Business Basic: обзор

Dropbox Business Basic — это бесплатный тарифный план для рабочих групп, который позволяет совместно работать, делиться файлами и работать над проектами в общем рабочем пространстве, рассчитанном максимум на 10 человек.

Какие возможности предоставляет тарифный план Business Basic?

Рабочие группы с тарифным планом Business Basic имеют доступ к базовым функциям Dropbox со следующими ограничениями.

Чтобы получить доступ к дополнительным функциям, добавить больше участников в рабочую группу или увеличить объем загрузок или места в хранилище, необходимо оформить подписку на тарифный план Dropbox для рабочих групп.

Подробнее о том, как проверить доступный объем места в Dropbox. 

Что учитывается при определении ограничения новых общих ссылок?

Каждый участник с тарифным планом Business Basic может создавать до 10 новых общих ссылок в месяц, поэтому ежемесячное ограничение общих ссылок будет обновляться в первый день каждого месяца. Когда участник создает новую общую ссылку в Dropbox, она засчитывается как одна из 10 новых общих ссылок в месяц. Копирование этой ссылки не учитывается при расчете месячного ограничения. После достижения ограничения существующие ссылки продолжат работать, но участники не смогут создавать новые.

В приведенной ниже таблице указано, с помощью каких действий можно создать новую общую ссылку. 

Что учитывается при определении ежемесячного ограничения на загрузку?

Каждый участник рабочей группы может загружать до 2 ГБ в календарный месяц, поэтому ежемесячное ограничение загрузок будет обновляться в первый день каждого месяца. Ваше ежемесячное ограничение на загрузку действует для сайта Dropbox, программы для компьютера, мобильного приложения и любых подключенных устройств.

Удаление файлов может освободить место в общем хранилище рабочей группы, но не восстановит ежемесячное ограничение на количество загружаемых файлов. Ежемесячное ограничение на загрузку сбрасывается в первый день каждого календарного месяца.

Что произойдет, когда участник достигнет ограничения на загрузку?

Если участник достигнет ограничения на загрузку, он не сможет загружать новые файлы, пока ограничение не будет сброшено первого числа следующего месяца. Достижение ограничения на загрузку влияет только на этого участника. Другие участники рабочей группы могут и дальше загружать и синхронизировать файлы, а также делиться ими, если рабочая группа не достигла ограничения по объему места.

Что произойдет, если в вашей рабочей группе закончится место для хранения данных?

Когда объем места, доступный для вашей рабочей группы закончится, некоторые функции Dropbox станут недоступны до тех пор, пока вы не освободите место или не перейдете на платный тарифный план.

• Общий доступ: невозможно создавать новые общие ссылки или добавлять новые общие папки.
• Синхронизация: синхронизация приостанавливается. Файлы не будут синхронизироваться в мобильных приложениях и программе Dropbox для компьютера до тех пор, пока вы не освободите место или не перейдете на платный тарифный план.

Доступ к консоли администрирования

Каждый участник рабочей группы может просматривать консоль администрирования, но только администратор рабочей группы может использовать консоль администрирования для перехода на платный тарифный план, добавления и удаления участников, а также управления настройками внешнего доступа. Помимо управления содержимым в общем пространстве рабочей группы, консоль можно использовать для следующих задач. 

• Управление объемом используемого места и его отслеживание
• Управление приглашениями и участниками
• Как посмотреть события рабочей группы
• Возможность управлять папками рабочей группы

Как управлять содержимым и общим пространством рабочей группы

Все участники рабочей группы с тарифным планом Dropbox Business Basic совместно используют общее пространство рабочей группы, которое содержит папки группы и личные папки. Рабочие группы с тарифным планом Dropbox Business Basic могут создавать до трех папок рабочей группы, которые являются общими папками верхнего уровня для организации файлов и вложенных папок рабочей группы. Подробнее об общем пространстве рабочей группы.

После создания рабочей группы можно начать управлять ее папками и содержимым. Можно легко предоставить общий доступ к папкам рабочей группы сразу всем участникам и решить, кто может получать доступ к содержимому рабочей группы. Подробнее об управлении папками рабочей группы в качестве администратора.

Личные папки и папки рабочей группы

Участники рабочей группы имеют доступ к двум типам папок. 

Личная папка: файлы в этой частной папке недоступны другим участникам рабочей группы, если вы не решите поделиться ими. 

