Sådan bruger du rapporter i administratorpanelet i Dropbox

Dropbox-administratorpanelet giver Dropbox for teams-kunder en omfattende pakke af rapporter til at overvåge teamaktivitet, administrere lagerplads, håndhæve sikkerhedspolitikker og hjælpe med at opretholde overholdelse. 

Sådan kan du se, hvad brugerne laver i din organisation

Dit teams aktivitetsrapport i administratorpanelet registrerer, hvad dine medlemmer gør, og hvornår de gør det. Administratorer kan få detaljeret indsigt i disse aktiviteter ved hjælp af det interaktive dashboard i realtid.

Aktivitet

• Det gør følgende:
  • Giver en detaljeret log, der kan filtreres, over alle de handlinger, der er foretaget af dit Dropbox-team.
  • Giver administratorer mulighed for at filtrere efter hændelsestype, teammedlem og datointerval for at undersøge bestemte hændelser eller gennemgå teamets aktivitetshistorik.

• Det får du:
  • En CSV-fil, der kan eksporteres, gemmes i mappen "Dropbox Business reports".
    • Der sendes en meddelelse via e-mail, når rapporten er klar.
  • Hver række indeholder datoen, det medlem, der udførte handlingen, oplysninger om aktiviteten og det involverede indhold.
  • Rapporten kan filtreres efter tidsperiode, bruger, aktivitet og meget mere.

Få mere at vide om, hvordan du ser teamaktivitet i administratorpanelet.

Dashboard

• Det gør følgende:
  • Giver administratorer et hurtigt overblik over teamets tilstand, herunder brug af licenser, lagerpladsforbrug, sikkerhed og faktureringsstatus.
  • Viser afventende invitationer og handlingspunkter.
  • Giver administratorer af Advanced og Enterprise en oversigt over ekstern deling i kontrolpanelet.

• Det får du:
  • Et interaktivt dashboard i realtid i administratorpanelet (ikke en rapport, der kan downloades).
  • En startrampe til mere dybdegående undersøgelser via de dedikerede rapporter nedenfor.

• Sådan bruger teams det:
  • Undersøge sikkerhedshændelser (f.eks. “Hvem har fået adgang til denne fil?”)
  • Spor mistænkelig adfærd (massedownloads, usædvanlige logins)
  • Understøtte overholdelseskontroller (SOC 2, HIPAA osv.)
  • Fejlfinding af problemer, som brugeren har indberettet

Få mere at vide om Dropbox-teamkontrolpanelet.

Sådan kan du se, hvem der bruger Dropbox, og hvordan de bruger det

Brugerrapporter i Medlemmer giver en oversigt over, hvordan hvert teammedlem bruger Dropbox. De indeholder en analyse af individuel dataforbrug, adgangsoplysninger og medlemsadfærd. 

Medlemsdatarapport

• Det gør følgende: 
  • Giver en komplet liste over alle teammedlemmer sammen med deres rolle, status, brug af lagerplads, gruppemedlemskaber og adgangsfodaftryk. 
  • Hjælper med licenskontroller, onboarding- eller offboarding-gennemgange og med at få indblik i lagerpladsforbrug pr. bruger.

• Det får du:
  • En CSV-fil med én række pr. teammedlem, herunder:
    • Fornavn, efternavn, e-mailadresse.
    • Rolle (f.eks. teamadministrator, overholdelsesadministrator, medlem).
    • Status (aktiv, inviteret, slettet, suspenderet).
    • Lagerforbrug (i MB), pladsgrænse og datoer for tilmelding/invitation.
    • Medlemskaber af virksomhedsadministrerede og brugerstyrede grupper.
    • Status for tofaktorgodkendelse.
    • Mængden af data, som medlemmet har adgang til.
    • Samlet antal tilgængelige filer, antal personlige filer, antal rodteammapper og antal eksterne/interne delte mapper.

