如何在 Dropbox 中使用管理員主控台報告功能

如何查看使用者在您組織中的活動

管理員主控台中的工作團隊活動報告會記錄您的成員所做的事，以及他們執行這些事的時間。管理員可以使用互動式即時資訊主頁，取得這些活動的詳細分析資料。

活動

• 功能：
  • 提供 Dropbox 工作團隊執行的所有操作之詳細且可篩選的紀錄檔。
  • 允許管理員依事件類型、團隊成員和日期範圍篩選，以調查特定事件或查看團隊活動紀錄。

• 您可獲得：
  • 可匯出的 CSV 檔案，儲存在「Dropbox Business 報告」資料夾中。
    • 報告準備就緒後，系統會傳送一封電子郵件通知。
  • 每一行都包含日期、執行操作的成員、活動詳細資訊以及相關內容。
  • 報告可依時段、使用者、活動等篩選。

進一步瞭解如何在管理員主控台中檢視工作團隊活動。

資訊主頁

• 功能：
  • 讓管理員一目了然地瞭解團隊的運作狀況，包括授權使用情況、儲存空間使用量、安全性和帳單狀態。
  • 顯示待回覆的邀請和執行項目。
  • 在資訊主頁上為 Advanced 和 Enterprise 管理員提供外部共享摘要。

• 您可獲得：
  • 管理員主控台中的互動式即時資訊主頁（非可下載的報告）。
  • 透過下方專屬報告進行深入調查的啟動平台。

• 團隊如何使用：
  • 調查安全性事件（例如：「誰存取了此檔案？」）
  • 追蹤可疑行為（大量下載、異常登入）
  • 支援合規性稽核（SOC 2、HIPAA 等）
  • 偵錯使用者回報的問題

進一步瞭解 Dropbox 工作團隊資訊主頁。

如何查看誰在使用 Dropbox 以及他們的使用方式

「成員」中的使用者報告提供每位團隊成員使用 Dropbox 的方式詳細說明。它們提供個人資料使用情況、存取資訊和成員行為的分析。

成員資料報告

• 功能：
  • 提供每位團隊成員的完整名冊，以及其角色、狀態、儲存空間使用量、群組成員資格和存取足跡。
  • 有助於進行授權稽核、到職或離職審核，以及瞭解每位使用者的儲存空間使用量。

• 您可獲得：
  • CSV 檔案，每位團隊成員一行，包括：
    • 名字、姓氏、電子郵件地址。
    • 角色（例如：團隊管理員、合規管理員、成員）。
    • 狀態（已啟用、已邀請、已刪除、已暫停）。
    • 儲存空間使用量（以 MB 為單位）、儲存空間限制以及加入/邀請日期。
    • 由公司管理和由使用者管理的群組成員資格。
    • 兩步驟驗證狀態。
    • 成員可存取的資料量。
    • 可存取的檔案總數、個人檔案數量、根目錄團隊資料夾數量，以及外部/內部共享資料夾數量。

• 團隊如何使用：
  • 執行授權稽核
  • 進行到職和離職審核
  • 瞭解每位使用者的資料使用量

進一步瞭解如何建立成員資料報告。

成員存取權限報告

• 功能：
  • 針對單一團隊成員執行，以顯示其有權存取的所有資料夾路徑，包含團隊資料夾、內部/外部共享資料夾，以及其私人空間。
  • 協助管理員識別超額存取權限、調查儲存模式，並支援離職流程。

• 您可獲得：
  • CSV 檔案，每個資料夾一行，包括：
    • 路徑、資料夾類型（工作團隊資料夾、共享資料夾、專屬資料夾）
    • 內部與外部擁有權
    • 資料夾擁有者（電子郵件或「工作團隊擁有」）
    • 大小（以 MB 為單位）和檔案數量

• 團隊如何使用：
  • 識別使用者儲存模式
  • 瞭解個別使用者可以存取的內容

瞭解如何建立成員存取權限報告。

網域詳情報告

• 功能：
  • 向管理員顯示其已驗證的公司網域中存在多少個 Dropbox 個人帳戶。
    • 請注意：此功能僅適用於 Dropbox Enterprise。

• 您可獲得：
  • 主控台內的檢視畫面，顯示每個已驗證網域的個人（未受管理）Dropbox 帳戶數量。它與帳戶蒐羅工作流程配對，以移轉或移除這些帳戶。

• 團隊如何使用：
  • 支援帳戶蒐羅。
  • 協助您的組織將所有 Dropbox 使用情況整合到單一受管理的團隊之下。

進一步瞭解網域詳情和帳戶蒐羅。

如何查看團隊使用 Dropbox 的情形

「內容」中的工作團隊儲存空間報告會細分工作團隊的行為，協助您瞭解儲存空間使用情況並管理配額。

工作團隊儲存空間使用量報告

• 功能：
  • 依資料夾整理，精確分解哪些內容占用了工作團隊的儲存空間配額。

• 您可獲得：
  • CSV 檔案，每個資料夾一行，包括：
    • 路徑和資料夾類型（工作團隊資料夾、工作團隊子資料夾、受限資料夾、共享資料夾、專屬內容、已暫停的專屬內容、應用程式沙箱資料夾、已封存的工作團隊資料夾、已移除的專屬內容）。
    • 資料夾擁有者。
    • 大小（以 MB 為單位）和檔案數量。

