Come iniziare a utilizzare lo spazio di lavoro del team

Aggiornato Sep 13, 2024

Con l’aggiornamento di Dropbox per team, tutti i membri di un account di team Dropbox condividono lo stesso spazio di lavoro. Se sei un amministratore, scopri come gestire lo spazio di lavoro del team.

Che cos’è uno spazio di lavoro del team?

Tutti i membri dell’account di team Dropbox hanno accesso allo spazio di lavoro del team. Lo spazio contiene cartelle personali e di team per gli account dei membri del team. La struttura è la stessa per tutti i membri.

Che cos’è il primo livello?

Il primo livello è quello in cui si trova la prima serie di cartelle, che poi contengono le sottocartelle. Le cartelle di primo livello sono visibili nella sezione Tutti i file dell’account su dropbox.com. I membri del team vedranno sia le cartelle del team di primo livello sia la propria cartella personale. La scelta di chi può modificare le cartelle del team di primo livello spetta agli amministratori. I membri del team con accesso in modifica al primo livello di uno spazio di lavoro del team possono convertire le cartelle condivise nel proprio spazio personale in cartelle di team. Scopri come creare una cartella del team di primo livello.

Che differenza c’è tra cartelle personali e del team?

Esistono due tipi di cartelle.

Cartelle del team

Per impostazione predefinita, tutti possono creare cartelle del team, a meno che gli amministratori non decidano diversamente.
Le cartelle del team possono essere condivise con l’intero team, con determinati gruppi o singoli individui.
All’interno di una cartella del team, ogni sottocartella o file può essere condiviso con un insieme di persone diverse.
Gli amministratori possono scegliere di autorizzare altre persone a visualizzare o modificare i file di una cartella del team o di bloccarne completamente l’accesso.
I membri del team che dispongono dell’accesso in modifica possono creare delle sottocartelle all’interno delle cartelle del team.

Cartelle personali

La tua cartella personale è uno spazio riservato soltanto a te. Tuttavia, puoi scegliere di condividere con altri membri del team i file presenti al suo interno.

Nota. Gli amministratori degli account di team Dropbox possono visualizzare i file nelle cartelle personali dei membri tramite Accedi come utente.

Esempi di cartelle personali e del team

Ti chiami Giovanna Rossi e fai parte del reparto di design di un’organizzazione chiamata Hanford, Inc. Sei appena entrata a far parte di un account di team Dropbox.

Nell’account sono presenti diverse cartelle:

“Giovanna Rossi” è la tua cartella di membro del team. Solo tu hai accesso ai relativi contenuti, a meno che tu non scelga di condividerli.
”Design” è la cartella contenente file e cartelle per i progetti di design. Puoi accedere e visualizzare tutti i file al suo interno, perché è una cartella del team a cui hai accesso. Le cartelle del team a cui non hai accesso non vengono visualizzate.
“Marketing” è una sottocartella della cartella “Design” ed è contrassegnata da una cartella azzurra con un cerchio attraversato da una linea diagonale. Se tenti di aprirla, viene visualizzato un messaggio di errore (Accesso alla cartella “Marketing” non disponibile). Si tratta quindi di una sottocartella a cui non hai accesso.

Chi può accedere alle cartelle del team?

Non tutti i membri del team accedono a qualunque contenuto per impostazione predefinita. Gli amministratori possono concedere diversi livelli di autorizzazione per le cartelle del team:

Modifica: puoi visualizzare, modificare e gestire l’accesso ai contenuti della cartella.
Visualizzazione: puoi visualizzare i contenuti della cartella.
Nessun accesso: non puoi visualizzare i contenuti della cartella.

Per impostazione predefinita, chiunque disponga delle autorizzazioni di modifica per una cartella può modificare anche tutte le relative sottocartelle. Ad esempio, se puoi modificare la cartella “Design”, potrai modificare anche qualsiasi sottocartella al suo interno, a meno che non sia una cartella ad accesso limitato.

Puoi anche condividere una cartella selezionando le autorizzazioni di modifica o di visualizzazione e facendo clic su Copia link, per poi incollarlo e condividerlo dove vuoi.

I membri del tuo team che ricevono un link di modifica possono aggiungere la cartella al proprio account Dropbox e collaborare ai contenuti. Se un link di modifica viene inviato a qualcuno che non è un membro del team, tale utente dovrà richiedere e ottenere l’autorizzazione prima di poter aggiungere la cartella al proprio account Dropbox e collaborare ai contenuti.

