Come gestire lo spazio di archiviazione Dropbox del tuo team

Gli amministratori di team hanno accesso a strumenti che consentono di monitorare, controllare e ottimizzare lo spazio di archiviazione dei team Dropbox.

Cosa viene conteggiato nello spazio di archiviazione del team?

Tutto ciò che si trova nello spazio di archiviazione condiviso del team, tra cui cartelle del team, cartelle condivise di proprietà del team e contenuti archiviati nelle cartelle dei membri, viene conteggiato per considerare lo spazio di archiviazione disponibile del team. Le cartelle si comportano in modo diverso a seconda della proprietà e dell'appartenenza.

Ad esempio:

• Le cartelle del team utilizzano lo spazio di archiviazione del team e non vengono conteggiate ai fini del limite di spazio di archiviazione dei membri.
• Le cartelle condivise esterne utilizzano lo spazio di archiviazione del team se vengono aggiunte al Dropbox del team.
• Le cartelle condivise di proprietà dei membri utilizzano lo spazio di archiviazione del team e vengono conteggiate ai fini del limite di spazio di archiviazione dei singoli membri.
• I contenuti di Replay e Backup di proprietà dei membri utilizzano lo spazio di archiviazione del team e vengono conteggiati ai fini del limite di spazio di archiviazione dei singoli membri.

Scopri in che modo le cartelle condivise influiscono sul tuo spazio di archiviazione.

Come visualizzare lo spazio di archiviazione utilizzato dal team

Gli amministratori possono creare, visualizzare e scaricare report sullo spazio di archiviazione del team che mostrano come il team e i singoli membri utilizzano tale spazio.

Report sullo spazio di archiviazione del team

Il report sullo spazio di archiviazione del team indica quali sono gli elementi che utilizzano lo spazio di archiviazione del team, tra cui:

• Cartelle del team e sottocartelle del team idonee
• Cartelle private dei membri (attivi, sospesi o rimossi)
• Cartelle archiviate e create nell'app
• Panoramica generale delle cartelle condivise
• Utilizzo da Dropbox Replay e Backup (se applicabile)

Scopri come creare un report sullo spazio di archiviazione del team.
 

Rapporto sulle cartelle del team

Il report sulle cartelle del team fornisce una panoramica degli elementi che consumano lo spazio di archiviazione del team all'interno delle cartelle e delle sottocartelle, sia attive che archiviate. Inoltre, fornisce approfondimenti su quali membri del team e utenti esterni hanno accesso alle cartelle e sulle date delle ultime modifiche.

Per accedere al report sulle cartelle del team:

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali da amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Nella sezione Prodotti, fai clic sul menu a discesa accanto a Dropbox.
4. Fai clic su Contenuti.
5. Seleziona Esporta rapporto sulle cartelle del team.
6. Attendi che il file CSV venga generato.
7. Apri il report dalla cartella Rapporti di Dropbox Business.
    

Rapporto sulle cartelle condivise

Questo report è incentrato sullo spazio di archiviazione utilizzato dalle cartelle condivise che vengono conteggiate nella quota, ma include anche dettagli più completi sulla condivisione e sull'accesso, tra cui:

• Quali membri del team hanno cartelle condivise montate (compresi i percorsi di montaggio)
• Quali membri del team e utenti esterni hanno accesso alle cartelle
• Date delle ultime modifiche
• Se una cartella è interna, esterna o orfana

Per accedere al report sulle cartelle condivise:

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali da amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Nella sezione Prodotti, fai clic sul menu a discesa accanto a Dropbox.
4. Fai clic su Contenuto.
   
5. Fai clic su Esporta rapporto sulle cartelle condivise.
6. Dalle azioni disponibili sui report, seleziona Rapporto sulle cartelle condivise.
7. Attendi che il file CSV venga generato.
8. Apri il report dalla cartella Rapporti di Dropbox Business.
    

Report sui membri

I report sui membri mostrano a cosa può accedere ciascun membro del team e quanto spazio di archiviazione sta utilizzando.

Tra i report disponibili vi sono:

• Report sui dati dei membri: mostra l'utilizzo, i limiti e l'accesso ai file per ciascun membro.
• Report sull'accesso dei membri: mostra a quali cartelle può accedere ciascun membro.

Questi report possono aiutarti a individuare eventuali superamenti dei limiti di spazio di archiviazione o schemi di accesso insoliti.

Dettagli dello spazio di archiviazione

La sezione Dettagli spazio di archiviazione della dashboard della Console amministratore mostra una panoramica in tempo reale di come viene utilizzato lo spazio di archiviazione nelle cartelle del team e dai membri.

