Come utilizzare i report della console amministratore in Dropbox

La console amministratore di Dropbox offre ai clienti di Dropbox per team una suite completa di report per monitorare l’attività del team, gestire lo spazio di archiviazione, applicare le politiche di sicurezza e garantire la conformità. 

Come visualizzare le attività degli utenti all’interno dell’organizzazione

Il report sull'attività del tuo team nella Console amministratore registra ciò che fanno i membri e quando. Gli amministratori possono ottenere informazioni dettagliate su queste attività utilizzando la Dashboard interattiva e in tempo reale.

Attività

• A che cosa serve:
  • Fornisce un registro dettagliato e filtrabile di tutte le azioni intraprese dal tuo team Dropbox.
  • Consente agli amministratori di filtrare in base al tipo di evento, al membro del team e all’intervallo di date per indagare su incidenti specifici o esaminare la cronologia delle attività del team.

• Che cosa ottieni:
  • Un file CSV esportabile salvato nella cartella "Rapporti di Dropbox Business".
    • Quando il report è pronto, viene inviata un’email di notifica.
  • Ogni riga include la data, il membro che ha eseguito l’azione, i dettagli dell’attività e il contenuto interessato.
  • Il report può essere filtrato per intervallo di tempo, utente, attività e altro ancora.

Scopri di più su come visualizzare l’attività del team nella console amministratore.

Dashboard

• A che cosa serve:
  • Fornisce agli amministratori una panoramica globale dello stato del team, compresi l'utilizzo delle licenze, il consumo dello spazio di archiviazione, la sicurezza e lo stato della fatturazione.
  • Mostra gli inviti in sospeso e le attività da svolgere.
  • Fornisce agli amministratori di Advanced ed Enterprise un riepilogo sulla condivisione esterna nella dashboard.

• Che cosa ottieni:
  • Una dashboard interattiva e in tempo reale all’interno della console amministratore (non è un report scaricabile).
  • Un punto di partenza per indagini più approfondite tramite i report dedicati qui sotto.

• Come lo utilizzano i team:
  • Indagare sugli incidenti di sicurezza (ad esempio, “Chi ha avuto accesso a questo file?”)
  • Monitorare comportamenti sospetti (download di massa, accessi insoliti)
  • Supportare gli audit sulla conformità (SOC 2, HIPAA, ecc.)
  • Eseguire il debug dei problemi segnalati dagli utenti

Scopri di più sulla dashboard del team di Dropbox.

Come vedere chi sta utilizzando Dropbox e come

I report sugli utenti in Membri forniscono una panoramica dettagliata del modo in cui ogni membro del team utilizza Dropbox. Forniscono un’analisi dell’utilizzo individuale dei dati, delle informazioni di accesso e del comportamento dei membri. 

Report sui dati dei membri

• A che cosa serve: 
  • Fornisce un elenco completo di tutti i membri del team con il rispettivo ruolo, stato, utilizzo dello spazio di archiviazione, appartenenza ai gruppi e cronologia degli accessi. 
  • Aiuta con gli audit delle licenze, le revisioni di onboarding od offboarding e la comprensione del consumo dello spazio di archiviazione per utente.

• Che cosa ottieni:
  • Un file CSV con una riga per membro del team, che include:
    • Nome, cognome, indirizzo email.
    • Ruolo (ad esempio, amministratore team, amministratore di conformità, membro).
    • Stato (attivo, invitato, eliminato, sospeso).
    • Utilizzo dello spazio di archiviazione (in MB), limite di spazio e date di partecipazione/invito.
    • Appartenenza a gruppi gestiti dall'azienda e dagli utenti.
    • Stato dell'autenticazione a due fattori.
    • Volume di dati a cui il membro può accedere.
    • Totale file accessibili, numero di file personali, numero di cartelle principali del team e numero di cartelle condivise esterne/interne.

• Come lo utilizzano i team:
  • Eseguire audit delle licenze
  • Effettuare revisioni di onboarding e offboarding
  • Comprendere l’utilizzo dei dati per utente

Scopri di più su come creare un report sui dati dei membri.