• Sådan bruger teams det:
  • Udfører licenskontroller
  • Foretager gennemgang af onboarding og offboarding 
  • Forstå dataforbrug pr. bruger

Få mere at vide om, hvordan du opretter en medlemsdatarapport.

Rapport om medlemsadgang

• Det gør følgende:
  • Køres for et enkelt teammedlem for at vise alle de mappe-stier, vedkommende har adgang til, herunder teammapper, interne/eksterne delte mapper og vedkommendes private område.
  • Hjælper administratorer med at identificere overskydende adgangstilladelser, undersøge lagerpladsmønstre og understøtte offboarding.

• Det får du:
  • En CSV-fil med én række pr. mappe, herunder:
    • Sti, mappetype (teammappe, delt mappe, privat mappe)
    • Internt vs. eksternt ejerskab
    • Mappeejer (e-mail eller "Ejes af teamet")
    • Størrelse (i MB) og antal filer

• Sådan bruger teams det:
  • Identificer mønstre med brugerlagerplads
  • Forstå, hvad individuelle brugere har adgang til

Få mere at vide om, hvordan du opretter en rapport om medlemsadgang.

Rapport med domæneindsigt

• Det gør følgende:
  • Viser administratorer, hvor mange personlige Dropbox-konti der findes på deres bekræftede virksomhedsdomæne.
    • Bemærk: Dette er en funktion, der kun er tilgængelig i Dropbox Enterprise.

• Det får du:
  • En visning i konsollen, der viser antallet af personlige (ikke-administrerede) Dropbox-konti pr. bekræftet domæne. Den kobles sammen med kontoopsamlings-workflowet for at migrere eller fjerne disse konti.

• Sådan bruger teams det:
  • Support til kontoopsamling.
  • Hjælp din organisation med at konsolidere al brug af Dropbox under et enkelt administreret team.

Få mere at vide om domæneindsigt og kontoopsamling.

Sådan kan du se, hvordan dit team bruger Dropbox 

Rapporter om teamets lagerplads i Indhold viser en oversigt over teamets adfærd, så du kan få overblik over lagerpladsforbruget og administrere kvoter.

Rapport om teamets lagerpladsforbrug

• Det gør følgende:
  • Giver en detaljeret oversigt over, hvilket indhold der optager dit teams kvote for lagerplads, organiseret efter mappe.

• Det får du:
  • En CSV-fil med én række pr. mappe, herunder:
    • Sti og mappetype (teammappe, teamundermappe, begrænset mappe, delt mappe, privat indhold, suspenderet privat indhold, app-sandboxmappe, arkiveret teammappe, fjernet privat indhold).
    • Mappeejer.
    • Størrelse (i MB) og antal filer.

• Sådan bruger teams det:
  • Få adgang til oplysninger, der er afgørende for optimering af lagerplads.
  • Få overblik over lagerpladsforbrug og teamkvoteanalyse.
  • Indsaml data til at understøtte initiativer til lagerpladsadministration og oprydning af data.

Få mere at vide om, hvordan du opretter en rapport om teamets lagerplads.

Rapport om teammapper   

• Det gør følgende:
  • Viser, hvad der bruger lagerplads i dit teams mapper og undermapper, herunder aktive og arkiverede mapper.
  • Hjælper administratorer med at forstå, hvem der har adgang til teammapper, og hvornår de senest blev ændret.
• Det får du:
  • En CSV-fil med én række pr. teammappe eller undermappe, herunder:
    • Sti til mappe
    • Mappetype, herunder om mappen er arkiveret
    • Anvendt lagerplads
    • Teammedlemmer og eksterne personer med adgang
    • Senest ændret dato
• Sådan bruger teams det:
  • Identificerer de største teammapper.
  • Gennemgår, hvem der har adgang til teammapper.
  • Finder arkiverede mapper, der stadig bruger lagerplads.
  • Understøtter initiativer til oprydning af lagerplads.

