Создайте централизованное место для файлов организации при помощи папок рабочей группы
У некоторых рабочих групп есть доступ к папкам рабочей группы с новой структурой. Если на сайте dropbox.com у вас отображается папка с изображением одного человека на ней, то у вас есть доступ к новому пространству для рабочей группы. Подробнее об общем пространстве рабочей группы…
Если у вас не отображается такая папка, это значит, что у вас функционируют стандартные папки рабочей группы. Более подробную информацию вы найдете ниже.
Еще не пользуетесь Dropbox? Узнайте, как легко можно управлять правами доступа к файлам в Dropbox.
Папки рабочей группы помогают участникам упорядоченно хранить данные и синхронизировать усилия. Такие папки может создавать администратор; ими владеет организация, с их помощью можно делиться файлами с участниками рабочей группы и сторонними пользователями, которые вместе с вами работают над теми же проектами.
Обратите внимание: администратор рабочей группы может разрешить или запретить создавать новые папки рабочей группы верхнего уровня. По умолчанию в аккаунтах Dropbox Business и Business Plus создавать папки рабочей группы могут все.
Сначала доступ к папкам рабочей группы предоставляется подгруппам Dropbox, участники которых выполняют определенные функции (например, подгруппа, отвечающая за финансы). Затем создавший соответствующую папку рабочей группы администратор устанавливает для каждой подгруппы нужные права доступа (с возможностью просмотра или редактирования).
Также можно делиться подпапками, находящимися внутри папки рабочей группы, с отдельными участниками рабочей группы и сторонними пользователями. Как и для подгрупп, администратор может предоставить для отдельных участников в подпапках право доступа с возможностью просмотра или редактирования.
Чтобы начать пользоваться подгруппами, выполните следующие инструкции:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите Содержимое.
- Выберите опцию Новая папка.
- Укажите название для папки рабочей группы.
- Добавьте одну или несколько подгрупп, которым нужен доступ к соответствующей папке рабочей группы, и укажите, какой именно доступ им предоставляется — с правом просмотра или редактирования.
- Создавать подгруппы можно на странице подгрупп.
- Не забудьте: к папкам рабочей группы нужно предоставлять доступ подгруппам Dropbox, а не отдельным пользователям.
Далее мы расскажем о том, как делиться подпапками, расположенными внутри папок рабочей группы, с отдельными пользователями (сторонними или входящими в организацию).
Чтобы создать подпапку (папку, которая находится внутри папки рабочей группы):
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Нажмите на папку рабочей группы.
- Выберите опцию Новая папка.
- Назовите подпапку.
- Нажмите Создать.
- Создав подпапку, нажмите Поделиться через Dropbox.
- Можно делиться подпапками с отдельными пользователями или другими подгруппами, а также изменять права доступа тех, с кем вы поделились, на Может изменять или Может просматривать.
- Убедитесь, что права доступа выставлены правильно.
Чтобы собрать данные организации в одном центральном месте, попросите участников рабочей группы переместить их собственные общие папки в папку рабочей группы. Любой, кто владеет общей папкой, может переместить такую папку в папку рабочей группы. При этом владелец папки передаст организации право собственности на хранящиеся в ней файлы.
