Prise en main de l’espace d’équipe

Mis à jour Sep 13, 2024

Avec la mise à jour de Dropbox pour les équipes, tous les membres d’un compte d’équipe Dropbox partagent un même espace d’équipe. Si vous êtes administrateur, découvrez comment gérer l’espace d’équipe pour votre équipe.

Qu’est-ce que l’espace d’équipe ?

Tous les membres de votre compte d’équipe Dropbox peuvent accéder à l’espace d’équipe. Celui-ci contient des dossiers personnels et des dossiers d’équipe qui possèdent la même structure pour tous les membres de l’équipe.

Qu’est-ce que le premier niveau ?

Au premier niveau, vous trouverez le premier ensemble de dossiers, celui qui contient tous les sous-dossiers. Les dossiers de premier niveau apparaissent dans la section Tous les fichiers de votre compte sur dropbox.com. Pour les membres d’une équipe, cette section comprend les dossiers d’équipe de premier niveau et le dossier personnel. Les administrateurs contrôlent qui peut modifier les dossiers d’équipe de premier niveau. Les membres de l’équipe disposant d’un accès en écriture au premier niveau d’un espace d’équipe peuvent convertir un dossier partagé de leur espace personnel en dossier d’équipe. Découvrez comment créer un dossier d’équipe de premier niveau.

Quelle est la différence entre les dossiers d’équipe et les dossiers personnels ?

Il existe deux types de dossiers.

Dossiers d’équipe

Par défaut, tout le monde peut créer des dossiers d’équipe, mais seuls les administrateurs peuvent gérer cette autorisation.
Les dossiers d’équipe peuvent être partagés avec toute l’équipe, certains groupes ou certains utilisateurs.
Dans un dossier d’équipe, chaque fichier ou sous-dossier peut être partagé avec un groupe différent de personnes.
Les administrateurs peuvent autoriser les autres membres intervenant sur un dossier d’équipe à consulter ou modifier les fichiers qu’il convient, ou au contraire leur en bloquer l’accès.
Les membres de l’équipe peuvent créer des sous-dossiers dans les dossiers d’équipe s’ils disposent de droits de modification.

Dossiers personnels

Votre dossier personnel constitue votre espace et vous seul y avez accès. Si vous le souhaitez, vous pouvez toutefois choisir de partager les fichiers qu’il contient avec les autres membres de votre équipe.

Remarque : les administrateurs de comptes d’équipe Dropbox peuvent consulter les fichiers de votre compte personnel en utilisant la fonctionnalité de connexion en tant que membre.

Exemple de dossiers personnels et d’équipe

Vous vous appelez Anne Garcia et vous travaillez dans le service Design d’une organisation appelée Hanford Inc. Vous venez de rejoindre le compte Dropbox de votre équipe.

Dans votre compte Dropbox, vous avez accès à plusieurs dossiers :

“Anne Garcia” : il s’agit de votre dossier personnel. Vous seul avez accès au contenu de votre dossier personnel, sauf si vous décidez de le partager.
“Design” : ce dossier contient les fichiers et dossiers des projets du service Design. Vous pouvez accéder à tous les fichiers de ce dossier et les consulter. Il s’agit d’un dossier d’équipe auquel vous avez accès. Les dossiers d’équipe auxquels vous n’avez pas accès ne s’affichent pas.
Marketing : il s’agit d’un sous-dossier du dossier « Design ». Il est de couleur bleue et comporte un cercle traversé d’une diagonale. Si vous essayez d’ouvrir ce dossier, un message d’erreur apparaît : Pas d’accès au dossier « Marketing ». Vous n’avez pas accès à ce sous-dossier.

Qui peut accéder aux dossiers d’équipe ?

Par défaut, tous les membres de l’équipe n’ont pas accès à l’ensemble des contenus. Les administrateurs peuvent attribuer aux membres de l’équipe différentes autorisations d’accès aux dossiers d’équipe :

Peut modifier : vous pouvez consulter, modifier et gérer l’accès au contenu de ce dossier.
Peut consulter : vous pouvez consulter le contenu de ce dossier.
Pas d’accès : vous ne pouvez pas consulter le contenu de ce dossier.

Par défaut, tous les utilisateurs autorisés à modifier un dossier peuvent aussi modifier l’ensemble de ses sous-dossiers. Par exemple, si vous pouvez modifier le dossier “Design”, vous pouvez aussi modifier tous les sous-dossiers qu’il contient, à moins que l’accès à l’un d’eux ne soit limité.

Pour partager un dossier, vous pouvez également sélectionner des autorisations de modification ou de consultation, cliquer sur Copier le lien, puis le coller et le partager là où vous le souhaitez.

Les membres de votre équipe qui reçoivent un lien de modification peuvent ajouter le dossier à leur compte Dropbox et collaborer sur les contenus. Toute personne recevant le lien qui n’est pas membre de votre équipe doit demander et obtenir l’autorisation avant de pouvoir ajouter le dossier à son compte Dropbox et collaborer sur les contenus.

Remarques :

Les modifications que vous apportez à un dossier sont répercutées pour toutes les personnes qui ont accès à ce dossier.
Si vous accordez à un partenaire externe l’accès à un fichier ou un dossier situé dans un dossier d’équipe ou un dossier personnel, ce partenaire peut créer son propre lien et le partager avec d’autres personnes. Pour cette raison, veillez à partager des contenus exclusivement avec des personnes en qui vous avez confiance. Découvrez comment les administrateurs peuvent gérer les paramètres de partage des liens pour leur équipe.