Report sull’accesso dei membri

• A che cosa serve:
  • Viene eseguito per un singolo membro del team e mostra ogni percorso di cartella a cui ha accesso, comprese le cartelle del team, quelle condivise interne ed esterne e lo spazio privato dell'utente.
  • Aiuta gli amministratori a identificare le autorizzazioni di accesso in eccesso, esaminare i modelli di archiviazione e supportare l’offboarding.

• Che cosa ottieni:
  • Un file CSV con una riga per cartella, che include:
    • Percorso, tipo di cartella (cartella del team, cartella condivisa, cartella privata)
    • Proprietà interna o esterna
    • Proprietario della cartella (email o “di proprietà del team”)
    • Dimensioni (in MB) e numero di file

• Come lo utilizzano i team:
  • Rileva eventuali schemi nello spazio di archiviazione dell'utente
  • Comprendi a cosa possono accedere i singoli utenti

Scopri come creare un report sull’accesso dei membri.

Report sulle statistiche del dominio

• A che cosa serve:
  • Mostra agli amministratori quanti account Dropbox personali esistono sul dominio aziendale verificato.
    • Nota. Questa funzionalità è valida solo per Dropbox Enterprise.

• Che cosa ottieni:
  • Una vista nella console che mostra il numero di account Dropbox personali (non gestiti) per dominio verificato. Funziona in combinazione con il flusso di lavoro di acquisizione degli account per migrare o rimuovere tali account.

• Come lo utilizzano i team:
  • Supporto per la cattura dell'account.
  • Aiuta la tua organizzazione a consolidare tutto l’utilizzo di Dropbox in un unico team gestito.

Scopri di più sulle statistiche del dominio e l’acquisizione dell’account.

Come scoprire come il tuo team utilizza Dropbox 

I report sullo spazio di archiviazione del team in Contenuti analizzano il comportamento del team per aiutarti a comprendere l'utilizzo dello spazio di archiviazione e gestire le quote.

Report sull’uso dello spazio di archiviazione del team

• A che cosa serve:
  • Analizza nel dettaglio quali contenuti occupano la quota di archiviazione del team, organizzati per cartella.

• Che cosa ottieni:
  • Un file CSV con una riga per cartella, che include:
    • Percorso e tipo di cartella (cartella del team, sottocartella del team, cartella con restrizioni, cartella condivisa, contenuto privato, contenuto privato sospeso, cartella sandbox dell’app, cartella del team archiviata, contenuto privato rimosso).
    • Proprietario della cartella.
    • Dimensioni (in MB) e numero di file.

• Come lo utilizzano i team:
  • Accedi alle informazioni essenziali per l'ottimizzazione dello spazio di archiviazione.
  • Comprendi l’utilizzo dello spazio di archiviazione e l’analisi delle quote del team.
  • Raccogli i dati per supportare la gestione dello spazio di archiviazione e le iniziative di pulizia dei dati.

Scopri come creare un report sullo spazio di archiviazione del team.

Rapporto sulle cartelle del team   

• A che cosa serve:
  • Mostra quali sono gli elementi che utilizzano lo spazio di archiviazione nelle cartelle e nelle sottocartelle del team, comprese quelle attive e quelle archiviate.
  • Aiuta gli amministratori a capire chi ha accesso alle cartelle del team e quando è avvenuta l'ultima modifica.
• Che cosa ottieni:
  • Un file CSV con una riga per cartella o sottocartella del team, che include:
    • Percorso della cartella
    • Tipo di cartella, indicando anche se la cartella è archiviata
    • Spazio di archiviazione utilizzato
    • Membri del team e persone esterne con accesso
    • Data dell'ultima modifica
• Come lo utilizzano i team:
  • Individuare le cartelle del team più grandi.
  • Verificare chi ha accesso alle cartelle del team.
  • Trovare le cartelle archiviate che utilizzano ancora spazio di archiviazione.
  • Supporta le iniziative di pulizia dello spazio di archiviazione.

Scopri come creare un report sulle cartelle del team.

