Como usar os relatórios da seção de Administração no Dropbox

A seção de Administração do Dropbox oferece aos clientes do Dropbox para equipes um conjunto abrangente de relatórios para monitorar as ações da equipe, gerenciar o armazenamento, aplicar políticas de segurança e ajudar a manter a conformidade. 

Como ver o que os usuários estão fazendo na sua organização

O relatório de Ações da equipe na seção de Administração registra tudo que os membros fazem e em qual horário. Os administradores podem obter estatísticas detalhadas sobre essas ações usando o Painel interativo em tempo real.

Atividade

• O que ele faz:
  • Fornece um registro detalhado e filtrável de todas as ações da sua equipe do Dropbox.
  • Permite que os administradores filtrem por tipo de evento, membro da equipe e intervalo de datas para investigar incidentes específicos ou revisar o histórico de ações da equipe.

• Você recebe:
  • Um arquivo CSV exportável salvo na pasta “Relatórios do Dropbox Business”.
    • Uma notificação por e-mail é enviada quando o relatório está pronto.
  • Cada linha inclui a data, o membro que executou a ação, os detalhes da atividade e o conteúdo envolvido.
  • O relatório pode ser filtrado por período, usuário, ação e muito mais.

Saiba mais sobre como visualizar as ações da equipe na seção de Administração.

Console

• O que ele faz:
  • Oferece aos administradores uma visão geral da integridade da equipe, incluindo o uso da licença, o consumo de armazenamento, a segurança e o status do faturamento.
  • Mostra convites pendentes e itens de ação.
  • Fornece aos administradores dos planos Advanced e Enterprise um resumo de compartilhamento externo no painel.

• Você recebe:
  • Um painel interativo em tempo real na seção de Administração (não é possível baixar o relatório).
  • Um ponto de partida para uma investigação mais aprofundada por meio dos relatórios dedicados abaixo.

• Usos para as equipes:
  • Investigar incidentes de segurança (por exemplo, “Quem acessou este arquivo?”)
  • Monitorar comportamentos suspeitos (downloads em massa, acessos incomuns)
  • Auxiliar auditorias de conformidade (SOC 2, HIPAA, etc.)
  • Corrigir problemas relatados por usuários

Saiba mais sobre o painel do Dropbox para equipes.

Como ver quem está usando o Dropbox e como ele é usado

Os relatórios de usuários na seção Membros detalham como cada membro da equipe usa o Dropbox. Eles fornecem análises do uso individual de dados, informações de acesso e comportamento dos membros. 

Relatório de dados dos membros

• O que ele faz: 
  • Fornece uma lista completa de todos os membros da equipe, juntamente com sua função, status, uso do armazenamento, participação em grupos e histórico de acesso. 
  • Ajuda nas auditorias de licença, nas revisões de integração ou desligamento e a entender o consumo de armazenamento por usuário.

• Você recebe:
  • Um arquivo CSV com uma linha por membro da equipe, incluindo:
    • Nome, sobrenome, endereço de e-mail.
    • Função (por exemplo, administrador de equipe, administrador de conformidade, membro).
    • Status (ativo, convidado, excluído, suspenso).
    • Uso de armazenamento (em MB), limite de espaço e datas de adesão/convite.
    • Participações em grupos gerenciados pela empresa e por usuários.
    • Status da autenticação de dois fatores.
    • Volume de dados aos quais o membro tem acesso.
    • Total de arquivos acessíveis, contagem de arquivos pessoais, de pastas raiz da equipe e de pastas compartilhadas externas/internas

• Usos para as equipes:
  • Auditorias de licença
  • Revisões de integração e desligamento
  • Entender o uso de dados por usuário

Saiba mais sobre como criar um relatório de dados de membros.

Relatório de acesso de membros

• O que ele faz:
  • É executado para um único membro da equipe e mostra todos os caminhos de pasta aos quais ele tem acesso, incluindo pastas da equipe, pastas compartilhadas internas/externas e seu espaço privado.
  • Ajuda os administradores a identificar permissões de acesso em excesso, investigar padrões de armazenamento e auxiliar no processo de desligamento.

• Você recebe:
  • Um arquivo CSV com uma linha por pasta, incluindo:
    • Caminho, tipo de pasta (pasta da equipe, pasta compartilhada, pasta privada)
    • Propriedade interna x externa
    • Proprietário da pasta (e-mail ou "Propriedade da equipe")
    • Tamanho (em MB) e número de arquivos

• Usos para as equipes:
  • Identifique padrões no armazenamento do usuário
  • Entenda o que os usuários individuais podem acessar

Saiba como criar um relatório de acesso de membros.

Relatório de informações de domínio

• O que ele faz:
  • Mostra aos administradores quantas contas pessoais do Dropbox existem no domínio verificado da empresa.
    • Observação: este é um recurso exclusivo do Dropbox Enterprise.

• Você recebe:
  • Uma visualização no console que mostra o número de contas pessoais (não gerenciadas) do Dropbox por domínio verificado. Ele é combinado com o fluxo de trabalho de captura de contas para migrar ou remover essas contas.

• Usos para as equipes:
  • Captura de contas de atendimento.
  • Ajude sua organização a consolidar todo o uso do Dropbox em uma única equipe gerenciada.

Saiba mais sobre as informações de domínio e a captura de contas.

Como ver como a sua equipe usa o Dropbox 

Os relatórios de armazenamento da equipe na seção Conteúdo detalham o comportamento da equipe para ajudar você a entender o uso do armazenamento e gerenciar as cotas.

Relatório de uso do armazenamento da equipe

• O que ele faz:
  • Detalha exatamente quais conteúdos estão consumindo a cota de armazenamento da equipe, organizados por pasta.

