Cara menggunakan laporan konsol admin di Dropbox

Konsol admin Dropbox menyediakan serangkaian laporan komprehensif bagi pelanggan Dropbox untuk tim untuk memantau aktivitas tim, mengelola penyimpanan, memberlakukan kebijakan keamanan, dan membantu menjaga kepatuhan. 

Cara melihat apa yang dilakukan pengguna di organisasi Anda

Laporan Aktivitas tim Anda di konsol admin mencatat apa yang dilakukan anggota Anda dan kapan mereka melakukannya. Admin bisa mendapatkan wawasan terperinci tentang aktivitas ini menggunakan Dasbor real-time yang interaktif.

Aktivitas

• Fungsi fitur ini:
  • Menyediakan catatan terperinci yang dapat difilter dari semua tindakan yang diambil di seluruh tim Dropbox Anda.
  • Memungkinkan admin untuk memfilter berdasarkan jenis peristiwa, anggota tim, dan rentang tanggal untuk menyelidiki insiden tertentu atau meninjau riwayat aktivitas tim.

• Apa yang Anda dapatkan:
  • File CSV yang dapat diekspor disimpan ke folder "Laporan Dropbox Business".
    • Notifikasi email dikirim ketika laporan siap.
  • Setiap baris mencakup tanggal, anggota yang melakukan tindakan, detail aktivitas, dan konten yang terlibat.
  • Laporan dapat difilter berdasarkan periode waktu, pengguna, aktivitas, dan lainnya.

Ketahui selanjutnya tentang cara melihat aktivitas tim di konsol admin.

Dasbor

• Fungsi fitur ini:
  • Memberi admin tampilan sekilas tentang kesehatan tim, termasuk penggunaan lisensi, penggunaan penyimpanan, keamanan, dan status penagihan.
  • Menampilkan undangan dan item tindakan yang menunggu persetujuan.
  • Memberikan ringkasan berbagi eksternal kepada admin Advanced dan Enterprise di dasbor.

• Apa yang Anda dapatkan:
  • Dasbor real-time yang interaktif di dalam konsol admin (bukan laporan yang dapat diunduh).
  • Launchpad untuk penyelidikan yang lebih mendalam melalui laporan khusus di bawah ini.

• Cara tim menggunakannya:
  • Menyelidiki insiden keamanan (misalnya, "Siapa yang mengakses file ini?")
  • Melacak perilaku mencurigakan (unduhan massal, login yang tidak biasa)
  • Mendukung audit kepatuhan (SOC 2, HIPAA, dll.)
  • Melakukan debug masalah yang dilaporkan pengguna

Pelajari selengkapnya tentang dasbor tim Dropbox.

Cara melihat siapa yang menggunakan Dropbox dan cara mereka menggunakannya

Laporan pengguna di Anggota memberikan perincian cara setiap anggota tim menggunakan Dropbox. Laporan ini menyediakan analisis penggunaan data individu, informasi akses, dan perilaku anggota. 

Laporan data anggota

• Fungsi fitur ini: 
  • Menyediakan daftar lengkap setiap anggota tim beserta peran, status, penggunaan penyimpanan, keanggotaan grup, dan jejak akses mereka. 
  • Membantu audit lisensi, tinjauan onboarding atau offboarding, dan memahami penggunaan penyimpanan per pengguna.

• Apa yang Anda dapatkan:
  • File CSV dengan satu baris per anggota tim, termasuk:
    • Nama depan, nama belakang, alamat email.
    • Peran (misalnya, admin tim, admin kepatuhan, anggota).
    • Status (aktif, diundang, dihapus, ditangguhkan).
    • Penggunaan penyimpanan (dalam MB), batas ruang, dan tanggal bergabung/undangan.
    • Keanggotaan grup yang dikelola perusahaan dan yang dikelola pengguna.
    • Status autentikasi dua faktor.
    • Volume data yang bisa diakses anggota.
    • Total file yang dapat diakses, jumlah file pribadi, jumlah folder tim root, dan jumlah folder bersama eksternal/internal.

• Cara tim menggunakannya:
  • Melakukan audit lisensi
  • Melakukan tinjauan onboarding dan offboarding
  • Memahami penggunaan data per pengguna

Ketahui selanjutnya tentang cara membuat laporan data anggota.

