Zo beheer je de Dropbox-opslagruimte van je team

Teambeheerders hebben toegang tot functies waarmee je de opslagruimte van je Dropbox-team kunt volgen, beheren en optimaliseren.

Wat telt mee voor de opslagruimte van je team?

Alles in de gedeelde ruimte van je team, inclusief teammappen, gedeelde mappen die eigendom zijn van het team en materiaal dat is opgeslagen in de mappen van je teamlid, telt mee voor de beschikbare opslagruimte van je team. Mappen gedragen zich anders, afhankelijk van hun eigenaar en lidmaatschap.

Bijvoorbeeld:

• Teammappen gebruiken de opslagruimte van je team en tellen niet mee voor de opslaglimiet van het teamlid.
• Externe gedeelde mappen gebruiken de opslagruimte van je team als ze worden toegevoegd aan de Dropbox van je team.
• Gedeelde mappen die eigendom zijn van teamleden gebruiken de opslagruimte van je team en tellen mee voor de opslaglimiet van het individuele lid.
• Replay- en Backup-materiaal dat eigendom is van leden gebruikt de opslagruimte van je team en telt mee voor de opslaglimiet van het individuele lid.

Meer informatie over hoe gedeelde mappen je opslagruimte beïnvloeden.

Zo zie je welke opslagruimte je team gebruikt

Beheerders kunnen rapporten aanmaken, bekijken en downloaden die laten zien hoe hun team en individuele leden hun opslagruimte gebruiken.

Rapporten over teamopslagruimte

Dit rapport vertelt je wat de opslagruimte van het team gebruikt, waaronder:

• Teammappen en submappen
• Gedeelde mappen (intern en extern)
• Privémappen van leden (actief, geschorst of verwijderd)
• Gearchiveerde en door apps aangemaakte mappen

Meer informatie over hoe je een rapport over teamopslagruimte aanmaakt.

Ledenrapporten

Ledenrapporten laten zien waar elk teamlid toegang toe heeft en hoeveel opslag ze gebruiken.

Beschikbare rapporten zijn onder andere: 

• Ledengegevensrapport: toont gebruik, limieten en bestandstoegang voor elke gebruiker.
• Ledentoegangsrapport: toont tot welke mappen elke gebruiker toegang heeft.

Deze rapporten kunnen helpen bij het identificeren van overschrijdingen van de opslaglimiet of ongebruikelijke toegangspatronen.

Gegevens over opslag

Het gedeelte Gegevens over opslag van het dashboard van de beheerconsole geeft je een overzicht in realtime van hoe opslagruimte wordt gebruikt in je teammappen en door teamleden.

Je kunt je opslagruimtegebruik bekijken volgens:

• Teammappen: bekijk de opslagruimte die door elk van je teammappen wordt gebruikt. De interactieve grafiek toont de mappen die de meeste opslagruimte gebruiken, en groepeert de rest onder Overig. Je kunt al je teammappen bekijken in een lijst naast de grafiek. Voor meer gedetailleerde gegevens over de opslagruimte die door elke teammap wordt gebruikt klik je op de naam van de map in de grafiek of op de lijst ernaast.
• Gebruiksgeschiedenis: bekijk de totale opslagruimte die door je team in de loop van de tijd is gebruikt. Als je met de muis over de trend Tijdontwikkeling beweegt, kun je de exacte gebruikte TB, het percentage gebruikte opslagruimte en de specifieke datum en tijd voor die gegevens zien.
• Teamlid: de opslagruimte bekijken die door elk lid van je team wordt gebruikt. Het gedeelte Teamlid toont de top 10 teamleden op basis van opslagruimtegebruik. Klik op Alle leden bekijken om iedereen in je team te bekijken. Als je met de muis over de naam van een teamlid beweegt, kun je de exacte hoeveelheid TB zien die een teamlid gebruikt, diens opslaglimiet en de specifieke datum en tijd voor die gegevens.

Zo beheer je opslaglimieten

Teambeheerders kunnen aangepaste opslaglimieten instellen voor individuele teamleden. Deze limieten zijn alleen van toepassing op de eigen mappen van een lid, en helpen onbedoelde overschrijdingen te voorkomen zonder de samenwerking te beperken.

