Présentation de Business Basic

Dropbox Business Basic est un forfait gratuit destiné aux équipes qui vous permet de collaborer, de partager des fichiers et de travailler sur des projets au sein d’un espace de travail partagé pouvant accueillir jusqu’à 10 personnes.

Quels sont les avantages de Business Basic ?

Les équipes Business Basic ont accès aux fonctionnalités de base de Dropbox, avec les restrictions suivantes :

Si vous souhaitez accéder à des fonctionnalités supplémentaires, ajouter d’autres membres à votre équipe ou bénéficier d’un quota d’importation ou de stockage supplémentaire, vous devrez souscrire un forfait Dropbox pour les équipes.

Découvrez comment consulter votre espace de stockage Dropbox. 

Quels éléments sont pris en compte dans votre limite de nouveaux liens partagés ?

Chaque membre Business Basic peut créer jusqu’à 10 nouveaux liens partagés par mois. Votre nouvelle limite mensuelle de liens partagés sera donc renouvelée le premier jour de chaque mois. Lorsqu’un membre crée avec succès un nouveau lien partagé dans Dropbox, celui-ci compte comme l’un des 10 nouveaux liens partagés autorisés par mois. La copie de ce lien n’est pas prise en compte dans votre limite mensuelle. Une fois la limite atteinte, les liens existants continueront de fonctionner, mais les membres ne pourront plus créer de nouveaux liens.

Le tableau ci-dessous répertorient les actions qui permettent de créer un nouveau lien partagé : 

Quels éléments sont pris en compte dans votre limite de transferts mensuels ?

Chaque membre de l’équipe peut transférer jusqu’à 2 Go par mois civil. Votre nouvelle limite mensuelle de transfert sera donc renouvelée le premier jour de chaque mois. Votre limite de transfert mensuelle s’applique au site Web Dropbox, à l’application de bureau, à l’application mobile et à tous les appareils connectés.

La suppression de fichiers peut libérer de l’espace dans l’espace de stockage partagé de votre équipe, mais elle ne rétablit pas votre limite mensuelle de transferts. Votre limite de transferts mensuels est réinitialisée le premier jour de chaque mois civil.

Que se passe-t-il lorsqu’un membre atteint sa limite de transferts ?

Lorsqu’un membre atteint sa limite de transferts, il ne peut plus transférer de nouveaux fichiers tant que celle-ci n’est pas réinitialisée le premier du mois. Seul le membre ayant atteint sa limite de transferts est concerné. Les autres membres de l’équipe peuvent continuer à transférer, synchroniser et partager des fichiers, tant que l’équipe dans son ensemble n’a pas atteint sa limite de stockage.

Que se passe-t-il lorsque votre équipe atteint sa limite de stockage ?

Lorsque votre équipe atteint sa limite de stockage, certaines fonctionnalités Dropbox deviennent indisponibles jusqu’à ce qu’elle libère de l’espace ou passe à un forfait supérieur.

• Partage : vous ne pouvez pas créer de nouveaux liens partagés ni ajouter de nouveaux dossiers partagés.
• Synchronisation : la synchronisation est suspendue. Les fichiers ne seront pas synchronisés dans les applications de bureau ou mobiles Dropbox tant que votre équipe n’aura pas libéré de l’espace ou ne sera pas passée à un forfait supérieur.

Accès à l’interface d’administration

Chaque membre de l’équipe peut consulter l’interface d’administration, mais seul l’administrateur de l’équipe peut l’utiliser pour mettre à niveau l’équipe, ajouter et supprimer des membres et contrôler les paramètres de partage externe. En plus de vous en servir pour gérer le contenu de l’espace d’équipe, vous pouvez l’utiliser pour : 

• Gérer et suivre l’espace de stockage que vous utilisez
• Gérer les invitations et l’adhésion à l’équipe
• Consultation de l’activité de l’équipe
• Gérer les dossiers d’équipe

Comment gérer votre espace d’équipe et son contenu

Tous les membres d’une équipe Dropbox Business Basic partagent un espace d’équipe, qui comprend des dossiers d’équipe et des dossiers personnels. Les équipes Dropbox Business Basic peuvent créer jusqu’à trois dossiers d’équipe, qui sont des dossiers partagés de premier niveau permettant d’organiser les fichiers et les sous-dossiers de l’équipe. En savoir plus sur l’espace d’équipe.

Une fois que vous avez créé une équipe, vous pouvez commencer à gérer vos dossiers et votre contenu d’équipe. Vous pouvez facilement partager des dossiers d’équipe avec l’ensemble de votre équipe et déterminer qui peut accéder au contenu de l’équipe. En savoir plus sur la gestion des dossiers d’équipe en tant qu’administrateur.

Dossiers personnels ou dossiers d’équipe ?

Les membres de l’équipe auront accès à deux types de dossiers : 

Dossier personnel : les fichiers de ce dossier privé ne sont pas accessibles aux autres membres de l’équipe, sauf si vous choisissez de les partager. 

