Cara memulai penggunaan ruang tim

Apa yang dimaksud dengan ruang tim?

Ruang tim adalah ruang bersama bagi semua pengguna akun tim Dropbox Anda. Tampilan dan struktur ruang tim ini sama bagi semua anggota tim.

Dalam ruang tim, Anda memiliki dua jenis folder berbeda:

• Folder tim: Di dalam folder tim, tiap-tiap file atau folder dapat dibagikan dengan banyak orang. Anda dapat memilih mengizinkan orang lain untuk melihat atau mengedit file di folder tim, atau memblokir seluruh aksesnya.
• Folder anggota tim: Folder ini adalah ruang pribadi Anda dan tidak akan dibagikan kepada anggota tim lainnya secara default. Namun, jika menginginkannya, Anda dapat memilih untuk membagikan file dalam folder anggota tim Anda kepada anggota tim lainnya.

Contoh ruang tim

Nama Anda adalah Juni Setiawan dan Anda bekerja di bagian desain di sebuah organisasi bernama Hanford Inc. Anda baru saja bergabung dengan akun Dropbox Business tim Anda.

Di akun Dropbox Anda, akan terlihat ruang tim bernama Hanford Inc. Saat Anda mengeklik ruang ini, beberapa folder akan ditampilkan: 

• Janey Smith: Ini adalah folder anggota tim Anda. 
• Desain: Folder ini berisi file dan folder untuk proyek desain. Anda dapat mengakses dan melihat semua file di dalam folder ini. Folder ini adalah folder tim yang dapat Anda akses.
• Pemasaran: Folder Pemasaran berwarna biru dengan garis diagonal di dalam lingkaran. Ketika mencoba membuka folder Pemasaran, Anda akan melihat pesan kesalahan: Tidak ada akses ke folder "Pemasaran". Folder ini adalah folder tim yang tidak dapat Anda akses.

Cara berbagi di dalam ruang tim

Ruang tim dapat diakses oleh semua anggota tim, tetapi tidak berarti semua anggota tim memiliki akses ke semua konten di dalamnya. Anda dapat memiliki izin berbeda atas berbagai folder di dalam ruang tim:

• Bisa mengedit: Anda bisa melihat, mengedit, dan mengelola akses ke konten folder ini
• Bisa melihat: Anda bisa melihat konten folder ini
• Tidak ada akses: Anda tidak bisa melihat konten folder ini

Secara default, setiap pemilik izin edit atas suatu folder juga akan memiliki izin edit atas semua folder yang berada di dalam folder tersebut. Misalnya, jika Anda dapat mengedit folder “Desain”, berarti seluruh folder di dalam folder “Desain” tersebut juga dapat Anda edit, kecuali jika ada subfolder yang dibatasi aksesnya.

Anda juga dapat membagikan folder dengan memilih izin mengedit atau melihat, klik Salin Tautan, lalu tempel dan bagikan tautan di tempat yang diinginkan.

Anggota tim Anda yang menerima tautan mengedit akan dapat menambahkan folder ini ke akun Dropbox mereka dan berkolaborasi pada konten di dalam folder. Jika tautan mengedit dikirim ke seseorang yang bukan anggota tim, orang tersebut perlu meminta dan menerima izin agar dapat menambahkan folder ini ke akun Dropbox miliknya dan berkolaborasi pada konten di dalam folder.

Catatan: Saat Anda mengubah suatu folder bersama di dalam ruang tim, perubahan tersebut akan diterapkan juga untuk semua anggota tim.

Berbagi di dalam folder tim

Jika memiliki akses edit di dalam suatu folder tim, Anda dapat menambahkan atau menghapus pemilik akses folder tersebut serta subfoldernya. Untuk melakukannya:

1. Masuk ke dropbox.com.
2. Pilih folder di mana Anda ingin menambahkan atau menghapus pemilik aksesnya.
3. Arahkan kursor ke nama folder dan klik ikon berbagi (persegi panjang dengan panah ke atas).
   • Untuk menambahkan pemilik akses, masukkan nama atau alamat email mereka di kotak teks. Setelah menambahkan anggota dan memilih tingkat aksesnya, klik Bagikan folder.
   • Untuk menghapus pemilik akses, klik Siapa yang dapat mengakses, klik menu tarik turun di samping nama mereka, lalu pilih Hapus.

Dari jendela berbagi, Anda bisa melihat siapa yang dapat mengakses folder tersebut beserta jenis izinnya. Di samping nama anggota tim atau grup, Anda akan melihat keterangan Pemilik, Dapat mengedit, atau Dapat melihat.

