Как контролировать использование места в хранилище рабочей группы Dropbox

Администраторы рабочей группы имеют доступ к инструментам, которые помогают отслеживать, контролировать и оптимизировать использование места в хранилище рабочей группы Dropbox.

Что учитывается при определении доступного места в хранилище рабочей группы?

Все, что находится в общем пространстве рабочей группы, в том числе папки группы, общие папки, принадлежащие группе, и содержимое, хранящееся в папках участников группы, учитывается при расчете доступного места в хранилище рабочей группы. Порядок учета папок зависит от их владельцев и участников.

Пример:

• Папки рабочей группы используют место в хранилище рабочей группы и не учитываются при проверке ограничения по объему места участника группы.
• Внешние общие папки используют место в хранилище рабочей группы, если они добавлены в аккаунт Dropbox рабочей группы.
• Общие папки, принадлежащие участникам рабочей группы, используют место в хранилище рабочей группы и учитываются при проверке ограничения по объему места для отдельного участника.
• Содержимое функций Replay и Backup, принадлежащее участникам, использует место в хранилище рабочей группы и учитывается при проверке ограничения по объему места отдельного участника.

Узнайте, как общие папки влияют на использование места в хранилище.

Как посмотреть, сколько места в хранилище использует рабочая группа

Существует два способа, с помощью которых администраторы рабочих групп могут получать статистику об использовании доступного места рабочими группами и их участниками.

• Проводник хранилища: интерактивный раздел консоли администрирования, в котором отображается, сколько места занимает содержимое рабочей группы и где оно хранится.
• Отчеты о хранилище: показывают, сколько места занимают папки рабочей группы, общие папки (внутренние и внешние) и личные папки.

Проводник хранилища

Проводник хранилища на панели управления в консоли администрирования содержит подробную информацию об использовании места в хранилище рабочей группы, в том числе следующие сведения.

• Папки участников рабочей группы: файлы, принадлежащие участникам рабочей группы и хранящиеся в их личном пространстве.  
• Папки рабочей группы: файлы, хранящиеся в папках рабочей группы.
• Общие папки с внутренним доступом: папки, доступ к которым предоставлен участниками вашей рабочей группы.
• Папки с внешним доступом: папки, доступ к которым предоставлен вашей рабочей группе пользователями, не входящими в нее. 
• Общие папки без владельца: общие папки без назначенного владельца, которые по-прежнему используют место в хранилище рабочей группы (например, владелец деактивирован).
• Удаленные участники: содержимое, связанное с удаленными участниками рабочей группы, которое еще занимает место в хранилище рабочей группы.
• Replay: место, используемое функцией просмотра медиафайлов Dropbox Replay (отображается только для рабочих групп, которые используют Dropbox Replay).
• Другое: любое другое содержимое, которое учитывается в объеме места, используемого вашей рабочей группой.

В этом интерактивном обзоре показано, сколько места занимает каждая категория: в абсолютных значениях и в процентах от используемого рабочей группой места. Чтобы просмотреть связанное содержимое, узнать, кто является его владельцем, и сколько места занимает каждый элемент, нажмите соответствующие категории.

Также можно переходить в папки участников и папки рабочей группы, чтобы просматривать вложенные папки и файлы рабочей группы и управлять ими. В других категориях, например во внутренних общих папках, можно просматривать только первый набор папок. 

Кроме того, можно формировать отчеты по папкам рабочей группы и общим папкам непосредственно из проводника хранилища.

Отчеты об использовании хранилища участниками и папками

Администраторы могут создавать, просматривать и скачивать отчеты, чтобы узнать больше о том, как их рабочая группа и отдельные участники используют хранилище.

Подробнее о создании отчетов по папкам рабочих групп, общим папкам и участникам рабочих групп.

Как управлять ограничениями по объему места

Некоторые администраторы рабочих групп могут устанавливать индивидуальные ограничения по объему места для отдельных участников. Эти ограничения применяются только к собственным папкам участника рабочей группы и помогают предотвратить случайное превышение доступного места, не ограничивая возможности совместной работы.

