Cara memulai penggunaan ruang tim
Apa yang dimaksud dengan ruang tim?
Semua orang di akun tim Dropbox dapat mengakses ruang tim. Ruang tim berisi folder pribadi dan folder tim untuk anggota akun tim. Struktur ruang tim sama bagi semua anggota tim.
Apa yang dimaksud dengan tingkat atas?
Tingkat atas adalah tempat terdapatnya sekumpulan folder pertama yang berisi semua subfolder. Anda dapat melihat folder tingkat atas di bagian Semua file pada akun Anda di dropbox.com. Bagi anggota tim, ini mencakup folder tim tingkat atas dan folder pribadi. Admin mengontrol siapa saja yang dapat mengedit folder tim pada tingkat atas. Anggota tim dengan akses edit ke tingkat atas ruang tim dapat mengubah folder bersama di ruang pribadi mereka menjadi folder tim. Ketahui cara membuat folder tim pada tingkat atas.
Apa perbedaan antara folder tim dan folder pribadi?
Tersedia dua jenis folder yang berbeda:
Folder tim
- Setiap orang dapat membuat folder tim secara default, tetapi admin dapat mengelola izin tersebut.
- Folder tim dapat dibagikan ke seluruh tim, grup tertentu, atau individu.
- Di dalam folder tim, tiap file atau subfolder dapat dibagikan kepada orang yang berbeda.
- Admin dapat memilih mengizinkan orang lain untuk melihat atau mengedit file di folder tim atau memblokir seluruh aksesnya.
- Anggota tim dapat membuat subfolder di dalam folder tim jika memiliki izin edit.
Folder pribadi
- Folder pribadi merupakan ruang milik Anda dan bersifat pribadi bagi Anda. Namun, jika menginginkannya, Anda dapat memilih untuk membagikan file di dalam folder pribadi kepada anggota tim lainnya.
Catatan: Admin pada akun tim Dropbox dapat melihat file di dalam folder pribadi Anda menggunakan opsi masuk sebagai anggota.
Contoh folder pribadi dan tim
Nama Anda adalah Juni Setiawan dan Anda bekerja di bagian desain di sebuah organisasi bernama Hanford Inc. Anda baru saja bergabung dengan akun Dropbox tim Anda.
Di akun Dropbox, Anda melihat beberapa folder:
- “Juni Setiawan” — Ini adalah folder pribadi Anda. Hanya Anda yang dapat mengakses konten di dalam folder pribadi, kecuali jika Anda memilih untuk membagikannya.
- ”Desain” — Folder ini berisi file dan folder untuk berbagai proyek desain. Anda dapat mengakses dan melihat semua file di dalam folder ini. Folder ini adalah folder tim yang dapat Anda akses. Jika Anda tidak memiliki akses ke salah satu folder tim, Anda tidak akan dapat melihat folder tersebut.
- “Pemasaran” — Ini adalah subfolder di dalam folder “Desain” dan memiliki folder biru dengan garis diagonal di dalam lingkaran di atasnya. Ketika mencoba membuka folder “Pemasaran”, Anda akan melihat pesan kesalahan berbunyi: Tidak ada akses ke folder “Pemasaran”. Ini berarti Anda tidak memiliki akses ke subfolder ini.
Siapa yang dapat mengakses folder tim?
Tidak semua anggota tim memiliki akses ke semua konten secara default. Admin dapat memberikan izin berbeda kepada anggota tim atas folder tim:
- Bisa mengedit: Anda bisa melihat, mengedit, dan mengelola akses ke konten folder ini.
- Dapat melihat: Anda dapat melihat konten folder ini.
- Tidak ada akses: Anda tidak dapat melihat konten folder ini.
Secara default, setiap pemilik izin edit atas suatu folder juga akan memiliki izin edit atas semua subfolder yang berada di dalam folder tersebut. Misalnya, jika Anda dapat mengedit folder “Desain”, berarti seluruh subfolder di dalam folder “Desain” tersebut juga dapat Anda edit, kecuali jika ada subfolder yang dibatasi aksesnya.
Anda juga dapat membagikan folder dengan memilih izin edit atau lihat, mengeklik Salin Tautan, lalu menempelkan dan membagikan tautan di tempat yang diinginkan.
Anggota tim Anda yang menerima tautan mengedit dapat menambahkan folder ini ke akun Dropbox mereka dan berkolaborasi pada konten. Jika tautan mengedit dikirim ke seseorang yang bukan anggota tim, orang tersebut perlu meminta dan menerima izin agar dapat menambahkan folder ini ke akun Dropbox miliknya dan berkolaborasi pada konten.
Catatan:
- Ketika Anda melakukan perubahan pada suatu folder yang dapat diakses orang lain, perubahan tersebut juga akan dapat diakses orang tersebut.
- Jika mitra eksternal diberikan akses ke file atau folder di dalam folder tim atau folder anggota tim, orang tersebut dapat membuat tautannya sendiri untuk dibagikan kepada orang lain. Karena alasan ini, bagikan akses hanya kepada orang tepercaya. Ketahui selanjutnya tentang cara admin mengelola pengaturan berbagi tautan tim untuk timnya.
