Come iniziare a utilizzare lo spazio di lavoro del team

Dopo l’upgrade di Dropbox per team, il tuo team condivide uno spazio di lavoro. Ogni membro del team può accedere a questo spazio e vedere la stessa struttura di cartelle. Se sei un amministratore, scopri come gestire lo spazio di lavoro del team.

Sezioni di questo articolo:

Che cos’è uno spazio di lavoro del team?

Lo spazio di lavoro del team viene condiviso con tutti i membri dell’account del team Dropbox e ha lo stesso aspetto e la stessa struttura per chiunque.

Lo spazio di lavoro del team contiene due tipi di cartelle:

  • Cartelle del team: all’interno di una cartella del team, è possibile condividere ogni cartella o file con un altro gruppo di persone. Puoi scegliere di autorizzare altre persone a visualizzare o modificare i file di una cartella del team o di bloccarne completamente l’accesso.
  • Cartelle dei membri del team: la cartella del membro del team è uno spazio personale che non viene condiviso con il resto del team per impostazione predefinita. Tuttavia, puoi scegliere di condividere con altri membri del team i file presenti al suo interno.

Esempio di spazio di lavoro del team

Ti chiami Giovanna Rossi e fai parte del reparto di design di un’organizzazione chiamata Hanford, Inc. Sei appena entrata a far parte dell’account Dropbox per aziende del tuo team.

Nel tuo account Dropbox è presente uno spazio di lavoro del team chiamato Hanford Inc. Quando lo selezioni, vedrai diverse cartelle: 

  • Giovanna Rossi: questa è la tua cartella di membro del team.
  • Design: questa cartella contiene i file e le cartelle dei progetti. Trattandosi di una cartella del team a cui hai accesso, puoi visualizzare e aprire tutti i file al suo interno.
  • Marketing: la cartella Marketing è una cartella azzurra con un cerchio attraversato da una linea diagonale. Se tenti di aprirla, viene visualizzato il messaggio di errore Nessun accesso alla cartella “Marketing” perché è una cartella del team a cui non hai accesso.

Come condividere contenuti nello spazio di lavoro del team

Lo spazio di lavoro del team è accessibile a tutto il team, ma ciò non significa che ogni membro ha accesso a tutti i contenuti. Infatti, ogni persona dispone di autorizzazioni diverse per le varie cartelle:

  • Può modificare: puoi visualizzare, modificare e gestire l'accesso ai contenuti di questa cartella
  • Può visualizzare: puoi visualizzare i contenuti di questa cartella
  • Nessun accesso: non puoi visualizzare i contenuti di questa cartella

Per impostazione predefinita, chiunque disponga delle autorizzazioni di modifica per una cartella può modificare anche tutte le relative sottocartelle. Ad esempio, se puoi modificare la cartella “Design”, potrai modificare anche qualsiasi cartella al suo interno, a meno che non sia una cartella ad accesso limitato.

Puoi anche condividere una cartella selezionando le autorizzazioni di modifica o di visualizzazione e facendo clic su Copia link per poi incollarlo e condividerlo dove vuoi.

I membri del tuo team che ricevono un link di modifica potranno aggiungere la cartella al proprio account Dropbox e collaborare ai contenuti. Se un link di modifica viene inviato a qualcuno che non è un membro del team, tale utente dovrà richiedere e ottenere l’autorizzazione prima di poter aggiungere la cartella al proprio account Dropbox e collaborare ai contenuti.

Nota. Quando apporti modifiche a una cartella condivisa nello spazio di lavoro del team, queste valgono per tutti i membri del team.

Nota importante. Se concedi a un partner esterno l’accesso a un file o a una cartella all’interno di una cartella del team o di un membro del team, questa persona potrà a sua volta creare un link per la condivisione con altri, quindi assicurati di conferire l’accesso solo a utenti fidati.

Condivisione all’interno di una cartella del team

Se disponi dell’accesso in modifica a una cartella del team, puoi aggiungere o rimuovere persone da quella cartella e dalle relative sottocartelle. Per farlo:

  1. Accedi a dropbox.com.
  2. Vai alla cartella interessata.
  3. Passa con il mouse sopra il nome della cartella e fai clic sull’icona di condivisione (rettangolo con freccia verso l’alto).
    • Per aggiungere persone, inserisci nomi o indirizzi email nella casella di testo. Dopo aver aggiunto i membri e scelto il loro livello di accesso, fai clic su Condividi cartella.
    • Per rimuovere persone, fai clic su Chi può accedere, poi fai clic sul menu a discesa accanto ai nomi e seleziona Rimuovi.

