Erste Schritte im Teambereich

Aktualisiert Apr 18, 2024
Über das Dropbox für Teams-Update erhalten alle Mitglieder eines Dropbox-Teamkontos einen gemeinsamen Teambereich. Als Admin erfahren Sie hier, wie Sie den Teambereich für Ihr Team verwalten.

Was ist der Teambereich?

Alle Mitglieder Ihres Dropbox-Teamkontos haben Zugriff auf den Teambereich. Der Teambereich enthält persönliche Ordner und Team-Ordner für die Mitglieder von Teamkonten. Der Teambereich hat für alle Teammitglieder dieselbe Struktur.

Was ist die höchste Ordnerebene?

Auf der höchsten Ordnerebene finden Sie den ersten Ordnersatz, der alle Unterordner enthält. Die Ordner der höchsten Ordnerebene finden Sie auf dropbox.com im Bereich Alle Dateien Ihres Kontos. Für Teammitglieder umfasst dies die Team-Ordner der höchsten Ordnerebene und den persönlichen Ordner. Admins legen fest, wer Team-Ordner auf der höchsten Ordnerebene bearbeiten darf. Erfahren Sie, wie Sie einen Team-Ordner auf der höchsten Ordnerebene erstellen.

Was ist der Unterschied zwischen Team-Ordnern und persönlichen Ordnern?

Es gibt zwei Arten von Ordnern.

Team-Ordner

  • Jeder kann standardmäßig Team-Ordner erstellen, aber Admins können diesen Zugriff verwalten.
  • Team-Ordner können mit dem gesamten Team, bestimmten Gruppen oder Einzelnutzern geteilt werden. 
  • Alle Dateien und Unterordner in einem Team-Ordner können für unterschiedliche Gruppen von Personen freigegeben werden. 
  • Admins können festlegen, ob andere Personen die Dateien in einem Team-Ordner betrachten oder bearbeiten dürfen, oder Sie können den Zugriff ganz unterbinden. 
  • Wenn den Teammitgliedern Bearbeitungszugriff gewährt wird, können sie Unterordner im Team-Ordner erstellen.

Persönliche Ordner

  • Ihr persönlicher Ordner ist Ihr eigener Bereich und nur für Sie sichtbar. Natürlich können Sie Dateien in Ihrem persönlichen Ordner mit anderen Teammitgliedern teilen.
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Hinweis: Admins von Dropbox-Teamkonten können die Dateien in Ihrem persönlichen Ordner sehen, indem sie sich als Mitglied anmelden.

Beispiel für persönliche Ordner und Team-Ordner

Nehmen wir an, Sie sind Jana Schmidt und arbeiten in der Designabteilung des Unternehmens Hanford Inc. Sie sind gerade dem Dropbox-Konto Ihres Teams beigetreten.

In Ihrem Dropbox-Konto sehen Sie mehrere Ordner: 

  • „Jana Schmidt“: Dies ist Ihr persönlicher Ordner. Nur Sie können auf die Inhalte in Ihrem persönlichen Ordner zugreifen, es sei denn, Sie geben den Ordner frei.
  • „Design“: Dieser Ordner enthält Dateien und Ordner für Designprojekte. Sie können auf alle Dateien in diesem Ordner zugreifen und sie betrachten. Dies ist ein Team-Ordner, auf den Sie Zugriff haben. Wenn Sie keinen Zugriff auf einen Team-Ordner haben, können Sie ihn auch nicht sehen.
  • „Marketing“: Dies ist ein Unterordner im Ordner „Design“. Der Ordner „Marketing“ ist ein blauer Ordner mit einer diagonalen Linie in einem Kreis. Wenn Sie versuchen, den Ordner „Marketing“ zu öffnen, erhalten Sie die Fehlermeldung „Kein Zugriff auf den Ordner „Marketing“. Sie haben keinen Zugriff auf diesen Unterordner.

Wer kann auf Team-Ordner zugreifen?