• 團隊如何使用：
  • 存取對儲存空間最佳化至關重要的資訊。
  • 瞭解儲存空間使用量和工作團隊配額分析。
  • 收集資料，以支援儲存空間管理和資料清理計畫。

瞭解如何建立工作團隊儲存空間報告。

團隊資料夾報告

• 功能：
  • 顯示工作團隊資料夾和子資料夾中使用儲存空間的內容，包含使用中的資料夾及封存的資料夾。
  • 協助管理員瞭解誰有權存取團隊資料夾，以及上次修改的時間。
• 您可獲得：
  • CSV 檔案，每個團隊資料夾或子資料夾一行，包括：
    • 資料夾路徑
    • 資料夾類型，包括資料夾是否已封存
    • 已用儲存空間
    • 有存取權限的團隊成員和外部人員
    • 上次修改日期
• 團隊如何使用：
  • 找出最大的團隊資料夾。
  • 檢視誰有權存取團隊資料夾。
  • 尋找仍在使用儲存空間的封存資料夾。
  • 支援儲存空間清理計畫。

瞭解如何建立工作團隊資料夾報告。

共享資料夾報告

• 功能：
  • 顯示共享資料夾所使用的儲存空間，這些儲存空間會計入您工作團隊的儲存空間配額。
  • 提供內部和外部共享資料夾的詳細共享資訊。
• 您可獲得：
  • CSV 檔案，每個共享資料夾一行，包括：
    • 資料夾路徑
    • 資料夾類型，包括資料夾是內部、外部或孤立資料夾
    • 資料夾擁有者
    • 已用儲存空間
    • 已架設資料夾的團隊成員
    • 有存取權限的團隊成員和外部人員
    • 上次修改日期
• 團隊如何使用：
  • 找出使用儲存空間最多的共享資料夾。
  • 檢閱外部共享和資料夾擁有權。
  • 尋找孤立的共享資料夾
  • 稽核整個組織的資料夾存取權限。

瞭解如何建立共享資料夾報告。

如何查看正在分享的資料

共享和外部存取報告會分析在組織外共享的內容，讓您能夠進行監督，並協助您管理風險。

外部共享報告

• 功能：
  • 提供與組織外部人員共享的所有檔案、資料夾和共享連結的全面檢視。
  • 針對未受保護的連結（無密碼）以及超過三個月且無到期日和唯一檢視的連結，產生有針對性的子報告。這可用於資料治理，並減少外部暴露。

• 您可獲得：
  • CSV 檔案，包含：
    • 項目類型、名稱和檔案路徑。
    • 共享內容的人、共享時間與對象。
    • 存取層級（編輯、僅供檢視）和共享方式（連結或直接共享）。
    • 收件者網域。
    • 密碼保護、到期日和下載設定。
    • 最新活動類型和日期。
    • 存取內容的人員。
  • 報告子類型，其中包括：
    • 所有共享連結和所有透過電子郵件共享的內容。
    • 超過 3 個月前建立的無到期日連結的唯一檢視。
    • 無密碼連結的唯一檢視。

• 團隊如何使用：
  • 監控公司資料的外部洩露。
  • 識別有風險的共享行為。
  • 執行安全性檢閱及稽核。
  • 瞭解使用者的外部共享模式。

瞭解如何管控 Dropbox 工作團隊的共享活動。

如何查看環境是否安全

安全性和合規性報告可協助您管理個人身分資訊 (PII)，並協助滿足組織的監管和合規性要求。

資料分類報告

• 功能：
  • 自動掃描團隊檔案，尋找個人資訊（信用卡號碼、護照號碼、銀行帳戶號碼、社會安全號碼和其他特定地區的 PII）。
  • 產生所有標記檔案的報告。

• 您可獲得：
  • CSV 檔案，列出所有被標記為含有個人資訊的檔案，包括：
    • 檔案名稱、檔案類型和檔案 ID。
    • 檔案位置。
    • 偵測到的個人資訊類型。
    • 外部共享狀態。
    • 分享方式、發起人、收件者與日期。

• 團隊如何使用：
  • 支援遵守公司和政府資料法規。
  • 當機密檔案對外共享時，會提供即時 DLP 通知。

進一步瞭解 Dropbox 資料分類。

報告摘要指南