Zo gebruik je rapporten in de beheerconsole in Dropbox

De beheerconsole van Dropbox biedt klanten met Dropbox voor teams een uitgebreide reeks rapporten om teamactiviteit te volgen, opslag te beheren, beveiligingsbeleid af te dwingen en naleving te ondersteunen. 

Zo zie je wat gebruikers doen in je organisatie

Het rapport Activiteiten van je team in de beheerconsole registreert wat je leden doen en wanneer ze het doen. Beheerders kunnen deze activiteiten in detail bestuderen met behulp van het interactieve, realtime dashboard. 

Activiteit

• Dit kun je ermee doen: 
  • Biedt een gedetailleerd, filterbaar logboek van alle acties die door je Dropbox-team zijn ondernomen. 
  • Hiermee kunnen beheerders filteren op gebeurtenistype, teamlid en datumbereik om specifieke incidenten te onderzoeken of de activiteitengeschiedenis van het team te bekijken.

• Dit krijg je:
  • Een exporteerbaar CSV-bestand dat wordt opgeslagen in de map ‘Dropbox Business-rapporten’. 
    • Er wordt een e-mailmelding verzonden wanneer het rapport klaar is.
  • Elke rij bevat de datum, het lid dat de actie uitvoerde, details van de activiteit en het betreffende materiaal.
  • Het rapport kan worden gefilterd op periode, gebruiker, activiteit en meer.

Meer informatie over hoe je teamactiviteit bekijkt in de beheerconsole.

Dashboard 

• Dit kun je ermee doen: 
  • Geeft beheerders in één oogopslag een overzicht van de status van het team, inclusief licentiegebruik, opslagruimteverbruik, beveiliging en factureringsstatus. 
  • Toont openstaande uitnodigingen en actiepunten. 
  • Biedt Advanced- en Enterprise-beheerders een overzicht van extern delen op het dashboard.

• Dit krijg je:
  • Een interactief, realtime dashboard in de beheerconsole (geen downloadbaar rapport).
  • Een startpunt voor dieper onderzoek via de speciale rapporten hieronder.

• Zo gebruiken teams het:    
  • Beveiligingsincidenten onderzoeken (bijvoorbeeld ‘Wie heeft dit bestand geopend?’)
  • Verdacht gedrag bijhouden (massale downloads, ongebruikelijke aanmeldingen)
  • Ondersteuning van nalevingsaudits (SOC 2, HIPAA, enz.)
  • Door gebruikers gemelde problemen oplossen

Meer informatie over het Dropbox-teamdashboard.

Zo zie je wie Dropbox gebruikt en hoe ze het gebruiken

Gebruikersrapporten in Leden geven een overzicht van hoe elk teamlid Dropbox gebruikt. Ze bieden een analyse van individueel datagebruik, toegangsgegevens en ledengedrag. 

Gegevensrapport van leden

• Dit kun je ermee doen: 
  • Biedt een volledig overzicht van elk teamlid, samen met hun rol, status, gebruik van opslagruimte, groepslidmaatschappen en toegangsreikwijdte. 
  • Helpt bij licentieaudits, welkomst- of afscheidsbeoordelingen en inzicht in het opslagruimteverbruik per gebruiker.

• Dit krijg je:
  • Een CSV-bestand met één rij per teamlid, waaronder:
    • Voornaam, achternaam, e-mailadres
    • Rol (bijvoorbeeld teambeheerder, nalevingsbeheerder, lid)
    • Status (actief, uitgenodigd, verwijderd, geschorst)
    • Opslagruimtegebruik (in MB), ruimtelimiet en aanmeld-/uitnodigingsdata
    • Lidmaatschap van door het bedrijf beheerde en door gebruikers beheerde groepen
    • Tweefactorauthenticatiestatus
    • Hoeveelheid data waartoe het lid toegang heeft
    • Totaal aantal toegankelijke bestanden, aantal persoonlijke bestanden, aantal hoofdteammappen en aantal extern/intern gedeelde mappen

• Zo gebruiken teams het: 
  • Licentieaudits uitvoeren 
  • Welkomst- en afscheidsbeoordelingen uitvoeren 
  • Inzicht in gegevensgebruik per gebruiker

Meer informatie over het aanmaken van een gegevensrapport van leden.

Toegangsrapport van leden

• Dit kun je ermee doen: 
  • Wordt uitgevoerd voor een enkel teamlid om elk maplocatie weer te geven waartoe het lid toegang heeft, inclusief teammappen, interne/externe gedeelde mappen en de privéruimte van het lid. 
  • Helpt beheerders bij het identificeren van overtollige toegangsrechten, het onderzoeken van opslagpatronen en het ondersteunen van ontslagprocedures.

• Dit krijg je:
  • Een CSV-bestand met één rij per map, waaronder:
    • Locatie, maptype (teammap, gedeelde map, privémap)
    • Intern versus extern eigendom
    • Eigenaar van de map (e-mailadres of ‘Eigendom van het team’)
    • Grootte (in MB) en aantal bestanden

• Zo gebruiken teams het: 
  • Patronen identificeren met gebruikersopslag 
  • Begrijpen waar individuele gebruikers toegang toe hebben

Meer informatie over hoe je een toegangsrapport van leden aanmaakt.

