Cara menggunakan laporan konsol pentadbir dalam Dropbox

Konsol pentadbir Dropbox menyediakan pelanggan Dropbox untuk pasukan dengan satu set laporan yang komprehensif untuk memantau aktiviti pasukan, menguruskan storan, menguatkuasakan dasar keselamatan dan membantu mengekalkan pematuhan. 

Cara melihat apa yang dilakukan oleh pengguna dalam organisasi anda

Laporan Aktiviti pasukan anda dalam konsol pentadbir merekodkan apa yang dilakukan oleh ahli anda dan bila mereka melakukannya. Pentadbir boleh mendapatkan statistik terperinci tentang aktiviti ini menggunakan Papan Pemuka masa nyata yang interaktif.

Aktiviti

• Fungsi:
  • Menyediakan log terperinci yang boleh ditapis bagi semua tindakan yang diambil merentasi seluruh pasukan Dropbox anda.
  • Membenarkan pentadbir menapis mengikut jenis acara, ahli pasukan dan julat tarikh untuk menyiasat insiden tertentu atau menyemak sejarah aktiviti pasukan.

• Perkara yang anda dapat:
  • Fail CSV yang boleh dieksport disimpan ke folder "laporan Dropbox Business".
    • Pemberitahuan e-mel dihantar apabila laporan siap.
  • Setiap baris mengandungi tarikh, ahli yang melakukan tindakan, butiran aktiviti, dan kandungan yang terlibat.
  • Laporan ini boleh ditapis mengikut tempoh masa, pengguna, aktiviti dan banyak lagi.

Ketahui lagi tentang cara melihat aktiviti pasukan dalam konsol pentadbir.

Papan pemuka

• Fungsi:
  • Memberi pentadbir paparan sekilas tentang kesihatan pasukan, termasuk penggunaan lesen, penggunaan simpanan, keselamatan dan status pengebilan.
  • Menunjukkan jemputan menunggu dan item tindakan.
  • Menyediakan ringkasan perkongsian luaran pada papan pemuka kepada pentadbir Advanced dan Enterprise.

• Perkara yang anda dapat:
  • Papan pemuka masa nyata yang interaktif dalam konsol pentadbir (bukan laporan boleh dimuat turun).
  • Pelantar pelancaran untuk penyiasatan yang lebih mendalam melalui laporan khusus di bawah.

• Cara pasukan menggunakannya:
  • Siasat insiden keselamatan (contohnya, “Siapa yang mengakses fail ini?”)
  • Jejaki tingkah laku yang mencurigakan (muat turun pukal, log masuk luar biasa)
  • Menyokong audit pematuhan (SOC 2, HIPAA, dll.)
  • Nyahpepijat isu yang dilaporkan oleh pengguna

Ketahui lagi tentang papan pemuka pasukan Dropbox.

Cara melihat siapa yang menggunakan Dropbox dan cara mereka menggunakannya

Laporan pengguna dalam Ahli memberikan pecahan cara setiap ahli pasukan menggunakan Dropbox. Ia menyediakan analisis penggunaan data individu, maklumat akses dan tingkah laku ahli. 

Laporan data ahli

• Fungsi: 
  • Menyediakan senarai lengkap setiap ahli pasukan bersama-sama dengan peranan, status, penggunaan simpanan, keahlian kumpulan dan jejak akses mereka. 
  • Membantu dengan audit lesen, semakan pendaftaran atau penyingkiran, dan memahami penggunaan simpanan setiap pengguna.

• Perkara yang anda dapat:
  • Fail CSV dengan satu baris bagi setiap ahli pasukan, termasuk:
    • Nama pertama, nama keluarga, alamat e-mel.
    • Peranan (contohnya, pentadbir pasukan, pentadbir pematuhan, ahli).
    • Status (aktif, dijemput, dihapuskan, digantung).
    • Penggunaan simpanan (dalam MB), had ruang dan tarikh penyertaan/jemputan.
    • Keahlian kumpulan yang diuruskan oleh syarikat dan yang diuruskan oleh pengguna.
    • Status pengesahan dua faktor.
    • Jumlah data yang boleh diakses oleh ahli.
    • Jumlah fail yang boleh diakses, bilangan fail peribadi, bilangan folder pasukan induk dan bilangan folder kongsian luaran/dalaman.