Ограничения по объему места для каждого пользователя

• Применяются только к папкам, принадлежащим этому участнику рабочей группы.
• Не влияют на папки рабочей группы, общие папки или содержимое, принадлежащее пользователям за пределами рабочей группы.
• Помогают администраторам управлять объемом места, не полагаясь только на один общий пул хранения данных рабочей группы.

Настройка ограничения по объему места для всех участников рабочей группы

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. В разделе Продукты нажмите раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox.
4. Нажмите Настройки.
5. В разделе Содержимое прокрутите до параметра Хранилище.
6. Переключите параметр Ограничение по объему места для участника в положение Вкл. (продолжить синхронизацию) или Вкл. (остановить синхронизацию).
7. Введите нужное значение в раскрывающемся списке рядом с параметром Ограничение по объему места для участника.
8. Нажмите Сохранить (Save).

Узнайте, как установить ограничения по объему места для папок рабочей группы.

Изменение ограничения по объему места для участника рабочей группы

Администраторы рабочих групп могут изменять ограничения по объему места для отдельных участников на вкладке Участники. Прежде всего убедитесь, что для параметра Ограничение по объему места для участника в консоли администрирования установлено значение Вкл. (продолжить синхронизацию) или Вкл. (остановить синхронизацию).

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Откройте раздел Участники.
4. Выберите участника рабочей группы, настройки которого необходимо изменить.
5. В столбце Использовано места нажмите ☑ (изменить).
6. Введите новое ограничение.

Чтобы изменить ограничение по объему места для участника, выберите его на вкладке Участники и нажмите Изменить ограничение по объему места.

Узнайте, как ограничить объем места, который может использовать участник рабочей группы Dropbox.

Как оптимизировать использование места в хранилище рабочей группы

Очистка места

Если у вашей рабочей группы заканчивается место для хранения данных, воспользуйтесь инструментом очистки Управление хранилищем, чтобы просмотреть использование места и определить возможности его экономии.

С помощью инструмента очистки Управление хранилищем можно просматривать файлы и папки, узнавать, сколько места они занимают, и предпринимать необходимые действия.

Чтобы управлять очисткой места, выполните следующие действия.

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите ☑ (дополнительные параметры) рядом с папкой, которой хотите управлять.
3. Нажмите Еще.
4. Нажмите Управление хранилищем.
5. Отфильтруйте содержимое по критерию Самые большие или Последнее действие.
6. Наведите курсор на содержимое, с которым хотите выполнить действие:
   • Чтобы удалить содержимое, нажмите Удалить.
   • Чтобы открыть содержимое на новой вкладке, нажмите ☑ (открыть).

Узнайте, как восстановить удаленные файлы и папки.

Управление хранилищем удаленных участников

Удаление участников рабочей группы не приводит к мгновенному освобождению места. Если не удалить их файлы и резервные копии, они сохраняются, поэтому рекомендуется следующее.

• Перед удалением передайте право владения пользовательским содержимым.
• Удалите личное содержимое и резервные копии без возможности восстановления.

Узнайте, как управлять файлами удаленных участников рабочей группы.

Улучшение тарифного плана или получение дополнительного места

Если место для хранения данных вашей рабочей группы заканчивается, администраторы могут выполнить следующие действия.

• Перейти на платный тарифный план для рабочей группы.
• Приобрести дополнительное место для хранения.

Узнайте, как получить больше места для хранения.

Как устранить проблемы с местом в хранилище

Чтобы решить проблемы с синхронизацией или доступным местом на жестком диске, можно воспользоваться следующими функциями.

• Выборочная синхронизация: выберите папки для локальной синхронизации.
• Файлы, доступные только онлайн: храните файлы только в облаке.

Узнайте, как устранить проблемы с доступным местом на жестком диске.