Slik administrerer du teamets Dropbox-lagringsplass

Teamadministratorer har tilgang til verktøy som hjelper deg med å overvåke, kontrollere og optimalisere Dropbox-teamets lagringsplass.

Hva teller mot teamets lagringsplass?

Alt i teamets delte område, inkludert teammapper, delte mapper som eies av teamet, og innhold som er lagret i teammedlemmets mapper, teller mot teamets tilgjengelige lagringsplass. Mapper oppfører seg forskjellig avhengig av eierskap og medlemskap. 

For eksempel:

• Teammapper bruker teamets lagringsplass og teller ikke mot de enkelte teammedlemmenes lagringsgrenser.
• Eksterne, delte mapper bruker teamets lagringsplass hvis de legges til i teamets Dropbox.
• Delte mapper som eies av medlemmer, bruker teamets lagringsplass og teller mot det enkelte medlemmets lagringsgrense.
• Replay- og sikkerhetskopieringsinnhold som eies av medlemmer, bruker teamets lagringsplass og teller mot det enkelte medlemmets lagringsgrense.

Finn ut hvordan delte mapper påvirker lagringsplassen.

Slik ser du hvilken lagringsplass teamet bruker

Administratorer kan opprette, vise og laste ned teamlagringsrapporter som viser hvordan teamet og individuelle medlemmer bruker lagringsplassen.

Rapport om teamets lagringsplass

Teamets rapport om lagringsplass forteller deg hva som opptar teamets lagringsplass. Det inkluderer følgende:

• Teammapper og kvalifiserte teamundermapper
• Medlemmenes private mapper (aktive, suspenderte eller fjernede)
• Arkiverte og app-opprettede mapper
• oversikt over delte mapper på høyere nivå
• Bruk fra Dropbox Replay og Backup (hvis aktuelt)

Finn ut hvordan du oppretter en rapport om teamets lagringsplass.
 

Rapport om teammapper

Rapporten om teammapper gir en oversikt over hva som opptar teamets lagringsplass i teammapper og undermapper – både aktive og arkiverte. Den gir også innsikt i hvilke teammedlemmer og eksterne brukere som har tilgang til mapper, og datoen(e) de sist ble endret.

Slik får du tilgang til rapporten om teammapper:

1. Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
3. Under Produkter klikker du på rullegardinmenyen ved siden av Dropbox.
4. Klikk på Innhold.
5. Velg Eksporter rapport om teammapper.
6. Vent til CSV-filen er generert.
7. Åpne rapporten fra mappen Dropbox Business-rapport.
    

Rapport om delte mapper

Denne rapporten fokuserer på lagringsplass som brukes av delte mapper som teller mot kvoten din, men med mer detaljert informasjon om deling og tilgang. Rapporten inkluderer følgende:

• Hvilke teammedlemmer som har delte mapper montert (inkludert monteringsbaner)
• Hvilke teammedlemmer og eksterne brukere som har tilgang til mapper
• Dato(er) for siste endring
• Om en mappe er intern, ekstern eller uten overordnet mappe

Slik får du tilgang til rapporten om delte mapper:

1. Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
3. Under Produkter klikker du på rullegardinmenyen ved siden av Dropbox.
4. Klikk på Innhold.
   
5. Klikk på Eksporter rapport om delte mapper.
6. Velg Rapport om delte mapper blant de tilgjengelige rapporthandlingene.
7. Vent til CSV-filen er generert.
8. Åpne rapporten fra mappen Dropbox Business-rapport.
    

Medlemsrapporter

Medlemsrapporter viser hva hvert enkelt teammedlem har tilgang til, og hvor mye lagringsplass de bruker:

Tilgjengelige rapporter inkluderer følgende:

• Medlemsdatarapport: viser bruk av lagringsplass, lagringsplassgrenser og filtilgang for alle medlemmer.
• Medlemstilgangsrapport: Viser hvilke mapper hvert enkelt medlem har tilgang til.

Disse rapportene kan bidra til å identifisere overskridelse av lagringsplass eller uvanlige tilgangsmønstre.

Informasjon om lagringsplass

Delen Lagringsplassopplysninger  i administratorverktøyet gir deg en klar oversikt i sanntid over hvordan lagringsplass brukes på tvers av teammapper og -medlemmer.

