Prise en main de l'espace d'équipe

Dans la nouvelle version de Dropbox pour les équipes, votre équipe partage un espace d'équipe. L'espace d'équipe est accessible à tous les membres de votre équipe et possède une arborescence identique pour tous. Si vous êtes administrateur, découvrez comment gérer l'espace d'équipe pour votre équipe.

Sections dans cet article:

Qu'est-ce que l'espace d'équipe ?

L'espace d'équipe est partagé avec tous les membres de votre compte Dropbox pour les équipes. Son aspect et sa structure sont identiques pour tous les membres de l'équipe.

Il se compose de deux types de dossiers :

  • Dossiers d'équipe : dans un dossier d'équipe, le partage des fichiers ou dossiers s'effectue avec différentes personnes. Vous pouvez autoriser ces personnes à consulter ou modifier les fichiers d'un dossier d'équipe, ou vous pouvez au contraire leur en bloquer l'accès.
  • Dossiers personnels : votre dossier personnel constitue votre espace. Par défaut, il n'est pas partagé avec le reste de votre équipe. Si vous le souhaitez, vous pouvez toutefois choisir de partager les fichiers qu'il contient avec les autres membres de votre équipe.

Exemple d'espace d'équipe

Vous vous appelez Anne Garcia et vous travaillez dans le service Design d'une organisation appelée Hanford Inc. Vous venez de rejoindre le compte Dropbox pour les entreprises de votre équipe.

Dans votre compte Dropbox, vous avez accès à un espace d'équipe appelé Hanford Inc. Quand vous cliquez dessus, vous voyez plusieurs dossiers : 

  • José Cutillas : il s'agit de votre dossier personnel. 
  • Design : ce dossier contient les fichiers et dossiers des projets Design. Vous pouvez accéder à tous les fichiers de ce dossier et les consulter. Il s'agit d'un dossier d'équipe auquel vous avez accès.
  • Marketing : un signe moins de couleur grise apparaît sur l'icône du dossier Marketing. Si vous essayez d'ouvrir ce dossier, un message d'erreur apparaît : Pas d'accès au dossier “Marketing”. Il s'agit d'un dossier d'équipe auquel vous n'avez pas accès.

Comment partager des contenus dans l'espace d'équipe

L'espace d'équipe est accessible à toute l'équipe, ce qui ne veut pas dire que tous les membres de l'équipe ont accès à l'ensemble du contenu. Dans l'espace d'équipe, les autorisations d'accès aux dossiers peuvent varier :

  • Peut modifier : vous pouvez consulter, modifier et gérer l'accès au contenu de ce dossier.
  • Peut consulter : vous pouvez consulter le contenu de ce dossier.
  • Pas d'accès : vous ne pouvez pas consulter le contenu de ce dossier.

Par défaut, tous les utilisateurs autorisés à modifier un dossier peuvent aussi modifier l'ensemble de ses sous-dossiers. Par exemple, si vous pouvez modifier le dossier “Design”, vous pouvez modifier tous les dossiers qu'il contient, à moins que l'accès à un sous-dossier ne soit limité.

Remarque : lorsque vous apportez des modifications à un dossier partagé dans l'espace d'équipe, elles sont répercutées auprès de tous les membres de l'équipe.

Remarque importante : si vous accordez à un partenaire externe l'accès à un fichier ou dossier situé dans un dossier d'équipe ou un dossier personnel, ce partenaire peut créer son propre lien et le partager avec d'autres personnes. Vous devez donc veiller à partager des contenus exclusivement avec des personnes en qui vous avez confiance.

Partage dans un dossier d'équipe

Si vous disposez d'un accès en écriture à un dossier d'équipe, vous pouvez gérer les membres de ce dossier et de ses sous-dossiers (en ajouter ou en supprimer). Voici la marche à suivre :

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Accédez au dossier dont vous souhaitez gérer les membres.
  3. Passez le curseur sur le nom du dossier, puis cliquez sur l'icône de partage (un rectangle avec une flèche vers le haut).
    • Pour ajouter des utilisateurs, saisissez leur nom ou leur adresse e‑mail dans la zone de texte. Après avoir ajouté des membres et choisi leur niveau d'accès, cliquez sur Partager le dossier.
    • Pour supprimer des utilisateurs, cliquez sur Qui y a accès ?, puis cliquez sur le menu déroulant à côté de leur nom et sélectionnez Supprimer.

Dans la fenêtre de partage, vous pouvez voir les utilisateurs ayant accès au dossier et les autorisations dont ils disposent. À côté du nom du membre de l'équipe ou du groupe apparaît la mention Propriétaire, Peut modifier ou Peut consulter.