Sebagai contoh, tim desain dapat memiliki folder “Desain” di ruang tim yang hanya bisa diakses oleh anggota grup desain. Selanjutnya, tim Desain dapat menambahkan orang lain ke folder di dalam folder “Desain” tersebut.

Catatan: Folder biru dengan garis diagonal di dalam lingkaran merupakan folder terbatas dan tidak dapat Anda akses. Ketika mencoba membuka folder semacam ini, Anda akan melihat pesan kesalahan: Tidak ada akses ke folder “Nama folder”.

Berbagi di dalam folder anggota tim

Anda dapat membagikan file dan folder di dalam folder anggota tim melalui folder bersama dan tautan bersama. Anda yang menentukan siapa yang bisa mengakses konten ini.

Jika seseorang mengundang Anda ke folder yang tidak berada di dalam ruang tim, Anda dapat memilih opsi Tambahkan untuk folder ini guna menambahkannya ke folder anggota tim Anda. Undangan folder yang Anda terima akan menunjukkan lokasi untuk menambahkan folder ini: di folder anggota tim atau folder tim. Dengan menambahkan folder ini, Anda akan dapat mengakses kontennya di akun Dropbox Anda.

Catatan: Ketika file atau folder di dalam folder anggota tim Anda dibagikan, hanya file atau folder yang Anda pilih yang akan dibagikan. Semua konten lain di dalam folder anggota tim Anda tidak akan dibagikan, kecuali Anda memilih untuk membagikannya.

Jika Anda bergabung dengan akun tim Dropbox menggunakan akun perorangan Dropbox yang sudah ada, folder anggota tim Anda akan berisi semua file lama dari akun perorangan tersebut. Anda dapat memindahkan semua konten yang ingin dibagikan dengan tim ke folder tim.

Cara memindahkan file dan folder ke ruang tim

Anda dapat memindahkan folder bersama ke ruang tim, selama persyaratan berikut terpenuhi:

1) Anda memiliki akses edit atas folder yang ingin dipindahkan. Untuk memeriksanya, ikuti langkah-langkah ini:

1. Masuk ke dropbox.com.
2. Pilih folder yang ingin Anda pindahkan.
3. Arahkan kursor ke nama folder dan klik ikon berbagi (persegi panjang dengan panah ke atas).
4. Klik Siapa yang dapat mengakses.
5. Lihat Dapat mengedit di samping kanan nama atau grup Anda.

2) Pengaturan Kelola akses diatur ke Anggota folder. Untuk memeriksanya, ikuti langkah-langkah ini:

1. Masuk ke dropbox.com.
2. Pilih folder yang ingin Anda pindahkan.
3. Arahkan kursor ke nama folder dan klik ikon berbagi (persegi panjang dengan panah ke atas).
4. Klik ikon roda gigi.
5. Lihat Anggota folder dari menu tarik turun di sebelah Kelola akses.

3) Folder dimiliki oleh sesama anggota tim Anda.

Catatan: Jika tidak memiliki akses edit atas folder induk, Anda tidak akan dapat memindahkan folder Anda ke folder tersebut.

Cara memindahkan file dan folder dari ruang tim

Anda dapat memindahkan folder bersama dari ruang tim, selama persyaratan berikut terpenuhi:

• Folder tidak berisi folder bersama yang disarangkan di dalamnya.
• Folder dan semua folder di dalamnya tidak ditetapkan sebagai Hanya undangan.
• Anda memiliki akses edit atas folder induk.
• Anda memiliki akses edit atas folder tersebut.
• Pengaturan Kelola akses untuk folder ditetapkan ke opsi Anggota tim yang dapat mengedit.
• Pengaturan Berbagi secara eksternal ditetapkan ke opsi Aktif (Siapa saja).

Catatan: Jika tidak memiliki akses edit atas folder induk, Anda tidak akan dapat memindahkan folder Anda ke folder tersebut.

Cara menyalin folder di dalam ruang tim

Menyalin folder dalam ruang tim akan menyalin isi folder tetapi tidak izin folder tersebut. Jika Anda menempelkan folder ke bagian ruang tim tempat Anda bisa mengedit, folder tersebut akan memiliki izin yang sama dengan izin folder di lokasi baru.

Misalnya: tim merek kecil bisa mengakses folder "Desain logo baru". Anda menyalin folder "Desain logo baru" dan menempelkannya ke folder "Pemasaran" yang dapat diakses seluruh tim. Semua orang dalam tim Anda kini bisa mengakses folder "Desain logo baru" dalam folder "Pemasaran.