Nella finestra di condivisione puoi vedere chi può accedere alla cartella e di che tipo di autorizzazioni dispone. Accanto al nome del gruppo o del membro del team vedrai Proprietario, Modifica o Visualizzazione.

Ad esempio, nello spazio di lavoro di un team di design può essere presente la cartella “Design”, accessibile solo dal gruppo di design. Il team di design può scegliere di invitare altre persone nelle cartelle contenute nella cartella “Design”.

Nota. Le cartelle di colore azzurro con un cerchio attraversato da una linea diagonale sono cartelle con accesso limitato, a cui non puoi accedere. Se tenti di aprirne una, riceverai il seguente messaggio di errore: Accesso alla cartella “[Nome cartella]” non disponibile.

Condividere contenuti nella cartella di un membro del team

Puoi condividere file e cartelle contenuti nella tua cartella di membro del team utilizzando cartelle condivise e link condivisi. Sei tu a decidere chi può accedere a questi contenuti.

Se ricevi un invito a una cartella esterna allo spazio di lavoro del team, puoi aggiungere tale cartella alla tua cartella di membro. L’invito dovrebbe mostrare la posizione in cui verrà aggiunta la cartella (nella tua cartella di membro o in una cartella del team). Aggiungere la cartella ti consente di accedere a ciò che contiene dal tuo account Dropbox.

Nota. Se condividi un file o una cartella dalla tua cartella di membro del team, verrà condiviso esclusivamente l’elemento selezionato, a meno che non scelga di condividerne altri.

Se ti unisci all’account di un team Dropbox con un account individuale Dropbox esistente, la tua cartella di membro del team conterrà tutti i file salvati nel tuo account individuale. Puoi spostare qualsiasi contenuto da condividere con il team nelle cartelle del team.

Come spostare file e cartelle nello spazio di lavoro del team

Puoi spostare una cartella condivisa nello spazio di lavoro del team se rispetti questi requisiti:

1) Hai accesso in modifica alla cartella che vuoi spostare. Per verificarlo:

  1. Accedi a dropbox.com.
  2. Vai alla cartella che vuoi spostare.
  3. Passa con il mouse sopra il nome della cartella e fai clic sull’icona di condivisione (rettangolo con freccia verso l’alto).
  4. Fai clic su Chi può accedere.
  5. Verifica se a destra del tuo nome o gruppo appare la dicitura Modifica.

 

2) L'opzione Gestisci accesso è impostata su Membri della cartella. Per verificare, procedi nel seguente modo:

  1. Accedi a dropbox.com.
  2. Vai alla cartella che vuoi spostare.
  3. Passa con il mouse sopra il nome della cartella e fai clic sull’icona di condivisione (rettangolo con freccia verso l’alto).
  4. Fai clic sull'icona dell'ingranaggio.
  5. Verifica se nel menu a discesa accanto a Gestisci accesso è selezionata l'opzione Membri della cartella.

 

3) La cartella è di proprietà di un membro del tuo stesso team.

Nota. Non puoi spostare una cartella se non disponi dell’accesso in modifica alla cartella principale di destinazione.

Come spostare file e cartelle fuori dallo spazio di lavoro del team

Puoi spostare una cartella condivisa fuori dallo spazio di lavoro del team se rispetti questi requisiti:

  • La cartella non contiene cartelle condivise annidate.
  • La cartella principale e le cartelle al suo interno non sono impostate su Solo su invito.
  • Hai accesso alla cartella principale.
  • Hai accesso in modifica alla cartella principale.
  • La gestione dell’accesso alla cartella è impostata su Membri del team con autorizzazione di modifica.
  • La condivisione esterna è impostata su Attivo (chiunque).

Nota. Non puoi spostare una cartella se non disponi dell’accesso in modifica alla cartella principale di destinazione.

Come copiare cartelle nello spazio di lavoro del team

Quando si copia una cartella nello spazio di lavoro del team, se ne copiano i contenuti, ma non le autorizzazioni. Se incolli una cartella in una posizione dello spazio di lavoro del team che puoi modificare, la cartella avrà le stesse autorizzazioni della nuova posizione.

Ad esempio: un piccolo team di branding può accedere alla cartella "Nuovi design per il logo". Copi la cartella "Nuovi design per il logo" e la incolli nella cartella "Marketing" a cui ha accesso tutto il team. Ogni membro del team ora può accedere alla copia di "Nuovi design per il logo" nella cartella "Marketing".

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