Penting: Dropbox beralih ke arsitektur tautan bersama yang diperbarui di mana tautan didasarkan pada konten, bukan pengguna. Hal ini akan memengaruhi cara tautan dibuat dan dibagikan. Tautan baru dapat dikenali dengan adanya parameter ‘rlkey’ di URL. Untuk tautan ini, perilaku di atas akan bekerja secara berbeda:
- Jika memiliki akses edit ke file atau folder, Anda dapat menghapus tautan bersama apa pun yang dibuat untuk file atau folder tersebut.
- Pengguna dengan akses hanya lihat hanya dapat membuat tautan hanya lihat, tetapi pengguna dengan akses edit dapat membuat tautan edit atau hanya lihat jika tautan belum dibuat.
- Tautan hanya lihat berbeda dengan tautan edit. Anda tidak dapat mengubah tautan hanya lihat menjadi tautan edit atau sebaliknya.
- Jika Anda berbagi file atau folder dengan mitra eksternal menggunakan tautan, mereka dapat membagikannya dengan pihak eksternal lain menggunakan tautan yang sama. Mereka tidak dapat membuat tautan bersama sendiri karena setiap file atau folder hanya dapat memiliki satu tautan edit dan satu tautan lihat yang digunakan oleh semua pengguna.
Membagikan file dan folder kepada tim
Jika file atau folder berada di dalam folder pribadi
Jika Anda adalah pemilik suatu file atau folder, Anda dapat membagikannya dari folder pribadi kepada grup atau perorangan di tim. Jika Anda membagikan suatu file atau folder yang berada di dalam folder pribadi Anda, hanya file atau folder yang dipilih yang akan dibagikan. Semua konten lain di dalam folder pribadi Anda tidak akan dibagikan, kecuali Anda memilih untuk membagikannya.
Anda bisa:
- Membagikan file atau folder melalui email.
- Catatan: Siapa pun yang menerima pembagian folder akan menerima undangan ke folder. Undangan ini menunjukkan lokasi penambahan folder: ke folder pribadi atau folder tim mereka.
- Mengirim tautan untuk melihat atau mengedit file atau folder.
- Memindahkan file atau folder dari folder pribadi Anda ke folder tim. Ini berarti file atau folder akan dapat diakses oleh semua orang yang dapat mengakses folder tujuan pemindahan tersebut.
Catatan:
- Anda harus memiliki file atau folder yang dipindahkan serta akses edit ke folder tujuan.
- Jika ingin memindahkan file atau folder ke folder tim pada tingkat atas, Anda memerlukan izin mengedit folder tingkat atas. Jika Anda adalah admin, ketahui cara memberikan izin edit kepada anggota tim.
- Jika Anda bergabung dengan akun tim Dropbox menggunakan akun perorangan Dropbox lama dengan alamat email yang sama, folder pribadi Anda akan berisi semua file lama dari akun perorangan tersebut. Dengan mengikuti petunjuk di atas, Anda dapat memindahkan konten apa pun yang perlu dibagikan kepada tim ke folder tim.
Jika file atau folder berada di dalam folder tim
Anda dapat:
- Membagikan file atau folder melalui email.
- Mengirim tautan untuk melihat atau mengedit file atau folder.
- Bagikan folder tim melalui email atau tautan.
Cara menyalin atau memindahkan folder tim
Untuk menyalin atau memindahkan file atau folder yang berada di dalam folder tim dan menempelkannya di folder pribadi Anda:
- Masuk ke dropbox.com.
- Cari file atau folder yang ingin Anda salin.
- Arahkan kursor ke folder dan klik “…” (elipsis).
- Klik Salin atau Pindahkan.
- Klik kanan pada lokasi yang diinginkan untuk menempelkan folder.
- Anda dapat menempelkan folder di folder pribadi atau di folder tim lain.
- Klik Tempel.
Catatan:
- Menyalin folder tim akan menyalin konten folder tersebut, tetapi izin atas folder tersebut tidak akan ikut disalin.
- Jika Anda menempelkan folder tim ke folder tim lain yang dapat Anda edit, folder tersebut akan memiliki izin yang sama dengan izin di lokasi barunya.
- Misalnya, suatu tim merek kecil dapat mengakses folder "Desain logo baru". Anda menyalin folder "Desain logo baru" dan menempelkannya ke folder "Pemasaran" yang dapat diakses seluruh tim Anda. Semua orang di tim Anda kini dapat mengakses salinan "Desain logo baru" tersebut di dalam folder "Pemasaran".
- Jika Anda menempelkan folder tim ke folder tim lain yang dapat Anda edit, folder tersebut akan memiliki izin yang sama dengan izin di lokasi barunya.
- Hanya admin yang dapat menyalin folder tim tingkat atas ke lokasi lain atau ke ruang tim tingkat atas.
- Saat mengeluarkan file dan subfolder dari folder tim, Anda akan melihat pop-up yang memperingatkan bahwa pengguna yang ada akan kehilangan akses ke file dan subfolder dikeluarkan dari folder tim.