Rapporto sulle cartelle condivise

• A che cosa serve:
  • Mostra lo spazio di archiviazione utilizzato dalle cartelle condivise che vengono conteggiate nella quota di spazio di archiviazione del team.
  • Fornisce informazioni dettagliate sulla condivisione per le cartelle condivise interne ed esterne.
• Che cosa ottieni:
  • Un file CSV con una riga per cartella condivisa, che include:
    • Percorso della cartella
    • Tipo di cartella, indicando anche se la cartella è interna, esterna o orfana
    • Proprietario della cartella
    • Spazio di archiviazione utilizzato
    • Membri del team con la cartella montata
    • Membri del team e persone esterne con accesso
    • Data dell'ultima modifica
• Come lo utilizzano i team:
  • Individuare le cartelle condivise che utilizzano più spazio di archiviazione.
  • Rivedere la condivisione esterna e la proprietà delle cartelle.
  • Trovare cartelle condivise orfane.
  • Controllare l'accesso alle cartelle in tutta l'organizzazione.

Scopri come creare un report sulle cartelle condivise.

Come vedere quali dati vengono condivisi

I report sulla condivisione e sull'accesso esterno analizzano ciò che viene condiviso al di fuori della tua organizzazione per darti un quadro generale e aiutarti a gestire i rischi.

Rapporto sulla condivisione esterna

• A che cosa serve:
  • Forniscono una visione completa di tutti i file, le cartelle e i link condivisi con persone esterne alla tua organizzazione.
  • Genera sottoreport mirati per i link non protetti (senza password) e per i link creati da oltre tre mesi senza scadenza e con visualizzazioni univoche. Questo può essere utilizzato per la governance dei dati e per ridurre l’esposizione esterna.

• Che cosa ottieni:
  • Un file CSV che contiene:
    • Tipo di elemento, nome e percorso del file.
    • Chi ha condiviso il contenuto, quando lo ha condiviso e con chi.
    • Livello di accesso (modifica, solo visualizzazione) e metodo di condivisione (link o condivisione diretta).
    • Dominio del destinatario.
    • Protezione tramite password, scadenza e impostazioni di download.
    • Tipo e data dell’ultima attività.
    • Chi ha effettuato l’accesso al contenuto.
  • Sottotipi di report che includono:
    • Tutti i link condivisi e tutti i contenuti condivisi via email.
    • Visualizzazioni univoche di link senza scadenza, creati oltre 3 mesi fa.
    • Visualizzazioni univoche di link senza password.

• Come lo utilizzano i team:
  • Monitoraggio dell’esposizione esterna dei dati aziendali.
  • Individua comportamenti di condivisione rischiosi.
  • Esegui revisioni e audit di sicurezza.
  • Comprendi i modelli di condivisione esterna dei tuoi utenti.

Scopri come monitorare l’attività di condivisione del team Dropbox.

Come verificare se il tuo ambiente è sicuro 

I report sulla sicurezza e sulla conformità ti aiutano a gestire le informazioni personali identificabili (PII) e a soddisfare i requisiti normativi e di conformità della tua organizzazione.  

Report sulla classificazione dei dati

• A che cosa serve:
  • Analizza automaticamente i file del team alla ricerca di informazioni personali (numeri di carte di credito, numeri di passaporti, numeri di conti bancari, numeri di previdenza sociale e altre PII specifiche per area geografica).
  • Genera un report di tutti i file contrassegnati.

• Che cosa ottieni:
  • Un file CSV con un elenco di tutti i file contrassegnati come contenenti informazioni personali, che include:
    • Nome del file, tipo di file e ID del file.
    • Posizione del file.
    • Tipo di informazioni personali rilevate.
    • Stato della condivisione esterna.
    • Metodo di condivisione, mittenti, destinatari e date.

• Come lo utilizzano i team:
  • Supporta la conformità alle normative aziendali e governative sui dati.
  • Attiva avvisi DLP in tempo reale quando i file classificati vengono condivisi esternamente.

Scopri di più sulla classificazione dei dati di Dropbox.

Guida al riepilogo del report