Как использовать отчеты консоли администрирования Dropbox

Консоль администрирования Dropbox предоставляет клиентам Dropbox для рабочих групп полный набор отчетов для мониторинга событий в группе, управления хранилищем, применения политик безопасности и обеспечения соответствия требованиям. 

Как посмотреть отчеты о действиях пользователей в организации

В консоли администрирования в отчете о событиях рабочей группы фиксируется, что и когда делают ее участники. Администраторы могут получать подробную информацию об этих действиях с помощью интерактивной панели управления, работающей в режиме реального времени.

События

• Назначение
  • Предоставляет подробный журнал всех действий, выполненных участниками рабочей группы Dropbox, с возможностью фильтрации.
  • Позволяет администраторам фильтровать данные по типу события, участнику рабочей группы и диапазону дат, чтобы расследовать отдельные инциденты или просматривать историю действий в рабочей группе.

• Что вы получаете
  • Экспортируемый файл CSV, сохраненный в папке «Отчеты Dropbox Business».
    • Уведомление по электронной почте, сообщающее о готовности отчета.
  • Каждая строка содержит дату, участника, выполнившего действие, сведения о действии и соответствующее содержимое.
  • Отчет можно отфильтровать по периоду времени, пользователю, действию и другим параметрам.

Подробнее о просмотре действий участников рабочей группы в консоли администрирования.

Панель управления

• Назначение
  • Предоставляет администраторам краткую информацию о состоянии рабочей группы, в том числе об активных лицензиях, использованном месте, безопасности и статусе выставления счетов.
  • Отображает приглашения, ожидающие подтверждения, и действия, которые необходимо выполнить.
  • Позволяет администраторам с тарифными планами Advanced и Enterprise получать сводку по внешнему общему доступу.

• Что вы получаете
  • Интерактивная панель управления, работающая в режиме реального времени, в консоли администрирования (не отчет для скачивания).
  • Панель запуска для более глубокого анализа с помощью специальных отчетов, приведенных ниже.

• Как используется в рабочих группах
  • Расследование инцидентов, связанных с безопасностью (например, «Кто получил доступ к этому файлу?»).
  • Отслеживание подозрительного поведения (массовые скачивания, необычные входы в аккаунт).
  • Поддержка аудитов соответствия (SOC 2, HIPAA и т. д.).
  • Отладка для решения проблем, о которых сообщили пользователи.

Подробнее о панели управления рабочей группой Dropbox.

Как посмотреть, кто и как использует Dropbox

Отчеты о пользователях в разделе Участники содержат подробную информацию о том, как каждый участник рабочей группы использует Dropbox. В них представлен анализ использования данных каждым участником, информация о доступе и действиях участников. 

Отчет о данных участников

• Назначение 
  • Предоставляет полный список всех участников рабочей группы, а также информацию об их роли, статусе, использовании места, участии в группах и доступе к файлам. 
  • Помогает проводить аудиты лицензий, проверки при регистрации или удалении пользователей, а также анализировать используемый каждым пользователем объем места.

• Что вы получаете
  • Файл CSV, в котором каждая строка соответствует одному участнику рабочей группы и содержит следующие данные.
    • Имя, фамилия, адрес электронной почты.
    • Роль (например, администратор рабочей группы, администратор соответствия требованиям, участник).
    • Статус (активный, приглашенный, удаленный, отстраненный).
    • Использование места (в МБ), ограничение по объему и даты присоединения/приглашения.
    • Участие в подгруппах, управляемых компанией и пользователями.
    • Статус двухфакторной аутентификации.
    • Объем данных, к которым имеет доступ участник.
    • Общее количество доступных файлов, количество личных файлов, количество корневых папок рабочей группы и количество внешних/внутренних общих папок.

• Как используется в рабочих группах
  • Проведение аудита лицензий.
  • Проверки при регистрации и удалении пользователей.
  • Анализ использования данных каждым пользователем.

Подробнее о том, как создать отчет о данных участников.