Important : Dropbox adopte une nouvelle architecture pour les liens partagés dans laquelle les liens sont désormais basés sur le contenu plutôt que sur les utilisateurs. Cela affecte leur mode de création et de partage. Les nouveaux liens peuvent être identifiés par la présence d’un paramètre « rlkey » dans l’URL. Pour ces liens, le comportement ci-dessus est différent :

Si vous disposez d’un accès en écriture à un fichier ou un dossier, vous pouvez supprimer les liens partagés qui ont été créés pour y accéder.
Les utilisateurs disposant d’un accès en lecture seule peuvent uniquement créer des liens en lecture seule. En revanche, ceux détenant un accès en écriture peuvent créer des liens avec accès en écriture ou en lecture seule, à condition qu’ils n’aient pas déjà été créés.
Les liens en lecture seule diffèrent des liens en écriture. Vous ne pouvez pas convertir un lien en lecture seule en un lien en écriture ou inversement.
Si vous partagez un fichier ou un dossier avec un partenaire externe à l’aide d’un lien, le destinataire peut utiliser ce même lien pour le partager à son tour avec d’autres parties externes. Il ne peut toutefois pas créer son propre lien partagé, car chaque fichier ou dossier peut être associé uniquement à un seul lien servant à tous les utilisateurs.

Partage de fichiers et dossiers avec votre équipe

Si le fichier ou le dossier se trouve dans un dossier personnel

Vous pouvez partager les fichiers ou dossiers dont vous êtes propriétaire depuis votre dossier personnel avec des groupes ou des personnes au sein de votre équipe. Si vous souhaitez partager un fichier ou un dossier se trouvant dans votre dossier personnel, seul l’élément que vous sélectionnez est partagé. Rien d’autre ne l’est, à moins que vous ne décidiez d’un partage.

Vous pouvez :

Partager le fichier ou le dossier par e‑mail.
- Remarque : les personnes avec qui vous avez partagé le dossier recevront une invitation à le rejoindre. Cette invitation indique où sera ajouté le dossier : dans leur dossier personnel ou dans un dossier d’équipe.
Envoyer un lien pour consulter ou modifier le fichier ou le dossier.
Déplacer le fichier ou le dossier depuis votre dossier personnel vers un dossier d’équipe. Après cela, toutes les personnes ayant accès au dossier de destination pourront accéder au fichier ou au dossier déplacé.

Remarques:

Vous devez être propriétaire du fichier ou du dossier que vous déplacez et disposer de droits de modification sur le dossier de destination.
Si vous souhaitez déplacer un fichier ou un dossier dans un dossier d’équipe de premier niveau, vous devez disposer de droits de modification sur ce dernier. Si vous êtes administrateur, découvrez comment attribuer des autorisations de modification aux membres de l’équipe.
Si vous rejoignez un compte d’équipe Dropbox avec un compte Dropbox individuel associé à la même adresse e‑mail, votre dossier personnel contiendra tous les fichiers existants de votre compte individuel. Vous pouvez déplacer dans des dossiers d’équipe tous les contenus à partager avec votre équipe. Suivez pour cela les instructions données plus haut.

Si le fichier ou dossier se trouve dans un dossier d’équipe

Vous pouvez :

Partager le fichier ou le dossier par e‑mail.
Envoyer un lien pour consulter ou modifier le fichier ou le dossier.
Partager le dossier d’équipe par e‑mail ou via un lien.

Copie ou déplacement d’un dossier d’équipe

Pour copier ou déplacer un fichier ou un dossier se trouvant dans un dossier d’équipe et le coller dans votre dossier personnel :

Connectez-vous au site dropbox.com.
Accédez au fichier ou dossier que vous souhaitez copier.
Passez le curseur sur le dossier concerné, puis cliquez sur l’icône représentant trois points (…).
Cliquez sur Copier ou Déplacer.
Cliquez avec le bouton droit à l’endroit où vous souhaitez coller le dossier.
- Il peut s’agir de votre dossier personnel ou d’un autre dossier d’équipe.
Cliquez sur Coller.

Remarques:

En copiant un dossier d’équipe, vous en copiez le contenu, mais vous n’en copiez pas les autorisations d’accès.
- Si vous collez un dossier d’équipe dans un autre dossier d’équipe pour lequel vous possédez des droits de modification, le dossier possède alors les mêmes autorisations que celles définies à son nouvel emplacement.
  - Par exemple, une petite équipe en charge de l’image de marque a accès au dossier “Design du nouveau logo”. Vous copiez le dossier “Design du nouveau logo” et le collez dans le dossier “Marketing” pour que toute l’équipe puisse y accéder. Tous les membres de votre équipe peuvent maintenant accéder à la copie de “Design du nouveau logo” se trouvant dans le dossier “Marketing”.
Seuls les administrateurs peuvent copier les dossiers d’équipe de premier niveau dans d’autres emplacements ou au premier niveau de l’espace d’équipe.
Lorsque vous déplacez des fichiers et des sous-dossiers en dehors du dossier d’équipe, une fenêtre contextuelle s’affiche vous avertissant que les utilisateurs existants perdront l’accès aux éléments concernés.