Nicht alle Teammitglieder haben standardmäßig Zugriff auf alle Inhalte. Admins können Teammitgliedern unterschiedliche Berechtigungen für Team-Ordner erteilen:

  • Kann bearbeiten: Sie können die Inhalte dieses Ordners betrachten, bearbeiten und den Zugriff verwalten
  • Kann betrachten: Sie können die Inhalte dieses Ordners betrachten
  • Kein Zugriff: Sie können die Inhalte dieses Ordners nicht betrachten

Personen mit Bearbeitungszugriff für einen Ordner haben automatisch auch Bearbeitungszugriff für alle darin enthaltenen Unterordner. Wenn Sie zum Beispiel den Ordner „Design“ bearbeiten dürfen, können Sie auch alle Unterordner im Ordner „Design“ bearbeiten, es sei denn, der Zugriff auf einen Unterordner wurde beschränkt.

Sie können einen Ordner auch freigeben, indem Sie Bearbeitungs- oder Lesezugriff festlegen, auf „Link kopieren“ klicken und den Link dann an den gewünschten Stellen einfügen und teilen.

Die Mitglieder Ihres Teams, die einen Bearbeiterlink erhalten, können den entsprechenden Ordner zu ihrem Dropbox-Konto hinzufügen und die Inhalte gemeinsam bearbeiten. Wenn ein Bearbeiterlink an eine Person gesendet wird, die nicht Mitglied Ihres Teams ist, muss diese Person zunächst die Zugriffsberechtigung für den Ordner anfordern und erhalten, bevor sie den Ordner zu ihrem Dropbox-Konto hinzufügen und die Inhalte bearbeiten kann.

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Hinweise:

  • Wenn Sie Änderungen an einem Ordner vornehmen, auf den andere Personen Zugriff haben, werden diese Änderungen auch für andere Personen übernommen.
  • Wenn Sie einer teamfremden Person Zugriff auf eine Datei oder einen Ordner in einem Team-Ordner oder im Nutzerordner eines Teammitglieds gewähren, kann diese Person einen eigenen Link erstellen und mit anderen teilen. Teilen Sie Links daher nur mit Personen, denen Sie vertrauen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Admins die Freigabelink-Einstellungen für ihr Team verwalten können.

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Dropbox stellt auf eine aktualisierte Architektur zur Freigabe von Links um, bei der Links auf Inhalten und nicht auf Nutzern basieren. Dies wirkt sich darauf aus, wie Links erstellt und geteilt werden. Die neuen Links sind daran zu erkennen, dass in der URL der Parameter „rlkey“ enthalten ist. Bei diesen Links ändert sich Folgendes:
 

  • Wenn Sie Bearbeitungszugriff auf eine Datei oder einen Ordner haben, können Sie alle geteilten Links löschen, die für diese Datei oder diesen Ordner erstellt wurden.
  • Nutzer, die nur Lesezugriff haben, können nur Links mit Lesezugriff erstellen. Nutzer mit Bearbeitungszugriff können sowohl Links mit Bearbeitungszugriff als auch Links mit Lesezugriff erstellen, sofern diese noch nicht erstellt wurden.
  • Links mit Lesezugriff und Bearbeitungszugriff unterscheiden sich. Sie können einen Link, der nur Lesezugriff bietet, nicht in einen Link mit Bearbeitungszugriff ändern oder umgekehrt.
  • Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner über einen Link mit einem externen Partner teilen, kann er diese Inhalte über denselben Link mit anderen externen Personen teilen. Er kann keinen eigenen Freigabelink erstellen, da jede Datei bzw. jeder Ordner nur einen Bearbeiterlink und einen Betrachterlink haben kann, die von allen Nutzern verwendet werden.

Dateien und Ordner mit Ihrem Team teilen

In einem persönlichen Ordner enthaltene Dateien oder Ordner

Wenn Ihnen eine Datei oder ein Ordner gehört, können Sie diese(n) über Ihren persönlichen Ordner mit Gruppen oder Einzelnutzern in Ihrem Team teilen. Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner in Ihrem persönlichen Ordner teilen, wird nur die ausgewählte Datei bzw. der ausgewählte Ordner geteilt. Alle anderen Inhalte in Ihrem persönlichen Ordner bleiben vertraulich, es sei denn, Sie teilen diese.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

  1. Teilen Sie die Datei oder den Ordner per E-Mail.  
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Hinweis: Die Person, für die Sie den Ordner freigegeben haben, erhält eine Ordnereinladung. In der Einladung wird angegeben, wo der Ordner gespeichert wird – im persönlichen Ordner oder in einem Team-Ordner.

