Cómo gestionar el almacenamiento de tu equipo en Dropbox

¿Qué cuenta para el espacio de almacenamiento de tu equipo?

Todo lo que haya en el espacio compartido de tu equipo, incluyendo las carpetas del equipo, las carpetas compartidas que pertenezcan al equipo y el contenido almacenado en las carpetas de los miembros de tu equipo se resta del espacio de almacenamiento disponible para el equipo. Las carpetas funcionan de manera diferente según quién sea su propietario y quiénes sean sus miembros.

Por ejemplo:

• Las carpetas del equipo ocupan espacio de almacenamiento del equipo y no afectan al límite individual de cada miembro.
• Las carpetas externas compartidas cuentan para el espacio de almacenamiento del equipo cuando se añaden a su Dropbox.
• Las carpetas compartidas propiedad de los miembros del equipo ocupan espacio de almacenamiento del equipo y se descuentan del límite de almacenamiento de cada miembro.
• El contenido de Replay y Backup propiedad de los miembros ocupan espacio de almacenamiento del equipo y también se descuentan del límite de almacenamiento de cada miembro.

Descubre cómo afectan las carpetas compartidas a tu espacio de almacenamiento.

Cómo ver cuánto espacio de almacenamiento está usando el equipo

Los administradores de equipo tienen dos formas de obtener información sobre cómo usan su espacio de almacenamiento sus equipos o los miembros de sus equipos:

• El explorador de almacenamiento: una sección interactiva de la Consola de administración que muestra cuánto espacio de almacenamiento está usando tu equipo y dónde se encuentra el contenido.
• Informes de almacenamiento: muestran el espacio de almacenamiento que ocupan las carpetas del equipo, las carpetas compartidas (internas y externas) y las carpetas personales.

Explorador de almacenamiento

El explorador de almacenamiento de tu Consola de administración ofrece un desglose del uso del espacio de almacenamiento de tu equipo, que incluye:

• Carpetas de los miembros del equipo: archivos que sean propiedad de los miembros del equipo y estén almacenados en su espacio personal.  
• Carpetas del equipo: archivos almacenados en las carpetas del equipo.
• Carpetas compartidas internamente: las que hayan compartido los miembros de tu equipo.
• Carpetas compartidas externamente: carpetas compartidas con tu equipo por personas ajenas a él. 
• Carpetas compartidas huérfanas: carpetas compartidas sin un propietario asignado que siguen ocupando espacio de almacenamiento de tu equipo (por ejemplo, porque el propietario está desactivado).
• Miembros eliminados: contenido asociado a miembros del equipo que han sido eliminados y que aún ocupa espacio de almacenamiento de tu equipo.
• Replay: espacio de almacenamiento utilizado por Dropbox Replay (solo aparece para los equipos que lo usan).
• Otros: cualquier otro contenido que ocupe parte del espacio de almacenamiento de tu equipo.

Esta vista general interactiva muestra cuánto espacio de almacenamiento ocupa cada categoría, tanto en cantidad como en porcentaje del espacio utilizado por el equipo. Puedes hacer clic en categorías específicas para ver el contenido asociado, quién es el propietario y cuánto espacio de almacenamiento ocupa cada elemento.

Te permite hacer clic en las carpetas de los miembros del equipo y en las carpetas del equipo para explorar y gestionar las subcarpetas y el contenido del equipo. Otras categorías, como las carpetas compartidas internamente, solo te permiten ver el primer conjunto de carpetas. 

También puedes generar un informe para las carpetas del equipo y las carpetas compartidas directamente desde el explorador de almacenamiento.

Informes de almacenamiento sobre miembros y carpetas

Los administradores pueden crear, ver y descargar informes para obtener más información sobre cómo su equipo y cada uno de sus miembros usan el almacenamiento.

Más información sobre cómo crear informes para las carpetas del equipo, las carpetas compartidas y los miembros del equipo.

