Comment utiliser les rapports de l’interface d’administration dans Dropbox

L’interface d’administration Dropbox fournit aux clients de Dropbox pour les équipes un ensemble complet de rapports pour surveiller l’activité des équipes, gérer l’espace de stockage, appliquer les règles de sécurité et contribuer au respect de la conformité. 

Comment vérifier l’activité des utilisateurs au sein de votre organisation

Le rapport d’activité de votre équipe dans l’interface d’administration répertorie les activités des membres de l’équipe ainsi que le moment où ils les effectuent. Les administrateurs sont en mesure d’obtenir des informations détaillées sur ces activités à l’aide du tableau de bord interactif en temps réel. 

Activité

• Fonctionnalités : 
  • Fournit un journal détaillé et filtrable de toutes les actions entreprises au sein de votre équipe Dropbox. 
  • Permet aux administrateurs de filtrer par type d’événement, membre de l’équipe et plage de dates pour enquêter sur des incidents spécifiques ou examiner l’historique des activités de l’équipe.

• Bénéfices :
  • Un fichier CSV exportable enregistré dans le dossier « Rapports Dropbox Business ». 
    • Une notification par e-mail est envoyée lorsque le rapport est disponible.
  • Chaque ligne indique la date, le membre qui a effectué l’action, les détails de l’activité et le contenu concerné.
  • Le rapport peut être filtré par période, utilisateur, activité et plus encore.

Découvrez comment consulter l’activité de votre équipe dans l’interface d’administration.

Tableau de bord 

• Fonctionnalités : 
  • Offre aux administrateurs une vue d’ensemble de l’état de l’équipe, notamment l’utilisation des licences, l’espace de stockage utilisé, la sécurité et l’état de la facturation. 
  • Affiche les invitations en attente et les tâches à effectuer. 
  • Fournit aux administrateurs Advanced et Enterprise un récapitulatif du partage en externe sur le tableau de bord.

• Bénéfices :
  • Un tableau de bord interactif en temps réel dans l’interface d’administration (il ne s’agit pas d’un rapport téléchargeable).
  • Un point de départ pour approfondir vos recherches grâce aux rapports spécifiques ci-dessous.

• Comment les équipes l’utilisent :    
  • Enquête sur les incidents de sécurité (par exemple : « Qui a consulté ce fichier ? »)
  • Suivi des comportements suspects (téléchargements en masse, connexions inhabituelles)
  • Prise en charge des audits de conformité (SOC 2, HIPAA, etc.)
  • Résolution des problèmes signalés par les utilisateurs

En savoir plus sur le tableau de bord d’équipe Dropbox.

Comment voir qui utilise Dropbox et de quelle manière

Les rapports sur les utilisateurs dans Membres fournissent le détail de la manière dont chaque membre de l’équipe utilise Dropbox. Ils offrent une analyse de l’utilisation des données individuelles, des informations d’accès et du comportement des membres. 

Rapport de données sur les membres

• Fonctionnalités : 
  • Fournit une liste complète de tous les membres de l’équipe, ainsi que leur rôle, leur état, l’espace utilisé, les groupes auxquels ils appartiennent et leur empreinte d’accès. 
  • Facilite les audits de licences, les bilans d’intégration ou de départ, et permet de mieux comprendre l’espace de stockage utilisé par chaque utilisateur.

• Bénéfices :
  • Un fichier CSV avec une ligne par membre de l’équipe, comprenant :
    • Prénom, nom de famille, adresse e-mail
    • Rôle (par exemple, administrateur d’équipe, administrateur de conformité, membre)
    • Statut (actif, invité, supprimé, suspendu)
    • Utilisation de l’espace de stockage (en Mo), limite d’espace et dates d’adhésion/d’invitation
    • Adhésions aux groupes gérés par l’entreprise et gérés par les utilisateurs
    • Statut de la validation en deux étapes
    • Volume de données auquel le membre a accès
    • Le nombre total de fichiers accessibles, le nombre de fichiers personnels, le nombre de dossiers d’équipe racine et le nombre de dossiers partagés externes/internes

• Comment les équipes l’utilisent : 
  • Réalisation d’audits de licences 
  • Bilans d’intégration et de départ 
  • Compréhension de l’utilisation des données par utilisateur

Découvrez comment créer un rapport de données sur les membres.

Rapport sur les accès des membres

• Fonctionnalités : 
  • S’exécute pour un seul membre de l’équipe afin d’afficher tous les chemins de dossier auxquels celui-ci a accès, y compris les dossiers d’équipe, les dossiers partagés appartenant à des utilisateurs internes ou externes et son espace privé. 
  • Aide les administrateurs à identifier les autorisations d’accès superflues, à étudier les schémas de stockage et à prendre en charge la gestion des départs.

• Bénéfices :
  • Un fichier CSV avec une ligne par dossier, comprenant :
    • Chemin, type de dossier (dossier d’équipe, dossier partagé, dossier privé)
    • Propriété interne ou externe
    • Propriétaire du dossier (adresse e-mail ou « Appartenant à l’équipe »)
    • Taille (en Mo) et nombre de fichiers

• Comment les équipes l’utilisent : 
  • Identification des tendances en matière d’espace de stockage des utilisateurs 
  • Connaissance de ce à quoi les utilisateurs individuels peuvent accéder

Découvrez comment créer un rapport sur les accès des membres.