Папки рабочей группы: участники должны перемещать файлы и папки, содержащие текущие рабочие материалы рабочей группы, из своих личных папок в общие папки рабочей группы. Это означает, что все пользователи, у которых есть доступ к этой папке рабочей группы, могут автоматически находить ее и использовать ее содержимое. Подробнее об использовании общих папок.

Личные папки участников и папки рабочей группы используют место в хранилище рабочей группы. 

Как работает ограничение в три папки рабочей группы

Ограничение для папок рабочей группы применяется к общему количеству папок рабочей группы верхнего уровня во всей рабочей группе. Все папки рабочей группы верхнего уровня учитываются при проверке ограничения, независимо от того, были ли они созданы администратором или участником рабочей группы.

Папки, вложенные в папку рабочей группы верхнего уровня, не учитываются при расчете этого ограничения.

Удаление и восстановление папок рабочей группы

Кто может удалять папку рабочей группы верхнего уровня, зависит от настроек управления папками верхнего уровня.

• Если выбран параметр Все участники, администраторы и участники рабочей группы могут удалять папки рабочей группы верхнего уровня.
• Если выбран параметр Только администраторы, удалять их могут только администраторы.
• Удаленную папку рабочей группы могут восстановить только администраторы.

Подробнее об управлении папками верхнего уровня.

Удаленная папка рабочей группы, которую еще можно восстановить, больше не учитывается при проверке ограничения для папок рабочей группы. После удаления папки ее место можно использовать для создания другой папки рабочей группы верхнего уровня.

Если администратор восстановит удаленную папку, она снова будет учитываться при проверке ограничения. Если после восстановления папки в рабочей группе будет превышено ограничение, папку невозможно будет восстановить, пока не освободится место или рабочая группа не перейдет на платный тарифный план.

Что произойдет при достижении ограничения?

Как только в вашей рабочей группе будет достигнуто ограничение для папок верхнего уровня, вы не сможете создавать дополнительные папки рабочей группы верхнего уровня.

Чтобы создать больше папок, перейдите на платный тарифный план Dropbox. Вы также можете удалить папки рабочей группы верхнего уровня, которые вам больше не нужны, чтобы освободить место.

Как пригласить участников в свою рабочую группу Business Basic

Как только пользователь примет приглашение, он получит доступ к папкам рабочей группы, на которые у этой группы есть разрешения. Узнайте, как пригласить участников в свою рабочую группу.

При попытке пригласить в рабочую группу более 10 участников вам будет предложено улучшить свой тарифный план, чтобы сделать это. Кроме того, можно удалить существующего участника, чтобы освободить место для нового.

Вы можете определять, кто может отправлять приглашения

По умолчанию все участники рабочей группы могут приглашать новых участников. Администраторы могут изменить эту настройку в консоли администрирования.

Чтобы отключить эту возможность:

1. Войдите в аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите Настройки.
4. Перейдите на вкладку Участники. 
5. Переключите параметр Участники могут приглашать пользователей в положение Выкл.

Как присоединиться к рабочей группе Business Basic

Порядок присоединения к рабочей группе Business Basic описан ниже. 

Если у вас уже есть аккаунт Dropbox

Чтобы присоединиться к рабочей группе, в которую вас пригласили, выполните следующие действия.

1. Откройте электронное письмо с приглашением.
2. Нажмите Присоединиться к рабочей группе.
3. Войдите в аккаунт Dropbox.
4. В ответ на вопрос о том, есть ли у вас файлы, к которым администратор не должен иметь доступа, выберите Да или Нет.
   • Если Да, то рекомендуется создать новый аккаунт Dropbox с новым адресом электронной почты для существующих файлов, прежде чем присоединиться к рабочей группе.
   • Если вы выбрали вариант Нет, ваши файлы будут добавлены в личную папку в рабочей группе. Эти файлы будут занимать место в аккаунте вашей рабочей группы, объем которого составляет 2 ГБ.

Если у вас нет аккаунта Dropbox

Порядок присоединения к рабочей группе описан ниже.

1. Откройте электронное письмо с приглашением.
2. Нажмите Присоединиться к рабочей группе.
3. Введите свое имя, адрес электронной почты и пароль.
4. Проверьте почту — вам отправлено письмо для подтверждения.

После подтверждения адреса электронной почты вы получите полный доступ к рабочей группе и всем ее папкам, к которым вам предоставил доступ администратор.