Domeininzichtenrapport

• Dit kun je ermee doen: 
  • Laat beheerders zien hoeveel persoonlijke Dropbox-accounts er op hun geverifieerde bedrijfsdomein zijn. 
    • Opmerking: Deze functie is alleen beschikbaar in Dropbox Enterprise.

• Dit krijg je:
  • Een weergave in de console met het aantal persoonlijke (niet-beheerde) Dropbox-accounts per geverifieerd domein. Het wordt gekoppeld aan de accountovername-workflow om die accounts te migreren of te verwijderen.

• Zo gebruiken teams het: 
  • Ondersteuning voor accountovername
  • Help je organisatie al het Dropbox-gebruik te consolideren onder één beheerd team.

Meer informatie over domeininzichten en accountovername.

Zo zie je hoe je team Dropbox gebruikt 

Rapporten over teamopslagruimte in Materiaal geven een overzicht van het gedrag van het team, zodat je inzicht krijgt in het opslaggebruik en de quota kunt beheren. 

Rapport over het gebruik van teamopslagruimte

• Dit kun je ermee doen: 
  • Geeft precies weer welk materiaal het opslagquotum van je team in beslag neemt, geordend op map. 

• Dit krijg je:
  • Een CSV-bestand met één rij per map, waaronder:
    • Locatie en maptype (teammap, teamsubmap, beperkte map, gedeelde map, privémateriaal, opgeschort privémateriaal, sandboxmap van app, gearchiveerde teammap, verwijderd privémateriaal).
    • Eigenaar van de map.
    • Grootte (in MB) en aantal bestanden.

• Zo gebruiken teams het: 
  • Bekijk informatie die essentieel is voor optimalisatie van opslagruimte. 
  • Inzicht in het gebruik van opslagruimte en analyse van teamquota.
  • Verzamel gegevens ter ondersteuning van opslagbeheer en initiatieven voor het opschonen van gegevens.

Meer informatie over hoe je een rapport over teamopslagruimte aanmaakt.

Zo zie je welke gegevens worden gedeeld

Rapporten over delen en externe toegang analyseren wat er buiten je organisatie wordt gedeeld, zodat je overzicht hebt en risico’s kunt beheersen. 

Rapport over extern delen

• Dit kun je ermee doen: 
  • Biedt een uitgebreid overzicht van alle bestanden, mappen en gedeelde links die zijn gedeeld met mensen buiten je organisatie. 
  • Genereert gerichte subrapporten voor onbeveiligde links (geen wachtwoord) en links die meer dan drie maanden oud zijn zonder vervaldatum en unieke weergaven. Dit kan worden gebruikt voor gegevensbeheer en het verminderen van externe blootstelling.

• Dit krijg je:
  • Een CSV-bestand met:
    • Type, naam en bestandslocatie van items.
    • Wie het materiaal heeft gedeeld, wanneer het is gedeeld en met wie.
    • Toegangsniveau (bewerken, alleen bekijken) en wijze van delen (een link of rechtstreeks delen).
    • Domein van ontvanger.
    • Wachtwoordbeveiliging, vervaldatum en downloadinstellingen.
    • Type en datum van laatste activiteit.
    • Wie het materiaal heeft geopend.
  • Subtypen van rapporten, waaronder:
    • Alle gedeelde links en al het materiaal dat via e-mail is gedeeld.
    • Unieke weergaven van links zonder vervaldatum, meer dan 3 maanden geleden aangemaakt.
    • Unieke weergaven van links zonder wachtwoord.

• Zo gebruiken teams het: 
  • Toezicht op externe blootstelling van bedrijfsgegevens.
  • Identificeer risicovol deelgedrag.
  • Voer beveiligingsbeoordelingen en audits uit.
  • Begrijp de patronen van je gebruikers bij extern delen.

Ontdek hoe je deelactiviteiten in Dropbox-teams kunt volgen.

Zo controleer je of je omgeving veilig is 

Beveiligings- en nalevingsrapporten helpen je bij het beheren van persoonsgegevens en bij het voldoen aan de wettelijke en nalevingsvereisten van je organisatie.  

Gegevensclassificatierapport 

• Dit kun je ermee doen: 
  • Scant automatisch teambestanden op persoonsgegevens (creditcardnummers, paspoortnummers, bankrekeningnummers, burgerservicenummers en andere regiospecifieke gegevens).
  • Genereert een rapport van alle gemarkeerde bestanden. 

• Dit krijg je:
  • Een CSV-bestand met elk bestand dat is gemarkeerd als bestand met persoonsgegevens, waaronder:
    • Bestandsnaam, bestandstype en bestands-ID.
    • Bestandslocatie.
    • Type gedetecteerde persoonsgegevens.
    • Status van extern delen.
    • Deelmethode, afzenders, ontvangers en data.

• Zo gebruiken teams het: 
  • Ondersteunt naleving van bedrijfs- en overheidsvoorschriften voor gegevens.
  • Zorgt voor realtime DLP-meldingen wanneer geclassificeerde bestanden extern worden gedeeld.

Meer informatie over gegevensclassificatie in Dropbox.

Handleiding voor rapportoverzichten