Rapport relatif à la visibilité sur le domaine

• Fonctionnalités : 
  • Indique aux administrateurs le nombre de comptes Dropbox personnels existant sur leur domaine d’entreprise validé. 
    • Remarque : cette fonctionnalité est disponible avec l’offre Dropbox Enterprise uniquement.

• Bénéfices :
  • Un affichage dans la console indiquant le nombre de comptes Dropbox personnels (non gérés) par domaine validé. Il est associé au workflow de capture de compte pour migrer ou supprimer ces comptes.

• Comment les équipes l’utilisent : 
  • Prise en charge de la capture de compte
  • Aide votre organisation à regrouper l’ensemble de l’utilisation de Dropbox au sein d’une seule équipe gérée.

En savoir plus sur la visibilité sur le domaine et la capture de compte.

Comment comprendre la manière dont votre équipe utilise Dropbox 

Les rapports sur l’espace de stockage des équipes, disponibles dans la section Contenu, analysent le comportement des équipes pour vous aider à comprendre l’utilisation de l’espace de stockage et à gérer les quotas. 

Rapport sur l’utilisation de l’espace de stockage de l’équipe

• Fonctionnalités : 
  • Détaille exactement quels contenus utilisent le quota de stockage de votre équipe, organisés par dossier. 

• Bénéfices :
  • Un fichier CSV avec une ligne par dossier, comprenant :
    • Chemin et type de dossier (dossier d’équipe, sous-dossier d’équipe, dossier restreint, dossier partagé, contenu privé, contenu privé suspendu, dossier sandbox d’application, dossier d’équipe archivé, contenu privé supprimé).
    • Propriétaire du dossier.
    • Taille (en Mo) et nombre de fichiers.

• Comment les équipes l’utilisent : 
  • Accès aux informations essentielles pour optimiser l’espace de stockage. 
  • Compréhension de l’utilisation de l’espace de stockage et de l’analyse des quotas de l’équipe.
  • Collecte de données pour étayer les initiatives de gestion de l’espace de stockage et de nettoyage des données.

Découvrez comment créer un rapport de stockage d’équipe.

Comment voir quelles données sont partagées

Les rapports de partage et d’accès externe analysent ce qui est partagé en dehors de votre organisation pour vous permettre d’effectuer un suivi et vous aider à gérer les risques. 

Rapport de partage à l'extérieur de l'équipe

• Fonctionnalités : 
  • Fournit une vue complète de tous les fichiers, dossiers et liens partagés qui ont été partagés avec des personnes extérieures à votre organisation. 
  • Génère des sous-rapports ciblés pour les liens non protégés (sans mot de passe) et les liens datant de plus de trois mois, sans date d’expiration et avec des vues uniques. Ces informations peuvent être utilisées pour la gouvernance des données et la réduction de l’exposition aux risques externes.

• Bénéfices :
  • Un fichier CSV qui comprend :
    • Le type d’élément, le nom et le chemin d’accès au fichier.
    • Personne à l’origine du partage, date et heure, et destinataires.
    • Niveau d’accès (modification, lecture seule) et mode de partage (lien ou partage direct).
    • Domaine du destinataire.
    • Protection par mot de passe, délai de validité et paramètres de téléchargement.
    • Type et date de l’activité la plus récente.
    • Personnes ayant accédé au contenu.
  • Sous-types de rapports comprenant :
    • Tous les liens partagés et tout le contenu partagé par e-mail.
    • Vues uniques de liens sans délai de validité, créés il y a plus de trois mois.
    • Vues uniques de liens sans mot de passe.

• Comment les équipes l’utilisent : 
  • Surveillance de l’exposition externe des données de l’entreprise.
  • Identification des comportements de partage à risque.
  • Réalisation d’examens et d’audits de sécurité.
  • Compréhension des tendances de partage en externe de vos utilisateurs.

Découvrez comment surveiller l’activité de partage de votre équipe Dropbox.

Comment vérifier si votre environnement est sécurisé ? 

Les rapports de sécurité et de conformité vous aident à gérer les informations personnelles (informations personnelles identifiables [PII]) et à respecter les exigences réglementaires et de conformité de votre organisation.  

Rapport de classification des données 

• Fonctionnalités : 
  • Analyse automatiquement les fichiers de l’équipe à la recherche d’informations personnelles (numéros de carte bancaire, numéros de passeport, numéros de compte bancaire, numéros de sécurité sociale et autres informations personnelles spécifiques à la région).
  • Produit un rapport de tous les fichiers signalés. 

• Bénéfices :
  • Un fichier CSV répertoriant tous les fichiers signalés comme contenant des informations personnelles, comprenant :
    • Le nom, le type et l’identifiant du fichier.
    • L’emplacement du fichier.
    • Le type d’informations personnelles détectées.
    • Le statut de partage en externe.
    • La méthode de partage, les expéditeurs, les destinataires et les dates.

• Comment les équipes l’utilisent : 
  • Permet de rester en conformité avec les réglementations d’entreprise et gouvernementales.
  • Génère des alertes DLP en temps réel lorsque des fichiers classifiés sont partagés en externe.

En savoir plus sur la classification des données de Dropbox.

Guide récapitulatif relatif aux rapports