Отчет о доступе участника

• Назначение
  • Создается для одного участника рабочей группы и показывает путь к каждой папке, к которой у него есть доступ, включая папки рабочей группы, внутренние/внешние общие папки и его личное пространство.
  • Помогает администраторам выявлять избыточные разрешения на доступ и изучать модели использования хранилища, а также используется в процессе удаления участников.

• Что вы получаете
  • Файл CSV, в котором каждая строка соответствует одной папке и содержит следующие данные.
    • Путь и тип папки (папка рабочей группы, общая папка, личная папка).
    • Внутренние или внешние владельцы.
    • Владелец папки (адрес электронной почты или «Принадлежит рабочей группе»).
    • Размер (в МБ) и количество файлов.

• Как используется в рабочих группах
  • Определение закономерностей в использовании места пользователями.
  • Получение информации о том, к чему имеют доступ отдельные пользователи.

Узнайте, как создать отчет о доступе участника.

Отчет со статистикой домена

• Назначение
  • Показывает администраторам, сколько личных аккаунтов Dropbox существует в подтвержденном домене их компании.
    • Примечание. Эта функция доступна только для тарифного плана Dropbox Enterprise.

• Что вы получаете
  • Представление в консоли, показывающее количество личных (неуправляемых) аккаунтов Dropbox в каждом подтвержденном домене. В сочетании с рабочим процессом захвата аккаунта может использоваться при переносе или удалении таких аккаунтов.

• Как используется в рабочих группах
  • Поддержка захвата аккаунтов.
  • Позволяет организации объединить различные аккаунты Dropbox в одну управляемую рабочую группу.

Подробнее о статистике домена и захвате аккаунта.

Как посмотреть использование Dropbox рабочей группой 

Отчеты о хранилище рабочей группы в разделе Содержимое содержат подробную информацию о действиях рабочей группы, которая поможет понять, как используется хранилище, и управлять ограничениями по объему места.

Отчет об использовании места в хранилище рабочей группы

• Назначение
  • Показывает, какое именно содержимое занимает больше всего места в хранилище рабочей группы, с разбивкой по папкам.

• Что вы получаете
  • Файл CSV, в котором каждая строка соответствует одной папке и содержит следующие данные.
    • Путь и тип папки (папка рабочей группы, вложенная папка рабочей группы, папка с ограниченным доступом, общая папка, личное содержимое, приостановленное личное содержимое, папка «песочницы» приложения, архивная папка рабочей группы, удаленное личное содержимое).
    • Владелец папки.
    • Размер (в МБ) и количество файлов.

• Как используется в рабочих группах
  • Доступ к информации, необходимой для оптимизации использования места в хранилище.
  • Анализ использования места и соблюдения ограничений для рабочей группы.
  • Сбор данных для управления хранилищем и проведения мероприятий по очистке данных.

Узнайте, как создать отчет о хранилище рабочей группы.

Отчет о папках рабочей группы   

• Назначение
  • Показывает, какое содержимое занимает место в папках и вложенных папках рабочей группы, включая активные и архивные папки.
  • Помогает администраторам понять, у кого есть доступ к папкам рабочей группы и когда они были изменены в последний раз.
• Что вы получаете
  • Файл CSV, в котором каждая строка соответствует одной папке или вложенной папке рабочей группы и содержит следующие данные.
    • Путь к папке
    • Тип папки, в том числе информация о том, помещена ли папка в архив.
    • Используемое место
    • Участники рабочей группы и сторонние пользователи, у которых есть доступ.
    • Дата последнего изменения.
• Как используется в рабочих группах
  • Определение самых больших папок рабочей группы.
  • Выявление пользователей, у которых есть доступ к папкам рабочей группы.
  • Поиск архивированных папок, которые все еще занимают место.
  • Проведение мероприятий по очистке места.

Узнайте, как создать отчет о папках рабочей группы.