Laporan akses anggota

• Fungsi fitur ini:
  • Dijalankan untuk satu anggota tim untuk menampilkan setiap jalur folder yang dapat diaksesnya, termasuk folder tim, folder bersama internal/eksternal, dan ruang pribadinya.
  • Membantu admin mengidentifikasi izin akses berlebih, menyelidiki pola penyimpanan, dan mendukung offboarding.

• Apa yang Anda dapatkan:
  • File CSV dengan satu baris per folder, termasuk:
    • Path, jenis folder (folder tim, folder bersama, folder pribadi)
    • Kepemilikan internal vs. eksternal
    • Pemilik folder (email atau "Dimiliki oleh tim")
    • Ukuran (dalam MB) dan jumlah file

• Cara tim menggunakannya:
  • Kenali pola dengan penyimpanan pengguna
  • Memahami apa yang dapat diakses oleh pengguna individu

Pelajari cara membuat laporan akses anggota.

Laporan wawasan domain

• Fungsi fitur ini:
  • Menunjukkan kepada admin berapa banyak akun Dropbox pribadi yang ada di domain perusahaan terverifikasi mereka.
    • Catatan: Fitur ini hanya tersedia di Dropbox Enterprise.

• Apa yang Anda dapatkan:
  • Tampilan dalam konsol yang menunjukkan jumlah akun Dropbox pribadi (tidak dikelola) per domain terverifikasi. Hal ini dipasangkan dengan alur kerja penangkapan akun untuk memigrasikan atau menghapus akun tersebut.

• Cara tim menggunakannya:
  • Dukungan penangkapan akun.
  • Bantu organisasi Anda mengonsolidasikan semua penggunaan Dropbox di bawah satu tim terkelola.

Ketahui selanjutnya tentang wawasan domain dan penangkapan akun.

Cara melihat bagaimana tim Anda menggunakan Dropbox 

Laporan penyimpanan tim di Konten menguraikan perilaku tim untuk membantu Anda memahami penggunaan penyimpanan dan mengelola kuota.

Laporan penggunaan penyimpanan tim

• Fungsi fitur ini:
  • Menguraikan secara tepat konten yang menggunakan kuota penyimpanan tim Anda, yang disusun berdasarkan folder.

• Apa yang Anda dapatkan:
  • File CSV dengan satu baris per folder, termasuk:
    • Path dan jenis folder (folder tim, subfolder tim, folder terbatas, folder bersama, konten pribadi, konten pribadi yang ditangguhkan, folder sandbox aplikasi, folder tim yang diarsipkan, konten pribadi yang dihapus).
    • Pemilik folder.
    • Ukuran (dalam MB) dan jumlah file.

• Cara tim menggunakannya:
  • Akses informasi yang penting untuk optimasi penyimpanan.
  • Memahami penggunaan penyimpanan dan analisis kuota tim.
  • Kumpulkan data untuk mendukung manajemen penyimpanan dan inisiatif pembersihan data.

Pelajari cara membuat laporan penyimpanan tim.

Laporan folder tim   

• Fungsi fitur ini:
  • Menampilkan apa saja yang menggunakan penyimpanan di folder dan subfolder tim Anda, termasuk folder aktif dan folder yang diarsipkan.
  • Membantu admin memahami siapa yang memiliki akses ke folder tim dan kapan terakhir kali folder tersebut diubah.
• Apa yang Anda dapatkan:
  • File CSV dengan satu baris per folder atau subfolder tim, termasuk:
    • Jalur folder
    • Jenis folder, termasuk apakah folder diarsipkan
    • Penyimpanan yang digunakan
    • Anggota tim dan pengguna eksternal yang memiliki akses
    • Tanggal terakhir dimodifikasi
• Cara tim menggunakannya:
  • Mengidentifikasi folder tim terbesar.
  • Meninjau siapa yang memiliki akses ke folder tim.
  • Temukan folder yang diarsipkan yang masih menggunakan penyimpanan.
  • Dukung inisiatif pembersihan penyimpanan.

Pelajari cara membuat laporan folder tim.