Note:

Quando apporti modifiche a una cartella a cui hanno accesso anche altre persone, le modifiche valgono anche per tutte le persone interessate.
Se concedi a un partner esterno l’accesso a un file o a una cartella all’interno di una cartella del team o di un membro del team, questa persona potrà a sua volta creare un link per la condivisione. Assicurati di concedere l’accesso solo a persone fidate. Scopri di più su come gli amministratori possono gestire le impostazioni di condivisione dei link per il proprio team.

Importante. Dropbox sta implementando un’architettura aggiornata per i link condivisi, che saranno basati sui contenuti invece che sull’utente. La modifica influirà sulle modalità di creazione e condivisione dei link. I nuovi link possono essere identificati dalla presenza di un parametro “rlkey” nell’URL e presentano le seguenti differenze in termini di funzionamento:

Se disponi dell’accesso in modifica a un file o cartella, puoi eliminare gli eventuali link condivisi creati per quell’elemento.
Gli utenti con accesso in sola visualizzazione possono creare soltanto link di sola visualizzazione, mentre gli utenti con accesso in modifica possono creare sia link di modifica sia di sola visualizzazione, se non già presenti.
I link per la sola visualizzazione sono diversi da quelli di modifica. Non è possibile trasformare un link di sola visualizzazione in link di modifica o viceversa.
Se condividi un file o cartella con un partner esterno tramite link, questa persona potrà usare lo stesso link per condividerli con altre persone. Al contrario, non potrà creare il proprio link condiviso, dal momento che ciascun file o cartella può avere un solo link di modifica e uno di visualizzazione per tutti gli utenti.

Condividere file e cartelle con il team

Se il file o la cartella si trovano in una cartella personale

Se sei proprietario di un file o cartella, puoi condividere l’elemento con gruppi o membri del team dalla tua cartella personale. A essere condiviso sarà solo l’elemento selezionato, mentre il resto della cartella personale rimarrà privato, a meno che tu non scelga di condividere altro.

Puoi:

Condividere il file o cartella via email.
- Nota. La persona con cui hai condiviso la cartella riceverà un invito, che mostra anche la posizione in cui sarà aggiunta la cartella (nella cartella personale o in una cartella del team).
Inviare un link per visualizzare o modificare il file o cartella.
Spostare il file o la cartella dalla tua cartella personale a una cartella del team. In questo caso, il file o la cartella saranno accessibili a tutte le persone che possono accedere alla cartella di destinazione.

Note:

Puoi spostare file o cartelle solo se sono di tua proprietà e se hai accesso in modifica alla cartella di destinazione.
Se vuoi spostare un file o una cartella in una cartella del team di primo livello, devi avere le autorizzazioni necessarie a modificare cartelle di primo livello. Se sei amministratore, scopri come concedere le autorizzazioni di modifica ai membri del team.
Se ti unisci a un account di team Dropbox con un account individuale Dropbox esistente, la tua cartella personale conterrà tutti i file salvati nel tuo account individuale. Per spostare i contenuti da condividere con il team nelle cartelle del team, segui le istruzioni riportate sopra.

Se il file o cartella si trovano in una cartella del team

Puoi:

Condividere il file o cartella via email.
Inviare un link per visualizzare o modificare il file o cartella.
Condividi la cartella del team via email o tramite un link.

Come copiare o spostare una cartella del team

Per copiare o spostare un file o una cartella che si trovano in una cartella del team e incollarli nella tua cartella personale:

Accedi a dropbox.com.
Vai al file o la cartella che desideri copiare.
Passa con il mouse sulla cartella e fai clic su “…” (puntini di sospensione).
Fai clic su copia o sposta.
Fai clic con il pulsante destro sulla posizione in cui vuoi incollarli.
- Puoi incollarli sia nella tua cartella personale sia in un’altra cartella del team.
Fai clic su Incolla.

Note:

Quando copi una cartella del team, vengono copiati tutti i contenuti ma non le relative autorizzazioni.
- Se incolli una cartella del team all’interno di un’altra cartella del team che puoi modificare, la cartella avrà le autorizzazioni corrispondenti a quelle della nuova posizione.
  - Per esempio, poniamo che ci sia una cartella “Nuovi design per il logo” a cui ha accesso solo il team del branding. Se copi la cartella “Nuovi design per il logo” e la incolli nella cartella “Marketing” a cui ha accesso tutto il resto del team, ogni membro del team potrà accedere alla copia di “Nuovi design per il logo” nella cartella “Marketing”.
Solo gli amministratori possono copiare le cartelle di primo livello del team in altre sedi o nel primo livello dello spazio di lavoro del team.
Quando sposti file e sottocartelle fuori dalla cartella del team, vedrai un popup che ti avverte che gli utenti esistenti perderanno l’accesso al file e alle sottocartelle verranno spostati fuori dalla cartella del team.