Как контролировать использование места в хранилище рабочей группы Dropbox

Администраторы рабочей группы имеют доступ к инструментам, которые помогают отслеживать, контролировать и оптимизировать использование места в хранилище рабочей группы Dropbox.

Что учитывается при определении доступного места в хранилище рабочей группы?

Все, что находится в общем пространстве рабочей группы, в том числе папки группы, общие папки, принадлежащие группе, и содержимое, хранящееся в папках участников группы, учитывается при расчете доступного места в хранилище рабочей группы. Порядок учета папок зависит от их владельцев и участников.

Пример:

• Папки рабочей группы используют место в хранилище рабочей группы и не учитываются при проверке ограничения по объему места участника группы.
• Внешние общие папки используют место в хранилище рабочей группы, если они добавлены в аккаунт Dropbox рабочей группы.
• Общие папки, принадлежащие участникам рабочей группы, используют место в хранилище рабочей группы и учитываются при проверке ограничения по объему места для отдельного участника.
• Содержимое функций Replay и Backup, принадлежащее участникам, использует место в хранилище рабочей группы и учитывается при проверке ограничения по объему места отдельного участника.

Узнайте, как общие папки влияют на использование места в хранилище.

Как посмотреть, сколько места в хранилище использует рабочая группа

Администраторы могут создавать, просматривать и скачивать отчеты о хранилище рабочей группы, в которых показано, как их рабочая группа и отдельные участники используют доступное место.

Отчет о хранилище рабочей группы

В отчете о хранилище рабочей группы указывается, как используется место в хранилище рабочей группы, в том числе для хранения следующих элементов.

• Папки рабочей группы и соответствующие вложенные папки рабочей группы.
• личные папки участников (активных, отстраненных или удаленных);
• архивные папки и папки, созданные приложениями.
• Обзор структуры общих папок.
• Использование из Dropbox Replay и Backup (если применимо).

Узнайте, как создать отчет о хранилище рабочей группы.
 

Отчет о папках рабочей группы

В отчете о папках рабочей группы показано, какое содержимое занимает место в хранилище рабочей группы в папках и вложенных папках группы, как активных, так и архивных. Он также содержит информацию о том, какие участники рабочей группы и внешние пользователи имеют доступ к папкам, а также даты последнего изменения.

Получение доступа к отчету о папках рабочей группы

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. В разделе Продукты нажмите раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox.
4. Нажмите Содержимое.
5. Выберите Экспорт отчета о папках рабочей группы.
6. Дождитесь создания файла CSV.
7. Откройте отчет в папке Отчеты Dropbox Business.
    

Отчет об общих папках

В этом отчете основное внимание уделяется объему места, занимаемому общими папками, которые учитываются при проверке соблюдения ограничения на используемое место, но с более подробной информацией о совместном использовании и доступе, включая следующие сведения.

• У каких участников рабочей группы подключены общие папки (с указанием путей подключения).
• Кто из участников рабочей группы и внешних пользователей имеет доступ к папкам.
• Даты последнего изменения.
• Является ли папка внутренней, внешней или у нее отсутствует владелец.

Получение доступа к отчету об общих папках

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. В разделе Продукты нажмите раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox.
4. Нажмите Содержимое.
   
5. Нажмите Экспорт отчета об общих папках.
6. В меню доступных действий с отчетам выберите Отчет об общих папках.
7. Дождитесь создания файла CSV.
8. Откройте отчет в папке Отчеты Dropbox Business.
    

Отчеты об участниках

В отчетах об участниках указано, к чему имеет доступ каждый участник рабочей группы и сколько места для хранения он использует.

Доступны следующие отчеты.

• Отчет о данных участников: содержит сведения об использовании, ограничениях и правах доступа к файлам для каждого участника.
• Отчет о доступе участников: показывает, к каким папкам имеет доступ каждый участник.

Эти отчеты помогают выявить превышение ограничений по объему места и необычные модели доступа.

Сведения о хранилище

В разделе Сведения о хранилище на панели управления консоли администрирования в режиме реального времени отображаются краткие сведения об использования места папками рабочей группы и ее участниками.

Для получения информации об использовании места можно использовать следующие параметры.