Du kan se bruken av lagringsplass etter:

• Teammapper: Se lagringsplassen som brukes av hver av teammappene dine. Det interaktive diagrammet viser mappene som bruker mest lagringsplass, og grupperer resten under Annet. Du kan se alle teammappene som er oppført ved siden av diagrammet. For å få mer detaljert informasjon om lagringsplassen som brukes av en teammappe, klikker du på mappenavnet i diagrammet eller i listen ved siden av det.
• Brukslogg: Se total lagringsplass brukt av teamet over tid. For å se nøyaktig mengde TB brukt, prosentandelen av lagringsplass brukt og den spesifikke datoen og klokkeslettet for disse dataene, holder du markøren over trenden Over tid.
• Teammedlem: Se lagringsplassen som brukes av hvert teammedlem. Delen Teammedlem viser de 10 teammedlemmene som bruker mest lagringsplass. Klikk på Se alle medlemmer for å se alle på teamet. For å se nøyaktig mengde TB et teammedlem bruker, lagringsgrensen og den spesifikke datoen og klokkeslettet for disse dataene, holder du markøren over teammedlemmets navn.

Slik administrerer du lagringsgrenser

Enkelte teamadministratorer kan angi egne lagringsgrenser for individuelle medlemmer. Disse grensene gjelder bare for medlemmets egne mapper og bidrar til å forhindre utilsiktet overskridelse uten å begrense samarbeidet.

Lagringsgrenser per bruker

• Gjelder bare for mapper som eies av det aktuelle teammedlemmet.
• Påvirker ikke teammapper, delte mapper eller innhold som eies utenfor teamet.
• Hjelp administratorer med å administrere lagringsplass uten å stole bare på en enkelt delt teamlagringsplass.

Angi en tilpasset lagringsplassgrense for alle teammedlemmer

1. Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
3. Under Produkter klikker du på rullegardinmenyen ved siden av Dropbox.
4. Klikk på Innstillinger.
5. Bla til Lagring under Innhold.
6. Slå lagringsplassgrense for medlem på (fortsett å synkronisere) eller på (stans synkronisering).
7. Angi en egen verdi for lagringsplassgrensen i gigabyte ved hjelp av rullegardinmenyen ved siden av lagringsplassgrense per medlem.
8. Klikk Lagre.

Slik angir du lagringsgrenser for teammapper.

Rediger en lagringsplassgrense for et teammedlem

Teamadministratorer kan oppdatere lagringsplassgrensene til et individuelt teammedlem fra fanen Medlemmer. Sørg for at Lagringsplassgrense for medlemmer er satt til På (fortsett å synkronisere) eller På (stans synkronisering) i administratorverktøyet før du begynner.

1. Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
3. Klikk på Medlemmer.
4. Velg teammedlemmet du ønsker å oppdatere.
5. Klikk på ☑ i kolonnen Brukt lagringsplass.
6. Angi en ny egendefinert grense.

Du kan også oppdatere et medlems lagringsgrenser ved å velge teammedlemmet direkte i fanen Medlemmer og klikke på Rediger lagringsplassgrense.

Finn ut hvordan du begrenser hvor mye lagringsplass et Dropbox-teammedlem kan bruke.

Slik optimaliserer du lagringsplassen for teamet

Opprydding av lagringsplass

Hvis lagringsplassen for teamet nærmer seg grensen, kan du bruke verktøyet Administrer lagringsplass for å gjennomgå lagringsbruken og finne muligheter til å spare lagringsplass.

Bruk verktøyet Administrer lagringsplass for å se filer og mapper, hvor mye lagringsplass de bruker og iverksette tiltak om nødvendig:

Slik administrerer du opprydding av lagringsplass:

1. Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
2. Trykk på ☑ (flere alternativer) ved siden av mappen du ønsker å administrere.
3. Klikk på Mer.
4. Klikk på Administrer lagringsplass.
5. Filtrer innhold etter Størst eller Siste aktivitet.
6. Hold markøren over innholdet for å iverksette tiltak:
   • Klikk på Slett for å slette innholdet.
   • Klikk på ☑ (åpne) for å åpne innholdet i en ny fane.

Finn ut hvordan du gjenoppretter slettede filer og mapper.

Administrer lagringsplass fra fjernede medlemmer

Sletting av teammedlemmer frigjør ikke plass umiddelbart. Filer og sikkerhetskopier blir værende med mindre de fjernes, så det anbefales å 

• overføre eierskap av brukerinnhold før sletting
• slette privat innhold og sikkerhetskopier permanent

Finn ut hvordan du administrerer filer fra slettede teammedlemmer.

Oppgradere eller legge til mer lagringsplass

Hvis teamet nærmer seg lagringsgrensen, kan administratorer:

• Oppgrader teamets abonnement.
• Ytterligere lagringsplass

Finn ut hvordan du får mer lagringsplass.

Slik feilsøker du problemer med lagringsplass

For å løse problemer med synkronisering eller harddiskplass kan du bruke

• selektiv synkronisering: Velg hvilke mapper som skal synkroniseres lokalt.
• filer som kun er tilgjengelige på nettet: Oppbevar filer kun i skyen

Finn ut hvordan du feilsøker problemer med harddiskplass.