Kommende filsystemoppdatering til Dropbox-teamkontoen din
I denne artikkelen beskrives en oppdatering for team på Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus og Enterprise.
Oversikt
Dropbox oppdaterer strukturen til teammapper slik at de er bedre organisert og enklere å bruke. Denne artikkelen gir en sjekkliste før migrering med instruksjoner, og går over potensielle problemer du kan støte på fra oppdateringen. Vær oppmerksom på at denne oppdateringen vil endre filbaner, noe som kan forstyrre API-integrasjoner.
Dette må du gjøre før filsystemet oppdateres
Sørg for at alle i teamet følger instruksjonene fra sjekklisten dagen før oppdatering for å minimere problemer før og etter overføring. Dette inkluderer teamadministratorer, medlemmer og apputviklere. Forvent begrenset tilgang mens oppdateringen finner sted.
Sjekkliste for fasen før migrering
☑Oppdater til siste versjon av Dropbox på datamaskin og mobil.
- Sjekk at Dropbox-skrivebordsappen kjører versjon 197 eller nyere. Finn ut hvordan du oppdaterer til nyeste versjon.
- Sjekk at Dropbox-mobilappen kjører versjon 380 eller nyere. Finn ut hvordan du oppdaterer apper på Android og iOS.
- Oppdater tredjepartsapper eller tilpassede API-integrasjoner til deres nyeste versjon for å forhindre at API-kall mislykkes.
- For å bruke snarveier igjen fjerner du de gamle koblingene og oppretter nye.
- Finn ut hvordan du oppretter Windows-hurtigtilgangskoblinger og Mac-aliaser.
- Hvis du bruker Dropbox for Salesforce-appen, må du kontrollere at den kjører versjon 1.700 eller nyere.
☑Administrer filinnstillinger og tillatelser for å håndtere filbaneendringer.
- Sjekk delingstillatelser for overordnede mapper i Administrer tilgangsinnstillinger.
- Hvis du ikke vil at teammedlemmer skal administrere tilgang til en teammappe, endrer du Administrer tilgang-innstillingene til Kun administratorer.
- Sørg for at mapper på overordnet nivå er riktig navngitt.
- Navn på mapper på overordnet nivå vil bli synlige i filbanen til teammedlemmer med tilgang til undermappene.
Merk: Windows-datamaskiner har en grense på 260 tegn for filbaner, og overskridelse av grensen forhindrer dem i å åpne. Oppdateringen viser hele kartbanen for å inkludere overordnet nivåkartet, som kan overskride tegngrensen. Brukere bør be teamadministratoren om en rapport om mappebaner for å bestemme lengder på mappebaner og deretter:
- Redusere størrelsen på mappenavnene deres.
- Flytte undermapper nærmere roten for å flate ut filstrukturen.
- Sette Windows regkey til å aktivere lange filbaner via gruppepolicyen «Enable Win32 long paths». Vær oppmerksom på at dette ikke fungerer for Microsoft 365-filer.
- Bytt integrasjonsfilbaner fra absolutte til relative, hvis mulig.
- URL-adresser i nettlesere og absolutte koblinger vil bryte når filbaner endres. Å bytte til relativ betyr at du ikke trenger å rekonfigurere banene etter oppdateringen, men du kan alltid konfigurere filbanene manuelt etter oppdateringen.
- Hvis du er apputviklet på en teamkonto, må du liste innholdet i teamområdet ved å angi roten ved å bruke «/fil/list_folder» med overskriften «Dropbox-API-Path-Root», og deretter angi banen til tomme anførselstegn («»).
- Hvis en app er avhengig av absolutte baner til teammapper i medlemsmapper, og «Dropbox-API-Path-Root» ikke er angitt, vil ikke disse teammappene bli funnet gjennom disse filbanene når teamet er oppdatert.
- Det fungerer heller ikke å bruke mappe-ID-en for å få tilgang til innholdet i teammappen, ettersom den relevante roten kreves. Finn ut mer om hvordan du oppdaterer integrasjonene dine til denne oppdaterte versjonen av Dropbox.
☑ Administrer selektiv synkronisering for teammapper.
