯「設計」這個資料夾,也就表示您可以編輯「設計」資料夾裡的所有子資料夾 (除非子資料夾特別限制了存取權限)。

如要共享資料夾,您也可以選擇編輯或瀏覽權限、按一下 [複製連結],然後在目標位置貼上並分享。

團隊成員收到編輯連結後,就可以將資料夾新增至自己的 Dropbox 帳戶並協作內容。如果將編輯連結傳給團隊外部人員,對方需先請求並獲得權限,才能將資料夾新增至自己的 Dropbox 帳戶並協作內容。

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請注意:

  • 當您變更其他人也有權存取的資料夾時,您所作的變更會反映在這些人的帳戶中。
  • 如果您授權外部合作夥伴存取團隊資料夾/團隊成員資料夾中的檔案或資料夾,對方就可以自行建立連結並分享給別人,因此建議您只與信任的人共享檔案或資料夾。進一步瞭解管理員如何控管工作團隊的連結分享設定

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Dropbox 將改用更新版分享連結架構,未來會根據內容而非使用者建立連結。此更新將改變連結的建立和分享方式。新版連結的 URL 中會包含「rlkey」參數,方便您辨別。上述操作不適用於新版連結,差異之處如下:

  • 如果您擁有檔案或資料夾的編輯權限,可以刪除任何為該檔案或資料夾建立的分享連結。
  • 擁有唯讀權限的使用者只能建立唯讀連結,不過擁有編輯權限的使用者可以在資料尚未有相關連結的情況下,選擇建立編輯連結或唯讀連結。
  • 唯讀連結和編輯連結不同,您無法將唯讀連結變更為編輯連結,反之亦然。
  • 如果您透過連結與外部合作夥伴共享檔案或資料夾,對方就可以使用該連結將檔案或資料夾分享給其他外部人員。對方無法自行建立分享連結,因為每個檔案或資料夾只能擁有一個編輯連結和一個瀏覽連結,供所有人員使用。

與團隊分享檔案和資料夾

如果檔案或資料夾位於個人資料夾中

檔案或資料夾的擁有者可以直接在自己的個人資料夾中操作,分享給團隊中的群組或個人。分享個人資料夾中的檔案或資料夾時,系統只會分享您選定的檔案或資料夾。除非您選擇分享更多項目,否則個人資料夾的其他內容絕不會與別人共享。

您可以:

  1. 透過電子郵件分享檔案或資料夾
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請注意:您分享資料夾的對象會收到資料夾邀請,通知對方該資料夾會新增到對方的個人資料夾,還是指定的團隊資料夾。

  1. 傳送連結讓對方瀏覽或編輯檔案或資料夾。
  2. 將個人資料夾中的檔案或資料夾移到團隊資料夾。這表示只要是可存取該團隊資料夾的人,都能存取這些檔案或資料夾。
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請注意:

  • 您必須是資料夾或檔案的擁有者,並擁有目的地資料夾的編輯權限,才能移動資料。
  • 如要將檔案或資料夾移到頂層團隊資料夾,您需有頂層資料夾的編輯權限。若您是管理員,歡迎瞭解如何授予團隊成員編輯權限。
  • 如果您是以使用相同電子郵件地址的現有 Dropbox 個人帳戶加入 Dropbox 團隊帳戶,系統會把您個人帳戶中的所有現有檔案放到您的個人資料夾中。您可以依照上述說明操作,把要與工作團隊共享的內容都移到團隊資料夾中。

如果檔案或資料夾位於團隊資料夾中

您可以:

  1. 透過電子郵件分享檔案或資料夾
  2. 傳送連結讓對方瀏覽或編輯檔案或資料夾。
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請注意:團隊資料夾不能移到個人資料夾,但是您可以複製團隊資料夾並貼到自己的個人資料夾。此外,管理員可以授予或撤回團隊資料夾的存取權限

如何複製團隊資料夾

如要複製團隊資料夾中的檔案或資料夾並貼到自己的個人資料夾,請依照以下步驟操作:

  1. 登入 Dropbox.com。
  2. 找到要複製的檔案或資料夾。
  3. 將滑鼠移到資料夾上方,然後按一下 […] (刪節號)。
  4. 按一下 [複製]
  5. 在您想貼上資料夾的位置按右鍵。
    • 可以貼到個人資料夾或另一個團隊資料夾中。
  6. 按一下 [貼上]
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請注意:

  • 複製團隊資料夾時,會複製該資料夾的內容,但不會複製資料夾的使用權限。
    • 如果您把團隊資料夾貼到您有權編輯的另一個團隊資料夾,該資料夾會套用新位置的使用權限設定。
      • 舉例來說,「新標誌設計」這個資料夾原本只有品牌組的一小群人可以存取。您複製了「新標誌設計」資料夾,並貼到整個團隊都能存取的「行銷」資料夾中,如此一來,您團隊上的所有人都能存取「行銷」資料夾中的「新標誌設計」資料夾複本。
  • 只有管理員可以將頂層團隊資料夾複製到其他位置或其他團隊協作空間的頂層。

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