• Cara pasukan menggunakannya:
  • Menjalankan audit lesen
  • Menjalankan semakan pendaftaran dan penyingkiran
  • Memahami penggunaan data setiap pengguna

Ketahui lagi tentang cara mencipta laporan data ahli.

Laporan akses ahli

• Fungsi:
  • Dijalankan terhadap seorang ahli pasukan untuk menunjukkan setiap laluan folder yang boleh diakses oleh mereka, termasuk folder pasukan, folder kongsian dalaman/luaran dan ruang peribadi mereka.
  • Membantu pentadbir mengenal pasti kebenaran akses yang berlebihan, menyiasat corak penyimpanan dan menyokong penyingkiran.

• Perkara yang anda dapat:
  • Fail CSV dengan satu baris bagi setiap folder, termasuk:
    • Laluan, jenis folder (folder pasukan, folder dikongsi, folder peribadi)
    • Pemilikan dalaman lwn. luar
    • Pemilik folder (e-mel atau "Dimiliki oleh pasukan")
    • Saiz (dalam MB) dan bilangan fail

• Cara pasukan menggunakannya:
  • Mengenal pasti corak simpanan pengguna
  • Fahami apa yang boleh diakses oleh pengguna individu

Ketahui cara mencipta laporan akses ahli.

Laporan semakan domain

• Fungsi:
  • Menunjukkan kepada pentadbir bilangan akaun Dropbox peribadi yang wujud pada domain syarikat mereka yang disahkan.
    • Nota: Ini adalah ciri Dropbox Enterprise sahaja.

• Perkara yang anda dapat:
  • Paparan dalam konsol yang menunjukkan kiraan akaun Dropbox peribadi (tidak terurus) bagi setiap domain yang disahkan. Ia dipasangkan dengan aliran kerja penawanan akaun untuk memindahkan atau membuang akaun tersebut.

• Cara pasukan menggunakannya:
  • Menyokong penawanan akaun.
  • Bantu organisasi anda menyatukan semua penggunaan Dropbox di bawah satu pasukan terurus.

Ketahui lebih lanjut mengenai semakan domain dan penawanan akaun.

Cara melihat cara pasukan anda menggunakan Dropbox 

Laporan simpanan pasukan dalam Kandungan menganalisis tingkah laku pasukan untuk membantu anda memahami penggunaan simpanan dan menguruskan kuota.

Laporan penggunaan simpanan pasukan

• Fungsi:
  • Menyusun dengan tepat kandungan yang menggunakan kuota simpanan pasukan anda, disusun mengikut folder.

• Perkara yang anda dapat:
  • Fail CSV dengan satu baris bagi setiap folder, termasuk:
    • Laluan dan jenis folder (folder pasukan, subfolder pasukan, folder terhad, folder dikongsi, kandungan peribadi, kandungan peribadi digantung, folder sandbox aplikasi, folder pasukan diarkibkan, kandungan peribadi dialih keluar).
    • Pemilik folder.
    • Saiz (dalam MB) dan bilangan fail.

• Cara pasukan menggunakannya:
  • Mengakses maklumat yang penting untuk pengoptimuman simpanan.
  • Memahami penggunaan simpanan dan analisis kuota pasukan.
  • Kumpulkan data untuk menyokong pengurusan storan dan inisiatif pembersihan data.

Ketahui cara mencipta laporan simpanan pasukan.

Laporan folder pasukan   

• Fungsi:
  • Menunjukkan apa yang menggunakan ruang simpanan dalam folder dan subfolder pasukan anda, termasuk folder aktif dan diarkibkan.
  • Membantu pentadbir memahami siapa yang mempunyai akses kepada folder pasukan dan bila kali terakhir ia diubah suai.
• Perkara yang anda dapat:
  • Fail CSV dengan satu baris bagi setiap folder atau subfolder pasukan, termasuk:
    • Laluan folder
    • Jenis folder, termasuk sama ada folder diarkibkan
    • Simpanan digunakan
    • Ahli pasukan dan orang luar yang mempunyai akses
    • Tarikh terakhir diubah suai
• Cara pasukan menggunakannya:
  • Mengenal pasti folder pasukan terbesar.
  • Menyemak siapa yang mempunyai akses kepada folder pasukan.
  • Mencari folder yang diarkibkan yang masih menggunakan ruang simpanan.
  • Menyokong inisiatif pembersihan simpanan.

Mengetahui cara mencipta laporan folder pasukan.