- Teamadministratorer bør aktivere selektiv synkronisering for team, og slå på synkronisering for teammapper. Selektiv synkronisering for undermapper vil samsvare med mappen på overordnet nivå, men selektiv synkronisering for team er av som standard for å unngå synkronisering av brukermapper som ikke skal synkroniseres.
Å slå selektiv synkronisering på sørger for at mapper forblir synkronisert med teammedlemmers datamaskiner etter fullføringen av oppdateringen, slik at de får tilgang til filen på datamaskinen sin. Teamadministratorer kan sjekke rapporten for mappebaner for alle teammapper som de ønsker endret til Automatisk synkronisering til medlemmers datamaskiner.
Obs! Teamadministratorer kan kontakte Dropbox sin kundestøtte for å generere rapporter for mappebaner.
☑Forbered enheten din for oppdateringen.
- Lukk alle åpne apper og start enhetene på nytt.
- Lukk alle apper som åpnet seg automatisk etter omstart av enheten.
- Sett alle snarveier og tredjeparts appintegrasjoner på pause.
- La Dropbox-skrivebordsappen kjøre om natten.
Unngå å bruke Dropbox og gjøre endringer i filer under oppdateringen for å unngå uventede problemer. Du vil motta et varsel når oppdateringen er fullført, slik at du kan fortsette å bruke Dropbox som normalt.
Viktig: Migreringen kan sette seg fast hvis den støter på en synkronisert Dropbox-fil som brukes av et åpent program, eller til og med Windows Filutforsker. Sørg for at Dropbox-skrivebordsprogrammet er oppdatert til versjon 197 eller nyere, og klikk Prøv igjen i dialogvinduet for å fullføre migreringen.
Dette må du gjøre etter at filsystemet oppdateres
Når oppdateringen er fullført, bør teamadministratorer og medlemmer følge sjekklisten for fasen etter migrering for å sikre at innstillingene deres er riktig konfigurert.
Sjekkliste for fasen etter migrering
☑Oppdater tredjeparts automatiseringsfilbaner til det nye Dropbox-mappenavnet.
Etter denne oppdateringen vil navnet på Dropbox-mappen endres fra «Dropbox-[teamnavn]» til «[Teamnavn] Dropbox».
☑Velg hvilke mapper du vil gjøre tilgjengelig offline.
Eksisterende teammapper angis som standard til tilgjengelighetsinnstillingene for nye filer. Sjekk mappene dine etter migreringen for å forsikre deg om at alle mappene som må være tilgjengelige offline, er det.
Tips: Vi anbefaler å angi filer til kun på nett for raskere synkroniseringstider.
☑Administrer selektiv synkronisering for teammapper.
Teammedlemmer må kanskje aktivere selektiv synkronisering individuelt. Hvis du har fått tilgang til en mappe, men den ikke vises i Dropbox-skrivebordsappen, slår du på selektiv synkronisering for den mappen. Be teamadministratoren din om en rapport om mappebaner for å identifisere mappen på overordnet nivå for undermappene dine om nødvendig.
Merk: Teamadministratorer lam kontakte Dropbox sin kundestøtte for å generere en rapport om mappebaner.
☑ Velg om du vil la teammedlemmer opprette teammapper.
☑Sjekk delingstillatelser for mapper på nytt.
For å la teammedlemmer dele undermapper, men ikke mappen på overordnet nivå, bør teamadministratoren sette Administrer tilgang-innstillingen til Kun administrator for mapper på overordnet nivå, og Teammedlemmer som kan redigere for undermapper. Denne innstillingene går nedover treet for teammapper til undermapper, og er uavhengig av innstillinger for innholdshåndtering på overordnet nivå. Finn ut mer om å administrere tilgangsinnstillinger.
Standarden for Administrer tilgang-innstillingen på teammapper avhenger av hvor teammappen er opprettet.
Eksempel: Nye mapper som er opprettet i:
- «/browse» vil bli satt til Teammedlemmer som kan redigere som standard.
- Innholdsleder/ansvarlig av en administrator angis til Bare administrator som standard.
Slik planlegger du en systemoppdatering av teamfiler
Teamadministratorer kan endre datoen for oppdateringen fra administratorverktøyet. Slik gjør du det:
- Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
- Klikk på Administratorverktøy.
- Klikk på Innstillinger.
- Klikk på Teamprofil.