Få mere at vide om, hvordan du opretter en rapport om teammapper.

Rapport over delte mapper

• Det gør følgende:
  • Viser lagerplads, der bruges af delte mapper, som tæller med i dit teams lagerpladskvote.
  • Giver detaljerede oplysninger om deling for interne og eksterne delte mapper.
• Det får du:
  • En CSV-fil med én række pr. delt mappe, herunder:
    • Sti til mappe
    • Mappetype, herunder om mappen er intern, ekstern eller forældreløs
    • Mappeejer
    • Anvendt lagerplads
    • Teammedlemmer med mappen monteret
    • Teammedlemmer og eksterne personer med adgang
    • Senest ændret dato
• Sådan bruger teams det:
  • Find de delte mapper, der bruger mest lagerplads.
  • Gennemgå ekstern deling og mappeejerskab.
  • Find delte mapper uden ejer.
  • Kontroller mappeadgang i hele organisationen.

Få mere at vide om, hvordan du opretter en rapport om delte mapper.

Sådan kan du se, hvilke data der deles

Rapporter om deling og ekstern adgang analyserer, hvad der deles uden for din organisation, for at give dig overblik og hjælpe dig med at styre risici.

Ekstern delingsrapport

• Det gør følgende:
  • Giver et omfattende overblik over alle filer, mapper og delte links, der er blevet delt med personer uden for din organisation.
  • Genererer målrettede underrapporter for ubeskyttede links (ingen adgangskode) og links, der er mere end tre måneder gamle uden udløb og unikke visninger. Dette kan bruges til dataforvaltning og til at reducere ekstern eksponering.

• Det får du:
  • En CSV-fil, der indeholder:
    • Elementtype, navn og filsti.
    • Hvem der delte indholdet, hvornår vedkommende delte det, og med hvem.
    • Adgangsniveau (redigering, skrivebeskyttet) og delingsmetode (link eller direkte deling).
    • Modtagerdomæne.
    • Indstillinger for beskyttelse med adgangskode, udløb og download.
    • Seneste aktivitetstype og -dato.
    • Hvem der fik adgang til indholdet.
  • Rapportundertyper, der omfatter:
    • Alle delte links og alt indhold, der deles via e-mail.
    • Unikke visninger af links uden udløb, der er oprettet for mere end 3 måneder siden.
    • Unikke visninger af links uden adgangskode.

• Sådan bruger teams det:
  • Overvåg ekstern eksponering af virksomhedsdata.
  • Identificer risikabel delingsadfærd.
  • Udfør sikkerhedsgennemgang og -kontroller.
  • Forstå dine brugeres eksterne delingsmønstre.

Få mere at vide om, hvordan du overvåger Dropbox-teamdelingsaktiviteten.

Sådan tjekker du, om dit miljø er sikkert 

Sikkerheds- og overholdelsesrapporter hjælper dig med at administrere personligt identificerbare oplysninger (PII) og med at opfylde din organisations lovgivnings- og overholdelseskrav.  

Dataklassificeringsrapport

• Det gør følgende:
  • Scanner automatisk teamfiler for personlige oplysninger (kreditkortnumre, pasnumre, bankkontonumre, CPR-numre og andre regionsspecifikke PII).
  • Genererer en rapport over alle markerede filer.

• Det får du:
  • En CSV-fil, der viser alle filer, der er markeret som indeholdende personlige oplysninger, herunder:
    • Filnavn, filtype og fil-ID.
    • Filplacering.
    • Type af personlige oplysninger, der er fundet.
    • Status for ekstern deling.
    • Delingsmetode, afsendere, modtagere og datoer.

• Sådan bruger teams det:
  • Understøtter overholdelse af virksomhedens og myndighedernes regler om data.
  • Aktiverer DLP-advarsler i realtid, når klassificerede filer deles eksternt.

Få mere at vide om Dropbox-dataklassificering.

Vejledning til rapportoversigt