Сначала доступ к папкам рабочей группы предоставляется подгруппам Dropbox, участники которых выполняют определенные функции (например, подгруппа, отвечающая за финансы). Затем создавший соответствующую папку рабочей группы администратор устанавливает для каждой подгруппы нужные права доступа (с возможностью просмотра или редактирования).
Также можно делиться подпапками, находящимися внутри папки рабочей группы, с отдельными участниками рабочей группы и сторонними пользователями. Как и для подгрупп, администратор может предоставить для отдельных участников в подпапках право доступа с возможностью просмотра или редактирования.
Чтобы начать пользоваться подгруппами, выполните следующие инструкции:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox в разделе Продукты.
- Нажмите Содержимое.
- Нажмите Создать папку рабочей группы.
- Укажите название для папки рабочей группы.
- Добавьте одну или несколько подгрупп, которым нужен доступ к соответствующей папке рабочей группы, и укажите, какой именно доступ им предоставляется — с правом просмотра или редактирования.
- Создавать подгруппы можно на странице подгрупп.
- Не забудьте: к папкам рабочей группы нужно предоставлять доступ подгруппам Dropbox, а не отдельным пользователям.
Далее мы расскажем о том, как делиться подпапками, расположенными внутри папок рабочей группы, с отдельными пользователями (сторонними или входящими в организацию).
Чтобы создать подпапку (папку, которая находится внутри папки рабочей группы):
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Нажмите на папку рабочей группы.
- Выберите опцию Новая папка.
- Назовите подпапку.
- Нажмите Создать.
- Создав подпапку, нажмите Поделиться через Dropbox.
- Можно делиться подпапками с отдельными пользователями или другими подгруппами, а также изменять права доступа тех, с кем вы поделились, на Может изменять или Может просматривать.
- Убедитесь, что права доступа выставлены правильно.
Чтобы собрать данные организации в одном центральном месте, попросите участников рабочей группы переместить их собственные общие папки в папку рабочей группы. Любой, кто владеет общей папкой, может переместить такую папку в папку рабочей группы. При этом владелец папки передаст организации право собственности на хранящиеся в ней файлы.