Laporan Folder Bersama

• Fungsi fitur ini:
  • Menampilkan penyimpanan yang digunakan oleh folder bersama yang diperhitungkan dalam kuota penyimpanan tim Anda.
  • Memberikan informasi berbagi yang terperinci untuk folder bersama internal dan eksternal.
• Apa yang Anda dapatkan:
  • File CSV dengan satu baris per folder bersama, termasuk:
    • Jalur folder
    • Jenis folder, termasuk apakah folder internal, eksternal, atau tanpa pemilik
    • Pemilik folder
    • Penyimpanan yang digunakan
    • Anggota tim yang memasang folder
    • Anggota tim dan pengguna eksternal yang memiliki akses
    • Tanggal terakhir dimodifikasi
• Cara tim menggunakannya:
  • Identifikasi folder bersama yang paling banyak menggunakan penyimpanan.
  • Tinjau aktivitas berbagi eksternal dan kepemilikan folder.
  • Temukan folder bersama tanpa pemilik.
  • Audit akses folder di seluruh organisasi.

Pelajari cara membuat laporan folder bersama.

Cara melihat data yang dibagikan

Laporan berbagi dan akses eksternal menganalisis apa yang dibagikan di luar organisasi Anda untuk memberi Anda pengawasan dan membantu Anda mengelola risiko.

Laporan berbagi eksternal

• Fungsi fitur ini:
  • Memberikan tampilan komprehensif dari semua file, folder, dan tautan bersama yang telah dibagikan kepada orang-orang di luar organisasi Anda.
  • Menghasilkan sub-laporan bertarget untuk tautan yang tidak terlindungi (tanpa kata sandi) dan tautan yang berusia lebih dari tiga bulan tanpa kedaluwarsa dan tampilan unik. Ini dapat digunakan untuk tata kelola data dan mengurangi paparan eksternal.

• Apa yang Anda dapatkan:
  • File CSV yang berisi:
    • Jenis item, nama, dan jalur file.
    • Siapa yang membagikan konten, kapan konten dibagikan, dan kepada siapa konten dibagikan.
    • Level akses (edit, hanya lihat) dan metode berbagi (tautan atau berbagi langsung).
    • Domain penerima.
    • Perlindungan kata sandi, kedaluwarsa, dan pengaturan unduhan.
    • Jenis dan tanggal aktivitas terakhir.
    • Siapa yang mengakses konten.
  • Subjenis laporan yang mencakup:
    • Semua tautan bersama dan semua konten yang dibagikan melalui email.
    • Tampilan unik tautan tanpa kedaluwarsa, yang dibuat lebih dari 3 bulan yang lalu.
    • Tampilan unik tautan tanpa kata sandi.

• Cara tim menggunakannya:
  • Pantau paparan eksternal data perusahaan.
  • Kenali perilaku berbagi yang berisiko.
  • Melakukan tinjauan dan audit keamanan.
  • Memahami pola berbagi eksternal pengguna Anda.

Ketahui cara memantau aktivitas berbagi tim Dropbox.

Cara memeriksa apakah lingkungan Anda aman 

Laporan keamanan dan kepatuhan membantu Anda mengelola informasi identifikasi pribadi (PII), dan membantu memenuhi persyaratan peraturan dan kepatuhan organisasi Anda.  

Laporan klasifikasi data

• Fungsi fitur ini:
  • Secara otomatis memindai file tim untuk menemukan informasi pribadi (nomor kartu kredit, nomor paspor, nomor rekening bank, nomor jaminan sosial, dan PII khusus wilayah lainnya).
  • Menghasilkan laporan mengenai semua file yang ditandai.

• Apa yang Anda dapatkan:
  • File CSV yang mencantumkan setiap file yang ditandai sebagai berisi informasi pribadi, termasuk:
    • Nama file, jenis file, dan ID file.
    • Lokasi file.
    • Jenis informasi pribadi yang terdeteksi.
    • Status berbagi eksternal.
    • Metode berbagi, pembuat, penerima, dan tanggal.

• Cara tim menggunakannya:
  • Mendukung kepatuhan terhadap peraturan data perusahaan dan pemerintah.
  • Memberdayakan peringatan DLP real-time ketika file yang diklasifikasikan dibagikan secara eksternal.

Ketahui selanjutnya tentang klasifikasi data Dropbox.

Panduan ringkasan laporan