Opslaglimieten per gebruiker

• Alleen van toepassing op mappen die eigendom zijn van dat teamlid.
• Heeft geen invloed op teammappen, gedeelde mappen of materiaal waarvan deze eigenaar is buiten het team.
• Help beheerders opslag te beheren zonder alleen te vertrouwen op één gedeelde hoeveelheid teamopslagruimte.

Een aangepaste opslaglimiet instellen voor alle teamleden

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
3. Klik onder Producten op de vervolgkeuzelijst naast Dropbox.
4. Klik op Instellingen.
5. Scrol onder Materiaal naar Opslag.
6. Zet Opslaglimiet voor leden op Aan (blijven synchroniseren) of Aan (stoppen met synchroniseren).
7. Voer een aangepaste limiet in met behulp van de vervolgkeuzelijst naast Opslaglimiet per lid.
8. Klik op Opslaan.

Meer informatie over het instellen van opslaglimieten voor teammappen.

Een opslaglimiet voor een teamlid bewerken

Teambeheerders kunnen de opslaglimieten van een individueel teamlid bijwerken via het tabblad Leden. Voordat je begint, moet de Opslaglimiet voor leden op Aan (blijven synchroniseren) of Aan (stoppen met synchroniseren) zijn ingesteld in de beheerconsole.

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
3. Klik op Leden.
4. Selecteer het teamlid dat je wilt bijwerken.
5. Klik in de kolom Gebruikte opslagruimte op ☑ (bewerken).
6. Voer een aangepaste limiet in.

Je kunt de opslaglimiet van een lid ook bijwerken door het teamlid rechtstreeks op het tabblad Leden te selecteren en op Opslaglimiet bewerken te klikken.

Meer informatie over hoe je de hoeveelheid opslagruimte die een Dropbox-teamlid kan gebruiken kunt beperken.

Zo optimaliseer je de opslagruimte voor je team

Opslagruimte opruimen

Als je team de opslaglimiet nadert, gebruik je de opruimfunctie Opslagruimte beheren om het gebruik van je opslagruimte te bekijken en mogelijkheden te vinden om opslagruimte te besparen.

Vanuit de functie Opslagruimte beheren kun je bestanden en mappen bekijken, bekijken hoeveel opslagruimte ze gebruiken en indien nodig acties ondernemen.

Om je opslagruimte op te ruimen:

1. Klik op ☑ (meer opties) naast de map die je wilt beheren.
2. Klik op Meer.
3. Klik op Opslagruimte beheren.
4. Filter materiaal op Grootste of Meest recente activiteit.
5. Plaats de muisaanwijzer op het materiaal om actie te ondernemen:
   • Klik op Verwijderen om het materiaal te verwijderen.
   • Als je het materiaal in een nieuw tabblad wilt openen, klik je op ☑ (openen).

Meer informatie over het terugzetten van verwijderde bestanden en mappen.

Opslagruimte van verwijderde leden beheren

Het verwijderen van teamleden maakt niet meteen opslagruimte vrij. Bestanden en back-ups blijven behouden, tenzij ze worden verwijderd, dus het is raadzaam om:

• Eigendom van materiaal van gebruikers over te dragen voordat je ze verwijdert.
• Verwijderd privé-materiaal en back-ups permanent te verwijderen.

Meer informatie over het beheren van bestanden van verwijderde teamleden.

Upgraden of meer opslagruimte toevoegen

Als je team de opslaglimiet nadert, kunnen beheerders:

• Het abonnement van het team te upgraden.
• Extra opslagruimte te kopen.

Meer informatie over het verkrijgen van meer opslagruimte.

Zo los je problemen met opslagruimte op

Om problemen met synchronisatie of ruimte op de harde schijf op te lossen, kun je het volgende gebruiken:

• Selectieve synchronisatie: kiezen welke mappen lokaal worden gesynchroniseerd
• Bestanden alleen online: bestanden alleen in de cloud bewaren

Meer informatie over het oplossen van problemen met ruimte op de harde schijf.