Dossiers d’équipe : les membres doivent déplacer les fichiers et les dossiers contenant le travail en cours de l’équipe de leur dossier personnel vers les dossiers d’équipe partagés. Cela signifie que toute personne ayant accès à ce dossier d’équipe peut automatiquement le trouver et collaborer sur son contenu. En savoir plus sur l’utilisation des dossiers partagés.

Les dossiers personnels des membres et les dossiers d’équipe utilisent tous l’espace de stockage de votre équipe. 

Fonctionnement de la limite de trois dossiers d’équipe

La limite de dossiers d’équipe s’applique au nombre total de dossiers d’équipe de premier niveau pour l’ensemble de l’équipe. Tous les dossiers d’équipe de premier niveau sont comptabilisés dans la limite, qu’ils aient été créés par un administrateur ou par un membre de l’équipe.

Les dossiers imbriqués dans un dossier d’équipe de premier niveau ne sont pas pris en compte dans cette limite.

Suppression et restauration de dossiers d’équipe

Les personnes pouvant supprimer un dossier d’équipe de premier niveau dépendent du paramètre de gestion des dossiers de premier niveau de votre équipe :

• Si le paramètre est défini sur Tous les membres, les membres de l’équipe et les administrateurs peuvent supprimer des dossiers d’équipe de premier niveau.
• Si le paramètre est défini sur Administrateurs uniquement, seuls les administrateurs peuvent les supprimer.
• Seuls les administrateurs peuvent restaurer un dossier d’équipe supprimé.

En savoir plus sur la gestion des dossiers de premier niveau.

Un dossier d’équipe supprimé qui peut encore être récupéré ne continue pas d’occuper un emplacement dans votre limite de dossiers d’équipe. Une fois le dossier supprimé, son emplacement peut être utilisé pour créer un autre dossier d’équipe de premier niveau.

Si un administrateur restaure le dossier supprimé, celui-ci compte à nouveau dans la limite. Si la restauration du dossier entraîne le dépassement de la limite attribuée à l’équipe, le dossier ne peut pas être restauré tant qu’il n’y a pas de capacité disponible ou que l’équipe ne passe pas à un forfait supérieur.

Que se passe-t-il lorsque vous atteignez la limite ?

Une fois que votre équipe a atteint la limite du nombre de dossiers de premier niveau, vous ne pouvez plus créer de nouveaux dossiers de premier niveau.

Pour en créer d’autres, mettez à niveau votre forfait Dropbox. Vous pouvez également supprimer les dossiers d’équipe de premier niveau dont vous n’avez plus besoin pour libérer de l’espace.

Comment inviter des membres à rejoindre votre équipe Business Basic

Une fois qu’une personne a accepté une invitation, elle a accès aux dossiers d’équipe pour lesquels elle dispose d’autorisations. Découvrez comment inviter des membres à rejoindre votre équipe.

Si vous essayez d’inviter plus de 10 membres à rejoindre votre équipe, vous serez invité à passer à un forfait supérieur. Vous pouvez également supprimer un membre existant pour créer une place pour un nouveau membre.

Comment gérer qui peut envoyer des invitations

Par défaut, tous les membres de votre équipe peuvent inviter de nouveaux membres. Les administrateurs peuvent modifier cette option dans l’interface d’administration.

Pour désactiver cette fonctionnalité :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
2. Cliquez sur Interface d’administration.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Cliquez sur l’onglet Membres. 
5. Désactivez l’option Les membres peuvent inviter des personnes.

Comment rejoindre une équipe Business Basic

Pour rejoindre une équipe Business Basic : 

En tant qu’utilisateur Dropbox existant

Pour rejoindre une équipe à laquelle vous avez été invité :

1. Ouvrez l’invitation dans votre boîte de réception.
2. Cliquez sur Rejoindre l'équipe.
3. Connectez-vous à votre compte Dropbox.
4. Sélectionnez Oui ou Non lorsqu’il vous est demandé si vous disposez de fichiers auxquels votre administrateur ne devrait pas avoir accès.
   • Si c’est le cas, nous vous recommandons de créer un nouveau compte Dropbox, avec une nouvelle adresse e-mail pour vos fichiers existants avant de rejoindre l’équipe.
   • Si vous répondez Non, vos fichiers existants seront ajoutés à un dossier personnel au sein de l’équipe. Ils seront comptabilisés dans le quota d’espace de stockage de l’équipe de 2 Go.

Si vous n’avez pas de compte Dropbox

Pour rejoindre une équipe :

1. Ouvrez l’invitation dans votre boîte de réception.
2. Cliquez sur Rejoindre l'équipe.
3. Saisissez votre nom, votre adresse e-mail et votre mot de passe.
4. Un e-mail de validation vous a été envoyé. Veuillez consulter votre boîte de réception.

Une fois votre adresse e-mail validée, vous disposerez d’un accès complet à l’équipe et à tous les dossiers d’équipe auxquels votre administrateur vous a donné accès.