Laporan Folder Kongsian

• Fungsi:
  • Menunjukkan simpanan yang digunakan oleh folder kongsian yang termasuk dalam kuota simpanan pasukan anda.
  • Menyediakan maklumat kongsian terperinci untuk folder kongsian dalaman dan luaran.
• Perkara yang anda dapat:
  • Fail CSV dengan satu baris bagi setiap folder kongsian, termasuk:
    • Laluan folder
    • Jenis folder, termasuk sama ada folder adalah dalaman, luaran atau terbiar
    • Pemilik folder
    • Simpanan digunakan
    • Ahli pasukan dengan folder yang dipasang
    • Ahli pasukan dan orang luar yang mempunyai akses
    • Tarikh terakhir diubah suai
• Cara pasukan menggunakannya:
  • Mengenal pasti folder kongsian yang menggunakan simpanan terbanyak.
  • Menyemak perkongsian luaran dan pemilikan folder.
  • Mencari folder kongsian terbiar.
  • Mengaudit akses folder di seluruh organisasi.

Mengetahui cara mencipta laporan folder kongsian.

Cara melihat data yang dikongsi

Laporan perkongsian dan akses luaran menganalisis apa yang dikongsi di luar organisasi anda untuk memberi anda kawalan dan membantu anda menguruskan risiko.

Laporan perkongsian luar

• Fungsi:
  • Menyediakan paparan menyeluruh bagi semua fail, folder dan pautan kongsian yang telah dikongsi dengan orang di luar organisasi anda.
  • Menjana sub-laporan yang disasarkan untuk pautan yang tidak dilindungi (tiada kata laluan) dan pautan yang sudah melebihi tiga bulan tanpa tarikh tamat tempoh dan paparan unik. Ini boleh digunakan untuk tadbir urus data dan mengurangkan pendedahan luaran.

• Perkara yang anda dapat:
  • Fail CSV yang mengandungi:
    • Jenis item, nama dan laluan fail.
    • Siapa yang berkongsi kandungan, bila mereka berkongsi, dan dengan siapa.
    • Tahap akses (edit, lihat sahaja) dan kaedah perkongsian (pautan atau perkongsian langsung).
    • Domain penerima.
    • Perlindungan kata laluan, tamat tempoh dan tetapan muat turun.
    • Jenis dan tarikh aktiviti terakhir.
    • Siapa yang mengakses kandungan.
  • Subjenis laporan yang termasuk:
    • Semua pautan kongsian dan semua kandungan yang dikongsi melalui e-mel.
    • Paparan unik pautan tanpa tarikh tamat tempoh, yang dicipta lebih daripada 3 bulan yang lalu.
    • Paparan unik pautan tanpa kata laluan.

• Cara pasukan menggunakannya:
  • Pantau pendedahan luar data syarikat.
  • Kenal pasti tingkah laku perkongsian yang berisiko.
  • Lakukan semakan dan audit keselamatan.
  • Fahami corak perkongsian luaran pengguna anda.

Ketahui cara memantau aktiviti perkongsian pasukan Dropbox.

Cara menyemak sama ada persekitaran anda selamat 

Laporan keselamatan dan pematuhan membantu anda menguruskan maklumat peribadi yang boleh dikenal pasti (PII), dan membantu memenuhi keperluan kawal selia dan pematuhan organisasi anda.  

Laporan klasifikasi data

• Fungsi:
  • Mengimbas fail pasukan secara automatik untuk maklumat peribadi (nombor kad kredit, nombor pasport, nombor akaun bank, nombor keselamatan sosial dan PII khusus rantau lain).
  • Menghasilkan laporan bagi semua fail yang ditandakan.

• Perkara yang anda dapat:
  • Fail CSV yang menyenaraikan setiap fail yang ditandakan sebagai mengandungi maklumat peribadi, termasuk:
    • Nama fail, jenis fail dan ID fail.
    • Lokasi fail.
    • Jenis maklumat peribadi yang dikesan.
    • Status perkongsian luaran.
    • Kaedah perkongsian, pencipta, penerima dan tarikh.

• Cara pasukan menggunakannya:
  • Menyokong pematuhan terhadap peraturan data korporat dan kerajaan.
  • Menguasakan makluman DLP masa nyata apabila fail sulit dikongsi secara luaran.

Ketahui lebih lanjut tentang klasifikasi data Dropbox.

Panduan ringkasan laporan