• Você recebe:
  • Um arquivo CSV com uma linha por pasta, incluindo:
    • Caminho e tipo de pasta (pasta da equipe, subpasta da equipe, pasta restrita, pasta compartilhada, conteúdo privado, conteúdo privado suspenso, pasta de sandbox do aplicativo, pasta da equipe arquivada, conteúdo privado removido).
    • Proprietário da pasta.
    • Tamanho (em MB) e número de arquivos.

• Usos para as equipes:
  • Acesse informações essenciais para a otimização do armazenamento.
  • Entenda o uso do armazenamento e a análise da cota da equipe.
  • Reúna dados para auxiliar no gerenciamento de armazenamento e nas iniciativas de limpeza de dados.

Saiba como criar um relatório de armazenamento da equipe.

Relatório de pastas da equipe   

• O que ele faz:
  • Mostra o que está usando o armazenamento nas pastas e subpastas da sua equipe, incluindo pastas ativas e arquivadas.
  • Ajuda os administradores a entender quem tem acesso às pastas da equipe e quando foram modificadas pela última vez.
• Você recebe:
  • Um arquivo CSV com uma linha por pasta ou subpasta da equipe, incluindo:
    • Caminho da pasta
    • Tipo de pasta, incluindo se a pasta está arquivada
    • Armazenamento usado
    • Membros da equipe e pessoas externas com acesso
    • Data da última modificação
• Usos para equipes:
  • Identifique as maiores pastas da equipe.
  • Veja quem tem acesso às pastas da equipe.
  • Encontre pastas arquivadas que ainda usam o armazenamento.
  • Auxilie nas iniciativas de limpeza de armazenamento.

Saiba como criar um relatório das pastas da equipe.

Relatório de pastas compartilhadas

• O que ele faz:
  • Mostra o armazenamento usado por pastas compartilhadas que são contabilizadas na cota de armazenamento da equipe.
  • Fornece informações detalhadas de compartilhamento para pastas compartilhadas internas e externas.
• Você recebe:
  • Um arquivo CSV com uma linha por pasta compartilhada, incluindo:
    • Caminho da pasta
    • Tipo de pasta, incluindo se a pasta é interna, externa ou órfã
    • Proprietário da pasta
    • Armazenamento usado
    • Membros da equipe com a pasta montada
    • Membros da equipe e pessoas externas com acesso
    • Data da última modificação
• Usos para equipes:
  • Identifique as pastas compartilhadas que usam mais armazenamento.
  • Revise o compartilhamento externo e a propriedade da pasta.
  • Encontre pastas compartilhadas órfãs.
  • Audite o acesso à pasta em toda a organização.

Saiba como criar um relatório das pastas compartilhadas.

Como ver quais dados estão sendo compartilhados

Os relatórios de compartilhamento e acesso externo analisam o que está sendo compartilhado fora da sua organização, oferecendo capacidade de supervisão e ajudando a gerenciar os riscos.

Relatório de compartilhamento externo

• O que ele faz:
  • Oferece uma visão abrangente de todos os arquivos, pastas e links compartilhados com pessoas de fora da sua organização.
  • Gera subrelatórios específicos para links desprotegidos (sem senha) e links existentes há mais de três meses, sem vencimento e com visualizações únicas. Isso pode ser usado para governança de dados e redução da exposição externa.

• Você recebe:
  • Um arquivo CSV contendo:
    • Tipo de item, nome e caminho do arquivo.
    • Quem compartilhou o conteúdo, quando o compartilhou e com quem.
    • Nível de acesso (edição, somente visualização) e método de compartilhamento (link ou compartilhamento direto).
    • Domínio do destinatário.
    • Proteção por senha, prazo de validade e configurações de download.
    • Tipo e data da última atividade.
    • Quem acessou o conteúdo.
  • Subtipos de relatórios que incluem:
    • Todos os links compartilhados e todo o conteúdo compartilhado por e-mail.
    • Visualizações únicas de links sem prazo de validade, criados há mais de 3 meses.
    • Visualizações únicas de links sem senha.

• Usos para as equipes:
  • Monitore a exposição externa dos dados da empresa.
  • Identifique comportamentos de compartilhamento arriscados.
  • Realize revisões e auditorias de segurança.
  • Entenda os padrões de compartilhamento externo dos seus usuários.

Saiba como monitorar a atividade de compartilhamento de equipes do Dropbox.

Como verificar se seu ambiente é seguro 

Os relatórios de segurança e conformidade ajudam você a gerenciar informações de identificação pessoal (PII) e a atender aos requisitos regulatórios e de conformidade da sua organização.  

Relatório de classificação de dados

• O que ele faz:
  • Verifica automaticamente os arquivos da equipe em busca de informações pessoais (números de cartão de crédito, números de passaporte, números de conta bancária, números de CPF e outras PII específicas da região).
  • Gera um relatório de todos os arquivos sinalizados.

• Você recebe:
  • Um arquivo CSV listando todos os arquivos sinalizados como contendo informações pessoais, incluindo:
    • Nome do arquivo, tipo de arquivo e ID do arquivo.
    • Localização do arquivo.
    • Tipo de informações pessoais detectadas.
    • Status de compartilhamento externo.
    • Método de compartilhamento, remetentes, destinatários e datas.

• Usos para as equipes:
  • Auxilia no processo de conformidade com regulamentações corporativas e governamentais de dados.
  • Gera alertas de DLP em tempo real quando arquivos sigilosos são compartilhados externamente.

Saiba mais sobre a classificação de dados do Dropbox.

Guia de resumo de relatórios