Centralizacja danych organizacji przy użyciu folderów zespołu

Jeszcze nie korzystasz z Dropbox? Zobacz, jak Dropbox ułatwia zarządzanie uprawnieniami do plików.

Foldery zespołu pomagają jego członkom w porządkowaniu i synchronizowaniu materiałów. Foldery zespołu są tworzone przez administratora, należą do organizacji oraz stanowią miejsce umożliwiające udostępnianie plików członkom zespołu i współpracownikom zewnętrznym pracującym nad tymi samymi projektami.

W tym artykule poznasz sposoby wykonywania następujących czynności:

• Tworzenie folderów zespołu
• Ustawianie uprawnień dostępu konkretnych użytkowników

Najpierw foldery zespołu są udostępniane grupom Dropbox, które obejmują członków wykonujących podobne funkcje (np. dział finansowy). Następnie administrator, który utworzył folder zespołu, określa właściwy poziom dostępu każdej grupy (wyświetlanie lub edycja).

Podfoldery utworzone w folderze zespołu można także udostępniać pojedynczym członkom zespołu i osobom spoza zespołu. Podobnie jak w przypadku grup administrator może ustawić dla poszczególnych członków podfolderów uprawnienia do wyświetlania lub edycji.

Aby rozpocząć korzystanie z grup, wykonaj poniższe kroki:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu poświadczeń administratora.
2. Kliknij Konsola administratora.
3. Kliknij Zawartość.
4. Kliknij Utwórz folder zespołu.
5. Określ nazwę folderu zespołu.
6. Dodaj grupę lub grupy, które potrzebują dostępu do folderu zespołu, i zdecyduj, czy mają mieć dostęp do wyświetlania, czy do edycji.
   • Możesz przejść na stronę grup, aby utworzyć grupy
   • Pamiętaj, że foldery zespołu muszą być udostępniane grupom w Dropbox, a nie pojedynczym użytkownikom

Następnie omówimy udostępnianie podfolderów folderu zespołu osobom z organizacji lub spoza niej. Aby utworzyć podfolder (folder wewnątrz folderu zespołu).

1. Kliknij folder zespołu.
2. Kilknij prawym przyciskiem myszki i wybierz Nowy folder.
3. Określ nazwę podfolderu.
4. Po utworzeniu podfolderu najedź na niego i kliknij Zarządzaj dostępem.
   • Możesz udostępniać podfoldery pojedynczym osobom lub innym grupom oraz zmieniać ich uprawnienia na Może edytować lub Może wyświetlać
5. Sprawdź, czy uprawnienia dostępu są poprawne.

Aby scentralizować dane organizacji, zachęcaj członków zespołu, by przenieśli należące do nich foldery udostępnione do folderu zespołu. Każdy właściciel folderu udostępnionego może przenieść ten folder do folderu zespołu. Przez wykonanie tej czynności właściciel folderu udostępnionego przenosi własność plików z siebie na organizację.