• Папки рабочей группы: объем места, используемый каждой папкой рабочей группы. На интерактивной диаграмме отображаются папки, которые используют больше всего места, а остальные сгруппированы в разделе Другое. Можно просматривать данные для всех папок рабочей группы, перечисленных рядом с диаграммой. Чтобы получить более подробную информацию о месте, используемом каждой папкой рабочей группы, нажмите имя папки на диаграмме или в списке рядом с ней.
• История использования: общий объем места, использованного рабочей группой за определенный период. Чтобы увидеть точный объем использованного места в ТБ, процент использованного места, а также конкретные дату и время для этих данных, наведите курсор на тренд С течением времени.
• Участник рабочей группы: объем места, используемый каждым участником рабочей группы. В разделе Участник рабочей группы отображаются 10 участников, использующих больше всего места. Нажмите Посмотреть всех участников, чтобы увидеть сведения обо всех участниках вашей рабочей группы. Чтобы увидеть точный объем использованного участником места в ТБ, его ограничение, а также конкретные дату и время для этих данных, наведите курсор на имя участника рабочей группы.

Как управлять ограничениями по объему места

Некоторые администраторы рабочих групп могут устанавливать индивидуальные ограничения по объему места для отдельных участников. Эти ограничения применяются только к собственным папкам участника рабочей группы и помогают предотвратить случайное превышение доступного места, не ограничивая возможности совместной работы.

Ограничения по объему места для каждого пользователя

• Применяются только к папкам, принадлежащим этому участнику рабочей группы.
• Не влияют на папки рабочей группы, общие папки или содержимое, принадлежащее пользователям за пределами рабочей группы.
• Помогают администраторам управлять объемом места, не полагаясь только на один общий пул хранения данных рабочей группы.

Настройка ограничения по объему места для всех участников рабочей группы

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. В разделе Продукты нажмите раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox.
4. Нажмите Настройки.
5. В разделе Содержимое прокрутите до параметра Хранилище.
6. Переключите параметр Ограничение по объему места для участника в положение Вкл. (продолжить синхронизацию) или Вкл. (остановить синхронизацию).
7. Введите нужное значение в раскрывающемся списке рядом с параметром Ограничение по объему места для участника.
8. Нажмите Сохранить (Save).

Узнайте, как установить ограничения по объему места для папок рабочей группы.

Изменение ограничения по объему места для участника рабочей группы

Администраторы рабочих групп могут изменять ограничения по объему места для отдельных участников на вкладке Участники. Прежде всего убедитесь, что для параметра Ограничение по объему места для участника в консоли администрирования установлено значение Вкл. (продолжить синхронизацию) или Вкл. (остановить синхронизацию).

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Откройте раздел Участники.
4. Выберите участника рабочей группы, настройки которого необходимо изменить.
5. В столбце Использовано места нажмите ☑ (изменить).
6. Введите новое ограничение.

Чтобы изменить ограничение по объему места для участника, выберите его на вкладке Участники и нажмите Изменить ограничение по объему места.

Узнайте, как ограничить объем места, который может использовать участник рабочей группы Dropbox.

Как оптимизировать использование места в хранилище рабочей группы

Очистка места

Если у вашей рабочей группы заканчивается место для хранения данных, воспользуйтесь инструментом очистки Управление хранилищем, чтобы просмотреть использование места и определить возможности его экономии.

С помощью инструмента очистки Управление хранилищем можно просматривать файлы и папки, узнавать, сколько места они занимают, и предпринимать необходимые действия.

Чтобы управлять очисткой места, выполните следующие действия.

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите ☑ (дополнительные параметры) рядом с папкой, которой хотите управлять.
3. Нажмите Еще.
4. Нажмите Управление хранилищем.
5. Отфильтруйте содержимое по критерию Самые большие или Последнее действие.
6. Наведите курсор на содержимое, с которым хотите выполнить действие:
   • Чтобы удалить содержимое, нажмите Удалить.
   • Чтобы открыть содержимое на новой вкладке, нажмите ☑ (открыть).

Узнайте, как восстановить удаленные файлы и папки.

Управление хранилищем удаленных участников

Удаление участников рабочей группы не приводит к мгновенному освобождению места. Если не удалить их файлы и резервные копии, они сохраняются, поэтому рекомендуется следующее.

• Перед удалением передайте право владения пользовательским содержимым.
• Удалите личное содержимое и резервные копии без возможности восстановления.

Узнайте, как управлять файлами удаленных участников рабочей группы.

Улучшение тарифного плана или получение дополнительного места

Если место для хранения данных вашей рабочей группы заканчивается, администраторы могут выполнить следующие действия.

• Перейти на платный тарифный план для рабочей группы.
• Приобрести дополнительное место для хранения.

Узнайте, как получить больше места для хранения.

Как устранить проблемы с местом в хранилище

Чтобы решить проблемы с синхронизацией или доступным местом на жестком диске, можно воспользоваться следующими функциями.

• Выборочная синхронизация: выберите папки для локальной синхронизации.
• Файлы, доступные только онлайн: храните файлы только в облаке.

Узнайте, как устранить проблемы с доступным местом на жестком диске.