Par exemple, un dossier “Design” dans l'espace d'équipe est peut-être réservé à l'équipe Design. Seuls les membres du groupe Design y ont accès. L'équipe Design peut ensuite ajouter d'autres utilisateurs aux dossiers contenus dans le dossier “Design”.

Remarque : les dossiers auxquels vous n'avez pas accès sont signalés par un signe moins de couleur grise. Si vous essayez d'ouvrir l'un d'entre eux, un message d'erreur apparaît : Pas d'accès au dossier “Nom du dossier”.

Partage dans un dossier personnel

Pour partager des fichiers et dossiers de votre dossier personnel, vous utilisez les dossiers partagés et les liens partagés. Vous décidez des utilisateurs autorisés à accéder à ce contenu.

Si vous êtes invité par un autre utilisateur à rejoindre un dossier qui ne fait pas partie de l'espace d'équipe, vous pouvez l'ajouter à votre dossier personnel. Au moment où vous êtes invité à rejoindre un dossier, l'invitation indique où vous allez ajouter le dossier : dans votre dossier personnel ou dans un dossier d'équipe. En ajoutant ce dossier, vous avez la possibilité d'accéder à son contenu dans votre compte Dropbox.

Remarque : si vous partagez un fichier ou un dossier dans votre dossier personnel, seul l'élément que vous sélectionnez est partagé. Rien d'autre ne l'est, à moins que vous ne décidiez d'un partage.

Si vous rejoignez un compte Dropbox pour les équipes avec un compte Dropbox individuel existant, votre dossier personnel contiendra tous les fichiers existants de votre compte individuel. Vous pouvez déplacer dans des dossiers d'équipe tous les contenus à partager avec votre équipe.

Comment déplacer des fichiers et dossiers dans l'espace d'équipe

Pour déplacer un dossier partagé dans l'espace d'équipe, les conditions suivantes doivent être remplies :

1) Vous devez être autorisé à modifier le dossier que vous tentez de déplacer. Pour vérifier ce point, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Accédez au dossier que vous souhaitez déplacer.
  3. Passez le curseur sur le nom du dossier, puis cliquez sur l'icône de partage (un rectangle avec une flèche vers le haut).
  4. Cliquez sur Qui y a accès ?
  5. L'option Peut modifier doit apparaître à droite de votre nom ou groupe.

 

2) Le paramètre Gérer l'accès doit être défini sur Membres du dossier. Pour vérifier ce point, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Accédez au dossier que vous souhaitez déplacer.
  3. Passez le curseur sur le nom du dossier, puis cliquez sur l'icône de partage (un rectangle avec une flèche vers le haut).
  4. Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée.
  5. L'option Membres du dossier doit être affichée dans le menu déroulant à côté de Gérer l'accès.

 

3) Le dossier doit appartenir à un membre de votre équipe.

Remarque : pour pouvoir déplacer un dossier, vous devez disposer d'un accès en écriture au dossier parent.

Comment retirer des fichiers et dossiers de l'espace d'équipe

Pour pouvoir retirer un dossier partagé de l'espace d'équipe, les conditions suivantes doivent être remplies :

  • Le dossier ne doit contenir aucun dossier partagé imbriqué.
  • Le dossier et les dossiers qu'il contient ne doivent pas être accessibles sur invitation uniquement.
  • Vous devez disposer d'un accès en écriture au dossier parent.
  • Vous devez disposer d'un accès en écriture au dossier.
  • Le paramètre Gérer l'accès sur le dossier doit être défini sur Membres de l'équipe disposant d'un accès en écriture.
  • Le paramètre Partage à l'extérieur de l'équipe doit être défini sur Activé (tout le monde).

Remarque : pour pouvoir déplacer un dossier, vous devez disposer d'un accès en écriture au dossier parent.

Comment copier des dossiers dans l'espace d'équipe

En copiant un dossier dans l'espace d'équipe, vous en copiez le contenu, mais vous n'en copiez pas les autorisations. Si vous collez un dossier dans une partie de l'espace d'équipe pour laquelle vous possédez des droits d'écriture, le dossier possède alors les mêmes autorisations que son nouvel emplacement.

Par exemple : une petite équipe en charge de l'image de marque a accès au dossier "Designs du nouveau logo". Vous copiez le dossier "Designs du nouveau logo" et le collez dans le dossier "Marketing" pour que toute l'équipe puisse y accéder. Tous les membres de votre équipe peuvent maintenant accéder à la copie "Designs du nouveau logo" se trouvant dans le dossier "Marketing".

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