Cómo usar los informes de la consola de administración en Dropbox

La consola de administración de Dropbox ofrece a los clientes de Dropbox para equipos un conjunto completo de informes para supervisar la actividad del equipo, gestionar el almacenamiento, aplicar políticas de seguridad y ayudar a mantener el cumplimiento. 

Cómo ver qué están haciendo los usuarios en tu organización

El informe de Actividad de tu equipo en la consola de administración registra lo que hacen los miembros y cuándo lo hacen. Los administradores pueden obtener información detallada sobre estas actividades mediante el panel interactivo y en tiempo real. 

Actividad

• Qué hace: 
  • Proporciona un registro detallado y filtrable de todas las acciones realizadas por tu equipo de Dropbox. 
  • Permite a los administradores filtrar por tipo de evento, miembro del equipo e intervalo de fechas para investigar incidentes específicos o revisar el historial de actividad del equipo.

• Qué obtienes:
  • Un archivo CSV exportable guardado en la carpeta “Informes de Dropbox Business”. 
    • Se envía una notificación por correo electrónico cuando el informe está listo.
  • Cada fila incluye la fecha, el miembro que realizó la acción, los detalles de la actividad y el contenido implicado.
  • El informe se puede filtrar por período de tiempo, usuario, actividad y más.

Más información sobre cómo consultar la actividad del equipo en la consola de administración.

Panel 

• Qué hace:  
  • Ofrece a los administradores una vista rápida del estado del equipo, incluido el uso de licencias, el consumo de almacenamiento, la seguridad y el estado de la facturación. 
  • Muestra las invitaciones pendientes y los elementos de acción. 
  • Proporciona a los administradores de Advanced y Enterprise un resumen de uso compartido externo en el panel.

• Qué obtienes:
  • Un panel interactivo en tiempo real dentro de la consola de administración (no es un informe descargable).
  • Un punto de partida para una investigación más profunda a través de los informes específicos que se muestran a continuación.

• Cómo lo usan los equipos:    
  • Investigar incidentes de seguridad (por ejemplo, “¿Quién accedió a este archivo?”)
  • Supervisar comportamientos sospechosos (descargas masivas, inicios de sesión inusuales)
  • Respaldar las auditorías de cumplimiento (SOC 2, HIPAA, etc.)
  • Depurar problemas notificados por el usuario

Más información sobre el panel del equipo de Dropbox.

Cómo ver quién está usando Dropbox y cómo lo usa

Los informes de usuarios en Miembros proporcionan un desglose de cómo cada miembro del equipo usa Dropbox. Proporcionan un análisis del uso individual de los datos, la información de acceso y el comportamiento de los miembros. 

Informe de datos de los miembros

• Qué hace: 
  • Proporciona una lista completa de todos los miembros del equipo junto con su rol, estado, uso del almacenamiento, pertenencia a grupos y huella de acceso. 
  • Ayuda con las auditorías de licencias, las revisiones de alta o baja y a comprender el consumo de almacenamiento por usuario.

• Qué obtienes:
  • Un archivo CSV con una fila por miembro del equipo, que incluye:
    • Nombre, apellidos, dirección de correo electrónico
    • Rol (por ejemplo, administrador de equipo, administrador de cumplimiento, miembro)
    • Estado (activo, invitado, eliminado, suspendido)
    • Uso de almacenamiento (en MB), límite de espacio y fechas de incorporación/invitación
    • Pertenencia a grupos administrados por la empresa y por los usuarios
    • Estado de la autenticación de dos factores
    • Volumen de datos a los que el miembro tiene acceso
    • Total de archivos accesibles, recuento de archivos personales, recuento de carpetas raíz del equipo y recuento de carpetas compartidas internas y externas

• Cómo lo usan los equipos: 
  • Realizar auditorías de licencias 
  • Realizar revisiones de alta y baja 
  • Comprender el uso de datos por usuario

Más información sobre cómo crear un informe de datos de miembros.

Informe de acceso de los miembros

• Qué hace: 
  • Se ejecuta para un solo miembro del equipo y muestra todas las rutas de carpetas a las que tiene acceso, incluidas las carpetas del equipo, las carpetas compartidas internas y externas y su espacio privado. 
  • Ayuda a los administradores a identificar los permisos de acceso excesivos, analizar los patrones de almacenamiento y facilitar la baja.

• Qué obtienes:
  • Un archivo CSV con una fila por carpeta, que incluye:
    • Ruta, tipo de carpeta (carpeta del equipo, carpeta compartida, carpeta privada)
    • Propiedad interna frente a externa
    • Propietario de la carpeta (correo electrónico o “Propiedad del equipo”)
    • Tamaño (en MB) y número de archivos

• Cómo lo usan los equipos: 
  • Identifica patrones con el almacenamiento del usuario 
  • Comprende a qué pueden acceder cada usuario

Descubre cómo crear un informe de acceso de los miembros.