  1. Einen Link versenden, über den die Datei oder der Ordner betrachtet oder bearbeitet werden kann.
  2. Verschieben Sie die Datei oder den Ordner aus Ihrem persönlichen Ordner in einen Team-Ordner.  Dadurch erhalten alle Personen, die Zugriff auf den Team-Ordner haben, auch Zugriff auf die Datei oder den Ordner, die bzw. den Sie in den Team-Ordner verschoben haben.
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Hinweise: 
 

  • Sie müssen Eigentümer der Datei oder des Ordners sein, die bzw. den Sie verschieben möchten, und Sie müssen Bearbeitungszugriff für den Zielordner haben. 
  • Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner in einen Team-Ordner auf der höchsten Ordnerebene verschieben möchten, benötigen Sie die Bearbeitungsberechtigung für den Ordner auf der höchsten Ordnerebene. Als Admin erfahren Sie hier, wie Sie Teammitgliedern Bearbeitungszugriff erteilen können.
  • Wenn Sie einem Dropbox-Teamkonto mit einer E-Mail-Adresse beitreten, die bereits mit einem bestehenden Dropbox-Einzelkonto verknüpft ist, werden alle Dateien aus Ihrem Einzelkonto in Ihren persönlichen Ordner übertragen. Inhalte, die Sie mit Ihrem Team teilen möchten, können Sie mit der obigen Anleitung in Team-Ordner verschieben.

In einem Team-Ordner enthaltene Dateien oder Ordner 

Sie haben folgende Möglichkeiten: 

  1. Teilen Sie die Datei oder den Ordner per E-Mail.  
  2. Einen Link versenden, über den die Datei oder der Ordner betrachtet oder bearbeitet werden kann.
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Hinweis: Team-Ordner können nicht in persönliche Ordner verschoben werden. Sie können einen Team-Ordner jedoch kopieren und in Ihren persönlichen Ordner einfügen. Alternativ können Admins den Zugriff auf Team-Ordner gewähren oder entziehen

Einen Team-Ordner kopieren

So kopieren Sie Dateien oder Ordner, die in einem Team-Ordner gespeichert sind, und fügen sie in Ihren persönlichen Ordner ein:

  1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
  2. Suchen Sie die Datei oder den Ordner, die bzw. den Sie kopieren möchten.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Ordner und klicken Sie auf die Auslassungspunkte (…).
  4. Klicken Sie auf Kopieren.
  5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Stelle, an der Sie den Ordner einfügen möchten. 
    • Sie können den Ordner beispielsweise in Ihren persönlichen Ordner oder in einen anderen Team-Ordner einfügen.
  6. Klicken Sie auf Einfügen.
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Hinweise: 
 

  • Wenn Sie einen Team-Ordner kopieren, werden zwar die Inhalte des Ordners, aber nicht die Berechtigungen für diesen Ordner kopiert. 
    • Wenn Sie einen Team-Ordner in einen anderen Team-Ordner einfügen, den Sie bearbeiten können, übernimmt der eingefügte Ordner die Berechtigungen des neuen Speicherorts.
      • Beispiel: Ein kleines Brandingteam hat Zugriff auf den Ordner „Neue Logos“. Sie kopieren diesen Ordner und fügen ihn in den Ordner „Marketing“ ein, auf den das gesamte Team Zugriff hat. Jetzt können alle Teammitglieder auf den Ordner „Neue Logos“ im Ordner „Marketing“ zugreifen.
  • Nur Admins können Team-Ordner auf höchster Ordnerebene an andere Orte oder in die höchste Ordnerebene des Teambereichs kopieren.

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