Отчет об общих папках

• Назначение
  • Показывает объем места, занимаемый общими папками, которые учитываются при проверке соблюдения ограничения на используемое место в вашей рабочей группе.
  • Предоставляет подробную информацию о доступе к внутренним и внешним общим папкам.
• Что вы получаете
  • Файл CSV, в котором каждая строка соответствует одной общей папке и содержит следующие данные.
    • Путь к папке
    • Тип папки, в том числе информация о том, является ли папка внутренней, внешней или у нее отсутствует владелец.
    • Владелец папки.
    • Используемое место
    • Участники рабочей группы, у которых подключена папка.
    • Участники рабочей группы и сторонние пользователи, у которых есть доступ.
    • Дата последнего изменения.
• Как используется в рабочих группах
  • Определение общих папок, занимающих больше всего места.
  • Проверка внешнего доступа и владельцев папок.
  • Поиск общих папок без владельца.
  • Аудит доступа к папкам во всей организации.

Узнайте, как создать отчет об общих папках.

Как посмотреть, к каким данным предоставлен общий доступ

Отчеты об общем и внешнем доступе позволяют узнать, какие файлы и папки используются за пределами вашей организации, чтобы вы могли контролировать ситуацию и управлять рисками.

Отчет о стороннем общем доступе

• Назначение
  • Предоставление полной информации обо всех файлах, папках и общих ссылках, доступ к которым получили пользователи, не входящие в вашу организацию.
  • Создание целевых подотчетов по незащищенным ссылкам (без пароля) и ссылкам, которые были созданы более трех месяцев назад, не имеют срока действия или имеют уникальные просмотры. Эти сведения можно использовать для управления данными и снижения внешнего воздействия.

• Что вы получаете
  • Файл CSV, содержащий следующие данные.
    • Тип элемента, имя и путь к файлу.
    • Кто, когда и кому предоставил общий доступ к содержимому.
    • Уровень доступа (редактирование или только просмотр) и метод предоставления доступа (ссылка или прямой общий доступ).
    • Домен получателя.
    • Защита паролем, срок действия и настройки скачивания.
    • Тип и дата последнего действия.
    • Кто получал доступ к содержимому.
  • Подтипы отчетов, в том числе следующие.
    • Все общие ссылки и все содержимое, доступ к которому предоставлен по электронной почте.
    • Уникальные просмотры ссылок без срока действия, созданных более 3 месяцев назад.
    • Уникальные просмотры ссылок без пароля.

• Как используется в рабочих группах
  • Контроль утечки данных компании.
  • Выявление рискованных действий, связанных с предоставлением общего доступа.
  • Проведение проверок и аудитов безопасности.
  • Анализ закономерностей предоставления внешнего общего доступа пользователями.

Узнайте, как отслеживать действия участников рабочей группы Dropbox, связанные с предоставлением общего доступа.

Как проверить, безопасна ли ваша рабочая среда 

Отчеты о безопасности и соответствии требованиям помогают управлять персональными данными и соблюдать нормативные требования, предъявляемые к вашей организации.  

Отчет о классификации данных

• Назначение
  • Автоматическая проверка файлов рабочей группы на наличие персональных данных (номеров кредитных карт, паспортов, банковских счетов и социального страхования, а также других личных сведений, характерных для конкретного региона).
  • Создание отчета обо всех помеченных файлах.

• Что вы получаете
  • Файл CSV, в котором перечислены все файлы, помеченные как содержащие персональные данные, и указаны следующие сведения.
    • Имя, тип и идентификатор файла.
    • Расположение файла.
    • Тип обнаруженных персональных данных.
    • Статус внешнего общего доступа.
    • Метод предоставления общего доступа, инициаторы, получатели и даты.

• Как используется в рабочих группах
  • Помогает соблюдать корпоративные и государственные нормативные требования в отношении данных.
  • Обеспечивает отправку оповещений для предотвращения утечки данных в режиме реального времени, когда доступ к конфиденциальным файлам предоставляется внешним пользователям.

Подробнее о классификации данных Dropbox.

Краткое руководство по отчетам