Cómo gestionar los límites de almacenamiento

Los administradores de equipo pueden establecer límites de almacenamiento personalizados para miembros concretos. Estos límites se aplican solo a las carpetas de un miembro y ayudan a evitar excesos accidentales sin restringir la colaboración.

Límites de almacenamiento por usuario

• Se aplican solo a las carpetas que son propiedad de ese miembro del equipo.
• No afectan a las carpetas del equipo, a las carpetas compartidas ni al contenido que no pertenezca al equipo.
• Ayuda a los administradores a gestionar el almacenamiento sin depender de un único espacio de almacenamiento compartido entre el equipo.

Establecer un límite de almacenamiento personalizado para todos los miembros del equipo

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. En Productos, haz clic en el menú desplegable junto a Dropbox.
4. Haz clic en Configuración.
5. En Contenido, desplázate hasta Almacenamiento.
6. Cambia el límite de almacenamiento de los miembros a Activado (seguir sincronizando) o Activado (detener sincronización).
7. Introduce un límite personalizado en el menú desplegable junto a Límite de almacenamiento por miembro.
8. Haz clic en Save (Guardar).

Descubre cómo establecer límites de almacenamiento para las carpetas del equipo.

Editar un límite de almacenamiento para un miembro del equipo

Los administradores de equipo pueden actualizar los límites de almacenamiento de un miembro concreto desde la pestaña Miembros. Antes de empezar, asegúrate de que el límite de almacenamiento de los miembros esté configurado como Activado (seguir sincronizando) o Activado (detener sincronización) en la Consola de administración.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Miembros.
4. Selecciona el miembro del equipo que quieres actualizar.
5. En la columna Almacenamiento utilizado, haz clic en ☑ (editar).
6. Introduce un nuevo límite personalizado.

También puedes modificar el límite de almacenamiento de un miembro seleccionándolo directamente en la pestaña Miembros y haciendo clic en Editar límite de espacio.

Cómo optimizar el espacio de almacenamiento de tu equipo

Limpieza del espacio de almacenamiento

Si tu equipo se acerca al límite de almacenamiento, usa la herramienta de limpieza Gestionar almacenamiento para revisar el uso e identificar oportunidades para ahorrar espacio.

Desde la herramienta de limpieza Gestionar almacenamiento, puedes ver archivos y carpetas, consultar cuánto almacenamiento están usando y tomar medidas si es necesario.

Para gestionar la limpieza del espacio de almacenamiento:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en ☑ (más opciones) junto a la carpeta que quieras administrar.
3. Haz clic en Más.
4. Haz clic en Gestionar almacenamiento.
5. Filtra el contenido por Más grande o Última actividad.
6. Coloca el cursor sobre el contenido correspondiente:
   • Para borrarlo, haz clic en Eliminar.
   • Para abrirlo en una nueva pestaña, haz clic en ☑ (abrir).

Descubre cómo recuperar archivos y carpetas eliminados.

Gestionar el almacenamiento de los miembros eliminados

Eliminar a un miembro del equipo no libera espacio de forma inmediata. Los archivos y las copias de seguridad se mantienen a menos que se eliminen, por lo que te recomendamos lo siguiente:

• Transferir la titularidad del contenido del usuario antes de eliminarlos.
• Eliminar de forma permanente el contenido privado y las copias de seguridad de los usuarios eliminados.

Descubre cómo gestionar los archivos eliminados de los miembros del equipo.

Ampliar tu plan o añadir más espacio de almacenamiento

Si tu equipo se acerca al límite de almacenamiento, como administrador, puedes:

• Ampliar el plan del equipo.
• Contratar más espacio de almacenamiento.

Descubre cómo obtener más espacio de almacenamiento.

Cómo solucionar problemas de espacio de almacenamiento

Para resolver problemas de sincronización o de espacio en el disco duro, puedes acudir a lo siguiente:

• Sincronización selectiva: decide qué carpetas se sincronizan localmente.
• Archivos solo online: guarda los archivos solo en la nube.

Aprende a solucionar problemas de espacio en el disco duro.