Comment mettre à niveau votre équipe Business Basic ?

Pour ajouter plus de 10 membres, l’administrateur de l’équipe doit passer à un forfait Dropbox pour les équipes. En mettant à niveau votre équipe, vous aurez accès à des fonctionnalités premium telles que l’assistance client, et vous débloquerez de l’espace de stockage supplémentaire, des liens partagés, la possibilité pour les membres de transférer des fichiers et l’accès aux dossiers d’équipe.

En savoir plus sur les forfaits Dropbox pour les équipes.

Comment mettre à niveau votre équipe (administrateurs)

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
2. Cliquez sur Passer à un forfait supérieur en haut à droite.
3. Choisissez le nombre de licences dont vous avez besoin et la fréquence de facturation (mensuelle ou annuelle).
   • Remarque : vous ne pouvez pas ajouter un nombre de licences inférieur au nombre de membres de votre équipe actuelle.
4. Saisissez vos informations de paiement.
5. Cochez la case J’accepte le contrat et les conditions d’utilisation de Dropbox Business.
6. Cliquez sur Souscrire.

Comment demander la mise à niveau de votre équipe (membres)

Seul un administrateur d’équipe peut acheter une mise à niveau. Si vous êtes membre de l’équipe, cliquez sur Mettre à niveau, puis sélectionnez Demander à un administrateur. Votre administrateur recevra la demande par e-mail, ainsi que dans Dropbox.

Comment dissoudre une équipe Business Basic

Seuls les administrateurs d’équipe peuvent dissoudre une équipe. Pour dissoudre votre équipe :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur le nom de l’équipe en haut à gauche.
3. Dans le menu déroulant, sélectionnez Dissoudre l’équipe.
4. Indiquez le motif de votre départ, puis cliquez sur Continuer.
5. Choisissez ce que vous souhaitez faire des fichiers de l’équipe une fois l’équipe dissoute.
   • Remarque : pour empêcher les membres de l’équipe de conserver l’accès au contenu qui se trouvait dans l’espace d’équipe, il est plus simple de sélectionner Enregistrer et déplacer les fichiers vers des comptes individuels. Cette action transfère la propriété des fichiers de l’équipe à l’administrateur. Vous pouvez ensuite choisir d’annuler le partage de fichiers et de dossiers spécifiques avant ou après la dissolution de l’équipe.
6. Cliquez sur Confirmer. 

Si vous choisissez de dissoudre votre équipe :

• Tous les membres de l’équipe obtiendront un compte Dropbox Basic contenant leur dossier personnel. 
• Le contenu de l’espace d’équipe sera transféré dans des dossiers partagés, appartenant à l’administrateur ayant déclenché la dissolution de l’équipe. Tous les utilisateurs qui avaient précédemment accès à ce contenu, y compris les administrateurs, les membres de l’équipe et les collaborateurs externes, continueront d’avoir accès aux dossiers partagés.
• Le contenu Replay ne sera plus accessible après la dissolution de l’équipe.

Lorsqu’une équipe est dissoute, voici ce qui se passe également :

• La structure de l’équipe est supprimée.
• Tous les utilisateurs ayant accès à des dossiers partagés au sein de dossiers d’équipe conservent leurs autorisations. Ils peuvent ainsi consulter les contenus et interagir avec eux.
• Les invitations en attente seront supprimées.
• Les contenus des membres supprimés de l’équipe sont définitivement perdus.
• Il n’est pas possible de restaurer les fichiers et dossiers supprimés.
• Les demandes de signature en attente sont annulées.
• Les documents signés ne peuvent pas être modifiés, mais ils peuvent toujours être consultés ou téléchargés par tous les utilisateurs qui avaient précédemment accès au dossier d’équipe.

Forfait d’équipe Basic

Le forfait d’équipe Dropbox Basic est un forfait gratuit disponible dans certaines régions et pour certains utilisateurs de Dropbox Basic et certains utilisateurs ayant effectué un passage à un forfait inférieur après une offre d’essai ou un forfait d’équipe payant. Les utilisateurs situés dans d’autres zones géographiques peuvent accepter des invitations à rejoindre des équipes Basic existantes. Les nouvelles équipes, quant à elles, ne peuvent plus rejoindre les équipes Basic.

En quoi le forfait d’équipe Basic diffère-t-il ?

Les clients actuels disposant d’un forfait d’équipe Basic ne verront aucune modification apportée aux fonctionnalités de leur forfait actuel. Ce forfait offre les mêmes fonctionnalités que Business Basic, mais les limites suivantes ne s’appliquent pas :

• Limite de trois dossiers d’équipe 
• Limite de transfert mensuel de 2 Go 
• Limite mensuelle de 10 nouveaux liens partagés 

Les autres limites existantes pour les équipes Basic, notamment la limite de 10 membres par équipe et les 2 Go d’espace de stockage partagé par équipe, restent inchangées.