Как улучшить аккаунт рабочей группы Business Basic

Чтобы добавить более 10 участников, администратор рабочей группы должен перейти на тарифный план Dropbox для рабочих групп. Это позволит получить доступ к премиум-функциям, таким как поддержка клиентов, а также дополнительное место для хранения данных, общие ссылки, загрузка файлов участниками и папки рабочей группы.

Подробнее о тарифных планах Dropbox для рабочих групп.

Как улучшить аккаунт рабочей группы (для администраторов)

1. Войдите в аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Нажмите Улучшить в правом верхнем углу.
3. Выберите количество необходимых лицензий и укажите, хотите ли вы получать счета ежемесячно или ежегодно.
   • Примечание. Невозможно добавить меньше лицензий, чем количество участников в существующей рабочей группе.
4. Введите платежные данные.
5. Поставьте галочку, подтверждая согласие с Соглашением по использованию аккаунта Dropbox Business и условиями обслуживания.
6. Нажмите Купить.

Как запросить улучшение аккаунта рабочей группы (для участников)

Приобрести улучшенный тарифный план может только администратор рабочей группы. Если вы участник рабочей группы, нажмите Обновить, а затем выберите Попросить администратора, чтобы запросить обновление. Администратор получит запрос по электронной почте и в Dropbox.

Как распустить рабочую группу Business Basic

Распустить рабочую группу могут только администраторы. Чтобы распустить рабочую группу, выполните следующие действия.

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите название группы в левом верхнем углу.
3. В раскрывающемся меню выберите Распустить рабочую группу.
4. Выберите причину выхода и нажмите Продолжить.
5. Выберите, что делать с файлами рабочей группы после ликвидации.
   • Примечание. Чтобы у участников рабочей группы не сохранился доступ к содержимому, которое находилось в общем пространстве группы, проще всего выбрать Сохранить файлы и перейти к личным аккаунтам. Это приведет к передаче права владения файлами рабочей группы администратору. После этого можно отменить общий доступ к определенным файлам и папкам как до, так и после расформирования рабочей группы.
6. Нажмите Подтвердить.

Когда вы ликвидируете рабочую группу:

• Все участники рабочей группы получат аккаунт Dropbox Basic с личной папкой. 
• Содержимое, которое находилось в общем пространстве рабочей группы, будет помещено в общие папки, принадлежащие администратору, который инициировал расформирование. Все пользователи, у которых ранее был доступ к этому содержимому, включая администраторов, участников рабочей группы и внешних соавторов, по-прежнему будут иметь доступ к общим папкам.
• После расформирования рабочей группы содержимое Replay будет недоступно.

После расформирования рабочей группы произойдет также следующее.

• Будет удалена структура рабочей группы.
• У всех пользователей, которым предоставлен доступ к общим папкам внутри папок рабочей группы, останутся права, позволяющие просматривать содержимое внутри папок и взаимодействовать с ним.
• Ожидающие подтверждения приглашения будут удалены.
• Контент, созданный удаленными участниками рабочей группы, будет удален без возможности восстановления.
• Удаленные файлы и папки восстановить нельзя.
• Отправленные, но еще не выполненные запросы на подпись будут отменены.
• Подписанные документы нельзя будет редактировать, но их могут просматривать или скачивать все пользователи, у которых ранее был доступ к папке рабочей группы.

Рабочие группы Basic

Рабочие группы Basic — это бесплатный тарифный план Dropbox для рабочих групп, доступный в определенных регионах для некоторых пользователей Dropbox Basic, а также для некоторых пользователей, которые перешли на более дешевый тарифный план с ознакомительных или платных тарифных планов для рабочих групп. Пользователи в других регионах могут принимать приглашения присоединиться к существующим рабочим группам Basic. Новые рабочие группы больше не могут присоединяться к рабочим группам Basic.

Чем отличаются рабочие группы Basic?

Для текущих клиентов в рабочих группах Basic не произойдет никаких изменений в отношении возможностей их тарифного плана. Он предоставляет те же функции, что и Business Basic, но без следующих ограничений.

• Ограничение в три папки рабочей группы 
• Ежемесячное ограничение на загрузку: 2 ГБ 
• Ежемесячное ограничение в 10 новых общих ссылок 

Другие существующие ограничения для рабочих групп Basic, включая ограничение в 10 участников и 2 ГБ общего места для рабочей группы, остаются без изменений.