Dropbox에서 관리 콘솔 보고서를 사용하는 방법

Dropbox 관리 콘솔은 Dropbox for Teams 고객에게 팀 활동을 모니터링하고, 스토리지를 관리하고, 보안 정책을 시행하고, 규정 준수를 유지하는 데 도움이 되는 포괄적인 보고서 모음을 제공합니다. 

조직에서 사용자가 수행하는 작업을 확인하는 방법

관리 콘솔의 팀 활동 보고서에는 팀원이 수행하는 작업과 수행 시점이 기록됩니다. 관리자는 대화형 실시간 대시보드를 사용하여 이러한 활동에 대한 자세한 인사이트를 얻을 수 있습니다. 

활동

• 기능: 
  • Dropbox 팀 전체에서 수행된 모든 작업에 대한 상세한 로그를 제공하며, 이 로그는 필터링할 수 있습니다. 
  • 관리자가 이벤트 유형, 팀원, 기간별로 필터링하여 특정 사건을 조사하거나 팀 활동 기록을 검토할 수 있습니다.

• 제공되는 내용:
  • 내보낼 수 있는 CSV 파일이 'Dropbox Business 보고서' 폴더에 저장됩니다. 
    • 보고서가 준비되면 이메일 알림이 전송됩니다.
  • 각 행에는 날짜, 작업을 수행한 구성원, 활동 세부 정보, 관련 콘텐츠가 포함됩니다.
  • 보고서는 기간, 사용자, 활동 등에 따라 필터링할 수 있습니다.

관리 콘솔에서 팀 활동을 보는 방법을 자세히 알아보세요.

대시보드 

• 기능: 
  • 관리자가 라이선스 사용량, 저장 공간 사용량, 보안, 청구 상태 등 팀 상태를 한눈에 확인할 수 있습니다. 
  • 대기 중인 초대 및 조치 사항을 표시합니다. 
  • Advanced 및 Enterprise 관리자에게 대시보드에 외부 공유 요약을 제공합니다.

• 제공되는 내용:
  • 관리 콘솔 내의 대화형 실시간 대시보드(다운로드 가능한 보고서 아님).
  • 아래의 전용 보고서를 통해 심층 조사를 위한 시작점입니다.

• 팀이 사용하는 방법:    
  • 보안 사고 조사(예: '이 파일에 누가 액세스했나요?')
  • 의심스러운 행동 추적(대량 다운로드, 비정상적인 로그인)
  • 규정 준수 감사 지원(SOC 2, HIPAA 등)
  • 사용자가 보고한 문제 디버그

Dropbox 팀 대시보드에 대해 자세히 알아보세요.

Dropbox를 사용하는 사람과 사용 방법을 확인하는 방법

팀원의 사용자 보고서에는 각 팀원이 Dropbox를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용이 나와 있습니다. 개별 데이터 사용량, 액세스 정보 및 팀원 행동에 대한 분석을 제공합니다. 

팀원 데이터 보고서

• 기능: 
  • 모든 팀원의 전체 명단과 함께 역할, 상태, 사용량, 그룹 멤버십, 액세스 기록을 제공합니다. 
  • 라이선스 감사, 온보딩 또는 오프보딩 검토, 사용자별 저장 공간 사용량 파악에 도움이 됩니다.

• 제공되는 내용:
  • 팀원당 한 행이 포함된 CSV 파일로, 다음이 포함됩니다.
    • 이름, 성, 이메일 주소
    • 역할(예: 팀 관리자, 규정 준수 관리자, 팀원)
    • 상태(활성, 초대됨, 삭제됨, 일시 중지됨)
    • 스토리지 사용량(MB), 스페이스 제한, 가입/초대 날짜
    • 회사가 관리하는 그룹 및 사용자가 관리하는 그룹의 구성원 자격
    • 2단계 인증 상태
    • 팀원이 액세스할 수 있는 데이터의 양
    • 액세스 가능한 총 파일 수, 개인 파일 수, 루트 팀 폴더 수, 외부/내부 공유 폴더 수

• 팀이 사용하는 방법: 
  • 라이선스 감사 수행 
  • 온보딩 및 오프보딩 검토 수행 
  • 사용자별 데이터 사용량 파악

팀원 데이터 보고서를 만드는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

팀원 액세스 보고서

• 기능: 
  • 단일 팀원에 대해 실행하여 팀 폴더, 내부/외부 공유 폴더, 개인 공간을 포함하여 액세스할 수 있는 모든 폴더 경로를 표시합니다. 
  • 관리자가 과도한 액세스 권한을 식별하고, 스토리지 패턴을 조사하고, 오프보딩을 지원하는 데 도움이 됩니다.

• 제공되는 내용:
  • 폴더당 한 행이 포함된 CSV 파일로, 다음이 포함됩니다.
    • 경로, 폴더 유형(팀 폴더, 공유 폴더, 비공개 폴더)
    • 내부 소유권 대 외부 소유권
    • 폴더 소유자(이메일 또는 '팀 소유')
    • 크기(MB) 및 파일 수

• 팀이 사용하는 방법: 
  • 사용자 용량 패턴 식별 
  • 개별 사용자가 액세스할 수 있는 항목 파악

팀원 액세스 보고서를 만드는 방법을 알아보세요.