Informe de información de dominio

• Qué hace: 
  • Muestra a los administradores cuántas cuentas personales de Dropbox existen en su dominio de empresa verificado. 
    • Nota: Esta es una función exclusiva de Dropbox Enterprise.

• Qué obtienes:
  • Una vista en la consola que muestra el recuento de cuentas personales (no administradas) de Dropbox por dominio verificado. Se combina con el flujo de captura de cuentas para migrar o eliminar esas cuentas.

• Cómo lo usan los equipos: 
  • Asistencia para la captura de cuentas
  • Ayuda a tu organización a consolidar todo el uso de Dropbox en un solo equipo administrado.

Más información sobre la información de dominio y la captura de cuentas.

Ver cómo tu equipo está usando Dropbox 

Los informes de almacenamiento del equipo en Contenido desglosan el comportamiento del equipo para ayudarte a comprender el uso del almacenamiento y gestionar el espacio disponible. 

Informe de uso del almacenamiento del equipo

• Qué hace: 
  • Desglosa exactamente qué contenido está consumiendo el espacio disponible de tu equipo, organizado por carpeta. 

• Qué obtienes:
  • Un archivo CSV con una fila por carpeta, que incluye:
    • Ruta y tipo de carpeta (carpeta del equipo, subcarpeta del equipo, carpeta restringida, carpeta compartida, contenido privado, contenido privado suspendido, carpeta de espacio aislado de la aplicación, carpeta del equipo archivada, contenido privado eliminado).
    • Propietario de la carpeta.
    • Tamaño (en MB) y número de archivos.

• Cómo lo usan los equipos: 
  • Accede a información esencial para la optimización del almacenamiento. 
  • Comprende el uso del almacenamiento y el análisis del espacio disponible del equipo.
  • Recopila datos para apoyar la gestión del almacenamiento y las iniciativas de limpieza de datos.

Descubre cómo crear un informe de almacenamiento del equipo.

Cómo ver qué datos se están compartiendo

Los informes de uso compartido y acceso externo analizan qué se comparte fuera de tu organización para darte control y ayudarte a gestionar los riesgos. 

Informe de uso compartido externo

• Qué hace: 
  • Proporciona una vista completa de todos los archivos, carpetas y enlaces compartidos que se han enviado a personas ajenas a tu organización. 
  • Genera subinformes específicos para enlaces desprotegidos (sin contraseña) y enlaces de más de tres meses de antigüedad sin vencimiento y vistas únicas. Esto se puede usar para el gobierno de datos y para reducir la exposición externa.

• Qué obtienes:
  • Un archivo CSV que contiene:
    • Tipo de elemento, nombre y ruta del archivo.
    • Quién ha compartido el contenido, cuándo y con quién.
    • Nivel de acceso (edición, solo lectura) y método para compartir (enlace o uso compartido directo).
    • Dominio del destinatario.
    • Protección con contraseña, fecha de vencimiento y configuración de descarga.
    • Tipo y fecha de la última actividad.
    • Quién ha accedido al contenido.
  • Subtipos de informes que incluyen:
    • Todos los enlaces compartidos y todo el contenido compartido por correo electrónico.
    • Vistas únicas de enlaces sin vencimiento, creados hace más de 3 meses.
    • Vistas únicas de enlaces sin contraseña.

• Cómo lo usan los equipos: 
  • Supervisar la exposición externa de los datos de la empresa.
  • Identificar comportamientos de uso compartido de riesgo.
  • Realizar revisiones y auditorías de seguridad.
  • Comprender los patrones de uso compartido externo de tus usuarios.

Aprender a supervisar la actividad de uso compartido del equipo de Dropbox.

Cómo comprobar si tu entorno es seguro 

Los informes de seguridad y cumplimiento te ayudan a administrar la información de identificación personal (PII) y a cumplir con los requisitos normativos y de cumplimiento de tu organización.  

Informe de clasificación de datos 

• Qué hace:  
  • Analiza automáticamente los archivos del equipo en busca de información personal (números de tarjetas de crédito, números de pasaportes, números de cuentas bancarias, números de seguridad social y otra PII específica de la región).
  • Genera un informe de todos los archivos marcados. 

• Qué obtienes:
  • Un archivo CSV con una lista de todos los archivos marcados por contener información personal, que incluye:
    • Nombre de archivo, tipo de archivo e ID de archivo.
    • Ubicación del archivo.
    • Tipo de información personal detectada.
    • Estado de uso compartido externo.
    • Método de uso compartido, creadores, destinatarios y fechas.

• Cómo lo usan los equipos: 
  • Admite el cumplimiento de las regulaciones corporativas y gubernamentales sobre datos.
  • Activa alertas de DLP en tiempo real cuando los archivos clasificados se comparten externamente.

Más sobre la clasificación de datos de Dropbox.

Guía de resumen del informe