- Den planlagte datoen for oppdateringen vises under Filsystemoppdatering.
- Klikk på den første rullegardinmenyen for å velge en dato som er tilgjengelig i kalenderen.
- Klikk på den andre rullegardinmenyen for å velge et tidspunkt.
Vanlige spørsmål
Hvor lang tid vil denne migreringen ta?
Generelt sett øker migrasjonsvarigheten lineært med det totale antallet unike teammedlemmer i det største teammappe-treet. Noen team kan ta flere dager å fullføre migreringen, men dette gjelder kun team med eksepsjonelt store teammappe-trær.
Hvordan fikser jeg feilen «Kan ikke synkronisere Dropbox-konto»?
Hvis du er på Windows, kan du støte på et problem i fasen etter migrering som stopper synkroniseringsprosessen. Hvis du får denne feilmeldingen og sjekker synkroniseringsstatusen din, vil den si Oppdaterer Dropbox-konto eller Oppgraderer database. Dette skjer hvis du har åpne programmer under oppdateringen som prøver å bruke Dropbox.
Det er noen måter du kan prøve å løse dette problemet på. Sørg for at du venter noen minutter etter å ha prøvd hvert alternativ for å tillate Dropbox å starte synkronisering. Hvis Dropbox ikke starter synkronisering etter noen minutter, fortsetter du med det neste alternativet:
- Start enheten på nytt. Når enheten starter på nytt, lukker du alle apper før du åpner Dropbox.
- Logg av Dropbox, og logg inn igjen.
- Logg av Dropbox og gi nytt navn til eller slett Dropbox-mappen. Logg deretter på igjen.
Når problemet er løst, vil synkroniseringsstatus oppdateres for å vise at synkronisering pågår. Hvis det er mange filer til synkronisering, kan du redusere synkroniseringstiden ved å logge ut av Dropbox-kontoen din. Når du logger på igjen, konfigurerer du innstillingen for selektiv synkronisering til kun å synkronisere mappene du trenger.
Hva er en personlig mappe?
Etter filsystemoppdateringen vil hvert teammedlem ha en personlig mappe. I denne mappen lagres teammedlemmers filer, og alle filer som deles med dem. Du finner denne mappen på «/[teamnavn] Dropbox/[navn på teammedlem]». Finn ut mer om hvordan du deler innhold med teamet ditt etter filsystemoppdateringen.
Hvilke andre endringer skjer med teammapper?
- Teammapper vil flytte fra medlemsmapper til teamområdet på Dropbox.
- Hvis du endrer navnet på en teammappe, endres navnet for alle andre.
- Når du oppretter en teammappe, kan du velge hvem du vil dele den med, og når.
- Teammedlemmer kan legge til innhold i teammapper ved å klikke på Opprett eller Last opp filer og mapper fra Alle filer-siden.
- Alle filer i teamets Dropbox vil bli organisert i mapper, enten i medlemsmappen din eller i teammapper. Teambrukere vil ikke kunne legge til filer i teamets Dropbox-rot, og må legge dem til i en mappe i stedet.
- Teamadministratorer kan dele teammapper eksternt med enkeltpersoner så vel som grupper.
- For å dele teammapper med personer utenfor teamet ditt må innstillingen Deling eksternt settes til På. Du kan endre denne innstillingen fra administratorverktøy.
- Hvis du deler en mappe med noen i teamet ditt, avsløres filbanenavnet til mappen du har delt.
- Hvis du for eksempel bestemmer deg for å dele en undermappe kalt «Summer Campaign 2024» med et teammedlem, vil hen kunne se filbanen til den overordnede mappen (f.eks. «Design/Marketing/Summer Campaign 2024») selv om de har ikke tilgang til disse mappene. «Summer Campaign 2024»-mappen vises som en mappe med delvise tillatelser. Alle mappe- og filtillatelser forblir de samme.
Finn ut mer om hvordan du deler innhold med teamet ditt etter filsystemoppdateringen.
Hvilke handlinger kan brukere av mobilappen gjøre etter filsystemoppdateringen?
Brukere av mobilappen kan opprette og dele teammapper, men må bruke nettleseren på skrivebordet for å flytte, slette, gi nytt navn eller duplisere mapper.