도메인 통계 보고서

• 기능: 
  • 인증된 회사 도메인에 존재하는 개인용 Dropbox 계정의 수를 관리자에게 보여줍니다. 
    • 참고: 이 기능은 Dropbox Enterprise에만 제공됩니다.

• 제공되는 내용:
  • 인증된 도메인당 (관리되지 않는) 개인용 Dropbox 계정 수를 보여주는 콘솔 내 보기입니다. 계정 캡처 워크플로와 결합하여 해당 계정을 마이그레이션하거나 제거합니다.

• 팀이 사용하는 방법: 
  • 계정 캡처 지원
  • 조직이 모든 Dropbox 사용을 하나의 관리되는 팀으로 통합할 수 있도록 지원하세요.

도메인 통계 및 계정 캡처에 대해 자세히 알아보기.

팀에서 Dropbox를 어떻게 사용하고 있는지 확인하는 방법 

콘텐츠의 팀 용량 보고서는 팀의 활동 내역을 세분화하여 용량 사용 현황을 파악하고 할당량을 관리하는 데 도움이 됩니다. 

팀 용량 사용 현황 보고서

• 기능: 
  • 팀의 용량 할당량을 사용하는 콘텐츠를 폴더별로 정확하게 세분화합니다. 

• 제공되는 내용:
  • 폴더당 한 행이 포함된 CSV 파일로, 다음이 포함됩니다.
    • 경로 및 폴더 유형(팀 폴더, 팀 하위 폴더, 제한된 폴더, 공유 폴더, 비공개 콘텐츠, 일시 중지된 비공개 콘텐츠, 앱 샌드박스 폴더, 보관된 팀 폴더, 제거된 비공개 콘텐츠).
    • 폴더 소유자.
    • 크기(MB) 및 파일 수.

• 팀이 사용하는 방법: 
  • 저장 공간 최적화에 필수적인 정보에 액세스하세요. 
  • 용량 사용 현황 및 팀 할당량 분석을 파악합니다.
  • 저장 공간 관리 및 데이터 정리 이니셔티브를 지원하기 위해 데이터를 수집하세요.

팀 용량 보고서를 만드는 방법을 알아보세요.

공유 중인 데이터를 확인하는 방법

공유 및 외부 액세스 보고서는 조직 외부와 공유되는 항목을 분석하여 감독을 제공하고 위험 관리를 지원합니다. 

외부 공유 보고서

• 기능: 
  • 조직 외부 사람들에게 공유된 모든 파일, 폴더, 공유 링크를 전체적으로 확인할 수 있습니다. 
  • (비밀번호를 사용하지 않는) 보호되지 않은 링크와 3개월 이상 경과했으며 만료일과 고유 조회 수가 없는 링크에 대한 하위 보고서를 생성합니다. 이 기능은 데이터 거버넌스 및 외부 노출을 줄이는 데 사용할 수 있습니다.

• 제공되는 내용:
  • 다음이 포함된 CSV 파일:
    • 항목 유형, 이름, 파일 경로.
    • 콘텐츠를 누가, 언제, 누구와 공유했는지.
    • 액세스 수준(편집, 보기 전용) 및 공유 방법(링크 또는 직접 공유).
    • 수신자 도메인.
    • 비밀번호 보호, 만료일 및 다운로드 설정.
    • 마지막 활동 유형 및 날짜.
    • 콘텐츠에 액세스한 사용자.
  • 다음을 포함하는 보고서 하위 유형:
    • 모든 공유 링크 및 이메일로 공유된 모든 콘텐츠.
    • 3개월 이상 경과했으며 만료일이 없는 링크의 고유 조회 수.
    • 비밀번호를 사용하지 않는 링크의 고유 조회 수.

• 팀이 사용하는 방법: 
  • 회사 데이터의 외부 노출 모니터링.
  • 위험한 공유 행동 식별.
  • 보안 검토 및 감사 수행.
  • 사용자의 외부 공유 패턴을 파악하세요.

Dropbox 팀 공유 활동을 모니터링하는 방법을 알아보세요.

환경이 안전한지 확인하는 방법 

보안 및 규정 준수 보고서는 개인 식별 정보(PII)를 관리하고 조직의 규제 및 규정 준수 요구 사항을 충족하는 데 도움이 됩니다.  

데이터 분류 보고서 

• 기능: 
  • 팀 파일을 자동으로 스캔하여 개인 정보(신용카드 번호, 여권 번호, 은행 계좌 번호, 사회보장번호 및 기타 지역별 PII)를 찾습니다.
  • 플래그가 지정된 모든 파일에 대한 보고서를 생성합니다. 

• 제공되는 내용:
  • 개인 정보가 포함된 것으로 플래그 지정된 모든 파일을 나열하는 CSV 파일로, 다음이 포함됩니다.
    • 파일 이름, 파일 유형, 파일 ID.
    • 파일 위치.
    • 감지된 개인 정보의 유형.
    • 외부 공유 상태.
    • 공유 방법, 작성자, 수신자, 날짜.

• 팀이 사용하는 방법: 
  • 기업 및 정부 데이터 규정 준수를 지원합니다.
  • 기밀 파일이 외부와 공유될 때 실시간 DLP 알림을 제공합니다.

Dropbox 데이터 분류에 대해 자세히 알아보세요.

보고서 요약 가이드