Puoi visualizzare l'utilizzo dello spazio di archiviazione in base a:

• Cartelle del team: visualizza lo spazio di archiviazione utilizzato da ciascuna delle cartelle del team. Il grafico interattivo mostra le cartelle che utilizzano la maggior parte dello spazio di archiviazione e raggruppa le altre in Altro. Accanto al grafico è presente l'elenco di tutte le cartelle. Per ottenere informazioni più dettagliate sullo spazio di archiviazione utilizzato da ciascuna cartella del team, fai clic sul nome della cartella nel grafico o nell'elenco accanto a esso.
• Cronologia di utilizzo: visualizza lo spazio di archiviazione totale utilizzato dal tuo team nel tempo. Per conoscere la quantità esatta di TB utilizzati, la percentuale di spazio di archiviazione usata e la data e l'ora specifiche per tali dati, passa il mouse sulla tendenza nel tempo.
• Membro del team: visualizza lo spazio di archiviazione utilizzato da ciascun membro del team. La sezione Membro del team mostra i primi 10 membri per utilizzo dello spazio di archiviazione. Fai clic su Visualizza tutti i membri per vedere tutti i membri del tuo team. Per conoscere la quantità esatta di TB utilizzati da un membro del team, il suo limite di spazio di archiviazione e la data e l'ora specifiche per tali dati, passa il mouse sul nome del membro del team.

Come gestire i limiti di spazio di archiviazione

Gli amministratori di team possono impostare limiti di spazio di archiviazione personalizzati per i singoli membri. Questi limiti si applicano solo alle cartelle del membro specifico e aiutano a prevenire il superamento accidentale dei limiti senza ridurre le funzionalità di collaborazione.

Limiti di spazio di archiviazione per utente

• Si applicano solo alle cartelle di proprietà di quel membro del team.
• Non incidono sulle cartelle del team, sulle cartelle condivise o sui contenuti di proprietà di utenti al di fuori del team.
• Aiutano gli amministratori a gestire lo spazio di archiviazione senza dover ricorrere a un solo pool di archiviazione condiviso dal team.

Imposta un limite di spazio di archiviazione personalizzato per tutti i membri del team

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali da amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Nella sezione Prodotti, fai clic sul menu a discesa accanto a Dropbox.
4. Fai clic su Impostazioni.
5. Nella sezione Contenuto, scorri fino a Spazio di archiviazione.
6. Imposta il limite di spazio di archiviazione dei membri su Attiva (continua sincronizzazione) o Attiva (interrompi sincronizzazione).
7. Inserisci un valore limite personalizzato utilizzando il menu a discesa accanto a Limite di spazio di archiviazione per membro.
8. Fai clic su Salva.

Scopri come impostare i limiti di spazio di archiviazione per le cartelle del team.

Modifica un limite di spazio di archiviazione per un membro del team

Gli amministratori di team possono aggiornare i limiti di spazio di archiviazione di ogni singolo membro dalla scheda Membri. Prima di iniziare, verifica che l'opzione Limite di spazio di archiviazione dei membri sia impostata su Attiva (continua sincronizzazione) o Attiva (interrompi sincronizzazione) nella Console amministratore.

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali da amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su Membri.
4. Seleziona il membro del team che vuoi aggiornare.
5. Nella colonna Spazio di archiviazione utilizzato, fai clic su ☑ (modifica).
6. Inserisci un nuovo limite personalizzato.

Puoi anche aggiornare il limite di spazio di archiviazione di un membro del team selezionando quest'ultimo direttamente nella scheda Membri e facendo clic su Modifica limite di spazio.

Scopri come limitare lo spazio di archiviazione utilizzabile da un membro del team Dropbox.

Come ottimizzare lo spazio di archiviazione per il tuo team

Pulizia dello spazio di archiviazione

Se il tuo team sta per raggiungere il limite di spazio di archiviazione, utilizza lo strumento di pulizia Gestisci spazio di archiviazione per esaminare l'utilizzo dello spazio e individuare opportunità per risparmiarlo.

Attraverso lo strumento di pulizia Gestisci spazio di archiviazione puoi visualizzare file e cartelle, scoprire la quantità di spazio di archiviazione utilizzato e, se necessario, intervenire.

Per gestire la pulizia dello spazio di archiviazione:

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali da amministratore.
2. Fai clic su ☑ (altre opzioni) accanto alla cartella che desideri gestire.
3. Fai clic su Altro.
4. Fai clic su Gestisci spazio di archiviazione.
5. Filtra i contenuti in base al Più grande o all'Ultima attività.
6. Per intervenire, passa il mouse sul contenuto:
   • Per eliminare il contenuto, fai clic su Elimina.
   • Per aprire il contenuto in una nuova scheda, fai clic su ☑ (apri).

Scopri come recuperare file e cartelle eliminati.

Gestisci lo spazio di archiviazione dei membri rimossi

L'eliminazione dei membri del team non libera istantaneamente lo spazio. File e backup restano nello spazio di archiviazione a meno che non vengano rimossi, quindi ti consigliamo di:

• Trasferire la proprietà dei contenuti dell'utente prima dell'eliminazione.
• Eliminare definitivamente i contenuti e i backup privati rimossi.

Scopri come gestire i file dei membri del team eliminati.

Eseguire l'upgrade o aggiungere più spazio di archiviazione

Se il tuo team ha quasi raggiunto il limite di spazio di archiviazione, gli amministratori possono:

• Esegui l'upgrade del piano del team.
• Acquista spazio di archiviazione aggiuntivo.

Scopri come ottenere più spazio di archiviazione.

Come risolvere i problemi relativi allo spazio di archiviazione

Per risolvere i problemi di sincronizzazione o di spazio sul disco rigido, puoi ricorrere a:

• Sincronizzazione selettiva: scegli quali cartelle sincronizzare in locale.
• File solo online: mantieni i file solo nel cloud.

Scopri come risolvere i problemi di spazio sul disco rigido.